Peppi-projektin raportointi-, tieto- ja seurantapalvelut -asiantuntijatyöryhmän kokous pidetään 30.9.2010 klo 10.00 - 14.00 Metropolian Bulevardin toimipisteen Kolleegiosalissa.
...
Aika: 10.00 -
Läsnä:
Alustava asialista
...
Asialista
...
1. Edellisen kokouksen pöytäkirja
Edellisen kokouksen pöytäkirja on luettavissa wikissä: Raportointi-, tieto- ja seurantapalvelut -asiantuntijatyöryhmän 2. kokous 20100826
...
- Käytiin läpi esityslista
- Edelliseen pöytäkirjaan ei ollut lisättävää
- PJ alusti ryhmän tavoitteita sekä etenemisjärjestystä
...
2. Kuvaus: Projektiin liittyvät nyt käytössä olevat järjestelmät
Edellisessä kokouksessa kerättiin tietoa tietojärjestelmistä omaksi wiki-sivukseen:
...
Varataan kokouksen aluksi lyhyt hetki aikaa keskusteluun, jossa voidaan tarvittaessa täydentää tietoja.
2.
...
1 Keskustelua
Budjetointiin/toteumaan liittyvä keskustelu
- TAMKissa käytetään tilausnumeroa vähän samaan tapaan kuin Metropoliassa projektinumeroa, tilausnumero on kuitenkin kevyempi seurantamuoto
- Keskusteltiin millä tasolla kustannuslaskelmat tehdään suhteessa budjettiin (koulutusohjelma/kustannuspaikka vai mikä?)
- Laskelmat pitäisi pystyä tekemään tehtävätasolla OKM raportointia varten ja henkilötasolla
- OKM raportointi pitää tehdä esim. TKI-työn suhteen: opintopisteinä, henkilötyötunteina sekä euroina
- Todettiin että järjestelmän pitää tuottaa vähintäänkin tuntimääräraportti, josta saataisiin laskettua myös euromääräinen toteuma
- keskusteltiin siitä että miten TKI-työ voidaan merkitä, jotta siitä saadaan todenmukainen raportti – tarvittaisiin määritelmä siitä mikä työ lasketaan TKI-työksi ja mikä muuksi työksi, näpä pitäisi pystyä myös merkitsemään oikein suunnitelmiin/toteumiin
- EM. aiheista on vielä keskusteltava, ongelmana raportoinnin tarpeet suhteessa järjestelmän käyttäjäystävällisyyteen -> miten pieniin osasiin merkinnät pystytään jakamaan niin että käytettävyys säilyy
Työaikasuunnitelma
- PJ esitteli minkälaisia raportteja nykyisin saadaan TOISUsta
- Nykyisin suurimmaksi osaksi henkilötasolla mutta kaivataan näiden raporttien summaraportteja esim. klusteritasolla/koulutusohjelmatasolla ja kustannuspaikkatasolla
- Lisäksi tarvitaan raporttia siitä ketkä osallistuvat johonkin projektiin (TKI-päälliköt haluavat)
- Nykyisin TOISU sisältää suunnitelman ja palkanlaskenta toteuman -> tulevaisuudessa nämä samaan järjestelmään (mm. opettaja voi vaihtua ja kustannukset muuttua toteuman aikana)
- Keskusteltiin budjetointiaikavälin suhteesta tilikauteen ja se koettiin ongelmalliseksi
Muuta
- PJ esitteli muiden työryhmien raportointivaatimuksia kuten
- OPSien ikuinen arkistointivelvollisuus
- Opintojaksopalautteiden arkistointi/raportointi
- Aloituspaikkojen määrät, saapumisryhmät
- Toteutukset
- Tilaraportit yms.
- opettajan työpöydän palvelut
Käytiin läpi mitä on tehty viime kokouksen jälkeen eli
- Listaa nykyisistä raporteista
- Tulevaisuudessa karsitaan tarpeen mukaan pois ne raportit joiden ei haluta näkyvän uudessa järjestelmässä
Jakaannuttiin ryhmiin listaamaan nykyraportteja
...
3. Kuvaus: Projektiin liittyvät nyt käytössä oleva raportointi
Tämä kohta siirrettiin tämän kokouksen kotitehtäväksi:
Evästys:
- minkälaisia raportteja nykyisin käytetään (liittyen tähän projektiin) => raporttiesimerkit!
- tulevaisuuden raportointitarpeita
- "vakio raporttipyynnöt", joita kysytään
...
Aineisto kerätään omaksi wiki-sivukseen:
Raportointi-, tieto- ja seuranta palvelut - Käytössä olevat raportit
...
4. Muut asiat
...
5. Seuraavat kokoukset
Asiantuntijaryhmä kutsutaan kokoontumaan seuraavan kerran TAMKissa 28.10.2010 klo 10.15 - 14. Tilana on A201.
Tarvittaessa asiantuntijaryhmä sopii lisäkokouksia jo tässä kokouksessa.
...
6. Kokouksen päättäminen
...