...
d) Haasteena koordinaattorille on se, että alumnit muistaisivat päivittää itse muuttuneet osoitetietonsa. Henkilötunnuksien perusteella Väestörekisterikeskuksesta saadaan aina uusimmat osoitetiedot, mutta se maksaa eikä ole tarkoituksenmukaista pieniin yhteystietotarpeisiin. Kätevämpää koordinaattorin mielestä Tarkoituksenmukaisempaa olisi, jos järjestelmä lähettäisi omien tietojen päivittämismuistutuksen alumnille esimerkiksi puoli vuotta alumnitunnuksen aktivoitumisen jälkeen.
...
Käytännössä esimerkiksi koulutusohjelman päällikkö tai -suunnittelija, tai muu henkilöstöön kuuluva henkilö. Rekisterinkäyttökoulutukseen osallistunut eli järjestelmän käyttöoikeuden omaava henkilö. Yleisin tarve on listaus "omista alumneista" ja heidän yhteystiedoistaan tietyiltä vuosilta.
Tulisi miettiä
Tulee selvittää, voiko heidän käyttäjäkuvauksiin kuulua muut kuin oman koulutusalan / koulutusohjelman tietojen haku ja suodatus omatoimisesti (tietosuoja) ja miten tällainen rajaus rekisterissä onnistuu.
Mahdollisia käyttötapauksia:
...
Metropolian viestintää, täydennyskoulutusta tai työelämäyhteyksiä edustava henkilö. Työnkuvaan voi liittyä sidosryhmäviestintä, rekrytointipalvelu, täydennyskoulutus, jatkokoulutus, markkinointitehtävät, työnimike voi olla mikä vain.
...
c) Rekrytointipalvelut haluaa kutsua työelämäpäiville alumneja puhumaan omista työelämäkokemuksistaan. Rekisteristä voi suodattaa yhteystiedot niistä alumneista, jotka ovat halukkaita tulemaan puhujiksi. Suodatuksen voi tehdä alumnikoordinaattori pyynnöstä tai rekrytointipalvelun henkilö, jos tällä on käyty koulutus ja saatu käyttöoikeudet. Rekrytointipalvelun henkilö kontaktoi itse suoraan puhujakandidaatit.
Tapaus 4
Metropoliasta 2013 valmistuva opiskelija.
Valmistuva menee valmistumisjärjestelmään, jossa on kappaleen verran informaatiota Metropolian alumnirekisteristä, sen merkityksestä ja käyttötavasta. Kappaleen yhteydessä valmistuvalla opiskelijalla on mahdollisuus valita, kieltääkö hän alumnirekisteriin liittämisensä.
...
b) Valmistuva opiskelija havaitsee valmistumisjärjestelmässä checkboxin, jossa lukee "minua ei saa liittää Metropolian alumnirekisterin jäseneksi". Hän ei ruksaa sitä. Hänestä tulee automaattisesti alumnirekisterin jäsen ja hän saa tunnukset alumnirekisterijärjestelmään. Niitä käyttämällä hän pääsee päivittämään tietojaan (yhteistiedot, yhteydenpitotavat) rekisteriin.
Tapaus 5
Metropoliasta ennen vuotta 2013 valmistunut opiskelija.
Ennen rekisterin käyttöönottoa valmistuneiden opiskelijoiden liittäminen rekisterin jäseneksi heidän niin pyytäessä tulee olla mahdollista. Tieto alumnirekisteristä voi kulkeutua heille esimerkiksi oman koulutusohjelman kautta. Koulutusohjelmilla on alumnitoiminnan kartoituskyselyn perusteella omia, sisäisessä käytössä olevia excel-taulukoita, joissa valmistuneiden opiskelijoiden yhteystietoja on tallessa.
...
Metropolia Alumnit ry:n jäsen kuuluu yhdistyksen omaan jäsenrekisteriin.
Alumniyhdistyksen jäsenten liittäminen rekisterin Metropolia AMK:n alumnirekisterin jäseneksi heidän niin pyytäessä tulee olla mahdollista. Käytännössä alumnikoordinaattori, joka on myös alumniyhdistyksen toiminnanjohtaja, voi tiedottaa Metropolian alumnirekisterin käyttöönotosta yhteistyössä alumniyhdistyksen kanssa (vastavuoroinen viestintä huomioiden!) ja siihen liittymismahdollisuudesta yhdistysrekisterin jäsenille. Yksilöt tekevät ratkaisunsa, haluavatko olla Metropolian alumnirekisterin jäseniä ja siten Metropolian tavoitettavissa.
...
Metropolian ja sitä edeltävien oppilaitosten työntekijäalumnit / entiset työntekijät / eläköityneet henkilöt ovat oma kategoriansa, jotka nähdään nähdään alumnitoiminnan kartoituskyselyn vastausten perusteella myös laajemman alumnikunnan jäseninä. Heille voisi tulisi harkita myöhemmin liittymismahdollisuutta rekisterin jäseniksi.