Selaajan rooli
Työsuunnitelman sisältö näytetään sekä opettajan työpöydällä että suunnittelijan työpöydällä.
Kuva 1 Työpöytä - opettajan rooli
Opettajan työpöydän tausta on sininen, rooli ”Opettaja” lukee oikeassa yläkulmassa.
Kuva 2 Työpöytä - suunnittelijan rooli
Opettajan työpöydällä työsuunnitelmassa näytetään vähemmän tietoja kuin suunnittelijan työpöydällä.
Kuva 3 Työsuunnitelma - opettajan rooli
Roolin voi vaihtaa roolinimen valitsemalla.
Kuva 4 Työsuunnitelma - suunnittelijan rooli
Henkilön työsuunnitelman haku
Työsuunnitelma haetaan henkilöhaun kohdassa "Työaikasuunnitelmat".
Kuva 5 Työsuunnitelma - hae henkilön työsuunnitelma
Henkilön työsuunnitelman välilehdet
Välilehti "Tehtäväkokonaisuudet"
Välilehdellä esitetään yhteenveto valitulta aikaväliltä henkilön tehtäväkokonaisuuksista.
Välilehti "Työaikasuunnitelma"
Välilehdellä esitetään yksityiskohtainen erittely valitulta aikaväliltä henkilön tehtäväkokonaisuuksista.
Välilehti "Vapaajaksot"
Henkilön vapaajaksot valitulla aikavälillä.
Välilehti "Kustannuspaikkaerittely"
Valitulta aikaväliltä henkilölle tallennettujen tehtävien erittely kustannuspaikoittain, toiminnoittain. Sarakkeet: kustannuspaikan tunniste, toiminto, tunnit jotka kohdentuvat kustannuspaikalle, toiminnolle, prosenttiosuus; tuntien summa, prosenttiosuuksien summa.
Kustannuspaikkajaon toteutus näkymässä
Henkilön työsuunnitelmissa voi olla tehtäviä joille ei ole tallennettu kustannuspaikkaa.
Näkymä toimii siten että
- "Tunnit"-sarakkeeseen lasketaan kaikki tehtävien tunnit yhteensä,
- "Prosentti"-sarakkeeseen lasketaan kustannuspaikalle kohdennettujen tehtävien osuus kaikista tehtävistä.
Huomaa että voi syntyä tilanne, jossa "Tunnit" rivien summa ei ole yhteensä rivien summa ja "%"-sarakkeen summa on 100% - jos henkilöllä on tehtävä jolle ei ole tallennettu kustannuspaikkaa.
Kustannuspaikkaerittely-näkymässä ei hyväksytä tilannetta että on tehtäviä joilla ei ole kustannuspaikkaa - jokaisen tehtävän on kohdennettava kustannuspaikalle.
- Jos henkilöllä on tehtävä tai tehtäviä, joille ei ole tallennettu kustannuspaikkaa, niin tehtävän tai tehtävien kustannukset kohdennetaan tallennetuille kustannuspaikoille sarakkeessa "%"
Välilehti "Hyväksyminen"
Välilehti tarjoaa pienimuotoisen workflow-tyyppisen palvelun esimiehelle ja työsuunnitelman henkilölle työsuunnitelmien hyväksymisprosessissa.
(Seuraavassa ei käsitellä hyväksymisprosessia - ohje löytyy toisaalta)
Kuva 6 Työsuunnitelman "Hyväksyminen"-välilehti
Työsuunnitelma tallentuu hyväksymisprosessissa PDF-dokumenttina "Hyväksyminen"-välilehdelle. Henkilöllä voi olla työsuunnitelmia valitulla aikavälillä yksi tai useampi.
Kuva 7 Tallennettu työsuunnitelma
Työsuunnitelman PDF-dokumentti rivillä ovat sarakkeet: tallennusaika, linkki työsuunnitelmaan ("Työaikasuunnitelma") ja "Poista työaikasuunnitelma".
Tallennusaika | Aika jolloin PDF-dokumentti on tallennettu |
Työaikasuunnitelma | Linkki tallennettuu PDF-dokumenttiin |
Poista työaikasuunnitelma | Linkki ei näytetä suunnittelijoille ja toiminto |
Taulukko 1 Tallennetun työsuuunnitelman sarakkeet
Työsuunnitelman alla näkyvät rivit liittyvät henkilön ja esimiehen, esimiesten väliseen hyväksymisprosessiin.
Kuva 8 Työsuunnitelman hyväksymisprosessiin liittyvät rivit
Kuva 9 PDF-dokumenttien hallinta
PDF-dokumenteista voi olla useita tulostuspohjia. Pudotusvalikosta valitaan tulostuspohjan.
Linkistä avautuu tämän hetkisen työsuunnitelman PDF-dokumentti.
Hyväksymisprosessiin liittyvä työsuunnitelman PDF-dokumentin tallennus järjestelmään.
Miten työsuunnitelman toimintoja käytetään (työsuunnitelmien selaaja)
(Tämä ohje on työsuunnitelmien selaajalle - ei suunnittelijalle (esimiesasema) joka vastaa työsuunnitelmien hyväksymisprosessista).
Työsuunnitelmasta on useita eriaikaisia versioita. Tietojen haun ja tarkistuksen yhteydessä on muistettava katsoa tietoja oikeasta kohdin.
1. Valitse aikaväli
Ensimmäisessä sarakkeessa on lukukausivalinta ja toisessa sarakkeessa voi valita tarkasteltavan aikavälin päivämäärien tarkkuudella.
Aikaväli vaikuttaa hakutuloksiin
- työsuunnitelman reaaliaikaisesta versiosta näytetään valitun aikavälin työsuunnitelma,
- tallennetuista työsuunnitelmista näytetään valitun aikavälin tallennettu työsuunnitelma.
2. Tallennettu työsuunnitelma ja reaaliaikainen työsuunnitelma
Rivijärjestyksessä ensimmäisestä työsuunnitelma -linkista tulostuva PDF-dokumentti on reaaliaikainen tilanne henkilön tehtävistä valitulla aikavälillä.
PDF-dokumentin sisältö vastaa välilehtien "Tehtäväkokonaisuus", "Työaikasuunnitelma", "Vapaajaksot", "Kustannuspaikkaerittely" sisältöä.
Tämä versio työsuunnitelmasta on reaaliaikainen työsuunnitelman tehtävistä, vapaajaksoista ja kustannuspaikkajaosta.
Metropoliassa on käytössä yksi työsuunnitelman tulostuspohja - pudotusvalikossa ei siksi näe kuin yhden tulostuspohjan.
Jälkimmäinen (ja sitä mahdollisesti seuraavien muiden dokumenttien) työsuunnitelma-linkistä tulostuva työsuunnitelma on tallennusajankohdan mukainen tilanne työsuunnitelman sisällöstä. Tallennusajankohta on rivin ensimmäisessä sarakkeessa.
Tämä versio työsuunnitelmasta on tallennushetken mukainen työsuunnitelman tehtävistä, vapaajaksoista ja kustannuspaikkajaosta.
Rivejä voi olla useita, jos työsuunnitelmia on tallennettu aikavälille useita. Yleensä tarve on katsoa viimeisintä versiota (tarkista päivämäärästä).