...
| Table of Contents |
|---|
Johdanto
Kustannustunnisteet ovat muuttuneet 1.1.2014 alkaen. Aiempina vuosina ei Syksyllä 2013 ei ole ollut käytössä "uusia" kustannustunnisteita 2014 tehtäviä tallennettaessa. Vuoden 2014 tehtävillä on nyt vuosien 2008-2013 kustannustunnisteitakustannustunnisteet.
On tehty päätös että 2014 tehtävien kustannustunnisteet päivitetään 2014 kustannustunnisteiksi : jos tehtävillä on oltava 2014 kustannustunnisteiksi. Päivitys on tehtävä toteutuksilla, toteutuksen tehtävilllä, muiden töiden tehtäväpaketilla ja paketin sisältämille tehtäville. Kun päivitys tehdään niin korjauksen tekeminen osittain tai puutteellisesti ei ole käsitykseni mukaan järkevää (OT).
Toteutusten tehtävien kustannustunnisteiden päivitys on selvää ja suoraviivaista. Muiden töiden tehtävien kustannustunnisteiden vaihdossa on haasteita organisaatiomuutoksesta ja henkilöiden aseman muutoksesta organisaatiorakenteessa.
Jäljempänä on ohje, miten kustannustunnisteet päivitetään kaikille valitun ajanjakson tehtäville.
Kustannustunnisteilla tarkoitetaan jäljempänä
- Kustannuspaikkaa
- Toimintoa
- Projektinumeroa
Lähtötilanne
Miten tilanne on syntynyt?
...
Tässä esimerkissä
kevään 2014 tunnit 1.0 * 32 tuntia / 365 (kesto) * 212 (kevään kesto) = 18.6 tuntia
syksyn 2013 tunnit 1.0 * 32 tuntia / 365 (kesto) * 151 (syksyn kesto) = 13.2 tuntia
Tehtävän tunnit on merkittävä listauksen laskennan mukaisesti tehtäville, jotta 2013 työsuunnitelmien kokonaistuntimäärä ei muutu korjauksessa.
Kuva 6 Siirrä alkuperäiseltä tehtäväriviltä keväälle kohdennettava tunnit kevään riville
Saat listauksen korjattavaista tehtävistä (listaus myös sivun liitteenä). Listauksessa tuntien laskenta on tehty valmiiksi, tehtäväsi on tallentaa tehtävärivit. Vasta kun tehtävärivit on korjattu voi päivittää kustannuspaikkoja.
Tiivistelmä
Tehtävärivit, toteutuksen tehtävät ja muiden töiden tehtävät jaetaan kahdeksi riviksi jos tehtävä alkaa kalenterivuonna 2013 ja päättyy kalenterivuonna 2014. "Vanhan tehtävän" päättymipäivämääräksi muutetaan 31.12.2014. Uuden tehtävän alkupäivämääräksi merkitään 1.1.2014. "Vanhalta tehtävältä" poistetaan tunteja ja uudelle tehtävälle lisätään tunteja Excelin antaman tuntimäärän mukaisesti.
Kustannustunnisteiden päivitys
...
Henkilöiden tehtävät ovat toteutuksen tehtäviä ja/tai muita tehtäviä. Toteutuksen tehtävät ovat toteutuksilla (vrt. edellä kuvia 4-6). Henkilöllä on (yleensä) myös muita - ei toteutuksiin - liittyviä tehtäviä.
...
Muiden töiden kustannuspaikat ovat tallennettu vuosisuunnittelun yksikkö-näkymässä ja tehtäville on tallennettu kustannuspaikka tehtävän tallennuksen yhteydessä. Toteutuksen tehtävät liittyvät siis toteutuksen ryhmiin [koulutusohjelmiin] ja muiden töiden tehtävät liittyvät [organsaaatio]yksiköihin (omaan tai johonkin muuhun yksikköön).
Muiden töiden kustannustunnisteiden päivitys ei ole aina yksikäsitteistä. Kustannuspaikkojen omistajan on annettava ohjeet teknisen päivityksen tekijälle miten kustannustunnisteet on päivitettävä (esim. muunnostaulukko). Toivottavaa olisi että muiden töiden kustannustunnisteiden päivitys tehdään ammattikorkeakoulutasolla samalla periaatteella jotta kulujen kohdentaminen on vertailukelpoista eri yksiköiden välillä.
Muut työt
Tehtävät ja yksiköt - muut työt
Muiden töiden tehtävät liittyvät vanhaan organisaatioon - liitä tehtäväpaketit uuteen organisaatioyksikköön tai uusiin organisaatioyksiköihin
Organisaatiomuutos on muuttanut henkilöiden asemaa Pepin yksiköissä. Muutos ei ole muuttanut tehtävien asemaa. Kun tehtävät liittyvät organisaatioyksiköihin, niin syksyllä 2013 tallentuneet tehtävät liittyvät syksyn 2013 organisaatioyksiköihin - tehtävät ovat edelleen "vanhoissa" yksiköissä. On viisasta liittää vanhan organisaatioyksikön muut työt uuteen organisaatioyksikköön (jotta aiemmin tallentuneet tehtävät näkyvät uudessa yksikössä).
Kuva 7 Muun työn tehtäväpaketti ja tehtävärivit ja tehtäväpaketin liitos organisaatioyksikköön "Apuvälinetekniikka"
Kuvassa 7 olen avannut yksikössä "Apuvälinetekniikka" tehtäväpaketin "Ammattikorkeakoulun...". Tehtäväpaketti liittyy Apuvälinetekniikan yksikköön ja yksikkö on organisaation 2008-2013 organisaatiopuussa. Lisään kohtaan "Vastuuyksiköt" uuden organisaatioyksikön joka sisältää vanhan "Apuvälinetekniikka" yksikön: vanha yksikkö liittyy uuteen tulosalueeseen 1 ja sen tutkinto-ohjelmakokonaisuuteen "Hyvinvointi":
Kuva 8 Lisää uuden organisaatiorakenteen mukainen yksikkö tehtäväpakettiin
Päivityksen jälkeen sekä "vanha" apuvälinetekniikan yksikkö että uusi "Hyvinvointi, tutkinto-ohjelmakokonaisuus" näkevät tehtäväpaketin vuosisuunnittelun muissa töissä.
Kuva 9 Vanha tehtäväpaketti uudessa organisaatiorakenteessa
Tämä korjaus oli siis "hyvä" tehdä, ei välttämätön, koska se helpottaa myöhemmin kalenterivuonna 2014 mahdollisesti tehtäviä päivityksiä tehtäväriveillä.
Huomaa että muut tehtävät liittyvät tehtäväpakettiin ja tehtäväpaketti organisaatioyksikköön. Tehtäväpaketin liittäminen uuteen organisaatioon voi olla haasteellista - riippuen siitä millä periaatteella tehtäväpaketti on rakennettu ja miten organisaatiorakenne on muuttunut.
- Mikä voisi olla hankalin tapaus tehtäväpaketin yksikköliitoksen päivityksessä? Ajatellaan tilannetta että tehtäväpaketti on tallennettu, siihen on liitetty useita tehtävärivejä, organisaatiorakenne muuttuu. Organisaatiorakenteen muutos on vaihtanut jokaisen tehtävärivin henkilön asemaa useaan eri organisaatioyksikköön, tehtäväpaketti sisältää eri tyyppisiä tehtäviä: projekteja, oman työn kehittämistä, jne. ja jokaisella tehtävärivillä on eri kustannuspaikka.
- Henkilöt vaihtaneet asemaa: tehtäväpaketti on kuulunut yhteen organisaatioyksikköön ja nyt sen kuuluisi liittyä useaan. Mihin organisaatioyksikköön tehtäväpaketti liitetään vai liitetäänkö se kaikkiin niihin yksiköihin, joihin tehtäväpaketin alla olevat henkilöt liittyvät?
- jne.
Suosittelen:
- Missään tapauksessa ei pidä tehdä niin että siirtää tehtäväpaketin sisällä olevat tehtävät uusille tehtäväpaketeille, jotka liittyvät uuden organisaation yksikköön.
...
- Käytännössä tämä tarkoittaa että kaikki muut työt tallennetaan alusta asti uudelleen!
- Jos tehtäväpaketin voi liittää yhteen organisaatioyksikköön niin se liitetään, jos liitos on epäselvä niin ei tehdä mitään.
Mitä toimintatavasta seuraa
Vuosisuunnittelun yksikkönäkymässä, muut työt ovat kevällä 2013 ja mahdollisesti syksyllä 2014, muut työt eivät näy uuden organisaatioyksikön välilehdellä muut työt. Yksikkö-näkymässä ja henkilön työsuunnitelmassa tehtävät näkyvät kuten pitääkin.
Toteutuksen kustannustunnisteet
...
Päivitetään tehtävien kustannuspaikat, poistetaan vanhentuneet ja lisätään uudet
...
Ohjeessa oletetaan että edeltävät toimenpiteet on jo tehty. Ennen kustannuspaikkojen päivitys on tiedettävä miten "vanha" kustannuspaikka on muutetaan "uudeksi". Tee ennen muutosten tekemistä itsellesi mappaustaulukko: vanha kustannuspaikka -> uusi kustannuspaikka.
Mene toteutusten hakuun (Vuosisuunnittelu > Toteutukset) ja anna hakuehtona aikaväli ja yksikkö
Kuva 10 Toteutusten haku
Kuvassa toteutus on voimassa 1.1.2014 - 1.1.2015, yksikkö "Auto- ja kuljetusteknikka", toteutus luonnos, ehdotus tai julkaistu.
Kuva 11 Hakutulos
Haun tulos listautuu hakulomakkeen alle. Valitse kaikki toteutukset sarakeriviotsikon "Tunnus" vasemmalta puolelta.
Kuva 12 Valitse toteutukset - muokkaus-lomake avautuu toteutuslistan yläpuolella
Valinnan tuloksena hakutuloslistauksen yläpuolelta avautuu valintalomake "...muokkaa toteutuksia" ja "Muokkaa toteutuksen tehtäviä"
Valitse "...muokkaa toteutuksia". Avautuu uusi ikkuna:
Kuva 13 Muokkaa toteutuksia-ikkuna
Haluat muuttaa ensin vain ne rivit joissa yksi kustannuspaikka korvataan yhdellä uudellä kustannuspaikalla. Tarkista rivit - löydätkö rivejä joissa tehtävällä on useampia kustannuspaikkoja?
Kuva 13 Toteutuksella on useita kustannuspaikkoja
Kuvassa 13 yksikössä on toteutuksia, joissa useita kustannuspaikkoja. Ota valintaruutu pois päältä vasemmasta reunasta näiltä riveiltä!
Kuva 14 Totetukset, joilla useita kustannuspaikkoja - poista valinta ruutu vasemmasta reunasta.
Ikkunan yläreunassa on nappi "Tee massamuutos"
...
Paina nappia. Massamuokkaus-ikkuna avautuu:
Kuva 15 Toteutuksien massamuokkaus
Haluan korvata (en lisätä) vanhan kustannuspaikan uudella kustannuspaikalla 4240. Valitsin edellä ne rivit joilla oli yksi kustannuspaikka, prosenttiosuus on 100%. Paina nappia "Tee muutokset". Selain kysyy että muutetaanko - vastaa "Ok" ja hetken kuluttua edellinen ikkuna avautuu uudelleen.
Kustannuspaikat ovat päivittyneet uudeksi valituilla riveillä.
Kuva 16 Päivittyneet kustannuspaikat
Rivit joilla on useita kustannuspaikkoja
...
Toinen tapaus - kuva 19. Poistan kustannuspaikat . Kustannuspaikan vasemmassa reunassa olevalla rastilla.
Vaihtoehto 2 (korjauksessa käytä vaihtoehtoa 1 - vaihtoehtoa 2 tarkistamisessa)
Mene vuosisuunnittelun yksikkö-näkymään
Kuva 10 Vuosisuunnittelun yksikkö-näkymä - yksikkö "Auto- ja kuljetusteknikka"
Tarkista että olet oikeassa yksikkössä ja valittu aikaväli on kevät 2014 ja syksy 2014
Oikeassa yläkulmassa on joukko valintanappeja, yksi niistä on "Tehtävät"
Kuva 11 Toteutuksen tehtävät-ikkuna
- luotettavin tapa muokata kustannuspaikkoja on siirtyä toteutukselle. Siirryn tunnuksen linkistä toteutukselle
Toteutuksella siirryn välilehdelle "Kustannuspaikat". Poistan kustannuspaikat ja lisään uudet kustannuspaikat ja jaan osuudet kustannuspaikoille.
Yhteenveto
Jos toteutus on alkanut 2013 ja se jatkuu kalenterivuonna 2014, niin nyt kalenterivuodelta 2013 on kadonnut toteutuksen vanha kustannuspaikka ja tilalle on tullut uusi kustannuspaikka. Täsmälleen ottaen tämähän on virhe, mutta tässä kohdin fuskataan - koska raportit käyttävät laskennassa tehtäviä. Toteutuksen kustannuspaikka muutetaan siksi että jos toteutukselle syntyy jostain syystä uusia tehtäviä, niin uudet tehtävät kohdentuvat uusille kustannuspaikoille.
Tehtävien kustannustunnisteet
Toteutuksen kustannuspaikat on nyt päivitetty.
Toteutuksen tehtävillä on edelleen "vanhat" kustannuspaikat.
Päivitetään tehtävien kustannuspaikat. Siirry takaisin toteutusten haku-ikkunalle.
Siirrytään linkistä "Muokkaa toteutuksen tehtäviä" tehtävien muokkaus-ikkunalle.
Toteutuksen tehtävillä ei ole massamuokkaus-toimintoa. Nyt poista tehtävän kustannuspaikka ja lisää uusi sarakkeessa "Kustannuspaikka". Plus-merkistä lisätään uusi kustannuspaikka ja rastista poistetaan. Jokaisella rivillä on erikseen poistettava ja lisättävä tehtävän kustannuspaikka.
- Hämmennystä herättävä ne rivit joista kustannuspaikka puuttuu - suosittelen merkkaamaan valintaruudulla ne rivit joissa kustannuspaikka puuttuu ja jättämään kustannuspaikka toistaiseksi tallennettava. Nämä rivit on korjattava erikseen toteutuksella.
- Tehtävä-ikkunalla tarkistetaan kustannuspaikkojen osuudet. Osuus ei saa olla suurempi kuin 100%. Tästä syystä - poista ensin vanhentunut kustannuspaikka ja lisää vasta sen jälkeen uusi kustannuspaikka.
Seuraavaksi muutetaan ne rivit joilla tehtävällä on useita kustannuspaikkoja, ei kuten edellä - toteutuksen tehtävältä puuttuu linkki toteutukselle. Poista ensin vanhat kustannuspaikat (jos kustannuksia ei jaeta kustannuspaikoille tasan, laita muistiin kustannusten jaon osuudet) ja lisää uudet kustannuspaikat.
Tehtävärivien päivitys voi olla työlästä, koska toteutukseen liittyy yleensä useita tehtävärivejä. Korjattavia rivejä on toteutusten määrä x tehtävärivien määrä.
Työaika
Arvioin että yhden keskikokoisen ohjelman (toteutuksia alle sata ja muut työt) päivitykseen menee noin 2-3 tuntia. Suosittelen että usean tutkinto-ohjelman päivitykseen käytetään ainakin yksi työpäivä. Tehtävä vaatii tarkkuutta ja huolellisuutta - kiirehtimällä suotta voi joutua suuriin vaikeuksiin. Näkymässä voi muokata, lisätä ja poistaa tehtäviä: muokata tehtävien henkilöitä, tehtävän alku- ja päättymispäivämääriä, tehtävien tunteija ja tehtävän kustannuspaikkaa. Oikeassa reunassa (ei näy kuvassa) olevasta rastista tehtävän voi poistaa.