...
Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle). Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimessti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.
WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | ||
|---|---|---|---|---|---|
päätös ohjausryhmän perustamisesta |
| X | X | Ohjausryhmän kokoonpano wikissä | |
kokousasiakirjat | X | X | X | Allekirjoitetut kokousasiakirjat mappiin | |
WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | ||
projektisuunnitelma | X | X | X | ||
projektipäätös | X | X | X | ||
seurantaraportit | X | X | X | ||
puolivuosiraportit | X | X | X | ||
talouden kuukausiseuranta | X | luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?) | |||
maksatushakemuksen liitteet | X | luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?) | |||
tarjouspyynnöt kilpailutuksen tekemiseksi | X | X | X |
|
|
tarjoukset, niiden vertailu ja päätösmuistio |
| X |
| X |
|
1.3 Kilpailutukset | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
tiedotussuunnitelma | X | X | X | ||
omat tuotokset (uutiset, viikkokirje, kk-kirje, tiedotteet, infokirjeet, web-sivut, artikkelit, tapaamiset...) | X | X | X | ||
tilatut tuotteet/palvelut: kilpailutusasiakirjat (painot, promot, tiedottajan matkat) | X | X | X | ||
WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | ||
tapaamisasiakirjat (asialistat, muistiot) | X | X | X | ||
1.5 Lomakkeet | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
lomakepohjat | X | X | X | lomakkeiden jakelu wikin kautta, mahdollisuuksien mukaan myös palautus | |
sähköinen palaute/ arviointilomakkeet aineistona | X | X | luottamuksellinen käsittely | ||
yhteenveto saadusta palautteesta | X | X | X |
|
|
1.6 Työkorit | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
1.6.1 Projektihallinto | |||||
1.6.2 ohjausryhmän muistiot | X | X | X | ||
1.6.6 Tiedottaminen | |||||
Omat tuotokset (uutiset, viikkokirje, kk-kirje, tiedotteet, infokirjeet, web-sivut, artikkelit, tapaamiset...) | X | X | X | ||
Tilatut tuotteet/palvelut: kilpailutusasiakirjat (painot, promot, tiedottajan matkat) | X | X | X | ||
1.6.7 Arviointi | |||||
1.7 Henkilöstö | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
sopimukset/työaikasuunnitelmat | X | X | tietosuoja (tieto Wikiin sopimuksen/ työaikasuunnitelman olemassaolosta? voisi helpottaa työajanseurantojen metsästystä) | ||
työajanseurannat | X | X | allekirjoitukset tarvitaan (voisi kirjata WIKIin ja printata sieltä > tarvitaan esimiehen allekirjoitus tarkoituksenmukaisuus?) | ||
perustietolomakkeet | X | X | luottamuksellisuus (yhteystiedot WIKIin? so. sposti+työnumero+työtehtävä+ajanjakso) | ||
verokortit | X | X | Taloushallinnon arkistoon, tarkoituksenmukaisuus | ||
1.8 Projektipäällikkö | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
1.9 Projektisuunnittelija | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
1.10 Hallintotiimi | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
Viikkopalaverien muistiot |
...