1 Hallinto
...
Taulukossa on eriteltynä asiakirjakohtaisesti tai asiakirjalajikohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle).
Projektin asiakirjat ovat linkin takana kuitenkin
...
avoimesti näkyvissä, mikäli niiden jakelua ei ole
...
rajattu.
1 Hallinto
WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | ||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
päätös ohjausryhmän perustamisesta |
| X | X | Ohjausryhmän kokoonpano wikissä | |||||||||||||||||||||
X | X | X | Allekirjoitetut kokousasiakirjat mappiin | ||||||||||||||||||||||
1.2 Raportit ja maksatushakemukset | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |||||||||||||||||||||
X | X | X | |||||||||||||||||||||||
X | X | X | |||||||||||||||||||||||
seurantaraportit | X | X | X | ||||||||||||||||||||||
puolivuosiraportit | X | X | X | ||||||||||||||||||||||
talouden kuukausiseuranta | X | luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?) | |||||||||||||||||||||||
maksatushakemuksen liitteet maksatushakemukset liitteineen | X | luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?) | |||||||||||||||||||||||
tarjouspyynnöt kilpailutuksen tekemiseksi | X | X | X |
|
| ||||||||||||||||||||
tarjoukset, niiden vertailu ja päätösmuistio |
| X |
| X |
| ||||||||||||||||||||
WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | ||||||||||||||||||||||
tiedotussuunnitelma | X | X | X | ||||||||||||||||||||||
omat tuotokset (uutiset, viikkokirje, kk-kirje, tiedotteet, infokirjeet, web-sivut, artikkelit, tapaamiset...) | X | X | X | ||||||||||||||||||||||
tilatut tuotteet/palvelut: kilpailutusasiakirjat (painot, promot, tiedottajan matkat) | X | X | X | ||||||||||||||||||||||
1.4 Operatiivinen tiimi Arviointilomakkeet | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |||||||||||||||||||||
tapaamisasiakirjat (asialistat, muistiot) | X | X | X | 1.5 Lomakkeet | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | lomakepohjat | X | X | X | lomakkeiden jakelu wikin kautta, mahdollisuuksien mukaan myös palautus | ||||||||||||
sähköinen palaute/ arviointilomakkeet aineistona | X | X | luottamuksellinen käsittely | ||||||||||||||||||||||
yhteenveto saadusta palautteesta | X | X | X |
|
| ||||||||||||||||||||
1.6 Työkorit | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | 1.6.1 Projektihallinto | 1.6.2 ohjausryhmän muistiot | X | X | X | 1.6.6 Tiedottaminen | Omat tuotokset (uutiset, viikkokirje, kk-kirje, tiedotteet, infokirjeet, web-sivut, artikkelit, tapaamiset...) | X | X | X | Tilatut tuotteet/palvelut: kilpailutusasiakirjat (painot, promot, tiedottajan matkat) | X | X | X | 1.6.7 Arviointi | 1.7 5 Henkilöstö | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
sopimukset/työaikasuunnitelmat | X | X | tietosuoja (tieto Wikiin sopimuksen/ työaikasuunnitelman olemassaolosta? voisi helpottaa työajanseurantojen metsästystä) | ||||||||||||||||||||||
työajanseurannat | X | X | allekirjoitukset tarvitaan (voisi kirjata WIKIin ja printata sieltä > tarvitaan esimiehen allekirjoitus tarkoituksenmukaisuus?) | ||||||||||||||||||||||
perustietolomakkeet | X | X | luottamuksellisuus (yhteystiedot WIKIin? so. sposti+työnumero+työtehtävä+ajanjakso) | ||||||||||||||||||||||
verokortit | X | X | Taloushallinnon arkistoon, tarkoituksenmukaisuus | 1.8 Projektipäällikkö | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU 1.9 Projektisuunnittelija | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | 1.10 Hallintotiimi | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | Viikkopalaverien muistiot |
...
2 Ennakointitutkimus
...
Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle).Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimessti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.
2.1 Kehittämistiimit Tutkijaklubi | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
toimintasuunnitelma | X | X | X | aloituskysely | X | X | X | asiantuntija-alustukset | Klubin kokoonpano ja jäsenten yhteystiedot wikissä | ||||||||||
muistiot tapaamisista | X | X | X | tiimiläisille jaettavat ohjeet | X | X | X | kehittämissuunnitelma | X | X | X | ||||||||
2.2 Pilotoitavat AMK-valmennuksetKlusterianalyysi | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |||||||||||||||
aineistonkeruusuunnitelmat opetussuunnitelma | X | X | X | ||||||||||||||||
aineisto aloituskysely | X | X X | luottamuksellinen tutkimusaineisto | ||||||||||||||||
raportit etätehtävät | X | X | X | X | X | X | opiskelijoille ja opettajille | X | X | X | |||||||||
2.3 Muu koulutuspäivätNettikysely | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |||||||||||||||
aineistonkeruusuunnitelmat toteutussuunnitelma | X | X | X | ||||||||||||||||
kyselylomake aloituskysely | X | X | X | ||||||||||||||||
aineisto etätehtävät | X | X | X | luottamuksellinen tutkimusaineisto | |||||||||||||||
raportit opiskelijoille jaettavat ohjeet | X | X | X | opiskelijoille ja opettajille | X | X | X | ||||||||||||
2.4 LukujärjestyksetSkenaariokuvat | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |||||||||||||||
aineistonkeruusuunnitelmat Lukujärjestykset | X | X | X | 2.5 Läsnäoloseuranta | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | läsnäolonseuranta | X | X | X | 2.6 Opintojaksopalautteet | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | ||
kehyskertomukset ja muu aineiston kerääminen | opintojaksopalautteet | X | X | X | sähköinen lomake koulutukseen osallistuneille, (anonyymit?) vastaukset näkyvät opettajalle ja järjestäjille | opintojaksopalautteiden yhteenvedot | X | X | X |
|
| ||||||||
aineisto |
| palautteista tehdyt yhteenvedot julkaistaan WIKIssä mahdollisimman nopeasti | opettajien palautetta opintojaksoista | X | X | X sähköinen lomake VAI keskusteluketju? |
3 Työelämässä tapahtuvakoulutus
Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle).Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimessti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.
| X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
raportit | X | 3.1 Työelämässä tapahtuva koulutus | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | opetussuunnitelma | X | X | X | aloituskysely | X | X | X | etätehtävät | X | X | X | opiskelijoille jaettavat ohjeet | X | X | X | opiskelijoille ja opettajille | X | X | X | 3.2 Lukujärjestykset | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | Lukujärjestykset | X | X | X |
|
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
2.5 Skenaarioleffat 3.3 Läsnäoloseuranta | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |||||||||||||||||||||||||||||||||
aineistonkeruusuunnitelmat läsnäolonseuranta | X | X | X | 3.4 Opintojaksopalautteet | WIKI | MAPPI | |||||||||||||||||||||||||||||||
aineiston kerääminen | AVOIN | RAJATTU | opintojaksopalautteet | X | X | X | sähköinen lomake koulutukseen osallistuneille, (anonyymit?) vastaukset näkyvät opettajalle ja järjestäjille | ||||||||||||||||||||||||||||||
keruun aikaiset litteroinnit ja muu aineisto | opintojaksopalautteiden yhteenvedot | X | X | luottamuksellinen tutkimusaineisto | |||||||||||||||||||||||||||||||||
raportit | X | palautteista tehdyt yhteenvedot julkaistaan WIKIssä mahdollisimman nopeasti | opettajien palautetta opintojakstoista | X | X | X |
4 Taloushallinto
...
3.1 Taloushallinto
...
WIKI
...
MAPPI
...
AVOIN
...
RAJATTU
...
laskut
...
X
...
X
...
työajanseurannat
...
X
...
X
...
alkuperäiset maksatushakemukset ja
liitteet
...
X
...
X
Projektin aineiston kokoaminen ja säilyttäminen
"Projektin kaikki aineisto tulee säilyttää huolellisesti. On erittäin tärkeää koota talteen asiakirjat kilpailuttamisesta, koulutukseen osallistuneista, kopiot ilmoituksista, sopimukset, ohjausryhmän pöytäkirjat, rahoituspäätökset, maksatushakemukset ja -päätökset jne.
Projektin asiakirjat voidaan myös säilyttää sähköisessä muodossa, jolloin on varmistettava niihin pääsy aina tarvittaessa, mm varmennusten ja tarkastusten yhteydessä aina vuoden 2020 loppuun saakka."
Projektimapin tulee sisältää vähintään
...
...
(Projektiapulainen, luku 12.4 s.24)
VOIMAAn projektimappiin sisältyvät myös (listaa voi täydentää tarpeen mukaan)
| Excerpt Include | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|