Seurantaraporttia (puolivuosittain täytettävä) varten projektista kerätään tietoa siitä, montako / keitä kohderyhmän edustajia on osallistunut projektin tapahtumiin. Tapahtumia voi olla esimerkiksi
koulutukset, työpajat, messut ja erilaiset tiedotustilaisuudet. Tilaisuuksissa on kierrätettävä nimilistaa (allekirjoitukset), kuten myös koulutuksissa / työpajoissa.
Kohderyhmä
Projektin kohderyhmää ovat ne henkilöt, joille projektin toimenpiteet kohdistuvat. Kohderyhmää eivät ole projektissa työskentelevät tai opiskelijat / työttömät. Esimerkiksi koulutuksiin osallistuvat henkilöt ovat kohderyhmää (jolleivat ole opiskelijoita /työttömiä).
Kutsujen lähettäminen
Projektin koulutustilaisuuksiin on lähetettävä kutsut, jotka lähetetään tiedoksi Valtteri Karhulle (rahoittajan valvoja). Jos varsinaista kutsua ei ole, niin tieto ajasta ja paikasta on laitettava Valtterille tiedoksi. Hänellä on oikeus vierailla missä vaan projektin koulutustilaisuudessa.
Tietojen kerääminen kohderyhmästä
Tilaisuuteen osallistuvat täyttävät taustatietolomakkeen, jos kouluttaminen on pitkäkestoista (yli 7 tuntia). Huom. OPM on lisännyt omat erityiskysymyksensä "kuinka moni henkilöistä on opetushenkilöstöä tai työpaikkaohjaajia", joten näiden ammattien harjoittajat pitää erikseen mainita.
Henkilöiden lisäksi tarvitaan heidän työpaikkansa tiedot myös, eli mukaan tulleet yritykset tai organisaatiot ( *). Lasketaan että koko yritys tai organisaatio on tullut mukaan silloin kun väh. 1 hlö sieltä on mukana. Raporttiin pitää laittaa onko kyseessä yritys VAI organisaatio ja yrityksestä henkilöstön lukumäärä.
Yritysten lukumäärä, joissa on henkilöstöä
6.1.1 alle 5 henkilöä
6.1.2 5-9 henkilöä
6.1.3 10-19 henkilöä
6.1.4 20-49 henkilöä
6.1.5 50-99 henkilöä
6.1.6 100-249 henkilöä
6.1.7 250-499 henkilöä
6.1.8 500 henkilöä tai yli
Mukaan tulleista tarvitaan myös tieto siitä kuinka pitkään he ovat osallistuneet toimintaan. Eli onko tilaisuus kestänyt 2h vai 7h. Esim. digitarinatyöpajoissa kyse on "lähiopetuspäivistä", kokouksen ollessa kyseessä käsittääkseni merkitään "muu henkilötyöpäivä". Alla ohje miten kysymystä tulkitaan:
Koulutus- ja henkilötyöpäivillä (henkilöpäivillä) tarkoitetaan projektiin osallistuvien henkilöiden saamaa koulutusta tai heidän tekemäänsä työtä. Yksi henkilöpäivä vastaa 7 tunnin työtä tai koulutusta. Luku ilmoitetaan kokonaisina henkilöpäivinä. Tähän sisältyvät koulutuspäivät (jotka voivat jakaantua lähi- ja etäopetukseen), tukityöllistettyjen henkilöiden työpäivät, ohjaukseen ja konsultointiin osallistumiseen käytetyt työpäivät ja muut projektin sisältöä olennaisesti toteuttavaan toimintaan käytetyt työpäivät.
Henkilöpäiviin EI lasketa mukaan koulutusta tai ohjausta antavan opettajan, konsultin tms. henkilön työpäiviä EIKÄ projektin vetäjän tai projektipäällikön työpäiviä. Henkilöpäiviin EI myöskään lasketa mukaan lyhytkestoisissa toimenpiteissä olevien EIKÄ info- tms. tilapäisluonteisiin tapahtumiin osallistuvien henkilöiden käyttämää aikaa.
Henkilöpäiviin EI lasketa mukaan työssä olevan projektiin osallistuvan henkilön normaalia työaikaa, ellei tänä aikana tehty työ olennaisella tavalla liity projektin tavoitteen saavuttamiseen tai ole merkittävässä määrin sidoksissa projektissa kehitettävään uuteen menetelmään, työtapaan, tuotteeseen tms.
Ilmoitettavat henkilöpäivät lasketaan kaavalla:
OSALLISTUVIEN HENKILÖIDEN MÄÄRÄ x OSALLISTUMISPÄIVÄT
Esim. Osallistuvia henkilöitä on 10, jotka opiskelevat 60 projektiin liittyvää koulutuspäivää (kokonaisia päiviä eli 7 tuntia) ja osallistuvat lisäksi konsultointiin 3 päivänä kunakin 4 tunnin ajan:
10 x 60 + 10 x 3 x 4 / 7 = 600 + 120 / 7 = 600 + 17,1= 617 HENKILÖPÄIVÄÄ
5.10.1 Koulutus- ja henkilötyöpäivät yhteensä: Summat lasketaan automaattisesti alajaottelun mukaan ilmoitetuista päivistä. Tähän kenttään ei voi syöttää tietoja.
5.10.2 joista lähiopetuspäiviä:Lähiopetuspäiviä ovat sellaiset päivät, jolloin henkilö osallistuu opetukseen koulutuksen järjestäjän tiloissa tai muissa tiloissa yhdessä muun opetusryhmän kanssa.
5.10.3 joista etäopetuspäiviä: Etäopetuspäivinä henkilö opiskelee kotoaan käsin tai muusta tilasta, jossa opettaja ja muu opetusryhmä eivät ole läsnä.
5.10.4 joista tukityöllistämispäiviä: Tähän merkitään tukityöllistettyjen henkilöiden työ- ja koulutuspäivät työ- ja elinkeinohallinnon rahoittamissa projekteissa.
5.10.5 joista ohjaus- ja konsultointipäiviä:Tähän merkitään päivät, jolloin henkilö saa ohjausta tai osallistuu konsultointiin eikä kysymys ole varsinaisesta koulutukseen tai työhön osallistumisesta.
5.10.6 joista muita henkilötyöpäiviä: Tähän merkitään muut kuin edellisiin ryhmiin kuuluvat, projektin toteutukseen liittyvät työpäivät. Lyhytkestoisista tilaisuuksista kerätään vain osallistujamäärä. Nimilista ei ole tarpeen, ellei vetäjä halua kerätä nimiä omaa tarkoitusta varten.
Seurantaraportin ohje kohtaan Lyhytkestoiset toimenpiteet:
5.5 Lyhytkestoisissa toimenpiteissä aloittaneet
Tässä ilmoitetaan ne projektin kohteena olevat henkilöt, jotka osallistuvat toimenpiteisiin yhteensä alle päivän (7 tuntia). Nämä henkilöt eivät sisälly
aloittaneisiin henkilöihin, joiden tietoja ilmoitetaan kohdissa 5.1 - 5.4.
5.5.1 Lyhytkestoisiin toimenpiteisiin käytetty aika (päivinä): Tässä ilmoitetaan lyhytkestoisiin toimenpiteisiin käytetty aika päivinä. Ilmoitettavat päivät lasketaan kaavalla:
OSALLISTUVIEN HENKILÖIDEN MÄÄRÄ x OSALLISTUMISTUNNIT
Saatu luku muutetaan päiviksi jakamalla se 7:llä.
Esimerkki: Osallistuvia henkilöitä on 15, joista 5 osallistuu toimenpiteisiin kukin 2 tuntia ja 10 henkilöä osallistuu kukin 4 tuntia:
5 x 2 + 10 x 4 = 10+40 = 50 tuntia
50 / 7 = 7,1 = 7 päivää
Seurantaraportin ohje kohtaan "tiedotustilaisuuksiin osallistuneet":
5.6 Tiedotustilaisuuksiin osallistuneet
Tässä ilmoitetaan niiden henkilöiden lukumäärä, jotka ovat olleet mukana tiedotus-, esittely- tai muissa tilapäisluontoisissa projektiin liittyvissä tapahtumissa, esim. messuilla. Näitä henkilöitä ei tarvitse pystyä nimeämään. Jos projekti osallistuu esim. jotakin laajempaa aihepiiriä käsitteleville messuille tai muuhun vastaavaan tapahtumaan, tulee tässä ilmoittaa vain ne henkilöt, jotka ovat osallistuneet projektia esittelevään toimintaan eikä kaikkia messuille osallistuneita henkilöitä.
Seurantalomakkeella ilmoitetaan vain ne henkilöt, jotka ovat läsnä tilaisuudessa. Mikäli henkilö osallistuu tilaisuuteen internetin tai muun etäyhteyden välityksellä, nämä tiedot voidaan ilmoittaa väliraportti- ja loppuraporttilomakkeilla.
Myös projektin keskeyttäneet henkilöt tulee merkitä seurantaraporttiin!
* Tähän merkitään mukaan tulleet muut organisaatiot kuin yritykset. Organisaation on osallistuttava konkreettisella tavalla projektin toimintaan samoilla periaatteilla kuin yritystenkin kohdassa 6.1. Mukaan tulleella organisaatiolla tarkoitetaan organisaatiota, joka osallistuu konkreettisella tavalla projektin toimintaan, esim. organisaatio, jonka henkilöstö osallistuu projektissa järjestettävään koulutukseen tai joka on mukana projektissa kehitettävän menetelmän, palvelun, tuotteen tms. kehitystyössä tai organisaatio osallistuu projektin rahoittamiseen. Organisaatiota EI lasketa mukaan tulleeksi, mikäli se ainoastaan myy palveluja tai tuotteita projektille, eikä ole muulla tavalla projektissa toimivana osapuolena.