2.1 VOIMAA-wiki ja hajautettu työ
VOIMAA-hankkeella on oma wiki sen emo-organisaatio Metropolia Ammattikorkeakoulun palvelimella. Wiki on rakennettu Confluence-nimisen ohjelman päälle alusta alkaen projektin aikana. 20-10-2009 oli VOIMAA-wikin etusivulla meneillään versio numero 244. Niin monta kertaa sivua on muokattu kuluneen vuoden aikana, jotta se on saatu nykyisen näköiseksi. Jotkin muutokset ovat olleet pieniä, toiset isompia rakenteellisia ratkaisuja.
VOIMAA-hankkeen tavoitteena on tehdä kaikki projektin toimenpiteet wikin välityksellä, hankehallinnoinnista tiedottamiseen, kehittämistiimien työskentelystä ideoiden jalostamiseen.Haastetta lisää se, että projektitoimijat sijaitsevat sekä Helsingissä että Hämeenlinnassa. Kasvokkaisviestintää tapahtuu kerran kuukaudessa pidettävän projektiryhmän kokouksen aikana.
"Hajautetussa yhteistyössä korostuu yhteydenpidon ja viestinnän toimivuus organisaatioiden jäsenten välillä. Viestinnällä on kaksi päätehtävää: tiedottaminen ja vuorovaikutus. Tiedottamisella huolehditaan siitä, että tarvittava tieto kulkee kaikilta kaikille oikea-aikaisesti. Vuorovaikutus puolestaan mahdollistaa keskustelun, osallistumisen, yhdessä suunnittelun ja kehittämisen, päätöksenteon, ongelmien ratkomisen, kannustamisen sekä ihmissuhteiden luomisen ja hoitamisen. Hajautetussa työssä hyvin toimiva tiedonvälitys sisältää sekä käytännön työtehtäviin liittyvää yhteydenpitoa, joka on tavoitteiden määrittelyä, neuvottelemista ja sopimista, että ihmisten välistä sosiaalista yhteydenpitoa eli luottamusta ja ihmisten välistä sosiaalista yhteenkuuluvuutta vahvistavia asioita, kuten me-hengen luomista sekä arvojen ja normien määrittelyä." (Humala 2007, 93.)
Tämän kehittämistehtävän tarkoituksena on tutkia, miten tähän asti on onnistuttu käyttämään sisäisen viestinnän kanavana wikiympäristöä. Lisäksi on tarkoitus selvittää, mitkä ovat olleet toimintaympäristössä haasteellisimpia asioita ja kuinka mahdollisia wikinkäytön kynnyksiä voitaisiin jatkossa tasoittaa.
"Verkossa työskenneltäessä ihmisiä johdetaan ja ohjataan hyvin paljon mielikuvilla, jotka pitää pystyä rakentamaan yhteisesti. Koska suurin osa työtehtävään sitoutumisesta luodaan mielikuvilla, on tärkeää, mitä visioissa sanotaan ja minkälaisia mielikuvia ne luovat. Myös yhteinen strategiaprosessi on tärkeää. Prosessien kehittäminen perustuu niin ikään mielikuviin, jolloin fyysisellä paikalla ei ole merkitystä, vaan työskentely on ajasta ja paikasta riippumatonta. Virtuaalitiimien johtamisessa on kyse operatiivisen johtamisen sijaan strategisesta johtamisesta, jossa korostuu ihmisten johtaminen. Hierarkiat ovat olemattomia, virtuaalitiimi elää koko ajan." (Humala 2007, 34)