View Source
1 Hallinto
Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle). Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimessti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.
1.1 Ohjausryhmä | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
|---|---|---|---|---|---|
kokousasiakirjat | X | X | X | Allekirjoitetut kokousasiakirjat mappiin | |
WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | ||
puolivuosiraportit | X | X | X | ||
talouden kuukausiseuranta | X | X | X | ||
maksatushakemuksen liitteet | X | ||||
1.3 Kilpailutukset | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
tarjouspyynnöt | X | X | X | ||
tarjoukset | X | X | luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?) | ||
tarjousten vertailu | X | X | luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?) | ||
päätösmuistio tms. asiakirja | X | ||||
WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | ||
tapaamisasiakirjat (asialistat, muistiot) | X | X | X | ||
1.5 Lomakkeet | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
lomakepohjat | X | X | X | lomakkeiden jakelu wikin kautta, mahdollisuuksien mukaan myös palautus | |
sähköinen palaute/ arviointilomakkeet | X | X | X | (X) |
|
1.6 Työkorit | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
|
|
| |||
1.6.2 Työnantajaselvitys Espoo |
|
|
| ||
|
|
| |||
|
|
| |||
1.6.5 AMK-opintoihin valmentavan koulutuksen konseptointi Vantaa |
|
|
| ||
1.6.6 Tiedottaminen Talous |
|
|
| ||
|
|
| |||
1.7 Henkilöstö_ | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
sopimukset/työaikasuunnitelmat | X | X | tietosuoja (tieto Wikiin sopimuksen/ työaikasuunnitelman olemassaolosta? voisi helpottaa työajanseurantojen metsästystä) | ||
työajanseurannat | X | X | allekirjoitukset tarvitaan (voisi kirjata WIKIin ja printata sieltä > tarvitaan esimiehen allekirjoitus tarkoituksenmukaisuus?) | ||
perustietolomakkeet | X | X | luottamuksellisuus (yhteystiedot WIKIin? so. sposti+työnumero+työtehtävä+ajanjakso) | ||
verokortit | X | X | Taloushallinnon arkistoon, tarkoituksenmukaisuus | ||
1.8 ProjektipäällikköProjektijohtaja | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
1.9 ProjektisuunnittelijaProjektipäällikkö | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU |
2 Valmentavan koulutuksen opetussuunnittelu
Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle).Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimessti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.
...
2.1 AMK-opintoihin valmentava koulutus
...
WIKI
...
MAPPI
...
AVOIN
...
RAJATTU
...
opetussuunnitelma
...
X
...
X
...
X
...
aloituskysely
...
X
...
X
...
X
...
etätehtävät
...
X
...
X
...
X
...
opiskelijoille jaettavat ohjeet
...
X
...
X
...
X
...
opiskelijoille ja opettajille
jaettava materiaali
...
X
...
X
...
X
...
2.2 Työelämässä tapahtuva koulutus
...
WIKI
...
MAPPI
...
AVOIN
...
RAJATTU
...
opetussuunnitelma
...
X
...
X
...
X
...
aloituskysely
...
X
...
X
...
X
...
etätehtävät
...
X
...
X
...
X
...
opiskelijoille jaettavat ohjeet
...
X
...
X
...
X
...
opiskelijoille ja opettajille
jaettava materiaali
...
X
...
X
...
X
...
2.3 Muu koulutus
...
WIKI
...
MAPPI
...
AVOIN
...
RAJATTU
...
opetussuunnitelma
...
X
...
X
...
X
...
aloituskysely
...
X
...
X
...
X
...
etätehtävät
...
X
...
X
...
X
...
opiskelijoille jaettavat ohjeet
...
X
...
X
...
X
...
opiskelijoille ja opettajille
jaettava materiaali
...
X
...
X
...
X
...
2.4 Lukujärjestykset
...
WIKI
...
MAPPI
...
AVOIN
...
RAJATTU
...
Lukujärjestykset
...
X
...
X
...
X
...
2.5 Läsnäoloseuranta
...
WIKI
...
MAPPI
...
AVOIN
...
RAJATTU
...
läsnäolonseuranta
...
X
...
X
...
X
...
2.6 Opintojaksopalautteet
...
WIKI
...
MAPPI
...
AVOIN
...
RAJATTU
...
opintojaksopalautteet
...
X
...
X
...
X
...
sähköinen lomake koulutukseen osallistuneille, (anonyymit?) vastaukset näkyvät opettajalle ja järjestäjille
VAI pelkästään avoin keskusteluketju palautteelle?
...
opintojaksopalautteiden yhteenvedot
...
X
...
X
...
X
...
palautteista tehdyt yhteenvedot julkaistaan WIKIssä mahdollisimman nopeasti
...
opettajien palautetta opintojakstoista
...
X
...
X
...
X
...
3 Taloushallinto
3.1 Taloushallinto | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
|---|---|---|---|---|---|
laskut | X | X | |||
työajanseurannat | X | X | |||
maksatushakemus | X | X | |||
...
Projektimapin tulee sisältää vähintään
- rahoituspäätökset, jatkorahoitus- ja muutospäätökset (myös esim. kuntien rahoituspäätökset)
- hyväksytty projektisuunnitelma - hankintaluettelo (erityisesti EAKR -hankkeissa)
- maksatushakemukset ja -päätökset
- ohjausryhmän kokouskutsut ja pöytäkirjat
- yhteistyösopimukset
- hankintasopimukset (koneet, laitteet, palvelut)
- kilpailuttamisasiakirjat: tarjouspyynnöt, pöytäkirjat tai muu selvitys kilpailuttamisesta esim. puhelimitse tehdyistä tarjouspyynnöistä ja vastauksista sekä tarjousten hyväksymisperustelut
- koulutusohjelmat, seminaariohjelmat
- osallistujaluettelot koulutuksista, tiedotustilaisuuksista yms. projektin tapahtumista mieluiten niin, että osallistuja on itse omalla nimi-kirjoituksellaan vahvistanut osallistumisensa
- lehti-ilmoitukset, esitteet, lehtiartikkelit ja muu projektin julkistamiseen liittyvä aineisto
- henkilöstö: työaikaseurannat ja työsopimusjäljennökset
- selvitykset, ilmoitukset ja yhteenvedot erikseen raportoitavista laskennallisista kustannuksista sekä taustalaskelmat, jolla selitetään kustannuksia
- tositekopiot, pääkirjan raportit ja muut talousseurannan dokumentit
- vuosi- ja puolivuotisraportit
(Projektiapulainen, luku 12.4 s.24)
VOIMAAn projektimappiin sisältyvät myös (listaa voi täydentää tarpeen mukaan)
...