Kirjaudu OMAan https://oma.metropolia.fi/. Valitse opettajan työpöytä.
Valitse ”lakki”-kuvake ja valitse sieltä Valmistuminen.
Näytöllä näkyy kaikki ne valmistumisilmoitukset joihin Sinut on määritelty vastuuhenkilöksi (esim. tutoropettajan, koulutussuunnittelijan, tutkintovastaavan roolissa).
Hakemuksia voi järjestää haluamaansa järjestykseen esimerkiksi klikkaamalla Opiskelija otsikon kohdalla.
Valmistumisilmoituksia voi hakea eri hakuehdoilla. Esimerkiksi tutkinto-ohjelma, opetuspiste ja vastuuhenkilö hakuehdoissa on autocomplete haku eli kun lähtee kirjoittamaan nimeä, niin järjestelmä hakee nimen listalle. Muut kentät toimivat kirjoittamalla koko nimen kenttään. Valmistumispäivällä haettaessa, pitää valita sekä alkamis- että loppumispäiväksi sama päivä.
Hakemuksen tila -kohdassa voit hakea valmistumisilmoituksia eri tilojen mukaan.
Tyhjennä-toiminto tyhjentää valitut hakuehdot.
Hakemuksia voi hakea enemmän kuin 10 sivua kohti klikkaamalla nuolta laatikossa ja valitsemalla oikean määrän.
Sarakkeet-toiminnon kautta voit valita mitkä kentät haluat näkyvän näytöllä.
Toiminnot-valikosta oikealta pääsee tarkastelemaan opiskelijan tekemää ilmoitusta valitsemalla Tarkastele hakemusta.
Toiminnot-valikosta kohdasta Päivitä valmistumistietoja näkee valmistumisprosessin tilanteen ja tässä näkymässä vastuuhenkilö tekee myös alustavan hyväksymisen ja lopullisen hyväksymisen. Hyväksynnän voit tehdä helposti klikkaamalla vaihetta, jonka jälkeen järjestelmä vielä pyytää vahvistusta hyväksynnälle.
Tällä näytöllä näkyy myös tieto siitä onko opiskelija palauttanut opinnäytetyön.
Toiminnot-valikosta vastuuhenkilö voi uudelleenohjata opiskelijan valmistumisilmoituksen valitsemalla uuden vastuuhenkilön valikosta. Tässä toiminnossa on autocomplete haku. Löydettyäsi ja valittuasi oikean vastuuhenkilön klikkaa Tallenna. Näytölle tulee vahvistus uudelleenohjatusta ilmoituksesta. Uusi vastuuhenkilö saa tiedon sähköpostitse hänelle ohjatusta valmistumisilmoituksesta.
Toiminnot-valikosta vastuuhenkilö voi palauttaa valmistumisilmoituksen alkutilaan jos opiskelija ei valmistukaan. Palautettaessa ilmoitus alkutilaan, pitää vastuuhenkilön kirjoittaa syy palautukselle. Opiskelija saa sähköpostitse tiedon ilmoituksen palauttamisesta alkutilaan. Opiskelija voi aloittaa uuden hakemuksen tekemisen kun se on ajankohtaista.
Valmistumisprosessin vaiheet (Toiminnot>Päivitä valmistumistietoja)
Valmistumisilmoitus tallennettu= opiskelija on tehnyt valmistumisilmoituksen. Tästä kohtaa menee valmistumishalukkuustieto OMAan opiskelijan HOPSiin ja tieto näkyy myös HOPSin Viestit-välilehdellä HOPS-tehtävänä. HOPS-lukittuu tässä vaiheessa opiskelijalta. Vastuuhenkilö voi edelleen muokata ja siivota HOPSia. Vastuuhenkilö saa tiedot hänelle tulleista valmistumisilmoituksista sähköpostikoosteena.
Alustava hyväksyminen tehty ja HOPS on tarkastettu= viimeistään kolme viikkoa ennen valmistumispäivää, vastuuhenkilö hyväksyy alustavasti valmistumisen. Tästä kohtaa menee tieto OMAan, opiskelijan HOPSiin, kohtaan Valmistumistietojen vahvistus.
Valmistuminen on hyväksytty= viimeistään kaksi viikkoa ennen valmistumispäivää vastuuhenkilö vahvistaa lopullisesti valmistumisen. Tästä menee valmistumispäivän tieto OMAan opiskelijan läsnäoloihin. Valmistumistieto aktivoituu valmistumispäivänä.
HUOM! Valmistumisen vahvistamisia ei tehdä koskaan suoraan Perusrekisteriin vaan vahvistamiset tehdään valmistumisjärjestelmässä.
HUOM! On erityisen tärkeää, että lopullista vahvistamistietoa ei enää muuteta jälkikäteen. Kun valmistuminen on lopullisesti vahvistettu, valmistumisjärjestelmästä siirtyy vahvistamistieto automattisesti sähköisen allekirjoitus järjestelmän puolelle.
Todistus allekirjoitettu ja Todistus tulostettu vaiheiden tiedot tulevat sähköisen allekirjoituksen kautta automaattisesti.
Muita huomioita!
Jos vastuuhenkilö on jo hyväksynyt valmistumisen lopullisesti, mutta opiskelija ei kuitenkaan valmistu, vastuuhenkilö voi poistaa hyväksymisen klikkaamalla oikeaa valmistumisen tilaa ja sen jälkeen vahvistaa Kyllä. Tämän toiminnon jälkeen vastuuhenkilö voi palauttaa valmistumisilmoituksen alkutilaan. Näissä tapauksissa vastuuhenkilön on aina otettava opiskelijaan yhteyttä sähköpostilla ja kerrottava että valmistumisilmoitus palautetaan alkutilaan eli hylätään.
Ennen valmistumisilmoituksen tekoa opiskelija vastaa AVOP-kyselyyn (AVOP on Ammattikorkeakoulujen valmistumisvaiheen opiskelijapalautekysely, jossa opiskelija arvioi ja antaa palautetta toteutuneesta koulutuksesta).
Vastaaminen tapahtuu osoitteessa http://www.avop.fi. AVOP-palautteeseen vastaamisen ja vastausten lähettämisen jälkeen tapahtuu ohjautuminen suoraan valmistumisilmoitussivulle. Jos opiskelija ei täytä valmistumisilmoituslomaketta heti kyselyn vastaamisen jälkeen, opiskelija ottaa talteen valmistumisilmoituksen osoitteen, jotta hän pääsee täyttämään valmistumisilmoituksen myöhemmin. Samasta osoitteesta opiskelija pääse seuraamaan valmistumisprosessia ja tekemään muutoksia hakemukseensa vielä viikko ennen valmistumista.
Huom! Opiskelijalla tulee olla tehtynä ja kirjattuna OMAan 80 % (AMK) tai 50 % (YAMK) tutkintoon vaadituista opintopisteistä, jotta vastaaminen onnistuu.
Opiskelija ottaa yhteyttä opintotoimistoon opintotoimisto@metropolia.fi jos hänellä on kysyttävää AVOP kyselyyn vastaamiseen liittyen.
Vastuuhenkilö saa ennen vahvistusten deadlinea sähköpostitse muistutusviestin valmistumisilmoituksista, joita ei ole hyväksytty/vahvistettu.
Opiskelija voi vielä viikko ennen valmistumista tehdä muutoksia valmistumisilmoitukseensa eli opiskelija voi lisätä mm. opinnäytteen URN-linkin vielä tuolloin hakemukselle ja muuttaa esimerkiksi yhteystietojaan tai todistuksen noutotapaa.
Opiskelija saa valmistumisilmoituksen tallennuksen jälkeen viestin, jossa kerrotaan mitkä asiat opiskelijan tulee hoitaa ennen valmistumista. Samat asiat kuin oli aikanaan paperilomakkeella, kulkulätkä, kirjaston lainat ym. pitää hoitaa kuntoon, palautuksista ei vain oteta enää kuittauksia. Ainoa tieto mikä jää järjestelmään talteen on tieto siitä, että opiskelija on palauttanut opinnäytetyön.
Kun opiskelija tallentaa työnsä theseukseen, saa opiskelija URN linkin, minkä opiskelija tallentaa valmistumisilmoitukselle. Jos opiskelija toimittaa kansitetun työn opintotoimistoon, opiskelija mainitsee siitä valmistumisilmoituksella kohdassa ”Valmistumisen lisätiedot”. Opiskelija toimittaa kaksi printtiversiota opintotoimistoon. Toisen version pitää olla kansitettu versio ja toinen versio voi olla irtolehtiversio, mutta sivut pitää olla nidottu yhteen. Kansitetun version opintotoimisto toimittaa kirjastoon ja irtolehtiversion arkistoon. Opintotoimisto myös kuittaa opiskelijan valmistumisilmoitukselle, että kansitettu työ on toimitettu opintotoimistoon.
Opintotoimisto toimittaa kuukausittain kuun lopussa (ei heinä-elokuussa) listat yksilöiden vahtimestareille valmistuneista opiskelijoista. Vahtimestarit tekevät tarvittavat kuittaukset listaan kulkulätkien ja avainten osalta ja palauttavat listat opintotoimistoihin arkistoitaviksi.
Opiskelija pystyy seuraamaan omalta työpöydältään vastuuhenkilön tekemiä vahvistuksia/muutoksia ja opiskelija saa myös niistä sähköpostin. Tämä edellyttää sen, että opiskelija on ottanut talteen valmistumisilmoituslomakelinkin.