...

1 Johdanto

Koulutuksen suunnittelijan ja opettajan palvelut projekti on osa Metropolia ammattikorkeakoulun koulutussuunnittelun sekä oppimis- ja opetusprosessien tietojärjestelmäpalvelut - hankekokonaisuutta.

...

Projekti toteutetaan yhteistyössä Tampereen ammattikorkeakoulun kanssa yhteistyösopimuksen mukaisesti.

1.1 Termit

Opetussuunnittelu

Opetussuunnittelulla tarkoitetaan koulutusohjelmien tutkintojen osaamisen määrittelyä ja vuosittaista saapumisryhmien opintojen suunnittelua. Opetussuunnittelun tuloksena syntyvät saapumisryhmien opetussuunnitelmat.

...

Seuranta- raportointi ja julkaisupalveluilla tarkoitetaan palveluita, joiden avulla em. järjestelmiin tallennetut tiedot saadaan julkaistua erilaisissa näkymissä, kuten organisaation sisäisessä portaalissa, ulkoisilla sivuilla sekä henkilökunnan ja opiskelijoiden erilaisissa palveluissa.

1.2 Tausta ja lähtökohdat

Nykyisin tuotannossa oleva Toisu/vuosisuunnittelu järjestelmä on määritelty ja otettu käyttöön edellisten organisaatioiden tarpeiden mukaisesti. Järjestelmä ei palvele käyttäjiä nykyisten organisaation vaatimusten mukaisesti. Nykyinen järjestelmä ei tue riittävän hyvin eri tiedonsiirtoja järjestelmien välillä (STTS, OPS-editori, WinhaPro jne.). Lisäksi samojen tietoyksiköiden kopioiminen eri tietolähteisiin lisää ylläpidon määrää ja lisää riskiä tiedon eheyden katoamiselle eri tietolähteiden välillä. Tämän lisäksi eri tietolähteissä olevien tietojen raportoiminen ja koostaminen on haastavaa tai mahdotonta, koska eri tietolähteet rakentuvat eri tietomallien mukaisesti.

...

Edellä mainittujen puutteiden vuoksi kesällä 2009 teetettiin selvitys nykyisen Toisu järjestelmän nykytilasta ja jatkokehitysmahdollisuuksista. Tämän selvityksen sekä syksyllä 2009 tehdyn nykytilaselvityksen lopputuloksena päädyttiin lopputulokseen, jossa nähtiin parhaana ratkaisuna rakentaa nykyiset palvelut erilaisella arkkitehtuurilla ja uusilla tekniikoilla siten, että ne tuottaisivat organisaation vaatimusten mukaiset palvelut paremmin sekä mahdollistaisivat tietojen vaihdon eri palvelujen välillä palvelukeskeisen arkkitehtuurin mukaisesti.

1.3 Tavoitteet ja lopputulokset

Projektin tavoitteena on kartoittaa nykyisten organisaatioiden tieto- ja palvelutarpeet nyt ja lähitulevaisuudessa sekä muodostaa niistä vaatimusten mukaisia palvelukokonaisuuksia. Projektin tavoitteena on rakentaa uusi järjestelmäkokonaisuus palvelukeskeisen arkkitehtuurin mukaisesti, jossa eri palvelut on integroitu keskenään siten, että niiden tuottamat tiedot ovat kaikkien tietoja tarvitsevien palveluiden käytettävissä.

...

-         Raportointipalvelut

1.4 Rajaukset

Projektissa keskitytään erityisesti koulutuksen suunnittelun palveluihin ja niiden totettamiseen. Tiedon siirtoa tai lukemista 3. osapuolen toteuttamista järjestelmistä ei voida taata.

1.5 Riskit

1.6 Ympäristö

Alla on esitelty projektin aikana käytettävät välineet.

2 Projektin organisaatio

Projektin organisaatio koostuu ohjausryhmästä, projektiryhmästä, erillisistä asiantuntijatyöryhmistä ja järjestelmätoimittajan projektiorganisaatiosta. Tämän lisäksi projektissa hyödynnetään käyttöliittymä, rajapinta ja skeemamäärittelyn asiantuntijoita. Tähdellä merkittyjen jäsenten osallistumista ei ole vahvistettu. Projektin organisaatio muodostuu seuraavasti (kuva).

...

Projektin myöhemmässä vaiheessa määritellään projektin testaus/pilotointiryhmien edustajat. Tämän lisäksi projektin myöhemmässä vaiheessa määritellään koulutussuunnitelmassa järjestelmän kouluttajiksi valitut henkilöt.

2.1 Organisaatio ja vastuut

2.1.1 Ohjausryhmä

Ohjausryhmä hyväksyy projektin projektisuunnitelman.

Ohjausryhmän tehtävänä on seurata ja valvoa projektin tavoitteiden toteutumista ja projektin etenemistä sekä tukea projektipäällikköä ongelman ratkaisuissa ja antaa suosituksia toimintatapoihin. Ohjausryhmä valvoo, että projekti toteutuu projektisuunnitelman mukaisesti sekä puuttuu mahdollisten muutostarpeiden ja ongelmakohtien tunnistamiseen. Ohjausryhmä antaa suosituksia ja linjauksia projektiryhmän ja asiantuntijaryhmien toimintatapoihin Ohjausryhmän tehtävänä on lisäksi tiedottaa projektin etenemisestä omistajaorganisaatiolle sekä seurata kustannusarvion toteutumista.

Ohjausryhmän jäsenet

Lea Ryynänen-Karjalainen (pj), Vararehtori, Metropolia

...

Jaakko Rannila (siht.), Projektipäällikkö, Tiedonhallinta- ja järjestelmäpalvelut, Metropolia

2.1.3 Projektipäällikkö

Projektipäällikön tehtävänä on projektin läpivieminen projektisuunnitelman mukaisesti sekä projektiryhmän ja ohjausryhmän kokousten valmistelu ja kokoon kutsuminen. Tämän lisäksi projektipäällikön vastaa projektin etenemistä ja laatii projektin tilanneraportit ohjausryhmien kokouksiin.

Projektipäällikkö

Projektipäällikkönä projektissa toimii Jaakko Rannila Metropolia ammattikorkeakoulun tietohallinnosta. Projektipäällikön tukena toimii oman organisaationsa projektipäällikköinä Leena Tuomela, Eduix Oy ja TAMK:n edustaja Tampereen ammattikorkeakoulu.

...

2.1.2 Projektiryhmä

Projektiryhmän tehtävänä on suorittaa projektisuunnitelmaan merkittyjen tehtävien ja vaiheiden toimeksiannot. Tähdellä merkittyjen jäsenten osalta osallistuminen on vielä vahvistamatta.

Projektiryhmän jäsenet

Jaakko Rannila, Projektipäällikkö, Tiedonhallinta- ja järjestelmäpalvelut

...

Leena Tuomela, Projektipäällikkö, Eduix Oy

2.1.3 Asiantuntijatyöryhmät

Asiantuntijatyöryhmien tehtävänä on toteuttaa organisaation tieto ja palvelutarpeiden määrittely. Asiantuntijaryhmien edustajien tulee omalla toiminnallaan toteuttaa projektin tavoitteenmukaista onnistumista. Asiantuntijaryhmien tehtävinä on toimia myös palvelukokonaisuuden pilotoijina projektin aikana ja levittää tietoa organisaation sisällä.

Tähdellä merkittyjen jäsenien osallistuminen on vielä vahvistamatta.

Asiantuntijatyöryhmän jäsenet

1. Raportointi-, tieto- ja seurantapalvelut

...

Virve Peltoniemi, TAMK

Susanna Seitsamo, TAMK

2.2 Kokouskäytäntö

Ohjausryhmä

Ohjausryhmä kokoontuu vähintään jokaisen vaiheen jälkeen ja eri vaiheiden välissä, jolloin projektipäällikkö raportoi projektin etenemisestä.

Projektiryhmä

Projektiryhmä kokoontuu tarvittaessa, mutta vähintään kerran kahdessa viikossa. Projektiryhmän kokoonkutsujana toimii projektipäällikkö.

Asiantuntijatyöryhmät

Asiantuntijatyöryhmät kokoontuu tarvittaessa, mutta määrittelyvaiheessa vähintään kerran kuukaudessa. Asiantuntijatyöryhmien kokoonkutsujana toimivat työryhmien puheenjohtajat.

2.3 Tiedotuskäytäntö

Projektin etenemisestä ja vaiheista tiedotetaan projektisivustolla (Metropolia Wiki). Projektin tiedotusta voi seurata kuka tahansa.

3 Projektin vaiheet ja aikataulu

Projekti jaetaan kolmeen kokonaisuuteen eli vaiheeseen. Ensimmäisen vaiheen aikana tehdään mm. projektisuunnitelma, määritellään projektiorganisaatio ja projektin tavoitteet sekä tehdään alustava tarve- ja vaatimusmäärittely. Projektin toisessa vaiheessa aloitetaan toteutusvaihe, joka sisältää itsessään myös määrittelyn ja testauksen. Projektin kolmas vaihe sisältää mm. järjestelmän käyttöönoton, pilotoinnin, koulutuksen ja testauksen. 

3.1 Vaiheet

Projektin alkuvaiheessa tehdään Proof of Consept (POC) tuotteistus, jossa yksi palvelu (Toteutussuunnittelu) tullaan rakentamaan uuden palvelupohjaisen arkkitehtuurin mukaisesti. Tässä vaiheessa tarkastellaan eri teknologia vaihtoehtoja sekä testataan palvelupohjaisen arkkitehtuurin toimivuutta ja mm. vasteaikoja käyttäjän näkökulmasta.

Projekti jaetaan eri vaiheisiin, joiden jälkeen projektin jokainen vaihe tulee hyväksyä ennen etenemistä seuraavaan vaiheeseen.

Vaihe 1

1.      Projektisuunnitelma

...

4.      Alustava määrittely ja suunnittelu

Vaihe 2

Palveluiden määrittely, toteutus, testaus ja pilotointi

...

3.       Seuranta-, raportointi ja julkaisupalvelut

Vaihe 3

1.      Testaus

2.      Pilotointi

...

4.      Loppuraportti ja projektin päättäminen

3.2 Aikataulu

Projektin aikataulu on esitetty erillisessä liitteessä 1.

4 Henkilöresurssit projektissa

Projektin aikana käytetään Metropolia ammattikorkeakoulun, Tampereen ammattikorkeakoulun ja toimittajan henkilö esursseja. Projekti pitää oikeuden käyttää tarvittaessa myös ulkopuolisia asiantuntijoita. Projektin kustannusarvio on esitetty luvussa 6.

Metropolian ja Tampereen henkilöresurssitarve projektille (htp)

Toimittajan henkilöresurssitarve projektille (htp)

5 Projektissa noudatettavat menetelmät

Projekti jaetaan kolmeen eri kokonaisuuteen. Ensimmäinen kokonaisuus koostuu Proof Of Consept:stä, jonka avulla pyritään varmistamaan, että valittu teknologia on oikea. Tämän lisäksi kokonaisuudessa tehdään tavoitteiden ja rajauksien täsmennys sekä kootaan projektiorganisaatio. Kokonaisuuden lopputuloksena laaditaan alustava toiminnallinen määrittely kaikista niistä tarpeista, vaatimuksista ja toiveista, joita sekä käyttäjillä ja organisaatiolla on suhteessa asetettuihin projektin tavoitteisiin. Vaiheen aikana tehdään myös konseptisuunnittelu, jossa kuvaillaan järjestelmän tuottamia palveluita. Vaiheen lopputuloksia tarkennetaan tarvittaessa seuraavassa vaiheessa.

...

Jokaisen vaiheen jälkeen tullaan laatimaan vaihekohtainen raportti, jossa kuvaillaan projektin sen hetkisiä tuloksia ja projektin edistymistä.

5.1 Muutosten hallinta

Kaikki projektisuunnitelmaan liittyvät ja kokonaisuuden kannalta merkittävät muutokset tulee hyväksyttää projektiryhmällä ja ohjausryhmällä. Projektipäällikön tulee olla suoraan yhteydessä ohjausryhmän puheenjohtajaan muutoksista.

Projektin toisen kokonaisuuden aikana tarkennetaan määrittelyä. Muutoksia pystytään seuraamaan Wiki sivuston automaattisen versiohistorian avulla. Dokumenttien versioinnista sovitaan projektiryhmässä ja versiointimenetelmät kirjataan projektisuunnitelmaan.

5.2 Seuranta

Projektipäällikkö huolehtii projektin raportoinnista ohjausryhmälle.

5.3 Dokumenttien hallinta

Projektin aikana syntynyt dokumentaatio tallennetaan Metropolian Wiki sivustolle. Dokumenttien versioinnista sovitaan projektiryhmässä ja versiointimenetelmät kirjataan projektisuunnitelmaan. Projektin aikana syntyneessä määrittelydokumentaatiossa pyritään yhdenmukaisuuteen ja kuvaustavoista sovitaan projektiryhmän kesken. Kuvaustavat kirjataan projektisuunnitelmaan.

5.4 Viestintä

Projektipäällikkö huolehtii yhdessä projektiryhmän ja viestinnnän kanssa projektiin liittyvästä viestinnästä. Projektin viestintätavoista sovitaan projektiryhmässä ja ne kirjataan projektisuunnitelmaan.

6 Kustannukset

Projektin hankeinvestointien kokonaiskustannusarvio on 400.000€. Projektin 1. vaiheen (2010) palvelujen ostoista koostuva kustannusarvio on 95000€. 2. vaiheen (2011) kustannusarvio on 280.000€ ja kolmannen vaiheen (2012) kustannusarvio on 25.000€. Edellä mainitut kustannukset ovat hankeinvestointeja eikä niihin ole sisällytetty henkilöstökustannuksia. Hankkeeseen liittyvien palvelujen ostoista koostuvat kustannukset jaetaan Metropolia ammattikorkeakoulun ja Tampereen ammattikorkeakoulun välillä yhteistyösopimuksen mukaisesti. Arvio projektin henkilökustannuksista on eritelty liitteessä 2.

Projektin tarkempi kustannusarvio on liitteessä 2. Projektin kustannuksia seurataan ja niistä raportoidaan ohjausryhmälle.

7 Projektin päättäminen

Ohjausryhmä päättää projektin päättämisestä. Projektin päätyttyä laaditaan projektista loppuraportti ja arkistoidaan projektin aikana syntynyt dokumentaatio. Projekti päätetään ohjausryhmän viimeisessä kokouksessa, jossa käsitellään loppuraportti ja tarkistetaan projektin tulokset.

Liitteet

1. Projektin aikataulu

2. Projektin kustannusarvio