1 Hallinto
Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle). Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimessti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.
1.1 Ohjausryhmä | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
|---|---|---|---|---|---|
päätös ohjausryhmän perustamisesta |
| X | X | Ohjausryhmän kokoonpano wikissä | |
kokousasiakirjat | X | X | X | Allekirjoitetut kokousasiakirjat mappiin | |
WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | ||
projektisuunnitelma | X | X | X | ||
projektipäätös | X | X | X | ||
seurantaraportit | X | X | X | ||
puolivuosiraportit | X | X | X | ||
talouden kuukausiseuranta | X | luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?) | |||
maksatushakemuksen liitteet | X | luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?) | |||
tarjouspyynnöt kilpailutuksen tekemiseksi | X | X | X |
|
|
tarjoukset, niiden vertailu ja päätösmuistio |
| X |
| X |
|
1.3 Kilpailutukset | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
tiedotussuunnitelma | X | X | X | ||
Omat tuotokset (uutiset, viikkokirje, kk-kirje, tiedotteet, infokirjeet, web-sivut, artikkelit, tapaamiset...) | X | X | X | ||
Tilatut tuotteet/palvelut: kilpailutusasiakirjat (painot, promot, tiedottajan matkat) | X | X | X | ||
WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | ||
tapaamisasiakirjat (asialistat, muistiot) | X | X | X | ||
1.5 Lomakkeet | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
lomakepohjat | X | X | X | lomakkeiden jakelu wikin kautta, mahdollisuuksien mukaan myös palautus | |
sähköinen palaute/ arviointilomakkeet aineistona | X | X | luottamuksellinen käsittely | ||
yhteenveto saadusta palautteesta | X | X | X |
|
|
1.6 Työkorit | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
1.6.1 Projektihallinto | |||||
1.6.2 ohjausryhmän muistiot | X | X | X | ||
1.6.6 Tiedottaminen | |||||
Omat tuotokset (uutiset, viikkokirje, kk-kirje, tiedotteet, infokirjeet, web-sivut, artikkelit, tapaamiset...) | X | X | X | ||
Tilatut tuotteet/palvelut: kilpailutusasiakirjat (painot, promot, tiedottajan matkat) | X | X | X | ||
1.6.7 Arviointi | |||||
1.7 Henkilöstö | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
sopimukset/työaikasuunnitelmat | X | X | tietosuoja (tieto Wikiin sopimuksen/ työaikasuunnitelman olemassaolosta? voisi helpottaa työajanseurantojen metsästystä) | ||
työajanseurannat | X | X | allekirjoitukset tarvitaan (voisi kirjata WIKIin ja printata sieltä > tarvitaan esimiehen allekirjoitus tarkoituksenmukaisuus?) | ||
perustietolomakkeet | X | X | luottamuksellisuus (yhteystiedot WIKIin? so. sposti+työnumero+työtehtävä+ajanjakso) | ||
verokortit | X | X | Taloushallinnon arkistoon, tarkoituksenmukaisuus | ||
1.8 Projektipäällikkö | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
1.9 Projektisuunnittelija | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
1.10 Hallintotiimi | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
Viikkopalaverien muistiot |
2 AMK-valmennus
Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle).Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimessti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.
2.1 Kehittämistiimit | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
|---|---|---|---|---|---|
toimintasuunnitelma | X | X | X | ||
aloituskysely | X | X | X | ||
asiantuntija-alustukset | X | X | X | ||
tiimiläisille jaettavat ohjeet | X | X | X | ||
kehittämissuunnitelma | X | X | X | ||
2.2 Pilotoitavat AMK-valmennukset | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
opetussuunnitelma | X | X | X | ||
aloituskysely | X | X | X | ||
etätehtävät | X | X | X | ||
opiskelijoille jaettavat ohjeet | X | X | X | ||
opiskelijoille ja opettajille | X | X | X | ||
2.3 Muu koulutuspäivät | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
toteutussuunnitelma | X | X | X | ||
aloituskysely | X | X | X | ||
etätehtävät | X | X | X | ||
opiskelijoille jaettavat ohjeet | X | X | X | ||
opiskelijoille ja opettajille | X | X | X | ||
2.4 Lukujärjestykset | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
Lukujärjestykset | X | X | X | ||
2.5 Läsnäoloseuranta | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
läsnäolonseuranta | X | X | X | ||
2.6 Opintojaksopalautteet | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
opintojaksopalautteet | X | X | X | sähköinen lomake koulutukseen osallistuneille, (anonyymit?) vastaukset näkyvät opettajalle ja järjestäjille | |
opintojaksopalautteiden yhteenvedot | X | X | X | palautteista tehdyt yhteenvedot julkaistaan WIKIssä mahdollisimman nopeasti | |
opettajien palautetta opintojaksoista | X | X | X | sähköinen lomake VAI keskusteluketju? | |
3 Työelämässä tapahtuvakoulutus
Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle).Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimessti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.
3.1 Työelämässä tapahtuva koulutus | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
|---|---|---|---|---|---|
opetussuunnitelma | X | X | X | ||
aloituskysely | X | X | X | ||
etätehtävät | X | X | X | ||
opiskelijoille jaettavat ohjeet | X | X | X | ||
opiskelijoille ja opettajille | X | X | X | ||
3.2 Lukujärjestykset | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
Lukujärjestykset | X | X | X | ||
3.3 Läsnäoloseuranta | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
läsnäolonseuranta | X | X | X | ||
3.4 Opintojaksopalautteet | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
opintojaksopalautteet | X | X | X | sähköinen lomake koulutukseen osallistuneille, (anonyymit?) vastaukset näkyvät opettajalle ja järjestäjille | |
opintojaksopalautteiden yhteenvedot | X | X | X | palautteista tehdyt yhteenvedot julkaistaan WIKIssä mahdollisimman nopeasti | |
opettajien palautetta opintojakstoista | X | X | X | sähköinen lomake VAI keskusteluketju? | |
4 Taloushallinto
3.1 Taloushallinto | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
|---|---|---|---|---|---|
laskut | X | X | |||
työajanseurannat | X | X | |||
alkuperäiset maksatushakemukset ja | X | X | |||
Projektin aineiston kokoaminen ja säilyttäminen
"Projektin kaikki aineisto tulee säilyttää huolellisesti. On erittäin tärkeää koota talteen asiakirjat kilpailuttamisesta, koulutukseen osallistuneista, kopiot ilmoituksista, sopimukset, ohjausryhmän pöytäkirjat, rahoituspäätökset, maksatushakemukset ja -päätökset jne.
Projektin asiakirjat voidaan myös säilyttää sähköisessä muodossa, jolloin on varmistettava niihin pääsy aina tarvittaessa, mm varmennusten ja tarkastusten yhteydessä aina vuoden 2020 loppuun saakka."
Projektimapin tulee sisältää vähintään
- rahoituspäätökset, jatkorahoitus- ja muutospäätökset (myös esim. kuntien rahoituspäätökset)
- hyväksytty projektisuunnitelma - hankintaluettelo (erityisesti EAKR -hankkeissa)
- maksatushakemukset ja -päätökset
- ohjausryhmän kokouskutsut ja pöytäkirjat
- yhteistyösopimukset
- hankintasopimukset (koneet, laitteet, palvelut)
- kilpailuttamisasiakirjat: tarjouspyynnöt, pöytäkirjat tai muu selvitys kilpailuttamisesta esim. puhelimitse tehdyistä tarjouspyynnöistä ja vastauksista sekä tarjousten hyväksymisperustelut
- koulutusohjelmat, seminaariohjelmat
- osallistujaluettelot koulutuksista, tiedotustilaisuuksista yms. projektin tapahtumista mieluiten niin, että osallistuja on itse omalla nimi-kirjoituksellaan vahvistanut osallistumisensa
- lehti-ilmoitukset, esitteet, lehtiartikkelit ja muu projektin julkistamiseen liittyvä aineisto
- henkilöstö: työaikaseurannat ja työsopimusjäljennökset
- selvitykset, ilmoitukset ja yhteenvedot erikseen raportoitavista laskennallisista kustannuksista sekä taustalaskelmat, jolla selitetään kustannuksia
- tositekopiot, pääkirjan raportit ja muut talousseurannan dokumentit
- vuosi- ja puolivuotisraportit
(Projektiapulainen, luku 12.4 s.24)
VOIMAAn projektimappiin sisältyvät myös (listaa voi täydentää tarpeen mukaan)
| Excerpt Include | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|