Teksti on kesken (4.2. klo 16)
Johdanto
Kustannustunnisteet ovat muuttuneet 1.1.2014 alkaen. Aiempina vuosina ei ole ollut käytössä "uusia" kustannustunnisteita tehtäviä tallennettaessa. 2014 tehtävillä on vuosien 2008-2013 kustannustunnisteita.
On tehty päätös että 2014 tehtävien kustannustunnisteet päivitetään 2014 kustannustunnisteiksi : jos päivitys tehdään niin korjauksen tekeminen osittain tai puutteellisesti ei ole käsitykseni mukaan järkevää (OT).
Voi syntyä tilanne, jossa tehtäville tallentuneet kustannuspaikat on kaikki päivitettävä henkilöiden tehtäviltä. Jäljempänä on ohje, miten kustannustunnisteet päivitetään kaikille valitun ajanjakson tehtäville.Jäljempänä käytän esimerkkinä tilannetta, jossa
Kustannustunnisteilla tarkoitetaan jäljempänä
- Kustannuspaikkaa
- Toimintoa
- Projektinumeroa
Lähtötilanne
Miten tilanne on syntynyt?
- tehtävät tallennetaan henkilöille seuraavalle kalenterivuodelle edellisen kalenterivuoden kalenterivuodelle edellisen kalenterivuoden syyslukukaudella,
- kaikki kustannustunnisteet muuttuvat kalenterivuoden alussa,
- uusia kustannustunnisteita ei ole olemassa kun tulevan kalenterivuoden tehtäviä tallennetaan.
...
- Kustannuspaikkaa
- Toimintoa
- Projektinumeroa
Lähtötilanne
"Vanhat" kustannustunnisteet on merkitty päättyneiksi:
...
Tehtävät ja yksiköt - muut työt
Muiden töiden tehtävät liittyvät vanhaan organisaatioon - liitä tehtäväpaketit uuteen organisaatioyksikköön
Organisaatiomuutos on muuttanut henkilöiden asemaa Pepin yksiköissä. Muutos ei ole muuttanut tehtävien asemaa. Kun tehtävät liittyvät organisaatioyksiköihin, niin syksyllä 2013 tallentuneet tehtävät liittyvät syksyn 2013 organisaatioyksiköihin . - tehtävät ovat edelleen "vanhoissa" yksiköissä. On viisasta liittää vanhan organisaatioyksikön muut työt uuteen organisaatioyksikköön (jotta aiemmin tallentuneet tehtävät näkyvät uudessa yksikössä).
...
Kuvassa 7 olen avannut yksikössä "Apuvälinetekniikka" tehtäväpaketin "Ammattikorkeakoulun...". Tehtäväpaketti liittyy Apuvälinetekniikan yksikköön ja yksikkö on organisaation 2008-2013 organisaatiopuussa. On viistasta lisätä Lisään kohtaan "Vastuuyksiköt" uusi organisaatio, uuden organisaatioyksikön joka sisältää vanhan "Apuvälinetekniikka" yksikön: vanha yksikkö liittyy uuteen tulosalueeseen 1 ja sen tutkinto-ohjelmakokonaisuuteen "Hyvinvointi":
...
Kuva 9 Vanha tehtäväpaketti uudessa organisaatiorakenteessa
Tämä korjaus oli siis "hyvä" tehdä, ei välttämätön, koska se helpottaa myöhemmin kalenterivuonna 2014 mahdollisesti tehtäviä päivityksiä tehtäväriveillä.
...
Kustannuspaikkojen päivitys - toteutuksen tehtävät
Esimerkki: Organisaatiomuutos on siirtänyt yksikön Apuvälinetekniikka" koulutuksen yksikköön "Hyvinvointi, tutkintovastuu" ja yksikön Apuvälinetekniikka henkilöt osaamisalueelle "Toimintakyky ja liikkuminen"
Päivitetään tehtävien kustannuspaikat, poistetaan vanhentuneet ja lisätään uudet
Ohjeessa oletetaan että edeltävät toimenpiteet on jo tehty. Mene vuosisuunnittelun yksikkö-näkymään
Kuva 10 Vuosisuunnittelun yksikkö-näkymä - yksikkö "Auto- ja kuljetusteknikka"
Tarkista että olet oikeassa yksikkössä ja valittu aikaväli on kevät 2014 ja syksy 2014
Oikeassa yläkulmassa on joukko valintanappeja, yksi niistä on "Tehtävät"
Kuva 11 Toteutuksen tehtävät-ikkuna
Näkymässä voi muokata, lisätä ja poistaa tehtäviä: muokata tehtävien henkilöitä, tehtävän alku- ja päättymispäivämääriä, tehtävien tunteija ja tehtävän kustannuspaikkaa. Oikeassa reunassa (ei näy kuvassa) olevasta rastista tehtävän voi poistaa.
...