...
Ongelmat projektin toteutuksessa.
Suositukset projektien toimeenpanon kehittämiseksi.
Projektin aikana olemme oppineet paljon byrokratiasta liittyen mm. aikatauluihin, vastuuhenkilöihin ja lupaprosesseihin. Esimerkiksi pyöräkeskuksen toteutuksessa talvikaudella 2011-2012 päätöksenteko venyi ja toteutusvaiheessa suunnittelulle jäi huomattavan vähän aikaa. Tästä johtuen vaihtoehtojen tarkastelu ei ollut mahdollista, vaan jouduimme valitsemaan ensimmäisen idean. Kiireinen aikataulu asetti haasteensa, mikä näkyi osittain työn laadussa. Tämän voi osittain antaa anteeksi, koska kyseessä oli protomalli, jolla testattiin uuden palvelun toimivuutta.
Pyöräkeskuksen ensimmäisen kesän 2012 toteutuksessa kävi ilmi, että kaupungin organisaatiossa tarvitaan vastuutaho palvelun toteutukselle. Kesällä kaupunkisuunnitteluvirastossa pyöräkeskukseen liittyvät asiat hoidettiin muun työn ohessa ja keskukselta puuttui koordinaattori, joka olisi vastannut palvelukokonaisuudesta. Palvelukokonaisuus koostuu tässä tapauksessa pyöräkeskuksen toimijoiden fasiliteeteista ja tapahtumien tuotannosta. Koordinaattorin tarve havaittiin myös Susanna Ollilan Aalto-yliopistolle laatimassa opinnäytetyössä Design for public services - The fourth way: Fostering public service design though multi-organizational entities. Projekti ei yksin kyennyt täyttämään tätä aukkoa. Seuraavana vuonna 2013 tilanne korjattiin ja Helsingin kaupunki palkkasi keskukselle koordinaattorit. Lisäksi keskuksen päivittäiseen palvelutoimintaan lisättiin resursseja.
Projekti toimii tietyissä asioissa nopeasti, mutta tietty joustavuus on tarpeen, koska valtaosa toteutetaan opiskelijatyönä. Aikataulussa olisi oltava riittävästi tilaa luonnostelulle ja ideoiden jalostamiselle ennen kiireellistä toteutusta. Projektia toteutettaessa Metropolia on osittain riippuvainen etukäteen suunnitelluista lukujärjestyksistä. Mikäli projektin toimintaa ei onnistuta integroimaan osaksi olemassa olevaa opintojaksoa, opiskelijoita on vaikea sitouttaa projektiin.
Ohjausryhmän kokousten osallistujajoukko on pienentynyt projektin edetessä. Ohjausryhmän ja työntekijöiden tekemässä väliarvioinnissa kävi ilmi, että yksittäiset ohjausryhmän jäsenet kokevat, ettei heidän osaamistaan hyödynnetä tarkoituksenmukaisesti. Tilannetta pyrittiin korjaamaan ottamalla alkuvuodesta yhteyttä kaikkiin ohjausryhmän jäseniin ja keskustellaan käytännön mahdollisuuksista yhteistyölle. Lisäksi ohjausryhmää aktivoitiin osallistumaan hankkeen julkaisun kirjoittajiksi ja seitsemän ohjausryhmän jäsentä osallistuikin tähän.
Kokeilujen onnistumisen arviointiin tulisi kiinnittää tarkkaa huomiota jo toteutuksen ja testauksen suunnitteluvaiheessa. On mietittävä, mitä informaatiota testauksella haetaan (esim. käyttäjäkokemuksia tai tuotteiden laatua), miten tavoitteiden toteutumista seurataan ja tutkimustulosten pohjalta kehitystyötä jatketaan. Osassa osaprojekteista seuranta ja arviointi on toiminut erittäin hyvin, osa olisi kaivannut tarkempaa ennakkosuunnittelua. Esimerkiksi Liikkumisen ohjauksen -projektien onnistumisen seurannassa ja arvioinnissa käytetään usein Max-Sumo -työkaluja, joihin olisi hyödyllistä tutustua tarkemmin. Näillä mitataan projektissa aikaan saatua muutosta ihmisten käyttäytymisessä.
Yhteiset asemat -osaprojektin toteutuksessa ilmeni kaksi haastetta: lupien hankkiminen asemalla toimimiseen ja kumppaneiden hankkiminen taideprojektien toteutukselle. Näiden asioiden ratkaiseminen työllisti merkittävästi syksyn 2012 aikana ja vei koordinaation ohella valtaosan osaprojektiin varatusta työajasta.
Malmin aseman hallinto on sekava, asemalla on monenlaisia tiloja ja näiden hallinnoinnin selvittämisessä oli kova työ, jonka aikana tuli useita takaiskuja. Kun jonkin tilan hallinto oltiin saamassa selville kävi lopulta ilmi että ne viranomaiset, joihin oltiin oltu yhteydessä eivät olleetkaan vastuussa tiloista. Lupien hakemisessa oltiin yhteydessä yli kymmeneen virastoon. Jokaisessa näistä otettiin yhteyttä lukuisiin henkilöihin, ennen kuin saatiin selvyys siitä, mikä alue varmasti kuuluu kenenkin hallintoon. Tämä johti siihen, että taideprojektin ensisijainen tavoite, aseman Malminkaaren portaikon lasimaalaukset, jouduttiin jättämään kesken. Tämän sijaan tavoitteeksi otettiin taidenäyttely Malmin bussiterminaalissa, joka toteutettiinkin. Hankkeen edistymisen varmistamiseksi priorisoitiin työaikaa alueen hallinnon selvittämiseen ja lupien hakemiseen. Työnjako hankkeen fyysisten tulosten toteuttamiseksi ja hankkeen koordinoimiseksi osoittautui onnistuneeksi. Jatkossa myös teoreettiseen taustaan tullaan kiinnittämään enemmän huomiota. Yhteiset asemat -taideprojektien toteutuskumppaneita haettiin useista alueen yrityksistä turhaan. Pääpaino oli yrityksissä, joiden kanssa Syklillä oli ollut aikaisemmin yhteistyötä. Kumppaneiksi saatiin lopulta Malmin Rautia ja VR, joista jälkimmäinen oli mukana hankkeessa jo aikaisemminkin.
Hankkeen eräs opetus oli se, että tämän tapaisissa projekteissa on varauduttava hallinnollisiin ongelmiin heti alussa. Julkisiin tiloihin tulevat yhteisöllisen suunnittelun hankkeet voivat olla viranomaisyhteistyön kannalta vaikeita. Tämä on otettava huomioon kun resursoidaan työaikaa ja kustannuksia hankkeelle. Yhteistyökumppaneiden hankkiminen on sidoksissa myös sen hetkiseen yleiseen taloudelliseen tilanteeseen, eivätkä varsinkaan yritykset helposti lähde tukemaan hankkeita, joista ei ole niille suoraan hyötyä markkinoinnissa.
Projektin tulokset
Yleinen arvio tavoitteiden toteutumisesta ja tärkeimmistä tuloksista
...