Mitä Sisäinen viestintä on?
Sisäisen tiedotuksen vaikutukset ovat useimmiten epäsuoria. Sisäinen tiedotus antaa henkilöstölle yhteisen tiedollisen perustan yhteistyölle, vaikuttaa työtyytyväisyyteen, vaikuttaa työpaikan ilmapiiriin ja lisää työmotivaatiotaViestinnästä on useita erilaisia käsityksiä, jotka ovat kehittyneet historian saatossa. Hyvin toimivan viestinnän perusedellytys on luottamus, niin työpaikalla kuin kotona ja vapaa-ajallakin. (Åberg 2006, 115111.).
Sisäisen viestinnän haasteita on Åbergin mukaan (2006, 112) neljä. Ensimmäinen haaste on tietojen liikkuminen. Kun tietoa liikkuu liian vähän, syntyy uutistyhjiöitä. Tällöin puskaradio aktivoituu, eikä sitä ole helppoa pysäyttää. Toinen haaste on tietovarastot ja verkot. Hajautetut tietokannat, joihin tiedon tarvitsijoilla on pääsy suoraan verkon kautta tai tietokannan hoitajan kautta. Ne tiedot laitetaan varastoon, joihin kohdistuu yksilöllisiä tiedontarpeita. Kolmas haaste ovat esimiehet. Esimieihen tiedotusvastuu on juuri yleisten tietojen räätälöinnissä omaan yksikköön ja toisaalta oman yksikön näkökantojen vieminen ylöspäin. Neljäntenä haasteena ovat erilaiset tietotorit ja ahaa-aukiot, fyysinen tila, jossa voi tapahtua satunnaisviestintää.
Tutkimukseni kohteena on sisäinen viestintä wiki-alustan välityksellä. Jotta saisin paremman kuvan tutkittavasta kohteesta, haen taustatukea teoriasta, joka liittyy sisäiseen viestintään hanketyössä.
VOIMAA-hankkeessa on projektipäällikkö, joka edustaa hankkeen rahoitusta hakenutta tahoa ja toimii hallinnollisena vastuuhenkilönä. VOIMAA on kuitenkin jakautunut useisiin alaprojekteihin ja näissä työskentelee asiantuntijoita. Johtajuus hankkeessa on siis hajautunutta. Kukin asiantuntija on vastuussa oman työnsä etenemisestä. Projektiryhmä kokoontuu kerran kuussa kokoustamaan ja käymään läpi ajankohtaisia asioita kasvokkain. Nämä kokoukset ovat tarpeellisia projektin etenemisen seuraamisessa, tavoitteiden saavuttamisen varmistamisessa ja hanketoiminnan eteenpäin ohjaamisessa.
Näiden kuukausittain tapahtuvien projektiryhmän tapaamisten yhteydessä myös pyritään luomaan yhteistä toiminta- ja työskentelykulttuuria, eli esimerkiksi kertaamaan wikinkäytön merkitystä kaikille toimijoille. Tapaamisen jälkeen on jälleen kunkin yksittäisen hanketoimijan vastuulla ohjata omaa työskentelyään omien tehtäviensä osaltaÅberg listaa yksilödynaamisia tekijöitä, jotka vaikuttavat siihen, miten hahmotamme ympäröivää maailmaa. Näitä tekijöitä ovat arvot, asenteet, mielipiteet, näkyvä ja piilotieto, äly, viisaus, luovuus ja tunneäly, vietit, tarpeet ja motiivit ja sitoutuminen. Nämä kaikki tekijät vaikuttavat käyttäytymiseen. Ihmisellä on tietoisia ja tiedostamattomia yksilötekijöitä (Åberg 2006, 31.) Nämä vaikuttavat ihmisen käyttäytymiseen, tapaan toimia -ja myös viestiä.
Esimies Åberg muistuttaa (2006, 135-136) että esimies voi yrittää vaikuttaa viestinnällä yksittäisen vastaanottajan arvoihin ja asenteisiin, tietoihin, mielipiteisiin, motivaatioon, sitoutumiseen tai käyttäytymiseen. Hän voi vaikuttaa ryhmän normeihin, sitoutumiseen, henkeen ja käyttäytymiseen. Mitä vaikeammasta vaikuttamisen kohteesta on kyse, sitä järeämpiä viestinnän keinoja joutuu käyttämään ja sitä pitempi aika vaikutuksen aikaansaamiseen tarvitaan. Vaikeinta on vaikuttaa yksilön asenteisiin, motivoituneisuuteen tai sitoutumisen asteeseen. Vaikeinta on muuttaa yksilön arvoja tai pysyvää käyttäytymistä. Myös kaikki ryhmätason muutokset ovat vaikeita toteuttaa: ryhmän sitoutuminen, ryhmähenki, ryhmän käyttäytymisen pysyvä muutos tai ryhmässä vallitsevat arvot. Tietojen muuttamiseen tarvitaan melko vähän aikaa ja vaivaa, kaikkein vaikeinta on muuttaa ryhmän käyttäytymistä (Åberg 2006, 135-136).
Ryhmän käyttäytymisen muuttaminen on hidasta ja vaivalloista. Ensin on saatava yksilöt muuttumaan. Keinoja ovat ryhmän vyörytys, ryhmähengen nostatus, haasteiden esittäminen ja ryhmän synergiavaiheen hyödyntäminen. Arvot muuttuvat hyvin hitaasti. Tarvitaan voimakas mullistus, ennen kuin arvojärjestyksemme järkkyy. Arvoihin vaikuttaminen on vaikeaa. Åbergin mukaan olisikin parempi tunnustaa vastapuolen arvot, vaikkei niitä hyväksyisikään. Samoin on kulttuurin laita. Kulttuuri muuttuu työsukupolvien vaihtumisen rytmissä. Kauan aikaa työssä olleet siirtävät kulttuurin sisältöä taloon tuleville, jotka kuitenkin myös tuovat jotain uutta mukanaan. (Åberg 2006, 140-141.)
Johtamisviestintä on organisatorisissa puitteissa tapahtuvaa johtamistyötä, jossa korostuvat asioiden tulkinta, toimintaan tarvittavan tiedon tuottaminen ja jakaminen, yksilöiden ja ryhmän työn suuntaus, organisointi, valvonta, motivointi ja kannustaminen sekä vuorovaikutus ja yhteisöllisyys (Åberg 2006, 93).
Työyhteisön viestintäjärjestelmä koostuu käyttöön otetuista viestintäkanavista, viestinnän järjestelyistä ja viestinnän säännöistä. Työyhteisöllä on sisäisessä viestinnässä käytössään varsin mittava kanavien valikoima. Esimies-alainen -verkko on kaiken sisäisen viestinnän perusverkko. Tätä viestintää tapahtuu sekä kasvokkain että verkon välityksellä, tätä nykyä pääosin sähköpostina. Säännöllisesti kokoontuvat palaverit ovat hyvin toteutettuina edelleen yksi toimivimmista sisäisen viestinnän muodoista. Suuri osa operatiivisista tiedoista kulkee vaakasuoraan, työtoverilta toiselle. Tätä kautta virittyy myös puskaradio, joka on nopea ja luotettava. Muita sisäisen viestinnän muotoja ovat yhteistyöelimet, tiedotustilaisuudet, haastattelultunnit, ilmoitustaulut, blogit, pikatiedotteet, tiedotus
- ja henkilöstölehdet ja verkko. (Åberg 2006, 108-109).Sisäisen tiedotuksen vaikutukset ovat useimmiten epäsuoria. Sisäinen tiedotus antaa henkilöstölle yhteisen tiedollisen perustan yhteistyölle, vaikuttaa työtyytyväisyyteen, vaikuttaa työpaikan ilmapiiriin ja lisää työmotivaatiota. (Åberg 2006, 111.)
Sisäisen viestinnän haasteita on Åbergin mukaan neljä. Ensimmäinen haaste on tietojen liikkuminen. Kun tietoa liikkuu liian vähän, syntyy uutistyhjiöitä. Tällöin puskaradio aktivoituu, eikä sitä ole helppoa pysäyttää. Toinen haaste on tietovarastot ja verkot. Hajautetut tietokannat, joihin tiedon tarvitsijoilla on pääsy suoraan verkon kautta tai tietokannan hoitajan kautta. Ne tiedot laitetaan varastoon, joihin kohdistuu yksilöllisiä tiedontarpeita. Kolmas haaste ovat esimiehet. Esimieihen tiedotusvastuu on juuri yleisten tietojen räätälöinnissä omaan yksikköön ja toisaalta oman yksikön näkökantojen vieminen ylöspäin. Neljäntenä haasteena ovat erilaiset tietotorit ja ahaa-aukiot, fyysinen tila, jossa voi tapahtua satunnaisviestintää. (Åberg 2006, 112.)
Aina kun tiedemaailmassa nousee esiin uusia tutkimuksen arvoisia asioita, alkavat paradigmat kamppailla. Yleensä ensimmäinen vaihe on, että uutta ilmiötä tarkastellaan vanhoilla käsitteillä, teorioilla, malleilla ja työkaluilla. Verkkoviestinnän kehittyessä käytettiin paperiviestinnän malleja ja käsitteitä. Puhuttiin kotisivuista tai roskakorista. Virtuaalisen viestinnän esiin nousua luonnehtii kahden kilpailevan paradigman kisa. Cluelessness
- eli vihjeettömyysparadigmassa verrataan, miten uusi verkkoviestintä eroaa perinteisestä. Pääero tämän paradigman kannattajien mukaan on se, että verkkoviestinnässä on vähemmän vihjeitä kuin välittömässä viestinnässä, ja siksi perinteinen viestintä täydentää uutta viestintää. Cyberspace
- eli kybertila-paradigma lähtee alun alkaen siitä, että kyse on aivan uudesta viestinnän muodosta. Verkko on yhteisöllisen vuorovaikutuksen tila, ei vain jotenkin vajavainen viestinnän muoto. (Åberg 2006, 113.)
Verkossa voi samastua helposti keskustelukumppaniin, koska vastaanottajasta muodostuu idealisoituva käsitys ja vihjeettömys mahdollistaa itsensä esittelyn optimaalisella tavalla. Verkko viestintä on asynkronista eli se ei tapahdu reaaliajassa, tässä ja nyt, joten se sallii tulevien ja lähtevien viestien paremman kontrollin ja tarkemman muotoilun. Myös palautteen kehä mahdollistaa intensiivisen keskustelun lisäämisen, vaikkei sosiaalisia vihjeitä juuri olisikaan. Kun olet verkossa, voit hyvin nopeasti antaa palautetta, joka käynnistää uuden kierroksen, ja niin edelleen. Verkko on aivan oma viestinnän muotonsa, jossa voi syntyä aitoa mutta erilaista yhteisöllisyyttä. Verkosta löytyy samanlaista sosiaalista toimintaa, joka ylipäätään liitetään yhteisöllisyyteen, kuten tietynlaiset viestinnän muodot ja keskuteluprosessit, sosiaaliset rakenteet, sanktioidut normit, verkkoroolit ja verkkoidentiteetti
. - Verkkoviestinnän ja -keskustelun muodot määräytyvät verkon ominaispiirteiden mukaan. Syntyvät omat murteensa; kielenkäyttö, lyhenteet, hymiöt. Sosioemotionaalisen sisällön välittäminen on verkossa hitaampaa. Verkkoyhteisöjä voi muodostua, mutta yhteisöllisyys on erilaista. Sosiaalisten esteiden heikkous helpottaa sosiaalisesti viestintää ja työntekoa tuntemattomien kanssa. Virtuaaliset verkostot ovat tiheähköjä, avoimia, kulttuurisesti monimuotoisia, eksklusiivisia ja vähemmän kontrolloituja. Tiivis verkkoviestintä johtaa ryhmäpolarisaatioon. (Åberg 2006, 113-114)