Projektikokoukset vuonna 2011

2.2.2011

K409, Bulevardi,
kirjaston yläkerta

asialistan pääkohdat

TE,MS,TN,MR,MH,MK

1. Ajankohtaista asiaa ohjausryhmän kokouksesta
sekä kansallisesta TIPTOP-hankkeesta (=lue eHOPS)

Käytiin lävitse esitys powerpoint dioina Tapion esittelemänä.
-Omat käyttöliittymä tarpeet ja mahdollinen mobiilius
-Löyhemmät määrittelyt ja kohdennus ratkaisuihin -> ketteryyteen
-eHOPS profiilin ja rakennepuun läpikäyntiä + mockup näkymien tarkastelua.
-Keskusteltiin mockupin yliaikakausien näkyviin tulemisen ajankohdasta ja toiminnallisuuksista
-Tavoitteena olisi että syksyllä olisi jo jonkinlaisilla työkaluilla varustettuina eHOPS peruspaketti
-Mockup kuvia

2. Vuoden 2011 toimintasuunnitelma

Aloitetaan AHOT tuonti toimintaan mukaan, hieman muuta keskustelua tulossa wikiin (linkki tulee tähän)

3. Vuoden 2010 toimintakertomus

Tulee wikiin (linkki tulee tähän)

4. Kevään 2011 workshop päivät (AHOT, yleinen)

Kulttuuri järjestää kaikille, AHOT
Paikka: auki
Aika: 11.3 tai 9.3  kesto ~4h

Sosiaali ja terveysala järjestää kaikille, yleinen
Paikka: auki
Aika: auki, alustavana 5.4 tai 8.4

5. projektiryhmän kokoonpano 2011

Anne Lahti - Katja Hännisen tilalle
Suvi laapotti poistuu ei tilalle vielä ketään

Rekrytään lisää henkilöitä ryhmään erityisesti sote henkilöitä

1.3.2011
klo 9:00-11:00

Leppävaara, ETYA1223

asialistan pääkohdat

TE,MK,MR,TN,MH

1. edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistus
Keskusteltiin edellisen kokouksen kohdista:
- toimintakertomus ja -suunnitelma tulossa wikiin
- projektiryhmän kokoonpano: Marja ehdotti uudeksi jäseneksi Heikki Valmua. sovittiin, että jokainen projektiryhmäläinen yrittää värvätä yhden opiskelijajäsenen.

2. Ajankohtaista asiaa ohjausryhmän kokouksesta 7.2.2011
sekä kansallisesta TIPTOP-hankkeesta (=lue eHOPS)
- perustetaan tekninen projektiryhmä, joka aloittaa kokopäiväisesti työstämään ehopsia.
- aluksi toteutuksille ilmoittautuminen ja toteutuksille hyväksyminen (rajapintapalvelut Winhan kanssa)
- ohjausryhmän uusi puheenjohtaja toistaiseksi Juha Lindfors
- kerrattiin  Metropolian tietojärjestelmien kehittämistyötä (pp-esitys tulee wikiin).
- kehitetään yksi perusliittymäpalvelu, josta voi myöhemmin rakentaa sovelluksia
Tiptop - kansallinen hanke, opiskelijan tukeminen henkilökohtaisella opintopolulla
- oppijan palvelukokonaisuus
- yhteys Sade- ja Raketti-hankkeisiin
- samoja sisältöpalveluajatuksia
- ESR-hankehakemus vetämässä

3. TAMK yhteistyö eHOPS projektissa 2011
- Tampereen amk lähtee mukaan ehops-projektiin
- Tamkista tulee edustaja 9.3. workshopiin

4. Metropolian terveiset eHOPS projektille
- HOPS prosessi ja eHOPS osana "Suomen paras opetus" tiimin työskentelyä
- Heikki Valmu jäsen ko tiimissä, voisi toimia yhteyshenkilönä, jos hän tulisi ehops-projektiryhmään.

5. eHOPS AHOT workshop 9.3.2011
- työpajan järjestelyt ja ohjelma
- Tavi-talon auditoriossa
- kutsutaan Metropolian henkilökunta ja opiskelijat, ei ennakkoilmoittautumista
- valmisteltiin ohjelmarunko: klo 12.45 alkukahvit kuittausta vastaan Poikkeustilasta,klo 13.00 lyhyet alustukset ehopsista (Tapio) ja ahotista (Kristiina Peltonen, kulttuurialan edustaja M:n ahot-tiimissä), ryhmätyöskentelylle ja keskustelulle varataan runsaasti aikaa, purku klo 14.15. Päätös klo 15.45.
- Marjaana laittaa kutsun tuubiin, kaikki projektiryhmäläiset värväävät omissa yksiköissään väkeä.
- työskentelyn näkökulmat: opiskelija, puoltaja/ohjaaja, päättäjä. Metropolian ahot-lomakkeen arviointi ja hyödyntäminen ehopsissa.

6. toteutettavat eHOPS moduulit 2011
- tarkemman määrittelyjen aloittaminen mockupien, käyttöliittymä demojen ja palvelukertomuksien pohjalta
- käsitellään seuraavassa kokouksessa

7. Muut mahdolliset asiat
- Jenni Leinonen kv-tukipalveluista lähestynyt kysymyksellä milloin liikkuvuuden hallintajärjestelmä, learning agreement yms. tulisivat ehopsiin. Todettiin ettei nyt ajankohtaista, aikaisintaan 2012.

8. Projektikokouksen päättäminen
- kokous  päättyi klo 11.00

24.3.2011
klo 9:00-11:00

Leiritie, VTYB327

asialistan pääkohdat

TE,MR,MS,UF,TN,MH,AL,KG

1. edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistus
Keskusteltiin edellisen kokouksen kohdista:
- käytiin läpi AHOT +eHOPS -workshopin tuotoksia (liite)
- keskustelua pankkitunnusten avulla tunnistautumisesta ennen opintojen alkua (tärkeää etenkin ilta-amk:n opiskelijoille)
- ajattelutapa jatkossa: HOPS - eHOPS on opiskelijan omaisuutta, tietojen tulee kulkeutua opiskelijan mahdollisiin seuraaviinkin oppilaitoksiin

2. Ajankohtaista asiaa, TIPTOP
- seuraa kansallisen hankkeen etenemistä

TIPTOP sivustot
 

3. eHOPS AHOT workshop 9.3.2011 purku
-mockup video

AHOT kalvot
Workshop koonti
Mockup video (tulossa) ja Uusia mockup kuvia

keskustelua aiheesta:
- AHOT-selitystekstiä lisättävä
- AHOT-välilehti omanaan vai Opintojen suunnittelu -välilehden sisälle? 
- asia muhimaan: luevan tiedustelu lisätoimijoilta hakemuksen täydentämistä, lausunnon antamista varten
- muuta keskustelua: korvaavuudet lyhentävät tietyissä koulutusohjelmissa opiskeluaikaa, korvaavuuden ja hyväksiluvun ero, arvioinnin vienti
arvosanalla tai hyväksytty -merkinnällä

4. huhtikuun workshop järjestelyt
- ke 20.4. klo 13-16, Vanha viertotie, tila?
- elomake-ilmoittautuminen, mainos (lisätiedoksi kahvia ja pullaa ahot-piikkiin)
- tekniikka (UF) järjestää puitteet
- ohjelma: AHOT+eHOPS, ohjaajan näkökulmana pääpainona
- ohjelman kulku: mockup-video alkuun, mukaan sosiaalialan näkemykset, , Kristiina Peltonen voisi esitellä
uudelleen rautalanka-mallin AHOT-kokonaisuudesta, toimijoista ja erityistarpeista
- voisi pyytää uudelleen ahot-toimijoita mukaan workshoppiin Riitta Kaliman kautta
- tieto workshopista myös Virve Peltoniemelle, virve.peltoniemi at tamk.fi

5. toteutettavat eHOPS moduulit 2011
- tarkemman määrittelyjen aloittaminen mockupien, käyttöliittymä demojen ja palvelukertomuksien pohjalta
- palvelumodulit kaikessa toiminnassa taustalla
- esim. ilmoittautuminen toteutukselle
- millaisia pieniä kokonaisuuksia tai palveluja tulee olla esim. ahot-hakemukseen, ilmoittautumiseen ym. liittyen
- miten palvelu teknisesti tapahtuu
AHOT-palvelumoduuli -harjoitus
- informointi ahotista, ohjaus, kontaktit
- opiskelijan tulee nähdä koko oma ops, tiedon liittämisalusta, seuranta ja läpinäkyvyys, historia
(-arkistosääntö, loppudokumentti/päätös, tulee olla mahdollisuus tulostaa)
- opiskelijan prosessi, opiskelijan aloite
- hakemuksen teko ja täydennys, muutoksen haku
- kontaktihenkilön määräytyminen
- päätöksen teko ja lausunnon antaminen (heräte lausunnon antajalle, muistutus deadlinesta, lausunnon kirjaaminen eteenpäin hyväksyjälle, jolle
heräte ja muistutus) --> opiskelijan tulee nähdä kaikki muutokset ja vaiheet
Tulossa: palvelumoduulin jatkotyöstöä, workshop 20.4. (Vanha viertotie) ja eHOPS 29.4. (Bulevardi)
Aikataulusta: syksyllä 2011 on tarkoitus olla jotain valmista käyttöönottoa varten

6. Muut mahdolliset asiat
- tekstiä

7. Projektikokouksen päättäminen
- kokous  päättyi klo 11
Kirjaajana toimi Anne Lahti

5.5.2011
klo 9:00-11:00

Bulevardi, K-409

asialistan pääkohdat

TE,MS,AL,MK

1. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistus
- Käytiin pöytäkirja lävitse

2. Ajankohtaista asiaa, TIPTOP, Synergia ryhmän kuulumiset
- Käytiin lävitse kansallisen tason määrittelyitä ja mahdollisia tulevia yhteisiä valintoja korkeakoulukentällä

3. Workshop 20.4.2011 (2. AHOT)  purku
(siirrettiin seuraavaan kokoukseen koska kokoukseen osallistujista vain Tapio oli ollut paikalla)

4. Projektikokoukset ja workshopit
- sovitaan aikataulut loppuvuodelle 2011 Doodlen avulla sopivat päivät selvittäen

Workshop:
1. vko 37
2. vko 42

Projektikokoukset:
ajankohdat sähköpostilla (doodle)

5. Toteutettavat eHOPS moduulit 2011
- tarkemman määrittelyjen aloittaminen mockupien, käyttöliittymä demojen ja palvelukertomuksien pohjalta

6. Muut mahdolliset asiat
- ei muita asioita

7. Projektikokouksen päättäminen
- kokous  päättyi klo 10:06

5.9.2011
9.00-11.00

Bulevardi P410

asialistan pääkohdat

TE,MS,MH

1. Kokouksen avaus

 kokous alkoi 9.00

2. Katsaus Metropolian eHOPS projektin tilanteeseen uusille ja vanhoille projektiryhmäläisille

- Käytiin lävitse kuvia tulevista "opiskelijan työtilasta" missä muodossa ne nyt ovat
- Ahot polkua tarkasteltiin, missä muodossa, mitä kommentointimahdollisuuksia mutta vielä vain kuvin

ei tarkemmin läpikäyntiä kun vanhoja kasvoja oli vain paikalla.

3. Ajankohtaista tilannetietoa kansallisten hankkeiden etenemisestä, joilla on merkitystä Metropolian eHOPS projektin kannalta
TIPTOP

- Raketti TIPTOP asiaa pohdittiin mikä ohjaa osaltaan valmistelutyötä ja tuo omaa vaikutusta eHOPS projektiin (kalvosarja)(TIPTOP sivusto).
- Aikataulu TIPTOP hankkeessa ja Metropolian eHOPS hankkeessa todettiin että TIPTOP kulkee omalla aikataulullaan ja Metropoliaan eHOPS tuodaan omassa aikataulussa.
- Tulevasta testivaiheesta hieman asiaa sekä pohdittiin alustavasti miten ja milloin olisi mahdollista koekäyttää luotuja ominaisuuksia. 
- Keskusteltiin Tuubin käyttömahdollisuuksista yhteisöllisenä alustana mutta alusta ajattelu vain ilmaan heitettynä ideana vielä.
- Palvelukeskeisestä arkkitehtuurista esimerkki on VR joka alkaa pian julkaisemaan uusia palveluja (sama muutostyö tehty rakenteisiin) ja muuta toiminnallisuuksia. Samaa ajattelumallia noudattaa myös eHOPS ja toimisi myös mallina miten asiat on tehty valtakunnallisella tasolla.

4. Syksyn Workshop tilaisuuksien järjestäminen, aikataulut ja järjestelyvastuu

vko43 24.10 eteenpäin? kulttuuri
vko48 28.11 eteenpäin? tekniikka

5. eHOPS palvelumoduulien toteutus 2011

• AHOT palvelumoduuli - käyttöliittymän ensimmäinen versio valmistunee syyskuun loppuun suurimmilta osin
• Opiskelijan opintojen reaaliaikainen seuranta palvelumoduuli - Jyväskylä tekee kansalliseen hankkeeseen ja mahdollinen käyttö sekä sovittaminen metropoliaan mahdollinen etenemistie ,ei vielä tarkempaa aikataulua
• HOPS rakenne palvelumoduuli - ei vielä varmaa tietoa

6. Muut mahdolliset asiat

- Mahdollisuus Rehtorin myöntämiin lisärahoituksiin henkilötyövoiman resurssointiin
- Opiskelijoille suunnitteilla omaa eAktiivi ryhmää josta lisätietoja parin viikon sisällä tuleeko ryhmästä oikeasti toimiva kokonaisuus

7. Seuraavat kokoukset ja kokouksen päättäminen

ti 11.10. 9.00-11.00 (Leppävaara, Ulla - Revontuli)
ke 23.11. klo 9-11 (Leiritie, Anne)
ke 14.12. klo 9-11 (Hämeentie, Marjaana - Hämeentien ainoa neukkari)

kokous päättyi klo 10:37

ti 11.10.2011
9.00-11.00 

Leppävaara, Revontuli

asialistan pääkohdat

TE,MS,UF,AV

1. Kokouksen avaus

Kokous alkoi klo 9.05

2. Ajankohtaista tilannetietoa kansallisten hankkeiden etenemisestä, joilla on merkitystä Metropolian eHOPS projektin kannalta
TIPTOP
Tapio esitteli kansallisten hankkeiden tilannetta. Metropolian eHOPS projektilla ei tarkkaa valmistumisaikataulua.

3. AHOT palvelumoduulin käyttöönotto Metropoliassa
- AHOT palvelumoduuli tulee käyttöön ennen eHOPSia, mutta täydentyy eHOPSin mukaan tultua
- mitä muutoksia: prosessi, käyttöönotto, koulutus, tuki
-organisoituminen, pääkäyttäjät: mahdollisesti jokaisesta klusterista pääkäyttäjä(t), joka koordinoi AHOT-prosessia, antaa oikeuksia järjestelmän käyttöön, voi antaa lausuntoja, tekee päätöksen (eri/sama hlö), käsittelijä (AHOT-sihteeri?). Tulee saada arvio pääkäyttäjän työajasta.

4.Workshop 26.10 järjestelyt
- kulttuuriala, Marjaana Hanki
Myös workshop viikolla 48, tekniikka, Ulla Forsström. Workshopin teema katsotaan kulttuurialan workshopista nousevien asioiden pohjalta. Matti Salorantaa voidaan käyttää esimerkkinä ops:n rakenteen näyttämiseksi.

5. Opiskelijapoolin eOpiskelijat hyödyntäminen projektityöskentelyssä
- Sivustot tulossa tuohon osoitteeseen https://wiki.metropolia.fi/display/eopiskelija/eOpiskelijat kirjautumisella kun sivusto on saatu kuntoon (tämänhetkinen pääsy Matti Salorannan kautta joka myöntää tunnuksille oikeudet tarvittaessa jos haluaa jo ennakkoon työstön alaista materiaalia kommentoida)
Matti Saloranta esitteli opiskelijapoolin (eOpiskelijat) hyödyntämistä projektityöskentelyssä. Esim. tietotekniikan opiskelijoista ja muista koulutusohjelmista muodostettua opiskelijaryhmää voitaisiin käyttää erityisesti tietohallinnon projekteissa, joko testaamassa järjestelmiä tai olemalla mukana laajemmin suunnittelutyössä. 

6. Muut mahdolliset asiat

7. Kokouksen päättäminen
Kokous päättyi klo 11.05

ke 23.11.2011
9.00-11.00 

Leiritie,
B333

asialistan pääkohdat

TE,AL,SiA,MV,ET,SaA,MS,MH 

1. Kokouksen avaus
Tapio avasi kokouksen klo 9.05

2. Ajankohtaista tilannetietoa kansallisten hankkeiden etenemisestä, joilla on merkitystä Metropolian eHOPS projektin kannalta
TIPTOP
- Tapio kertoi kansallisesta TIPTOP-hankkeesta, joka on käytännössä kuin eHOPS, eli päämoduleina hops, suoritusten seuranta ja ahot.
- TIPTOPille on haettu ESR-rahaa 1,8 milj., myönteistä päätöstä odotellaan lähiaikoina.
- mukana yliopistoja ja amkeja: FUASin amkit, Metropolia ja Tamk kimpassa, TaY, TuY, JY ja OAMK.
- Seuraavassa vaiheessa TIPTOPille valitaan projektinjohtaja, tuotantopäällikkö, taloussuunnittelija, sanastovastaava jne.
- kaikki tahot tuottavat hankkeeseen jotain, kaikki voivat hyödyntää
- em. vaikuttaa siihen, miten Metropolian eHOPS uudelleenorganisoituu osatoteuttajana- > Tapio tekee esityksen, joulukuussa tiedämme enemmän.

- koska kokouksessa mukana paljon uusia projektiryhmäläisiä, kerrattiin tähän mennessä aikaansaatua.
- keskusteltiin hankkeen etenemisestä ja toimintakulttuurista: Metropolian on seurattava kansallisen hankkeen etenemistä, vaikka on oma aikataulu. Tarkoituksena ei ole tehdä kerralla valmista, eikä uutta järjestelmää, vaan kehittää uutta palvelua siten, että osia otetaan käyttöön osio kerrallaan.
- tutustuttiin nyt käyttövalmiiseen eAHOT-palikkaan, jota TeHossa pilotoitu, kulttuurialalla aikomus testata. Tapio kouluttaa koulutusohjelmien/klusterien ns pääkäyttäjät, jotka hoitavat opettajien ja muiden prosessin toimijoiden perehdytyksen ja tuen. Engl. käännökset tulossa.
- seuraavassa vaiheessa lähdetään kehittämään opintojen seuranta -osiota.

3. Muut mahdolliset asiat
tekniikan workshop
- suunniteltu viikolle 48, täytynee siirtää?
- teemana "Learning Analytics" eli edistymisen ja aktiivisuuden seuranta opintojaksotasolla (Tapio laittaa linkit tiedon lähteisiin)
- hyvä olisi saada väkeä workshopiin joka klusterista

4. Kokouksen päättäminen 
kokous päättyi klo 10.45 

ke 14.12.2011
9.00-11.00 

Hämeentie, Marjaana
neuvotteluhuone H2007

asialistan pääkohdat

TE,xx,xx,xx,xx,xx

1. asialista
tekstiä

2. asialista
tekstiä

3. asialista
tekstiä

4. asialista
tekstiä