...
c) Metropolian sidosryhmäviestinnästä vastaava kontaktoi alumnikoordinaattoria selvittääkseen, keille saa lähettää Focus-lehteä ja mihin osoitteeseen. Koordinaattori suodattaa tiedon rekisteristä ja toimittaa (toivottavasti) excel-taulukkona osoitetiedot (ellei sitten jonain muuna tiedostonsiirtona Microsoft Dynamics / CRM -ohjelman välityksellä) säännöllisin väliajoin.
d) Haasteena koordinaattorille on se, että alumnit muistaisivat päivittää itse muuttuneet osoitetietonsa. Henkilötunnuksien perusteella Väestörekisterikeskuksesta saadaan kyllä aina uusimmat osoitetiedot, mutta se maksaa eikä ole tarkoituksenmukaista pieniin yhteystietotarpeisiin. Kätevämpää koordinaattorin mielestä olisi, jos järjestelmä lähettäisi asiasta muistutuksen omien tietojen päivittämismuistutuksen alumnille esimerkiksi puoli vuotta alumnitunnuksen aktivoitumisen jälkeen.
de) Metropoliasta valmistunut haluaa saada alumnitoiminnasta tietoa ja on antanut luvan tulla liitetyksi alumnirekisteriin. Koordinaattori vastaa sisällön luomisesta ja hänellä on oltava päivitysoikeus rekisteriselosteeseen, rekisterin käyttöohjeisiin ja järjestelmän lähettämiin muistutusviesteihin, koska ne vuosien varrella väistämättä vaativat uudistamista (etenkin, jos näihin sisältöihin liittyy linkkejä nettisivuille tai muuta vaihtuvaa tietoa). Koordinaattorin on tarkoitus palvella rekisterin jäseniä siten, että hän tarvittaessa antaa teknistä tukea käyttötilanteissa (puhelimitse ja emailitse) sekä poistaa tarvittaessa, alumnin niin pyytäessä, tämän tiedot kokonaan rekisteristä.
...