Sarakkeiden kuvaukset
Raportin nimi: Raportin kutsumanimi. Mikäli raportin nimi on eri raportin tuottamassa tietojärjestelmässä, tulee tämä tieto myös listata.
Sisältö: Raportin tietosisältö tallennetaan karkealla tasolla taulukkoon. Jokaisesta raportista tulee tehdä tarkka määrittely esim. Excel-taulukolla. Määrittelyn tulee sisältää tietosisällön ja tavoitellun ulkoasun lisäksi myös laskentakaavat.
Raportointitaso: Raportin raportointitaso organisaatiossa, eli esim. raportti tulostetaan henkilöittäin tai tulosalueittain. Raportointitaso ei tarkoita raportin kohde- tai käyttäjäryhmää organisaatiossa. Tämä ilmaistaan (tarvittaessa) kohdassa Vastaanottaja.
Raportointiajankohta ja -kausi: Raportin raportointiajankohta tai prosessin vaihe sekä raportointikauden/prosessin pituus tai aikajakso, joka ko. raportointi ajankohdassa tehdään.
Vastaanottaja/rooli: Raportin sisäinen tai ulkoinen vastaanottaja.
Käyttöoikeudet: Millaisia rajoitteita tulee ottaa huomioon, eli miten tietoa suodatetaan käyttäjästä riippuen.
Tyyppi: Luokittelutieto, esim. henkilöstäraportti, talousraportti jne.
Järjestelmä: Millä tietojärjestelmällä raporttia varten tarvittava lähdetieto tuotetaan. Esim. tuleeko tieto raportointijärjestelmästä tai Pepin sisäistä palveluista.
Käyttöliittymä/portletti: Missä käyttöliittymässä raportti on nähtävissä
Esimerkkiraportti
Raportin nimi | Sisältö | Raportointitaso | Raportointiajankohta ja - kausi | Vastaanottaja/rooli | Käyttöoikeudet | Tyyppi | Järjestelmä | Käyttöliittymä/portletti |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Esimiehen alaiset | Käyttäjä hakee listauksen henkilöistä, joiden esimies on Matti Möttölä | Henkilöittäin | Vuosisuunnitteluprosessin aikana | Koulutuksen suunnittelija | ei rajoitteita | Henkilöstöraportti | Peppi tai Raportoitointijärjestelmä | Yksikkönäkymä, Raportointinäkymä |
Raporttimatriisi
| Panel |
|---|
Tekemättä
|
i. Opetussuunnittelu prosessi
Raportin nimi | Sisältö | Raportointitaso | Raportointiajankohta ja - kausi | Vastaanottaja/rooli | Käyttöoikeudet | Tyyppi | Järjestelmä | Käyttöliittymä/portletti |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Opetussuunnitelmat | Koulutusohjelman opetussuunnitelmat. Raportille tulostetaan perustietojen lisäksi sen sisältämät opinnot laajuuksineen | Nuorisototeutus | Peppi opetussuunnittelu | Peppi | ||||
Tiedot opintojaksoista | ECTS, ajoitus, kuvaus, jäsennys |
|
|
|
|
| Peppi opetussuunnittelu | Peppi |
Sisäänottomäärät | Aloittavat uudet opiskelijat | AMK |
|
|
|
| Raportointijärjestelmä |
|
TKI-opintopisteet | koulutusohjelmittain, toimipisteittäin |
| jatkuva | KJ, KP, Johto |
| Mittariraportti | Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Vetovoimaraportti | Tiedot hausta ja koulutuspaikoista |
| Lokakuu, helmikuu, huhtikuu |
|
| Perusaportti | Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Koulutusohjelman opiskelijapalaute annetusta opetuksesta |
|
|
| KP |
|
| Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Työllistyminen | Työtilanne valmistuessa (Opala) |
| lukuvuosittain | KP, KO |
|
| Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Työllistyminen | Tilastokeskuksen työllisyysmittari |
| lukuvuosittain | KP, KO |
|
| Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Vapaajakso | Lomat, työvapaat, vaihto yms. |
|
| KP |
|
| Peppi - Henkilöt | raporttinäkymä |
Hankekoriin jätetyt esitykset |
| lukuvuosittain | KP |
|
| Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä | |
Opetussuunnitelman sisällön tulostus | Opetussuunnitelmasta syntyy automaattisesti PDF:tiedosto, kun opetussuunnitelma muutetaan tilaan "Hyväksytty ja julkaistu". Versioon tulostuu opetussuunnitelman sisältö täydellisenä. |
| lukuvuosittain, jatkuva | KP, KO |
|
| Peppi opetussuunnittelu | opetussuunnittelu, raporttinäkymä |
Opintosuoritusote | tulostaa opintosuoritusotteen. Raporttiin tulostetaan opiskelijan suorittamat opinnot, joista hän on saanut arvioinnin | yhdelle tai useammalle opiskelijalle |
|
|
|
| Peppi - Henkilöt |
|
Tutkintotodistus + liite? | liite: koulutusohjelman tarpeen mukaan (jäsentelyt, ajoitus, opintopolut) |
|
|
|
|
| Raportointijärjestelmä |
|
Jäsentelyraportit | opetussuunnitelman oj:t ja ok:t jaeteltuna kaikkien eri jäsentelyjen mukaan |
|
|
|
|
| Peppi opetussuunnittelu |
|
Ajoitussuunnitelmaraportit | ops jaoteltuna eri ajoitussuunnitelmien mukaan |
|
|
|
|
| Peppi opetussuunnittelu |
|
Opintopolkujen raportit | eri opintopolkujen ops:t erikseen |
|
|
|
|
| Peppi opetussuunnittelu |
|
Raportit mm. markkinointia varten | ops.n rakenne ja kuvaukset |
|
|
|
|
| Peppi opetussuunnittelu |
|
ops:n tulostus myös luonnosvaiheessa |
|
|
|
|
|
| Peppi opetussuunnittelu |
|
ii. Vuosisuunnittelu prosessi
Raportin nimi | Sisältö | Raportointitaso | Raportointiajankohta ja - kausi | Vastaanottaja/rooli | Käyttöoikeudet | Tyyppi | Järjestelmä | Käyttöliittymä/portletti |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Sisällä olevat opiskelijat | Raportointijärjestelmä | |||||||
Opinnäytetyön opettajan opinnäytetyön opiskelijat | Ketä opiskelijoita yksittäinen opettaja ohjaa kauden aikana ja mitä tehtävää hän hoitaa |
|
|
|
|
| eHOPS |
|
Yksikön opinnäytetyön opettajien opinnäytetyön opiskelijat | Yksikön opettajien opinnäytetyön ohjausvastuu: kuka opettaja opettaa ketäkin opiskelijaa |
|
|
|
|
| eHOPS |
|
Valmistuneet+tavoite | Valmistuneet koulutusohjelmittain, toimipisteittäin, tutkinnoittain |
| jatkuva | KJ, KP |
| Mittariraportti | Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Keskeyttäneet | Keskeyttäneiden määrä, toimipisteittäin, koulutusohjelmittain ja syittäin |
| jatkuva | KJ, KP, Johto |
| Mittariraportti | Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Keskeytysaste | Keskeyttäneiden määrä ja keskeytysaste ko-tasolle saakka |
| syyskuu, huhtikuu | KJ, KP, Johto |
| perusraportti | Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Poissaolevat | Poissa olevien opiskelijoiden määrä ko-tasolla + prosentteina |
| jatkuva | KJ, KP, Johto |
| Mittariraportti | Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Haamulistat | ryhmässä todella opiskelevien määrä |
| kevät, syksy | KP |
| Mittariraportti | Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
0-listat | opintojaksoittain |
| helmikuu | KP |
| Mittariraportti | Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Suoritetut opintopisteet | ko-tasolla |
| jatkuva | KJ, KP, Johto |
| Mittariraportti | Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Yli 45 op suorittaneet | koulutusohjelmittain, toimipisteittäin, lukuvuosittain, kalenterivuosittain |
| jatkuva | KJ, KP, Johto |
| Mittariraportti | Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
TKI-opintopisteet | koulutusohjelmittain, toimipisteittäin |
| jatkuva | KJ, KP, Johto |
| Mittariraportti | Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Opinnot suoritettu, opinnäytetyö kesken | Läsnäoleva, ei toteutuksella |
|
| KP |
| Mittariraportti | Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Opiskelijamäärät | koulutusohjelmittain, toimipisteittäin, tutkinnoittain, |
| jatkuva | KP |
| Mittariraportti | Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Opiskelijamäärät saapumisryhmittäin | koulutusohjelmittain, toimipisteittäin |
|
| KJ, KP, Johto |
| Mittariraportti | Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Opiskelijamäärä ennuste+poistuma | koulutusohjelmittain, toimipisteittäin |
| 2 x vuodessa | KJ, KP, Johto |
| Perusraportti | Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Ulkomaisten tutkinto-opiskelijoiden määrä | koulutusohjelmittain, toimipisteittäin |
| jatkuva | KJ, KP, Johto |
| Mittariraportti | Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Opiskeluoikeus | aloittavat opiskelijat koulutusohjelmittain, toimipisteittäin |
|
| KJ, KP, Johto |
|
| Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Koulutustarjontaraportti | Tulevat koulutuspaikkamäärät |
|
| KJ, KP, Johto |
| Perusraportti | Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Kv-vaihdot | Opiskelija/opettaja/ henkilöstövaihdot, lyhyet ja pitkät ko-tasolla |
| jatkuva | kv-palvelut, johto |
| Mittariraportti | Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Ohjaus- ja kehitys-keskustelujen yhteenvedot |
|
| huhtikuu | KP |
|
| Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Vuosi- ja seurantakyselyt |
|
| loka-marraskuu, | KP |
|
| Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Koulutusohjelman opiskelijapalaute annetusta opetuksesta |
|
|
| KP |
|
| Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Luennoitsijoiden määrä | Luennoitsijoiden kplmäärä ja pitämät opetustunnit |
|
| KO |
|
| Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Sivutoimisten opettajien määrä | Sivutoimisten opettajien kplmäärä ja opetustunnit |
|
| KO |
|
| Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Kustannuspaikan käyttö | Kuka käyttää kustannuspaikkaa |
|
| esimiehet |
|
| Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Tehtävät kustannuspaikoilla | Töiden jakauma kustannuspaikoille |
|
| esimiehet |
|
| Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Iltaopetuksen määrä | Iltaopetuksen määrä |
|
| esimiehet |
|
| Raportointijärjestelmä | raporttinäkymä |
Yksikön henkilöiden vuosityö | Yksikköön liitettyjen henkilöiden työajan käyttö edelliseltä kaudelta vuosityöaika. Jos yksikkö koostuu useasta koulutuksesta, niin yksikön henkilöiden tehtävät on lueteltava koulutustasolla (nuorten koulutuksessa, aikuisten koulutuksessa, erikoistumisopinnoissa, ylempi amk, muu koulutus) | lukuvuosi, kalenterivuosi, lukukausi | Jatkuva | esimiehet |
| Mittariraportti | Raportointijärjestelmä | Yksikkönäkymä |
Sivutoimisen opettajan tunnit | Järjestelmä kerää yhteen sivutoimisen tuntiopettajan tulevan kauden tunnit ja tekee niistä työsopimuslomakkeen (word ja tiedonsiirto HR-järjestelmään) | lukuvuosi, kalenterivuosi, lukukausi | jatkuva | KO, esimies |
| yhteenvetoraportti | Raportointijärjestelmä | yksikkönäkymässä |
Instrumenttikohtaisen opiskelija-opettajaliitoksen hallinta | Toteutusryhmistä raportti kuka opiskelija liittyy mihinkin opettajaan, aikaväli ja opettajan instrumentti. | päivä | jatkuvat | KS |
| yhteenvetoraportti | Peppi - Vuosisuunnittelu | yksikkönäkymässä |
Yksikön opintojakson toteutukset jotka sisältävät labelin, labelit | Opintojakson toteutuksille voi määritellä labelita. Opintojakson toteutukset yhden tai useamman labelin mukaan aikaväliltä xls-raporttiin. Käyttäjä määrittelee mitä sarakkeita toteutuksista tulostetaan raportin sarakkeisiin |
| jatkuva | KJ, KP, koulutussuunnittelija |
| Perusraportti | Peppi - Vuosisuunnittelu | yksikkö, raporttinäkymä |
Tehtävät joille merkitty kustannustunniste, jonka voimassaoloaika ei ole validi tehtävän aikavälin kanssa | Tallennettu tehtävä, jonka kesto on esim. 3 vuotta ja määritelty tehtävälle kustannustunnisteet. 2. vuoden alussa yksi tai useampi kustannustunniste on merkitty arkistoituvaksi | lukuvuosi, kalenterivuosi, lukukausi | jatkuva | KJ, KP, koulutussuunnittelija |
| yhteenvetoraportti | Peppi - Vuosisuunnittelu | yksikkö, raporttinäkymä |
Yksikön esimies saa listaukset vapaajaksojen poikkeamista | Henkilön kanssa yhdessä sovitaan hänen vapaajakson poikkeamat. Esimies näkee kaikkien alaisten poikkeamat vapaajaksoissa. | lukuvuosi, kalenterivuosi, lukukausi | jatkuva | KJ,KP,koulutussuunnittelija |
| yhtenveto | Peppi - Vuosisuunnittelu | Yksikkö |
Yksikön henkilöiden töiden yhteenveto kaudelta | Yksikkö tarvitsee yhteenvedon vastuuyksikön henkilöiden suunnitelluista töistä suunnittelun aikana. Raportissa on nähtävä henkilön töiden yhteenveto tunteina eriteltynä opetus-, muut tunnit periodeittain, lukukausittain, lukuvuosittain. | periodi, lukukausi, lukuvuosi | jatkuvat | KJ, KP, koulutussuunnittelija |
| yhteenveto | Peppi - Vuosisuunnittelu | Yksikkö, raporttinäkymä |
Opettajien työtunnit | tulostaa henkilöiden lähi- ja etäopetustunnit haluaman aikavälin toteutuksilla |
|
| KJ, KP, koulutussuunnittelija |
|
| Peppi - Vuosisuunnittelu |
|
Henkilön tuntierittely | tulostaa yhden tai useamman henkilön tuntierittelyn. Kerää kaikki annetun aikajakson sekä toteutusten että muut tunnit. |
|
| KJ, KP, koulutussuunnittelija |
|
| Peppi - Vuosisuunnittelu |
|
Toteutusten labelit | Toteutuksilla on label/tagi, joka merkkaa mitä toteutus on. Koulutuksen suunnittelijan haluaa raportin historiasta: anna ne henkilöt jotka ovat olleet nillä toteutuksilla, jotka on merkitty "Matematiikka" tagilla | lukuvuosi | jatkuvat | KJ, KP, koulutussuunnittelija |
| yhteenvot | Peppi - Vuosisuunnittelu | Vuosisuunnittelu, raporttinäkymä |
Toteutuksen virtuaaliopettajat | Toteutukset joissa opettaja on virtuaaliopettajia | lukuvuosi | jatkuva | KJ, KP, suunnittelija |
| listaus | Peppi - Vuosisuunnittelu |
|
Henkilön opetustunnit | henkilön opetustuntien jakautumista yhden toteutuksen osalta | jaksoittain, kustannuspaikoittain |
|
|
|
| Peppi - Vuosisuunnittelu |
|
Vieraskielinen opetus | tulostaa annetun vieraskielisen opetuksen opinnot opetuskielittäin, annettuna aikajaksona pidettyjen toteutusten opinnot, lasketaan niiden laajuudet ja osallistujamäärät | toimipisteittäin |
|
|
|
| Raportointijärjestelmä |
|
iii. Työ- ja lukujärjestyssuunnittelu prosessi
Raportin nimi | Sisältö | Raportointitaso | Raportointiajankohta ja - kausi | Vastaäanottaja/rooli | Käyttöoikeudet | Tyyppi | Järjestelmä | Käyttöliittymä/portletti |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Toteutuksen varauksella olevien henkilöiden määrä | Listaa tietylle varaukselle merkityt henkilöt ja opiskelijat, jotka ovat toteutukselle ilmoittautuneet, huomioiden toteutuksen pienryhmät | lukumäärä | jatkuva | Siivusliike, vahtimestarit, ravintolapalveluiden tuottajat, turvallisuus | raportoija-oikeuksilla | koosteinen raportti | raportointijärjestelmä, resurssivarausjärjestelmä (osallistujamäärä varauksessa) | Peppi - Raportointi ja resurssivarausjärjestelmä |
Toimipisteen varauksille merkittyjen eri henkilöiden lukumäärä | Listaa arvion henkilöiden lukumäärästä toimipisteessä päivittäin, jolloin ruokailupalvelut voi arvioida ruokailijoiden määrää | lukumäärittäin | jatkuva | ravintolapalvelut | raportoija-oikeudet | koosteinen raportti | raportointijärjestelmä | Peppi - Raportointi |
Tilojen varausaste | Listataan tilojen varausaste valituista tiloista tai toimipisteistä - käyttäjä valitsemina atribuutteina viikonpäivät (esim. ma-pe) kellonaika (esim. 8-16) sekä päivämääräväli (esim. 1.1.2012-1.3.2012) | Prosentteina ja tunteina | jatkuva | Kiintiestöpalvelut, muut organisaation yksiköt | raportoija-oikeudet, isännöitsijä | koosteinen raportti | raportointijärjestelmä | Peppi - Raportointi |
Tilojen varausaste kustannuspaikoittain | Listataan tilojen varausaste valituista tiloista tai toimipisteistä - käyttäjä valitsemina atribuutteina viikonpäivät (esim. ma-pe) kellonaika (esim. 8-16) sekä päivämääräväli (esim. 1.1.2012-1.3.2012) ja lisäksi kustannuspaikan mukaan | Prosentteina, euroina ja tunteina (eurot tuloevat tilojen atribuutteina olevista tuntihinnoista) | jatkuva | Kiintiestöpalvelut, muut organisaation yksiköt | raportoija-oikeudet | koosteinen raportti | raportointijärjestelmä | Peppi - Raportointi |
Listaa toteutukset | Listaa toteutukset ryhmän, koulutusohjelman, opettajan, hakusanan (toteutuksen nimi tai koodi) tai sen osan mukaan. Lisäksi päivämääräväli tarvittaessa jos halutaan hakea menneitä toteutuksia. | Listana, sarakkeissa eroteltuna toteutuksien muut tiedot | jatkuva | Suunnittelija, henkilökunta | Henkilökuntaoikeudet | koosteinen lista | resurssivarausjärjestelmä | Peppi - resurssivarausjärjestelmä |
Listaa tila- tai välineresurssit | Listaa tila- tai välineresurssit toimipisteiden mukaan (monivalinta toimipisteistä) | Sarakkeissa tilojen tai välineiden attribuutit | jatkuva | Suunnittelija, henkilökunta, isännöitsijä, varausmestari | Suunnittelija, henkilökunta, isännöitsijä, varausmestari | koosteinen lista | resurssivarausjärjestelmä | Peppi - resurssivarausjärjestelmä |
Toteutukset sekä resurssivaraukset toteutuksetlle | Listaa koulutusohjelman, ryhmän, opettajan tai hakusanalla haettujen toteutuksien resurssivarausten määrä | Lukumäärittäin ja resursseittain eroteltuna (esim. tälle toteutukselle opettajalle X 20h, tiloja 30h, ryhmälle X 15h) - eroteltuna varauksen statuksen mukaan. | jatkuva | Suunnittelija - näkee hetki kuinka paljon millekin toteutukselle on jo suunniteltu tunteja | Suunnittelija, koulutuspäällikkö | koosteinen lista | resurssivarausjärjestelmä tai raportointijärjestelmä | Peppi - resurssivarausjärjestelmä tai raportointijärjestelmä |
Resurssin varaukset annetulla aikavälillä | Listaa kaikki resurssivaraukset annetuilla ehdoilla (opettaja, toteutus, ryhmä, koulutusohjelma, kiinteitstö, tila) tietyllä aikavälillä | Sisältää kaikki varauksen kentät |
| Käyttäjä näkee listana kaikki haluamansa varaukset | Suunnittelija, henkilökunta, isännöitsijä, varausmestari | koosteinen lista | Peppi, resurssivarausjärjestelmä | Peppi, resurssivarausjärjestelmä |
Raportti uudet varaukset 24h / 48h | Listaa kiinteistökohtaisesti uudet varaukset varaukset jotka tehty 24h/48h sitten ja koskee lähipäiviä (kahta seuraavaa arkipäivää + tätä päivää) - voidaan myös tehdä siten että normaali varauslista jossa värikoodattuna uudet varaukset | Sisältää kaikki varaukse kentät |
| Lista | isännöitsijä, varausmeestari | koosteinen lista | Peppi, resurssivarausjärjestelmä | Peppi, resurssivarausjärjestelmä |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Raportti perutut varaukset kiinteistöittäin valitulla aikavälillä | Listaa kiinteistökohtaisesti perutut varaukset tietyllä aikavälillä | Sisältää kaikki varaukse kentät |
| Lista | isännöitsijä, varausmeestari | koosteinen lista | Peppi, resurssivarausjärjestelmä | Peppi, resurssivarausjärjestelmä |
|
|
|
|
|
|
|
|
|