Kuva 1 Työsuunnitelman hakulomake
Työsuunnitelman haku
Työsuunnitelman hakulomakkeessa hakuehto on henkilön nimi (etunimi, sukunimi) ja aikaväli. Hakulomakkeen pudotusvalikolla "Kategoriat" vaikutetaan työsuunnitelman ulkoasuun.
Henkilön nimi-kenttä vaatii vähintään kolme merkkiä hakuehdoksi. Koska Pepissä on henkilöitä satoja, hakukenttään lienee paras kirjoittaa useampi merkki - haku on hidas. Hakutulokseen tulostuu henkilön nimi, työrooli ja sähköpostiosoite. Jälkimmäinen, jotta samannimiset henkilöt on helpompi erotella toisistaan.
Aikaväli-valinta on oletusarvoisesti hakulomakkeella "Kalenterivuosi". Muut valinnat löytyvät "Enemmän valintoja"-toiminnosta (lukuvuosi, lukukausi, päivämäärät).
Kategoriat-valinta vaikuttaa työtehtävien luokitteluun näytölle tulostuvassa työsuunnitelmassa. Työtehtävät on sijoiteltava useaan tehtäväkategoriaan, koska tehtäväkategorioita on useita (korkeakoulun omia ja OKM:n, Tilastokeskuksen työtehtäväkategoriat). Sisäisessä käytössä "Metropolia"-alkuiset lienevät riittävät. Korkeakoulun sisäiset kategoriat on eroteltu toisistaan vuosiluvulla.
Tehtävien kategorisoinnin muutokset aiheuttavat hämmentäviä tilanteita työsuunnitelman tulosteissa. Työsuunnitelmat tehtäviä voidaan tallentaa ennen kuin tehtäväkategoria on ollut olemassa tai tehtävät ovat jääneet tyypittelemättä. Kun tällaisissa tilanteissa on valittuna kategoria ja katsoo henkilön työsuunnitelmaa, niin voi syntyä tilanne jossa työsuunnitelman välilehtien "Tehtäväkokonaisuudet" ja "Työaikasuunnitelma" tehtävien tunnit ja kokonaistunnit eivät ole samat! Tehtävätyyppien tallennus tehtäville korjaa tulosteet työsuunnitelmassa.Työsuunnitelma