...
e) Metropoliasta valmistuva haluaa saada alumnitoiminnasta tietoa valmistumisen jälkeenkin. Hän antaa luvan tulla liitetyksi alumnirekisteriin. Tämä tapahtuu automaattisesti valmistumisjärjestelmän kautta. Alumnikoordinaattorin yhteystiedot on mainittu liittymistapahtuman yhteydessä niin, että häneen voi ongelmatilanteissa tai mahdollisesti lisätietoja tarvittaessa olla yhteydessä.
f) Koordinaattori vastaa rekisteriin liittyvästä sisällön luomisesta ja hänellä on oltava päivitysoikeus rekisteriselosteeseen, rekisterin käyttöohjeisiin ja järjestelmän lähettämiin muistutusviesteihin, koska ne vuosien varrella väistämättä vaativat uudistamista (etenkin, jos näihin sisältöihin liittyy linkkejä nettisivuille tai muuta vaihtuvaa tietoa).
...
Metropoliasta 2013 valmistuva opiskelija.
Valmistuva menee valmistumisjärjestelmään, jossa on kappaleen verran informaatiota Metropolian alumnirekisteristä, sen merkityksestä ja käyttötavasta. Kappaleen yhteydessä valmistuvalla opiskelijalla on mahdollisuus valita, kieltääkö hän alumnirekisteriin liittämisensä.
...
a) Valmistuva opiskelija havaitsee valmistumisjärjestelmässä checkboxin, jossa lukee "minua ei saa liittää Metropolian alumnirekisterin jäseneksi". Hän ruksaa sen. Hänestä ei tule automaattisesti alumnirekisterin jäsentä. Sen sijaan hänelle annetaan tieto: jos haluat myöhemmin liittyä rekisteriin, ota yhteys alumnikoordinaattoriin.
b) Valmistuva opiskelija havaitsee valmistumisjärjestelmässä checkboxin, jossa lukee "minua ei saa liittää Metropolian alumnirekisterin jäseneksi". Hän ei ruksaa sitä. Hänestä tulee automaattisesti alumnirekisterin jäsen ja hän saa tunnukset alumnirekisterijärjestelmään. Niitä käyttämällä hän pääsee päivittämään tietojaan (yhteistiedot, yhteydenpitotavat) rekisteriin.
...
Metropoliasta ennen vuotta 2013 valmistunut opiskelija.
Ennen rekisterin käyttöönottoa valmistuneiden opiskelijoiden liittäminen rekisterin jäseneksi heidän niin pyytäessä tulee olla mahdollista. Tieto alumnirekisteristä voi kulkeutua heille esimerkiksi oman koulutusohjelman kautta. Koulutusohjelmilla on alumnitoiminnan kartoituskyselyn perusteella omia, sisäisessä käytössä olevia excel-taulukoita, joissa valmistuneiden opiskelijoiden yhteystietoja on tallessa.
Tapaus 6
Metropoliassa kansainvälisessä vaihdossa ollut opiskelija.
Ennen rekisterin käyttöönottoa valmistuneiden opiskelijoiden liittäminen rekisterin jäseneksi heidän niin pyytäessä tulee olla mahdollista. Palvelun tulee olla myös englanninkielinen.
Tapaus 7
Metropolia Alumnit ry:n jäsen kuuluu yhdistyksen jäsenrekisteriin.
Alumniyhdistyksen jäsenten liittäminen rekisterin jäseneksi heidän niin pyytäessä tulee olla mahdollista. Käytännössä alumnikoordinaattori, joka on myös alumniyhdistyksen toiminnanjohtaja, voi tiedottaa Metropolian alumnirekisterin käyttöönotosta ja siihen liittymismahdollisuudesta yhdistysrekisterin jäsenille. Yksilöt tekevät ratkaisunsa, haluavatko olla Metropolian alumnirekisterin jäseniä ja siten Metropolian tavoitettavissa.
Tapaus 8
Metropolian ja sitä edeltävien oppilaitosten työntekijäalumnit / entiset työntekijät / eläköityneet henkilöt ovat oma kategoriansa, jotka nähdään myös laajemman alumnikunnan jäseninä. Heille voisi harkita myöhemmin liittymismahdollisuutta rekisterin jäseniksi.