...
e) Metropoliasta valmistunut haluaa saada alumnitoiminnasta tietoa ja on antanut luvan tulla liitetyksi alumnirekisteriin. Tämä tapahtuu automaattisesti valmistumisjärjestelmän kautta.
f) Koordinaattori vastaa rekisteriin liittyvästä sisällön luomisesta ja hänellä on oltava päivitysoikeus rekisteriselosteeseen, rekisterin käyttöohjeisiin ja järjestelmän lähettämiin muistutusviesteihin, koska ne vuosien varrella väistämättä vaativat uudistamista (etenkin, jos näihin sisältöihin liittyy linkkejä nettisivuille tai muuta vaihtuvaa tietoa). Koordinaattorin on tarkoitus palvella rekisterin jäseniä
g) Koordinaattori palvelee rekisterissä olevia alumneja siten, että hän tarvittaessa antaa teknistä tukea käyttötilanteissa (puhelimitse ja emailitse) sekä poistaa tarvittaessa, alumnin niin pyytäessä, tämän tiedot kokonaan rekisteristä. Täysin teknisissä virhetilanteissa koordinaattori pyytää apua helpdeskiltä. Ulospäin kuitenkin koordinaattori on palvelun "kasvot".
h) Koordinaattori kouluttaa koulutusohjelmien / klustereiden nimeämät alumnivastaavat rekisterin käyttöön, johon liittyvät sekä tekniset käyttötavat että rekisterinkäytön lailliset oikeudet, velvollisuudet ja Metropolian käytänteet. Tukena koulutusaineiston luomisessa voi olla rekisterin teknisesti toteuttanut tietohallinnon edustaja sekä sidosryhmäviestinnästä vastaavat henkilöt.
f) Alumnikoordinaattori saa palautetta, että jostain koulutusohjelmasta on aiheettomasti lähtenyt mainostusta alumneille. Alumnikoordinaattorin olisi hyvä nähdä rekisterinkäyttäjien kirjautumisajankohdat tai hakutiedot, joilla voi varmistaa, kenelle käyttäjistä tulee antaa tarkempaa ohjeistusta rekisterinkäytön rajoista.
Tapaus 2
Metropolian koulutusohjelman päällikkö tai -suunnittelija, tai muu alumnitoiminnasta klusteri/koulutusohjelmatasolla vastaava, järjestelmän käyttöoikeuden omaava henkilö, voi tarvita listausta omista alumneista ja heidän yhteystiedoistaan tietyiltä vuosilta.
Tulisi miettiä, voiko heidän käyttäjäkuvauksiin kuulua muut kuin oman koulutusalan / koulutusohjelman tietojen haku ja suodatus omatoimisesti (tietosuoja) ja miten tällainen rajaus rekisterinkäyttöön onnistuu.
Mahdollisia käyttötapauksia:
Koulutusohjelma järjestää alumnijuhlat ja koulutusohjelman alumnivastaava etsii rekisteristä kaikkien juhliinkutsumisluvan antaneiden alumnien yhteystiedot. Näitä hyödyntämällä koulutusohjelma voi lähettää kutsuja pieniin, alakohtaisiin tapahtumiin.
Koulutusohjelman alumnivastaava etsii oman alansa harjoittelupaikkoja tarjoavia alumneja rekisteristä. Hän pystyy suodattamaan tällaiseen toimintaan kiinostuksensa ilmaisseet alumnit kaikista muista ja näkee rekisteritiedoista alumnin yhteystiedot. Hän kontaktoi itse sopivat henkilöt.
Koulutusohjelman alumnivastaava etsii, muttei löydä ainoatakaan harjoittelupaikkaa tarjoavaa alumnia oman koulutusohjelmansa rekisteristä. Koulutusalalla on useampi koulutusohjelma, joissa voi olla sopivia harjoittelupaikkoja tarjoavia alumneja. Kun omat oikeudet hakuihin eivät riitä, koulutusohjelman alumnivastaavan velvollisuudeksi jää kontaktoida suoraan Metropolian alumnikoordinaattoria, joka auttaa etsimään laajemmalla haulla sopivia kontaktihenkilöitä. Koulutusohjelman alumnivastaava kontaktoi kuitenkin itse sopivat henkilöt.
Tapaus 3
Metropolian viestintää ja markkinointia (viestintä, sidosryhmäviestintä, rekrytointipalvelu, täydennyskoulutus) edustava henkilö.
...