| Table of Contents |
|---|
Kuva 1 Työsuunnitelman hakulomake
Työsuunnitelman haku
Työsuunnitelman hakulomakkeessa hakuehto on henkilön nimi (etunimi, sukunimi) ja aikaväli. Hakulomakkeen pudotusvalikolla "Kategoriat" vaikutetaan työsuunnitelman ulkoasuun.
Henkilön nimi-kenttä vaatii vähintään kolme merkkiä hakuehdoksi. Koska Pepissä on henkilöitä satoja, hakukenttään lienee paras kirjoittaa useampi merkki - haku on hidas. Hakutulokseen tulostuu henkilön nimi, työrooli ja sähköpostiosoite. Jälkimmäinen, jotta samannimiset henkilöt on helpompi erotella toisistaan.
Aikaväli-valinta on oletusarvoisesti hakulomakkeella "Kalenterivuosi". Muut valinnat löytyvät "Enemmän valintoja"-toiminnosta (lukuvuosi, lukukausi, päivämäärät).
Kategoriat-valinta vaikuttaa työtehtävien luokitteluun näytölle tulostuvassa työsuunnitelmassa. Työtehtävät on sijoiteltava useaan tehtäväkategoriaan, koska tehtäväkategorioita on useita (korkeakoulun omia ja OKM:n, Tilastokeskuksen työtehtäväkategoriat). Sisäisessä käytössä "Metropolia"-alkuiset lienevät riittävät. Korkeakoulun sisäiset kategoriat on eroteltu toisistaan vuosiluvulla.
Tehtävien kategorisoinnin muutokset aiheuttavat hämmentäviä tilanteita työsuunnitelman tulosteissa. Työsuunnitelmat tehtäviä voidaan tallentaa ennen kuin tehtäväkategoria on ollut olemassa tai tehtävät ovat jääneet tyypittelemättä. Kun tällaisissa tilanteissa on valittuna kategoria ja katsoo henkilön työsuunnitelmaa, niin voi syntyä tilanne jossa työsuunnitelman välilehtien "Tehtäväkokonaisuudet" ja "Työaikasuunnitelma" tehtävien tunnit ja kokonaistunnit eivät ole samat! Tehtävätyyppien tallennus tehtäville korjaa tulosteet työsuunnitelmassa.
Työsuunnitelman sisältö
Työsuunnitelma-näkymä tulostuu usealle välilehdelle
Tehtäväkokonaisuudet-välilehti
Työsuunnitelman etusivu on yhteenvetotyyppinen näkymä henkilön työsuunnitelmaan valitulla aikavälillä. Välilehden ensimmäinen taulukon sisältö on "karkeatyösuunnitelma".
Kuva 1 - "Karkeatyösuunnitelma"
Jälkimmäinen taulukko on "tehtävätyösuunnitelma"
Kuva 2 - "Karkeatyösuunnitelma"
Taulukoissa tehtävätyyppi-sarakkeen nimet ovat samat. Nimet luetaan "Kategoria"-valinnasta.
Tehtävätyyppitaulukoita seuraa kuvio tehtävien jakautumisesta tehtävätyyppeihin.
Työsuunnittelu - top-down ja bottom-up
Tavoitteena on ollut että Peppi tarjoaa palvelut useaan toimintamalliin. Työnsuunnittelussa voidaan edetä top-down tai bottom-up -tyyppisesti (tai näiden kahden mallin yhdistelmällä).
"Bottom-up"-tyyppisessä suunnittelussa (tehtävätyösuunnitelma) haastena on että yksikössä ei synnyt tietoa henkilöstöresurssien jakautumisesta ennen kuin jokaiselle henkilölle on tallennettu jokainen yksittäinen tehtävä. Työnjako yksikkötasolla muuttuu suunnittelun ja toteutuman aikana, jolloin voi olla vaikea saada yleiskuvaa "riittävän" täsmällisesti, miten henkilöstöresurssit kohdennetaan. Tarvittava tieto tehtävien kohdentamisesta syntyy niin myöhään (usein vasta suunnittelukauden päättyä, toteutumakauden lopussa) ettei sillä ole enää käyttöä kun yritetään saada tietoa yksikön resurssien käytöstä. Jos tätä rajoitusta yrittää kiertää, tallentamalla jokaiselle henkilölle muihin töihin karkean tason tehtäväpaketit, niin mallista seuraa että tehtävien ylläpidon työmäärä kasvaa kohtuuttomaksi.
Etusivun taulukoiden tehtävä on auttaa henkilön töiden suunnittelua eri ajankohdissa: ennen yksittäisten tehtävien tallennusta voi olla vaikea hahmottaa ja suunnittella yksikkötasolla miten henkilöstöresursseja on kohdennettu ja halutaan kohdentaa. Karkea suunnitelman tavoitteena on mahdollistaa tilanne, jossa yksikön koulutuksen suunnittelija haluaa lähteä suunnittelussaan liikkeelle "top-down".
Tehtävät-välilehti
Tehtävät-välilehdelle tulostuu "tehtävätasoinen työsuunnitelma" - jokaisesta tehtävästä yksi rivi. Tehtävät on ryhmitelty kahteen luokkaan, toteutuksilla olevat tehtävät ja muut tehtävät.
Toteutusten tehtävien taulukko sisältää toteutuksen tunnuksen, opintojakson laajuuden, toteutuksen statuksen, nimen, toteutuksiin liitetyt ryhmä, toteutuksen alku- ja päättymispäivämäärän ja toteutukselle kohdennetut henkilön tunnit. Toteutusrivillä toteutukseen liitetyt tehtävät saa näkyville vasemmassa reunassa olevasta nuolesta (kaikki tehtävärivit tulevat näkyville yläreunan "avaa kaikki"-toiminnolla).
- toteutuksen tunnus on opintojakson tunnus ja toteutusnumero, tunnuksen linkistä voi siirtyä suoraan toteutukselle
- nimi-sarakkeessa oleva nimi on toteutuksen nimi (ei opintojakson nimi)
- ryhmän tunnusta seuraava, suluissa oleva numero on ryhmän opiskelijamäärä
- opiskelijamäärään lasketaan ryhmän opiskelijat poislukien valmistuneet ja eronneet
- opiskelijamäärää luvun sisältö ja lukumäärän muutosten sisältö on ymmärrettävä
- opiskelijamäärä voi olla nolla (0) = keväällä, syksyllä alkavan ryhmän lukumäärä on välttämättä nolla
- opiskelijamäärä voi vaihtua päivittäin = opiskelijavalinnat, opiskelijan ero, valmistuminen muuttaa ryhmän kokoa - päivittäin
- opiskelijamäärä ei tarkoita toteutukselle ilmoittautuneita tai ilmoitettuja vaan ryhmän kokoa
- ryhmän kokoon lasketaan mukaan poissaolevat - keväällä suunnitteluvaiheessa ei voida tietää kuinka moni on syksyllä läsnä, poissa
- ts. huomaa mitä tarkoittaa ryhmän koko keväällä lukukauden päättyessä ja ryhmän koko syksyllä
- alkaa- ja päättyy -päivämäärät ovat toteutuksen päivämäärät - tehtävän päivämäärät eivät aina ole samat kuin toteutuksen päivämäärät
- tuntimäärä laskettaessa sarakkeisiin kevät, syksy, yhteensä käytetään laskennassa päivämääriä
- on tilanteita, joissa sarakkeessa laskettu tuntimäärä ei ole sama kuin toteutuksen tehtävän tuntimäärä
- kustannuspaikka on tehtävän kustannuspaikka - avaa toteutus tehtävätasolle, jos haluat lukea kustannuspaikan
Muiden tehtävien taulukko seuraa toteutuksen tehtäviä. Taulukossa on tehtävän nimi, tehtävätyyppi, tehtävän päivämäärät, tunnit ja kustannustunnisteet.
- Muun tehtävän nimi on tehtävärivin nimi - ei tehtäväpaketin nimi
- tehtävän nimi on linkki tehtäväpakettiin, jossa tehtävärivi sijaitsee
- jos muulle tehtävälle ei ole annettu nimeä, tehtäväpakettiin ei pääse käsiksi työsuunnitelmasta
- tehtävätyyppi tulostetaan taulukkoon sarakkeeksi - ja jätettiin edellisessä tulostamatta, koska kaikki tehtävät ovat (välttämättä) opetusta
- tunnit sarakkeet ovat laskennallisia tunteja
- on tilanteita, joissa sarakkeessa laskettu tuntimäärä ei ole sama kuin tehtävän tuntimäärä
- muiden töiden tehtäväriveillä ei saa olla riviä, jolta puuttuu tehtävätyyppi
- muiden töiden tehtäväriveillä ei saa olla riviä, jolta puuttuu kustannuspaikka, toiminto
Viimeisenä taulukkona on "Yhteensä" rivi, johon tulostuu tehtävien summa kolmeen sarakkeeseen.
Vapaajaksot ja lisätiedot -välilehti
Kuva 3 - Henkilön vapaajaksot
Henkilöllä voi olla 0...n vapaajaksoa valitulla kaudella. Järjestelmään voi tallentaa "oletusvapaajaksoja" joita voidaa kopioida henkilölle ("Valitse olemassa olevista vapaajaksoista").
Vapaajaksolla on alku- ja päättymispäivämäärä ja mahdollinen kuvausteksti.
- Vapaajaksot ovat aikajärjestyksessä taulukossa,
- tallennettua vapaajakso voi muokata ja poistaa "Lisätiedot"-sarakkeen perässä olevista kuvakkeista,
- henkilölle voi tallentaa tehtäviä vapaajaksoille,
- henkilölle ei voi tallentaa varausta (ressu) vapaajaksolle,
- "oletusvapaajakson tietoja voi muokata ennen vapaajakson tallennusta henkilölle
- "oletusvapaajaksot
Kuva 4 - Oletusvapaajaksot tallennetaan pääkäyttäjävalikossa ja ovat käytettävissä työsuunnitelmassa
Kustannuspaikkaerittely
Kuva 5 Tunnit kustannuspaikoittain
Henkilön tehtävät, kustannuspaikkaerittely näyttää kustannustunniste joille tehtävät kohdentuvat ja laskee prosenttiosuuden kustannustunnisteille.Kustannustunnisteet näytetään "kustannuspaikka, toiminto, projektinumero" -pareina. Toiseksi viimeisellä rivillä on tunnit joita ei ole kohdennettu millekään kustannuspaikalle.
- jos henkilöllä on tehtäviä, joita ei ole kohdennettu kustannuspaikalle, niin kohdentamattomat tunnit kohdennetaan kaikille niille kustannuspaikoille, jotka ovat tallennettuna (ts. kustannustunnisteosuuksien summa on aina 100%),
- hyväksytyssä työsuunnitelmassa ei saa olla kohdentamattomia tehtävärivejä
- tallentamattomia kustannuspaikkarivejä seurantaan.
Hyväksyminen-välilehti
Hyväksyminen välilehdellä hallitaan työsuunnitelmien tallennettavia ja arkistoitavia versioita. Työsuunnitelmat arkistoidaan PDF-muodossa. Hyväksymiseen liittyy pienimuotoisesti tuettava workflow.
Kuva 6 Arkistoidut työsuunnitelmat (vain pääkäyttäjä voi poistaa työsuunnitelma
Ensimmäisen rivin ensimmäisessä sarakkeessa on pudotusvalikko (kuvassa lukee "Työaikasuunnitelma"). Työsuunnitelmista voi olla useita eri tulostupohjia, on ensin kerrottava mitä tulostuspohjaa käytetetään.
Toisessa sarakkeessa on kuvake (kuvassa lukee "Työaikasuunnitelma"). Kuvakkeesta tulostuu reaaliaikainen työsuunnitelman PDF. Tästä tulostuva versio ei automaattisesti tallennu järjestelmään. Oikeassa reunassa on vihreä nappi "Lähetä...". Napista generoitu järjestelmään PDF-muodossa arkistoituva työsuunnitelma (ks. taulukon rivejä ja ensimmästä saraketta).
Toiminnot sarakkeessa muutetaan työsuunnitelman tilaa.
- PDF-versioita työsuunnitelmasta voi olla useita, eri aikoina tallennettuja versioita,
- korkeakoulun prosessi määrittelee mitä versiota työsuunnitelmasta käytetään eri tilanteissa
- välilehden "Työsuunnitelma" tilanne on aina reaaliaikainen tilanne henkilölle tallennetuista tehtävistä,
- välilehdelle "Hyväksyminen" on tallennettava korkeakoulun määrittelmän prosessin ja aikataulun mukaisesti työsuunnitelmien arkistoituvat versiot,
- työsuunnitelmilla on tila "esimiehen ehdotus henkilölle", "henkilön itsensä hyväksymä" ja "johtajan hyväksymä",
- työsuunnitelman versioita ei poisteta (kuvassa näkyy pääkäyttäjän näkymässä "Poista..."-nappi. Toimintoa on vain pääkäyttäjän käytössä).