Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Järjestelyryhmän projektisuunnitelma

Tavoitteet

 Tavoitteena on mahdollistaa tapahtuman sujuvuus järjestämällä toimivasti tapahtuman toteutumisen kannalta merkittäviä yleisiä asioita, kuten ensiapu- ja infopiste, tilakartta, järjestyksenvalvonta ja yleisten tilojen, kuten aulan ja ruokalan toiminta.

Toteutus ja toteutusympäristö

 

Budjetti

 

Toteutusryhmä

 

Toteutusryhmän tehtävät

 

Tavoitteet toteutetaan perehdyttämällä info- ja ensiapupisteeseen ryhmän jäsenistä henkilökunta ja hankkimalla mahdolliset materiaalit. Inforyhmä ottaa vahtimestarilta selvää Vanhan Viertotien kiinteistön paloturvallisuusmääräyksistä ja pohjapiirrustuksen perusteella luodaan opastekartta tapahtumaan osallistujille. Järjestyksenvalvonta järjestetään yhteistyössä Vanhan Viertotien kiinteistönhuollon Sodexon henkilökunnan kanssa. Aulaan järjestetään tilat ja pöydät näytteilleasettajille tuomalla pöytiä tarvittava määrä. Ruokalaan järjestetään tarvittaessa lastenvaunuparkki.

Budjetti

Kuluja tulee vahtimestarin neljän (4) tunnin palkasta (23€/h).

Toteutusryhmä

Järjestelyryhmään kuuluvat Taina Syrmä, Riikka Nortia ja Vilhelmiina Seppänen. Tapahtumapäivänä ja sitä edeltävänä päivänä järjestelyihin osallistuvat kuitenkin kaikki projektissa mukana olevat henkilöt. Tapahtumapäivän tehtävät sovitaan ja jaetaan yhdessä koko ryhmän kanssa. 

Toteutusryhmän tehtävät

Järjestelyryhmän tehtäviin kuuluu:

  • turvallisuussuunnitelman tekeminen Metropolialle, palautetaan opo Ritva Liinamaalle sekä Metropolian turvallisuuspäällikkö Ari Hyvöselle
  • pelastussuunnitelman tekeminen pelastusviranomaiselle, palautettava vähintään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa Helsingin kaupungin pelastuslaitokselle
  • yhteistyöstä Unicafen kanssa sopiminen
  • yleisten tilojen suunnittelu ja järjestely (aula, ruokala, wc-tilat, käytävät) yhteistyössä muiden ryhmien kanssa
  • tilavaraukset
  • parkkipaikan käytön mahdollisuuden selvittäminen
  • pohjapiirrustuksen hankkiminen ja muokkaaminen
  • ensiapupisteen pystytys

Aikataulusuunnitelma

ViikkoTehtävätVastuuhenkilö
9

projektisuunnitelma ja budjetti

tilavaraukset pe 11. ja la 12.4. (auditorio, liikuntasalit, muut luokat)

Taina, Vilhelmiina, Riikka
10

tapaaminen 6.3. opon kanssa (turvallisuusasiat)

 

Riikka

 

11

 Pelastussuunnitelman tekoa

Pohjapiirrustuksen tekoa

Riikka & Vilhelmiina 

Taina

12turvallisuussuunnitelma ja pelastussuunnitelma valmiit ja palautettu Metropolialle sekä Helsingin pelastuslaitokselleRiikka & Vilhelmiina
13

 Unicafen kanssa myytävistä syötävistä sopiminen viimeistään

infopisteen tehtävien suunnittelu

 
14tapahtuman työtehtävät ja työnjako 
15tapahtumaviikon järjestelyt: tilajärjestelyt ym. 
16  

...

 

Päivän aikataulu:

 

...

Pe 11.4.2014TehtäväVastuuhenkilöt
Klo 15->

Aulan järjestelyt (pöydät jne)

Ruokalan järjestelyt, vaunuparkki tarvittaessa

WC-tilojen järjestelyt

Infopisteen pystyttäminen & perehdytys

Ensiapupisteen pystyttäminen & perehdytys

Henkilökunnan tilojen järjestäminen

Yleisiin tiloihin liittyvät opasteet

Palauteseinän järjestäminen

Riikka, Vilhelmiina, Taina + apujoukot
La 12.4.2014TehtäväVastuuhenkilöt
Klo 7.30-9.00

Näytteilleasettajien avustaminen

Perjantaina järjestettyjen tilojen tarkastaminen

Unicafen yhteistyö

Info- ja ensiapupisteen tsekkaus

Taina, Vilhelmiina, Riikka + apujoukot
Klo 9.00-12.00Tapahtuman tehtävät (tehtävänjako myöh.) 
Klo 12.00->Purku 
   
   

 

Toiminnan arviointi

  Yleisten järjestelyjen tavoitteena on toteuttaa kaikki edellä mainitut tehtävät tavoiteajassa sekä tehdä tapahtumasta ja siihen liittyvistä mahdollisimman toimivia. Toimivuutta voidaan arvioida mm. kävijöiden, näytteilleasettajien sekä muiden ryhmäläisten palautteen perusteella. Tilakartan toimivuutta ja selkeyttä voidaan arvoida jo ennen tapahtumaa ja sitä voidaan tarvittaessa kehittää.