Relaatiotietokannan suunnittelu ja tietokannan luonti
Johdanto
Relaatiotietokannan suunnittelu lähtee asiakkaan liiketoimintaprosessien analysoimisesta. Tällöin selvitetään, minkälaisia mahdollisuuksia olemassa olevan tietojärjestelmän parantaminen tai uuden tietojärjestelmän kehittäminen voi tarjota.
...
Tarkastelemme seuraavassa vaiheita, joilla pieni esimerkkitietokanta rakennetaan käyttäen Access-tietokannanhallintajärjestelmää. Lähdemme liikkeelle tilanteesta, jossa relaatiokaavio (taulut ja kentät) on selvillä.
Päävaiheet
Tietokannan rakentamisen päävaiheet Access-ohjelman avulla ovat:
...
Esimerkissämme toteutamme pienen kirjaston kokoelmatietokannan, jossa on kolme taulua:
TEOS(ISBN, Kirjailija, Nimike, Kustantaja, Julkaisuvuosi)
KIRJASTO(Nimi, Lähiosoite, Postinro)
NIDE(Koodi, Kirjailijan_nimi ISBN, Teoksen_nimi,Kirjasto, Hyllypaikka)
Pääavaimet on merkitty alleviivauksin, ja viiteavaimet on kursivoitu. Huomaa, että kyseessä on yksinkertaistettu esimerkki: teoksella voi olla vain yksi kirjailija, ja kirjastojen yhteystiedot ovat puutteelliset.
Taulujen luonti ja kenttien määritys
Perustamme aluksi tyhjän tietokannan: Tiedosto/Uusi, ja tehtäväruudusta Tyhjä tietokanta. Päsemme Access-ohjelman pääikkunaan, jossa voidaan luoda tietokantaobjekteja (taulukot, kyselyt, lomakkeet, ...).
...
Kentän ominaisuuksista voidaan määrittää mm.:
- Syöttörajoite. ohjatun toiminnon avulla voidaan kuvata, missä muodossa teksti- tai päivämäärä voidaan syöttää kenttään. Esimerkiksi postinumeron ja -toimipaikan voi toteuttaa siten, että kentän tyypiksi määritetään Luku ja syöttörajoitteeksi Postinumero.
- Kelpoisuussääntö kuvauksineen. Kelpoisuussäännön avulla voidaan tarkistaa tiedon oikeellisuus: esimerkiksi se, että vuosiluku on sallitussa vaihteluvälissä
- Arvo tarvitaan. Tieto määrittää, onko kenttään pakko syöttää arvo, vai sallitaanko puuttuvat arvot.
- Indeksoitu. Määrittää rakennetaanko kenttää varten indeksi, joka mahdollistaa tietojen nopean hakemisen kentän arvojen perusteella.
...
Kun kolme taulua on luotu (TEOS, KIRJASTO, NIDE) ja niiden kentät pääavaimineen määritetty, on aika kuvata taulujen väliset yhteydet.
Yhteyksien määritys
Yhteydet määritetään Yhteydet-painikkeen avulla:
...
Yhteyskaavioon lisätään KIRJASTO-, TEOS- ja NIDE-oliot, ja yhteydet määritetään siten, että kunkin yhteyden pääavaimesta vedetään hiirellä yhteys vastaavaan viiteavaimeen. 
Viite-eheyden säilyttäminen kannattaa aina valita. Tällöin Access pitää huolen, että tietokantaan ei voi syöttää sellaista tietoa, jonka viiteavain ei osoita minnekään. Esimerkiksi NIDE-taulukon Kirjasto-kenttään ei tällöin saa syöttää sellaista kirjastoa, jota ei ole olemassa KIRJASTO-taulussa.
...
Kaaviosta näkyvät tietokannan olioiden väliset lukumäärärajoitteet, joilla viite-eheyttä valvotaan: jokaista NIDE-taulukon Kirjasto-kentän arvoa kohti on esimerkiksi löydyttävä (tasan) yksi KIRJASTO-taulun nimi kentän arvo. Toisaalta tiettyä kirjaston nimeä kohti voi olla mielivaltainen määrä niteitä, joiden sijainniksi on merkitty tuo kirjasto.
Tietojen syöttö
Tietoja voi syöttää taulukoihin valitsemalla halutun taulukon ja sen jälkeen painamalla Avaa-painiketta.
...
Nyt tietokannan rakenne on määritetty ja tietokantaan on syötetty hieman tietoa. Tämän jälkeen siihen voidaan esimerkiksi kohdistaa kyselyitä.
Tietojen haku lomakkeelle
Tee alla oleva lomake (form), jossa on tulokeset kahdesta taulusta.
Kyselyllä löydetään halutun kirjailijan kirjat kirjastossa
Seuraavassa on tarkoituksena löytää vastaus kysymykseen. Kenen tekemiä kirjoja on missäkin kirjastossa. Kysely on helpoin tehdä kahdessa osassa. Haetaan ensin niteet kirjastoista ja sitten niteiden tekijät, kuten alla on näytetty.
