...
Julkaisujärjestelmä voi helpottaa teknisen tiedon omaavaa henkilöäkin. Erilaiset rutiinit ja sisällön hallinta on määritettävissä järjestelmän avulla sellaiseksi, että se helpottaa sivustojen ylläpitoa. Esimerkkeinä ..Esimerkiksi käyttöoikeusryhmien muodostaminen. Jos käyttäjä lisätään tiettyyn ryhmään, tulee hänelle automaattisesti oikeuksia useampaan paikkaan, sen sijaan että oikeuksia tarvitsisi asettaa jokaiseen paikkaan erikseen. Tämä helpottaa myös oikeuksien poistamista silloin, kun henkilöltä halutaan evätä pääsy järjestelmän joihinkin osiin. Henkilöiden roolien muuttuminen on kuitenkin jatkuvaa järjestötoiminnassa.
(useampia julkaisijoita)
Julkaisujärjestelmän tekninen toiminta ja vaatimukset
Monet julkaisujärjestelmät, mukaanlukien Drupal, ovat PHP-ohjelmointikielellä toteutettuja avoimen lähdekoodin järjestelmiä. Tietokantanaa, eli sisällön tallentamiseen käytettävänä säilönään, järjestelmät käyttävät usein MySQL-tietokantaa, joka myöskin on avoimen lähdekoodin järjestelmä. Järjestelmä osat ovat siis ilmaisia käyttää ja siksi mitä parhaimpia yhdistyskäyttöön.
Edellämainitusta johtuen järjestelmää ei voi asentaa mihin tahansa kotisivutilaan, vaan se vaatii vähintään PHP-tuen ja MySQL-tietokannan. Lähtökohtaisesti edullisin tapa lähteä liikkeelle on ostaa niin sanottu web-hotelli palvelu, jolloin itse palvelimen ja sen ohjelmistojen päivitys ja ylläpitovastuu jää palveluntajoajalle.
Tuotantoalustana voi toki käyttää jotain henkilökohtaisesti ylläpidettyä palvelinta, mutta mikäli yhdistystoiminta on aktiivista, niin palvelimen käyttökatkot voivat heijastua ikävästi useiden yhdistyksen toimihenkilöiden tai jäsenien toimintaan, mikäli palvelinta ylläpitävä henkilö ei ole ammattilainen ja aina tavoitettavissa. Mikäli yhdistyksessä löytyy useampia ylläpitoon pystyviä henkilöitä, on ylläpitotyö hajautettavissa, jolloin oman palvelimen pystytys ja ylläpito hoituu, itse oman palvelimen ollessa hyvä lisäarvo joustavuuden ja mukautettavuuden näkökulmasta web-hotelleihin verrattuna.