Keskiviikko 7.4.2010 klo 14.00 – 16.00
Bulevardi 29, Kollegiosali P310, Neuvotteluhuone

Paikalla:
Lea Ryynänen-Karjalainen (pj)
Päivi Karttunen (etänä)
Mikko Naukkarinen
Jukka Nivala 
Matti Hartikainen	
Tuomo Rintamäki
Tuomas Orama
Jaakko Rannila (siht.)

ASIALISTA 

1. Kokouksen avaus	2
2. Puheenjohtajan valinta	2
3. Projektin esittely	2
4. Projektin tavoitteiden läpikäynti	2
5. Projektisuunnitelman läpikäynti ja hyväksyminen	2
6. Jatkotoimenpiteet	3
7. Muut asiat	3
8. Seuraavat kokoukset	3
9. Kokouksen päättäminen	3

1. Kokouksen avaus
Kokous alkoi klo. 14.10

2. Puheenjohtajan valinta
Ohjausryhmän ja kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Lea Ryynänen-Karjalainen.

3. Projektin esittely
Jaakko Rannila esitteli ohjausryhmän jäsenille projektista tehtyä konseptisuunnitelmaa ja palveluita, joita projektissa tuotettava palvelupohjainen järjestelmäkokonaisuus voisi tuottaa eri käyttäjäryhmille. Tuotettavat palvelut tarkentuvat toiminnallisen määrittelyn jälkeen.

Ohjausryhmä esitti, että projektimuotoinen opetus tulee huomioida toiminnallisessa määrittelyssä. Tämän lisäksi toteutussuunnittelussa ja siihen määriteltävässä prosessissa tulee huomioida, että opettajan pitää pystyä vaikuttamaan juuri toteutussuunnitteluvaiheessa esim. tilatoiveisiin ja sitä kautta lukujärjestyssuunnitteluun.

Toiminnallisessa määrittelyssä tulisi prosessit määritellä geneerisiksi ja huomioida siten olemassa olevien vaatimusten lisäksi myös lähitulevaisuuden asettamia vaatimuksia. Ohjausryhmä esitti myös, että projektissa ei saa liikaa sitoutua olemassa oleviin rakenteisiin vaan huomioon tulee ottaa myös tulevat muutokset.

Ohjausryhmä esitti, että toiminnallisessa määrittelyssä tulee huomioida, että suunnitteluvälineissä huomioidaan myös opetuksen kustannusten arviointi ja siihen liittyvä raportointi.

4. Projektin tavoitteiden läpikäynti
Ohjausryhmä esitti, että projektin tavoitteisiin kirjataan projektin 1. vaiheen tuloksiin erikseen toiminnallinen määrittely ja tekninen vaatimusmäärittely.

Ohjausryhmä esitti, että projektin tavoitteissa kartoitetaan organisaation nykyisten palvelutarpeiden lisäksi myös lähitulevaisuuden tieto- ja palvelutarpeet ja luodaan niistä vaatimusten mukaiset palvelukokonaisuudet.

5. Projektisuunnitelman läpikäynti ja hyväksyminen
Ohjausryhmä esitti seuraavia muutoksia projektisuunnitelmaan:
•	projektin rajauksien (kohta 1.4) tekstiä tulee tarkentaa.
•	projektin riskeihin (kohta 1.5) lisätään riski käyttöönoton epäonnistumisesta
•	riskin 4 hallintakeinoihin lisäys, että demo/protoversiot eri moduuleista ovat kaikkien käytettävissä.
•	projektin dokumentaatio (kohta 1.6) tulee olla avointa (lukeminen ja kommentointi) toiminnallisen määrittelyn osalta kaikille. Ylläpito dokumentaation osalta jää projektiryhmän ja asiantuntijaryhmän jäsenille.
•	Ohjausryhmän tehtäviin (kohta 2.1.1) tulee lisätä teksti, jossa mainitaan, että ohjausryhmän tulee antaa suosituksia ja linjauksia asiantuntijaryhmän ja projektiryhmän toimintatapoihin tarvittaessa.
•	Asiantuntijaryhmän (kohta 2.1.3) tulee toteuttaa palvelutarpeiden määrittely ja levittää tietoa organisaation sisällä
•	Korjaukset ohjausryhmän kokousten päivämääriin (kohta 2.2)
•	Projektin tiedotusta voi seurata kuka tahansa eikä tiedotusta ole rajattu vain projektissa oleville henkilöille (kohta 2.3)
•	Projektissa noudatettaviin menetelmiin (Kohta 5) muutos toimitusten hyväksymiskäytännöstä
•	Muutosten hallintaan (kohta 5.1) tarkennus tekstiin.
•	Kustannuksiin tulee tarkentaa tekstiä yhteistyösopimuksesta sekä kustannusten jakaantumisesta sen mukaisesti.

Ohjausryhmä hyväksyi projektisuunnitelman esitetyillä muutoksilla.

6. Jatkotoimenpiteet
Ohjausryhmä valtuutti projektipäällikön laatimaan tarjouspyynnön tarjouspyynnön toimittajalle.
7. Muut asiat
Ei muita asioita

8. Seuraavat kokoukset
Seuraava kokous pidetään 1.10.2010 klo. 9.30 Helsingissä.

9. Kokouksen päättäminen
Kokous päätettiin 16.15.