MEDIOS-PROJEKTIN OHJAUSRYHMÄN 1. KOKOUS 1-09 - MUISTIO (puhtaaksikirjoitettu 15.5.09)

AIKA            	Tiistai 28.4. kl.9.00-12.00
PAIKKA       	Metropolia, Agricolankatu 1-3, huone G205
LÄSNÄ	Liisa Lind (pj), Eeva Meltio (sihteeri), Saija Heinonen, Anitta Pankkonen, Jyrki Konkka, Riitta Mattila, Minna Tarkka, Kari Rentola, Mirja Neuvonen, Minna Savin, Riitta Ropo, Anna-Kaisa Tukiala, Mari Pyyhkälä

Kokous alkoi klo 9.10

1. AVAUS
Anitta Pankkonen (Metropolia, koulutuspäällikkö) toivotti jäsenet tervetulleeksi ja kertoi Metropolian toiminnasta. Tehtiin lyhyt esittelykierros.

Jyrki Konkka: Metropolian sosiaalialan yliopettaja, myös t&k-asiantuntija ja Helsingin yliopistossa käytännöllisen filosofian dosentti. 

Anna-Maria Vilkuna: Metropolian kulttuurin ja luovan alan klusterin kehityspäällikkö, vastaa t&k -hankkeista. Hän on ollut valmistelemassa hakemusta.

Kari Rentola, Helsingin Kaupunginteatterin apulaisjohtaja

Mirja Neuvonen, yleisötyövastaava Helsingin Kaupunginteatterissa

Minna Savin, opiskelee teatterialan opettajaksi, töissä teatteri Ilmiössä

Eeva Meltio kutsuttiin tämän kokouksen sihteeriksi. Hän on Käsikirjoitustyökalu-projektissa projektituottajana.

Riitta Ropo ja Anna-Kaisa Tukiala ovat pääkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskuksesta (SOCCA)

Mari Pyyhkälä, Vantaan vanhustenkotisäätiöstä. On mukana RAY:n projektissa projektikoordinaattorina ja ovat nyt mukana erityisesti Digitarina-projektissa

Saija Heinonen, kasvatustieteen maisteri, Medios-hankkeen projektipäällikkö. Hän vastaa erityisesti Digitarina-projektista.

Liisa Lind, aloittanut vasta Mediakeskuksen johtajana

Riitta Mattila Etelä-Suomen lääninhallituksesta on hankkeen valvoja. 

Minna Tarkka, M-cultin toiminnanjohtaja, oli vielä matkalla kokoukseen.

2. OHJAUSRYHMÄN KOKOONPANO JA JÄRJESTÄYTYMINEN
Saija avasi kokouksen. Ensimmäinen tehtävä on puheenjohtajan valinta. Suositeltavaa ei ole se, että puheenjohtaja on hallinnoijan edustaja. Puheenjohtaja ei voi olla valvoja eikä projektipäällikkö.

Anna-Maria Vilkuna ehdotti Karia. Saija ehdotti Liisa Lindiä, jota Kari Rentola kannatti. Puheenjohtajaksi valittiin Liisa Lind yksimielisesti.

Varapuheenjohtajan valinta: Liisa ehdotti Kari Rentolaa, Kari suostui.
Sihteerinä toimii Saija Heinonen, ensimmäisellä kerralla Eeva Meltio.

Muistioiden tarkistus: Saija lähettää sähköpostilla kaikille. Tarkistuskäytäntö on se, että kahden viikon sisällä osallistujat tarkastavat pöytäkirjan. Loma-aikoina joustetaan tarpeen mukaan.

Ohjausryhmän kokouksia pidetään 2-4 kertaa vuodessa. Hakemuksessa on kolme kertaa vuodessa, mutta tästä poiketaan tarpeen mukaan.

3. OHJAUSRYHMÄN TEHTÄVÄT
Saija kävi läpi ohjausryhmän tehtävät projektiapulaisesta.

Jokainen jäsen tuo oman asiantuntemuksensa projektiin ja edesauttaa projektin onnistumista. Riitta Mattila velä korosti asiantuntemusta ja linkkinä toimimista omiin sidosryhmiin.

Mattila vielä lisäsi, että mitään juridista vastuuta ohjausryhmällä ei ole. Juridinen vastuu on päätoteuttajalla ja osatoteuttajilla.

Ohjausryhmän päätösvaltaisuus yms. käytännöt: Vilkunan mukaan Metropoliassa ei ole vielä tehty virallista päätöstä kokouskäytännöistä, kokouspalkkioista yms. Mattilan mukaan kokouspalkkioita maksetaan vain niille, jotka eivät tule kokoukseen palkallisella ajalla, kuten yrittäjät, opiskelijat ja yhdistysten jäsenet. Palataan asiaan ensi kokouksessa, jolloin Metropolian talousjohtaja on tehnyt päätöksen käytännöistä. Matkat menevät Valtion matkustussäännön mukaan. 

Ohjausryhmän kokousten aikataulu sovitaan kokouksen lopuksi.

4. PROJEKTIN TAVOITTEET JA KESKEISET SISÄLLÖT
Saija kertoo yleisesti projektista: Medios-projektia hallinnoi Metropolia. Projektissa on kolme osaprojektia. Digitarinasta vastaa Metropolia ja Saija, käsikirjoitustyökalun kehittämisestä vastaa HKT ja Flossmanuals-projektista M-cult. 

Saija kertoi digitarinasta: 
Digitarina on kaikille soveltuva ja helposti omaksuttava itseilmaisun muoto; parin minuutin mittainen video, jossa on tekijän itsensä kirjoittama ja ääneen lukema teksti ja omat kuvituskuvat, valokuvia tai piirustuksia. Se voi sisältää myös tekijän omaa tai tekijänoikeusvapaata musiikkia. Alunperin digitarinoita on käytetty omien tarinoiden kertomiseen, mutta projektin puitteissa menetelmää kehitetään ja käytetään muun muassa  yhteiskunnallisen osallistumisen ja vaikuttamisen välineenä. Opettajat voivat käyttää digitarinoita osana opetusta, ja esim. kirjastot käyttävät digitarinaa yleisötyöpajoissa. Medioksen sivuilla on pari esimerkkiä digitarinoista.
Käsikirjoitustyökalu:
Kari esitteli käsikirjoitustyökalu-projektia. Tavoitteena on yhteisöllisen käsikirjoitusalustan tarjoaminen verkossa, jossa vetäjä pitää prosessin liikkeessä. projektissa kehitetään myös oppimateriaalia  ja dramaturgista sisältöä. Taustaideana on se, että halutaan saada mukaan ihmisiä yhteisölliseen toimintaan, houkutellaan valmistamaan esitys. Projektissa on mukana Metropolia, joka vastaa teknisestä toteutuksesta. Eeva lisäsi että projektissa kehitetään ensisijaisesti menetelmiä, ja Mirja lisäsi, että koulutuksia tarjotaan. 

Liisa kysyi, kenelle työkalu on tarkoitettu. Kari vastasi, että työkalu on tarkoitettu kaikille. Pilotointi tehdään nuorten kanssa, jotka ovat työelämään siirtymässä. 

Flossmanuals:
Minna Tarkka kertoi Flossmanuals-projektista. Avainsanoja myös luovuus, yhteisöllisyys, media, kynnyksen madaltaminen, kuten muissakin projekteissa. Flossmanuals-projektissa tehdään yksityiskohtaisia ja käytännönläheisiä oppaita avoimen lähdekoodin ohjelmistoihin. Lähtökohtana on, että oppaat tulee löytää omalla äidinkielellään. Projektissa halutaan mm. helpottaa yritysten ja koulujen aloituskustannuksia. Tavoitteena on jalkauttaa menetelmiä ja työkaluja, ja yhteistyötä tehdään esim. kirjasto 10:n ja Kontupisteen kanssa. Projektissa lokalisoidaan oppaita, järjestetään työpajoja ja koulutusta. Kysymys ei ole vain välineistä, vaan yhteisöllisyydesta ja ennen kaikkea tuotantoprosesseista. Ajatuksena on, että uusien käytäntöjen täytyy alkaa levitä kouluista yms. pisteistä, joissa ihmiset pyrkivät harjoittamaan omaehtoista luovuutta. 

Saija jatkaa lukemalla otteita hakemuksesta. Projektihakemus on projektia ohjaava dokumentti. Tarpeen mukaan voidaan tehdä muutoshakemus Lääninhallitukselle.
Hakemuksen kohdat 5.1, 5.6 ja 7.1 kannattaa lukea, niissä on tietoa projektin tavoitteista ja tuloksista ja miksi projektia tehdään.

Osaprojektien tavoitteet: 
Digitarinassa tavoitteena on kehittää menetelmää niin että mahdollisimman monet tahot tuntisivat sen omakseen ja haluaisivat ja pystyisivät hyödyntämään sitä, kuka mihinkin tarkoitukseen. Toinen tavoite käyttäjän kannalta on se, että menetelmän käytöstä olisi jotain hyötyä käyttäjälle eli jotain etua verrattuna tilanteeseen että menetelmää ei ole käytetty. Tämä etu riippuu käyttäjän tarpeesta, se voi olla yhteiskunnallista vaikuttamista, voimaantumista tai teknisten taitojen parantumista.

Käsikirjoitustyökalussa tavoitteena on motivoida ihmisiä käsikirjoittamiseen, mahdollistaa taiteellinen ilmaisu ja samalla voidaan oppia käsikirjoittamaan. Tarkoituksena on madaltaa kynnystä luovaan toimintaan. 

Flossmanuals: tuotetaan puuttuva linkki avoimen lähdekoodin ohjelmistoihin. Kohdennetaan luovaan tuotantoon. Liian usein uusia digitaalisia välineitä toteutetaan liian tekniikkalähtöisesti. Työpajoissa lähdetään liikkeelle siitä, mitä ihmiset haluavat kertoa ja sanoa, ja tekniikka tulee mukaan sen jälkeen. 

Mattila pyysi kiinnittämään huomiota projektin itsearviointiin, miten kukin osaprojekti tekee, kuinka menetelmät alkavat elämään? Täytyy miettiä koko projektin ajan.

Alustava arviointisuunnitelma löytyy Medioksen sivuilta. Anna-Kaisa Vilkuna vetää Tosi Pro -ryhmää Metropoliassa, jossa eri ESR-hankkeiden projektipäälliköt tapaavat hankkeisiin liittyvissä yhteisissä kysymyksissä. Anna-Maria Vilkuna ja Robert Arpo tekevät työkalua yhteisesti eri hankkeiden arviointiin. Medios-hankkeessa ensimmäinen arviointi suoritetaan vielä ennen kesää, aluksi arvioidaan projektin aloitusvaihetta.

Arviointisuunnitelma voidaan käsitellä tarkemmin seuraavassa kokouksessa.

Kohdealueena on Uusimaa ja toiminta sijoittuu pääasiassa pääkaupunkiseudulle. Kohderyhmä vaihtelee, mutta usein nuoria, työelämään siirtyviä. Myös kirjasto-, sosiaali- ja terveysalan ammattilaiset ym. ovat kohderyhmää. Kohderyhmät on määritelty projektihakemuksessa. 

Mattilan mukaan kannattaa erityisesti kiinnittää huomiota kohderyhmiin, koska ne merkitään seurantaraporttiin. Käsikirjoitustyökalussa kohderyhmänä ovat käsikirjoitusta tekevät nuoret, eivät pilottiprojektiin nuoret. Esimerkiksi (työttömät) työpajojen nuoret eivät voi olla kohderyhmää. Saija Heinonen tietää kohderyhmän määrittelyn, joten häneltä voi kysyä lisätietoja. 

Konkka huomautti, että kohderyhmä ja kontribuoijat selvennetään. Sosiaalialaa kiinnostaa sisällöt ja toissijaisesti välineet. Konkan mukaan sosiaalialalle on tärkeää opettaa välineiden lukutaitoa ja hallintataitoa. Nuoret osaavat usein sosiaalisen median aika hyvin, mutta muut ovat erityisen tärkeitä kohderyhmiä. Saijan mukaan digitarina on vain kehys, jota voidaan muokata kohderyhmän tarpeiden mukaan. Sen ei tarvitse olla raskas teknisesti. Konkka vielä huomautti, että ohjaajan taito nähdä, mikä voimaannuttaa, on tärkeämpää kuin itse väline. Lisäksi on syrjäytymisvaarassa oleva ryhmä, joka ei pääse koneiden ääreen. Kouluja käyvät ryhmät pääsevät koneiden ääreen. Mattilan mukaan tämä ei ole ongelma projektin rakenteen perusteella. Konkka huomautti, että he (sosiaaliala) eivät ole vain kohderyhmää vaan myös kontribuoija. 

Kari sanoi, että kohderyhmä on vain projektisanastoa, jolla määritetään projektin rakennetta. Mattila vielä huomautti, että kohderyhmäajattelu on aika monimutkainen tässä projektissa. 

Syksyllä ollaan suunnittelemassa yhteistä vapaavalintaista kurssia media- ja sosiaalialalla, jossa digitarina on yksi menetelmä. Kokeillaan, kuinka digitarina taipuu sosiaalialalle.

Anna-Maria Vilkuna huomautti, että tässä on hieno tilaisuus löytää yhteinen kieli ja näkemys eri alojen välillä. Saijan mukaan ei ole valmiita, tyhjentäviä vastauksia, mutta siksihän menetelmää kokeillaan. Konkan mukaan välineen kehittäjät ovat sosiaalialan kohderyhmää. Sosiaalialalla tarvitaan välineitä ja media-alan osaamista. 

Mattila korostaa, että projektin kannalta on tärkeää, että välillinen kohderyhmä hyötyy mahdollisimman laajasti. 

Anna-Kaisa Tukiala kysyi, koulutetaanko ensin työntekijät, koska heidän projektissaan asiakkaat on otettu mukaan alusta saakka. Saija vastasi, että projektissa koulutetaan ensin kouluttajia ja sitten he pitävät työpajoja omien ryhmiensä kanssa. Saija korosti, että digitarina-menetelmässä eri aloilla voi olla erilaisia tavoitteita, esim. teknisten taitojen kehittyminen, kirjoitusprosessin voimaannuttava vaikutus, lopputuloksen yhteiskunnallinen vaikuttavuus ym.

Tukialan mukaan tässä projektissa ja heidän omassa projektissaan olisi yhteistyömahdollisuuksia, erityisesti kansalaisvaikuttamisen suhteen.

Liisa Lind muistutti, että kannattaa dokumentoida paitsi menetelmiä, myös prosessia.

Aikataulu ja tähän asti tapahtunutta ja seuraavat projektissa tapahtuvat toimenpiteet:

Rahoitushakemuksen vuosiaikataulu käytiin läpi ja todettiin jo tehdyt toimet.

Julkistamisseminaari on 6.5.2009 klo 14.00, ilmoittautuminen keskiviikkoon mennessä.

Mattila kysyi, millainen loppujulkaisu projektista on tulossa. Rahoittajan vaatima loppuraportti ei ole kovin laaja. Pankkonen kommentoi, että olisi hyvä tehdä pieni painettu julkaisu / käsikirja projektin tuotoksista. Budjetissa on varattu rahaa vuodelle 2011 projektin julkaisuille. 

Mattilan mukaan on tärkeää, että www-sivut mainitaan projektin loppujulkaisuissa, johon Saija totesi, että sivujen osoite mainitaan jokaisessa mahdollisessa esitteessä.

Kustannukset ja rahoitus

Katsottiin projektin budjetteja. Mattila muistutti, että tuntilistoihin on merkittävä tarkasti, mikä on projektiin tehty työ. Myös hallintopuolen työ on merkittävä tarkemmin. Muuten maksatushakemus saatetaan hylätä. 

Katsottiin myös eritellyt budjetit. Mattilan mukaan omavastuuprosentin on muodostuttava jostain, eli jos oman henkilöstön työmäärä jää pienemmäksi, niin omavastuuosuus pienenee, mikä vaikuttaa heti myös projektille saatavaan ulkopuoliseen rahaan.

Seuraavassa kokouksessa käydään läpi kustannusseurantaa. Tarkka kertoi, että koska projektikoordinaattorin palkkaus viivästyi, palkkakustannuksia siirretään koulutuksiin. Näistä on tehtävä sähköpostilla ilmoitus Mattilalle saman tien.

5.       PROJEKTIN OSATOTEUTTAJAT, HENKILÖSTÖ JA MUUT RESURSSIT
Osatoteuttajat on jo käsitelty aikaisemmin.
Saija kävi lyhyesti läpi henkilöstö- ja muut resurssit. 
Metropolian henkilöstö: Tarja Häkkinen tekee maksatushakemuksen, kaikki tiedot kootaan osatoteuttajilta. Kaisa Nissinen on projektiassistenttina. Teatteriesityksen tuotantoon tulee myös ihmisiä Metropoliasta, mutta tekijät ja toimenkuvat selviävät ajan mittaan. 

HKT:llä taloudesta vastaa talouspäällikkö ja M-Cultilla Minna Tarkka. 

Metropolian, HKT:n ja M-Cultin välinen sopimus on lähetetty ohjausryhmän jäsenille. Sopimuksessa on sovittu työnjako osatoteuttajien välillä. 

Tiloja ei ole erikseen projektille. Tiloja voidaan vuokrata tarpeen mukaan kustannusarviossa esitettyjen kustannusten mukaisesti.

6.       PROJEKTIN RAHOITUSPÄÄTÖS JA RAHOITUKSEN EHDOT
Rahoituspäätös on toimitettu ohjausryhmän jäsenille.

Mattila kertoi, että on tärkeää noudattaa projektisuunnitelmaa. Vain projektisuunnitelmassa esitetyt kulut korvataan. Aina kun tulee jokin muutostarve, niin ottakaa heti yhteyttä Mattilaan. Pienempiä muutoksia kannattaa kerätä, sillä muutospäätöksiä ei tehdä kuukauden välein. Tavoitteita voidaan täsmentää ottamalla yhteyttä valvojaan.

Prosenttiosuuksia on noudatettava, vaikkei niitä erikseen päätöksessä mainita. 

Maksatus tekee varmennuksen, valvoja on mukana. Varmennustilaisuudessa katsotaan osallistujalistat, kilpailutukset jne.. Esim. osallistujalistoihin allekirjoitukset, ei vain rasti ruutuun.

Tekijänoikeudet: tehtävän työn taloudelliset tekijänoikeudet siirtyvät rahoittajalle. Sopimuksella tästä voidaan poiketa. Tekijänoikeuksista pitää aina sopia sopimuksella.

Seurantaraportti kaksi kertaa vuodessa, jossa kysytään vain kohderyhmän tietoja, ei projektihenkilöstöä. Väliraportti täytetään kerran vuodessa. Ohjausryhmä hyväksyy väliraportin, projektisuunnitelman muutokset ja loppuraportin. Ohjausryhmässä voidaan käsitellä myös maksatushakemukset, mutta niitä ei ole pakko hyväksyttää kokouksissa. Ryhmä olisi kuitenkin hyvä pitää tietoisena maksatushakemuksen sisällöstä. Myös sähköpostikokous on hyväksyttävä tapa käsitellä raportit, mikäli kokous ei osu tai onnistu sopivaan ajankohtaan. Se ei kuitenkaan korvaa normaalia ohjausryhmän kokousta. 

Varmennustilaisuuksein lisäksi voi tulla muita tarkastuksia. 

Tiedotusmateriaalissa oltava EU:n tähtilippu ja Vipuvoimaa-logo. Rahoittajan täytyy (mielellään) aina näkyä materiaaleissa, joko kirjoitettuna tai vaakunalla, jonka käyttöä koskee erilliset säädökset, huom. poikkeukset esim. käyntikortit. Kutsuissa on näyttävä rahoittaja, joko logolla tai tekstillä. Kokouskutsussa sitä ei nyt ollut.

Anitta ehdottaa, että tehdään valmiit kirjepohjat, joissa on kaikki valmiiksi merkityt logot. Eri pohjien yhteydessä voidaan mainita, mitä varten ne ovat, Tällä hetkellä medioksen sivuilla on tiedottaminen-kohdan alla linkit ohjeisiin ja logoihin. Rakennerahastot.fi -sivustolta löytyvää Aalto-pohjaa saa käyttää, mutta ei ole pakko.

Ulkomaanmatkat täytyy hyväksyttää etukäteen esittämällä suunnitelma ja kustannukset. Henkilöstön koulutukset täytyy myös hyväksyttää valvojalla etukäteen. 

Toimenkuviin lisätään mitä muuta työtä henkilö mahdollisesti tekee organisaatiossa. 

Ensimmäinen maksatuskausi päättyy huhtikuun viimeinen päivä sisältäen myös viime joulukuun, sen jälkeen kausi kestää aina neljä kuukautta kerrallaan. Lomavarauskäytäntö tässä projektissa on selvitettävä pian. Anittan mukaan lomavarauskäytännöstä pitäisi saada mahdollisimman pian tarkat ohjeet. Anitta ja Saija ovat suoraan yhteydessä Johanna Leinoseen, joka vastaa Medioksen maksatushakemuksista Lääninhallituksessa.

Osatoteuttajat toimittavat maksatushakemuksen paperit 20.5. mennessä päätoteuttajalle. 

7.       VÄLIRAPORTIN HYVÄKSYMINEN
Käytiin läpi viime vuoden väliraportti, joka koskee vuotta 2008 ja projektin osalta pelkästään joulukuuta. Silloin ei tapahtunut paljoa, koska projektin rahoituspäätös oli myöhässä ja tämän takia koko projektin käynnistyminen myöhästyi. Seuraava väliraportti täytetään vuodesta 2009 tammikuun 2010 aikana.

Todettiin, että raportti on hyvin tehty ja väliraportti hyväksyttiin.

8.       PROJEKTIN TIEDOTUS JA TULOSTEN LEVITYS
Saija on lähettänyt ohjausryhmän jäsenille viestintäsuunnitelman. Suunnitelma löytyy myös Medioksen sivuilta ja sitä päivitetään suoraan siellä:
https://wiki.metropolia.fi/display/medios/Tiedotussuunnitelma

Sovittiin, että kukin taho katsoo viestintäsuunnitelman läpi ja tekee täydennyksiä ja suunnitelmaa katsotaan jälleen seuraavassa kokouksessa. 
Lisätään linkit Mediokseen osatoteuttajien sivuilta.

Metropolian sivuille tarvitsee tunnukset, jos haluaa katsoa salattuja tietoja, kuten muistioita. Saija hankkii tunnukset kaikille. 

9.       MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT
Mattilalla on jäänyt kysymättä Lääninhallituksen substanssiedustaja, joka tulee seuraavaan kokoukseen. Hän on luultavasti kirjaston edustaja. 

10.     SEURAAVA KOKOUS
28. 9. klo 14.00 Agricolankadulla (paikka varmistetaan myöhemmin). 

11.     KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN
Kokous päättyi klo 11.52.

** Muistio on lähetetty tiedoksi ohjausryhmän jäsenille ja varajäsenille 28.4. Neljä henkilöä kommentoi tekstiä, heidän ehdottamansa muutokset on sisällytetty tähän versioon.**

JAKELU: Ohjausryhmän jäsenet ja varajäsenet, valvoja