Page History

Metropolia Ammattikorkeakoulun Liikkuvan Arjen Design -projektin ohjausryhmä kaudella 1.1.2011 - 31.12.2013

Osatoteuttajan Osatoteuttajien edustajat

Nimi, titteli ja organisaatio Eeva Hämeenoja, rehtori (Sykli)
varajäsen: Nimi, titteli ja organisaatio Taru Uotila, tuotevastaava (Sykli)

Yhteistyökumppaneiden edustajat Nimi, titteli,

Reijo Sandberg, projektinjohtaja (Vantaan kaupunki)
varajäsen: NimiLea Varpanen, titteli , (Vantaan kaupunki) Nimi, titteli, Helsingin kaupunki

Marek Salermo, pyöräliikennesuunnittelija (Kaupunkisuunnitteluvirasto, Helsinki)
varajäsen: Nimi, titteli, Helsingin kaupunkiAnna-Maija From, projektipäällikkö (HKL, Helsinki)

Hankkeen kohderyhmien edustajat Nimi, titteli ja organisaatio

Leena Rautanen-Saari, asiakkuuspäällikkö (HSL)
varajäsen: Marko Suni, liikennesuunnittelija (HSL)

Tuula Säynätjoki, ympäristöpäällikkö (VR Group) Nimi, titteli ja organisaatio
Nimi, titteli ja organisaatio
varajäsen: Nimi, titteli ja organisaatio
Nimi, titteli ja organisaatioIlkka Kellokumpu, vastuullisuusasiantuntija (VR Group)

Arja Aalto, ylitarkastaja (Liikennevirasto)
varajäsen:

nimi Nimi, titteli ja organisaatio
Nimi, titteli ja organisaatio(Ympäristöministeriö)
varajäsen:

Timo Hast, hallituksen jäsen (Helsingin Polkupyöräilijät ry)
varajäsen: Nimi, titteli ja organisaatioOtso Kivekäs, varapuheenjohtaja (Helsingin Polkupyöräilijät ry)

Toteuttajaorganisaation edustajat

Päivi FredriksssonFredriksson, koulutuspäällikkö
Varajäsen: Merita Soini, projektipäällikkö

Antti Pönni, lehtori
Varajäsen: Juhana Kokkonen, lehtoriAnna-Maria Vilkuna, kehittämispäällikkö

Juha Ainoa, lehtori
Varajäsen: Pasi Pänkäläinen, lehtori

Rahoittajaviranomaisen edustaja

Markus Liikkanen, erityisasiantuntija, (Rahoittajan substanssiedustaja
Nimi, titteli, Uudenmaan liitto

Rahoittajaviranomaisen edustaja
Nimi, titteli, Uudenmaan liitto

Päivin ehdotus:

-Jäseniksi ehdotettiin Metropolia: Päivi Fredriksson (?), HSL:Kerkko Vanhanen tai                   

                     Rautanen-Saari, Helsingin kaupunki: kaupunkisuunnitteluvirasto Marek Salermo tai   

                     esim. Anna-Maija Fromm, Vantaa: Lea Varpanen.

                    -Ohjausryhmä pyritään saamaan kokoon mahdollisimman pian (myös varajäsenet)

                    -Ryhmä tulee kokoontumaan noin kolme kertaa vuodessa

  -Tuottaja-tiedottaja kokoaa ryhmän kasaan

 Lisäksi mukaan:

- Ympäristöministeriön jäsen

-pöyräilyjärjestön tms kansalaisjärjestön edustaja

    Projektiryhmä: 

 -Jäseniksi tulee Metropoliasta projektipäällikkö ja tiedottaja-tuottaja. Muiksi jäseniksi

ehdotettiin HSL: Leena Rautanen-Saari, SYKLI: Kaisa-Reeta Koskinen ja HKL: Anna-

  Maija Fromm. 

)
Varajäsen: Ilmi Tikkanen, elinkeinopäällikkö, (Uudenmaan liitto)

Ohjausryhmän rooli:

- valvoo ja seuraa projektin edistymistä projektipäätöksen mukaisesti

- seuraa ja ohjaa hankkeen sisällöllisten tavoitteiden saavuttamista

- hyväksyy tarkennetut toimintasuunnitelmat hyväksytyn projektisuunnitelman pohjalta

- luo toiminnalle / yhteistyölle pelisäännöt

- valmistelee suunnitelmiin tulevat muutokset

- arvioi hankkeen etenemistä esim. itsearvioinnin pohjalta

- levittää projektin tuloksia

- seuraa rahankäyttöä hyväksytyn talousarvion rajoissa

- seuraa, että maksatushakemus on tehty asianmukaisesti rahoittajaviranomaisen päätöksessä edellytetyllä tavalla

- käsittelee / hyväksyy projektin väliraportit ja loppuraportin

- antaa asiantuntemuksensa projektin käyttöön

- toimii linkkinä sidosryhmiin

- vastaa osaltaan projektin vaikuttavuudesta ja tuloksellisuudesta

- käy viimeisessä kokouksessa projektin tulokset ja palautteet läpi sekä sopii tulosten levittämisestä myös hankkeen päättymisen jälkeen.

Hyvä ohjausryhmä tukee projektin toteutumista tuomalla siihen asiantuntemuksensa ja verkostonsa.Se ottaa kantaa toteutukseen ja esittää parannuksia ja tarkennuksia suunnitelmiin.Ei riitä, että ohjausryhmä kokoontuu vain käsittelemään raportteja ja toteamaan tapahtunutta.Jotta ohjausryhmästä todella olisi hyötyä projektin toteuttamisessa, se täytyy perehdyttää tehtäväänsä.Ohjausryhmän jäsenillä tulee olla käytettävissään rahoittajan hyväksymä projektisuunnitelma ja projektin etenemistä kuvaavat raportit.

Ohjausryhmän kokousmäärä ja kokoontumistiheys riippuu projektin tarpeista. Investointiprojekteissa kokoontumisia on yleensä harvemmin, sillä jo rahoituksen hakuvaiheessa määritellään hankinnat melko tarkasti. Hyvin hoidetun projektin ohjausryhmä kokoontuu viimeistään mahdollisimman pian sen jälkeen, kun hallinnoija on saanut rahoittajalta rahoituspäätöksen. Ensimmäisessä kokouksessa ohjausryhmälle selvitetään sille annetut tehtävät, nimetään puheenjohtaja ja sihteeri, ellei ohjausryhmän asettaja ole sitä tehnyt, sekä sovitaan kokouskäytännöistä, kuten kokouskutsujen ja muistioiden toimittamisesta. Samalla käydään läpi kokouspalkkioista ja matkakorvauksista annetut ohjeet. Tärkeintä on, että ohjausryhmä tutustuu hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan jarahoituspäätökseen, myös sen ehtoihin. Niiden perusteella voidaan tarkemmin sopia yhteistyökumppaneiden vastuualueista ja mm. raportoinnista ja sen aikatauluista.

Ohjausryhmälle esitetään vuosi- ja loppuraportit ennen niiden toimittamista rahoittajalle. Ohjausryhmän ei tarvitse hyväksyä maksatushakemusta, mutta sille tulee esittää aika-ajoin katsaus hankkeen talouteen. Maksatushakemus antaa tähän hyvän välineen. Ohjausryhmä seuraa, että projektin käyttöön annetut varat tulevat mahdollisimman hyvin käytetyiksi.

Koettua:

Ohjausryhmän kolme tärkeintä kysymystä projektin vetäjälle:

Miksi? Miten? Mitä hyötyä?

Ohjausryhmän tärkein kysymys itselleen:

Mitä me voimme tehdä projektin edistämiseksi?

HUOM:

Päätösvalta projektisuunnitelman ja rahoitussuunnitelman muutoksista on lääninhallituksella, EI ohjausryhmällä eikä hallinnoijalla.

Koettua:

ESR -osarahoitteisen koulutushankkeen ohjausryhmä päätti, että projektinvetäjä ja kaksi ohjausryhmän jäsentä osallistuu suureen kansainväliseen konferenssiin projektin kustannuksella. Yllätys tuli, kun maksatuksessa lääninhallitus hylkäsi matkakulut tukikelvottomina. Miksi näin? Ohjausryhmä teki päätöksen tuntematta rahoituksen ehtoja. Ulkomaan matkoja ei ollut hyväksytyssä suunnitelmassa eikä kustannusarvion täsmennyksessä, vaikkane tulee rahoittajalle ilmoittaa. Lisäksi kustannusten tukikelpoisuusehdoissa erikseen mainitaan, että ohjausryhmän jäsenten ulkomaan matkat eivät ole tukikelpoisia.

Projektin ohjausryhmä voi parhaimmillaan toimia todella hyvänä apuna projektin vetäjälle ja vaikuttaa huomattavassa määrin projektin onnistumiseen. Jotta ohjausryhmä voisi päästämahdollisimman hyvin perille projektista, kannattaa se sitouttaa mm. huolehtimalla perehdyttämisestä jo ensimmäisestä kokouksesta lähtienLisäksi meiltä mukaan ilmeisesti Juha Ainoa, Pasi Pänkäläinen, Merita Soini.