Jaakko Rannila (Omat muokkaukset voi merkitä omalla värillä)

Tiina Kokko (oma muokkausväri)

Riikka Vähätalo (oma muokkausväri)

1. Johdanto

Tämä dokumentti perustuu Peppi-projektin ensimmäisen vaiheen Työ- ja lukujärjestyssuunnittelu -määrittelydokumenttiin. Tässä dokumentissa on karsittu aiemman määrittelyn mukaisia keskitetyn suunnittelun osioita sekä muutamia muita ei-välttämättömiä ominaisuuksia.

Dokumentissa kuvataan sekä luku- ja työjärjestysprosessia että resurssivarausvälineeltä (synonyymit: resurssisuunnitteluväline, työ- ja lukujärjestyssuunnitteluväline, resurssivarauspalvelu, resurssivarausmoduuli) vaadittuja ominaisuuksia.

Jaakko Rannila: Mun mielestä tässä olisi hyvä mainita, että (kommentit kannattaa laitta 'Quote' tyyliä hyödyntäen luvun kohtaan, johon kommentti liittyy)

...

• Henkilökunnalla on oikeus suunnitella omaa opetustaan, toteutuksiaan ja muita varauksia. Henkilökuntaroolissa oleva voi muokata ja poistaa varauksia, jotka ovat hänen tekemiään tai johon hänet on liitetty. Henkilökuntaroolissa olevalle henkilölle tulee käyttöliittymissä tarjota ensisijaisesti mahdollisuutta tehdä varauksia omille toteutuksilleen. Roolissa ei kuitenkaan rajoiteta tekemästä varauksia myös muille toteutuksille, kuitenkin huomioiden ne rajoitukset, jota järjestelmässä voidaan asettaa resurssien varaukselle (esim. lukitukset ajan kohdille valituille tiloille ja välineille + rooleille). Roolissa oleva ei voi tehdä päällekkäisiä varauksia tilaresurssien osalta. Henkilökunta roolissa oleva ei näe niiden varausten osalta varauksen nimeä tai toteutusta, jotka on vielä luonnostilassa. Roolissa olevan on kuitenkin nähtävä, jos johonkin resurssiin on tehty varaus, joka on luonnostilassa (mutta ei sen tarkkaa sisältöä). Ts. suunnittelijan tekemillä varauksilla on tällöin etu, koska he voivat tehdä varauksia aiemmin. Opettaja näkee 'ehdotus' statuksella olevat varaukset täysine tietoineen. Henkilökuntaroolissa tehdyt varaukset ovat oletuksena 'julkaistu' -statusmuodossa mutta käyttäjä voi valita myös tehtävän varauksen myös muotoon "ehdotus", jolloin varaus ei vielä näy opiskelijoille. Statusvalinta tulee siis olla näkyvissä mm. varauslomakkeessa,josta sitä voi muuttaa.
• Kiinteistökohtainen suunnittelija -roolissa oleva henkilö näkee kaikkiin varauksiin liittyvät tiedot (myös luonnostilassa olevat). Suunnittelija voi muokata ja poistaa niitä varauksia, jotka on liitetty roolin mukaiseen kiinteistöön (luokkatila, väline) sekä kaikkia niitä varauksia jotka hän on itse luonut tai johon hänet on merkitty yhdeksi resurssiksi joiden tilaresurssina on muun kiinteistön tila. Suunnittelija voi muokata myös kaikkia niitä varauksia, joihin ei ole merkitty mitään tilaa eikä välinettä. Suunnittelijan tekemät varaukset voidaan tallentaa 'luonnos', 'ehdotus' ja 'julkaistu' statukselle. Tätä roolia käytetään erityisesti osittain hajautetussa mallissa. Lisäksi tätä voidaan käyttää keskitetyn mallin suunnittelussa periodin ollessa käynnissä (muutosten tekeminen jne) tai niissä tapauksissa, joissa suunnittelu tapahtuu keskitetysti mutta ei haluta käyttää muuta suunniteeluvälinettä kuten Untista.  
• Kiinteistökohtainen varausmestari =  esim. Bulevardi_varausmestari. Tämä tarkoittaa sitä, että henkilölle määritellään varausmestarirooli tiettyyn toimipisteeseen. Roolilla on oikeus tehdä varauksia sekä muokata niitä, kuten henkilökunta tai suunnittelijaroolissa oleva henkilö. Rooli voi omassa toimipisteessään kuitenkin lisäksi muokata ja poistaa kenen tahansa varauksia. Ko. varauksissa tulee tällöin olla merkittynä tila, joka on liitettynä k. toimipisteeseen. Rooli voi lisäksi asettaa lukituksia/avauksia tiloihin tai välineisiin valittuna aikavälinä valituille rooleille (ks. 5.3.4 Muut palvelut).  
• Opiskelijalla on mahdollisuus tehdä varauksia tiloihin, jotka ovat roolin varattavissa. Opiskelija näkee varaukset, jotka ovat 'julkaistu' tilassa.
• Ulkopuolisella käyttäjällä on oikeus liittää varauksiin tiloja, jotka on eri kiinteistöissä ja tiloissa määritelty tämän roolin varattaviksi.
• Raportoijalla on oikeus laatia raportteja mm. tilojen varausasteista
• Isännöitsijällä on oikeudet kaikkiin tiloihin ja välineisiin. Rooli voi lisäksi asettaa lukituksia/avauksia tiloihin tai välineisiin valittuna aikavälinä valituille rooleille (ks. 5.3.4 Muut palvelut). Tämä tarkoittaa sitä, että ko. tiloihin ja välineisiin lukituksen aikana voi varauksia tehdä vain tässä roolille merkityt henkilö.
• Pääkäyttäjällä on oikeus jakaa roolipohjaisia oikeuksia toimipistekohtaisesti.  Rooli voi lisätä, poistaa, muokata ja piilottaa eri resursseja. Roolilla on muutoinkin kaikki oikeudet järjestelmässä. Rooli voi lisäksi asettaa lukituksia/avauksia tiloihin tai välineisiin valittuna aikavälinä valituille rooleille (ks. 5.3.4 Muut palvelut)
• Mahdollisesti tarvitaan myös oma rooli välineiden hallinnointia varten

Käyttäjällä voi olla yksi tai useampi rooli ja käyttäjän oikeudet määrittyvät kaikkien näiden roolien mukaisesti.

Isännöitsijällä ja pääkäyttäjällä on oikeus muokata muiden tekemiä lukituksia. Kiinteistökohtainen varausmestari ei pysty ohittamaan isännöitsijän tai pääkäyttäjän tekemiä lukituksia. Isännöitsijä ja pääkäyttäjä ovat rooleiltaan samanarvoisia ja voivat muokata toistensa tekemiä lukituksia.

Pääkäyttäjällä on oikeus muokata roolimatriisia eli eri rooleille voidaan tarvittaessa antaa lisää oikeuksia tai poistaa niitä.

3 Työ- ja lukujärjestyssuunnittelu prosessilukujärjestyssuunnitteluprosessi

Lukujärjestyssuunnittelu on prosessina hyvin erilainen riippuen koulutusohjelman luonteesta, tämä pätee sekä Metropolia ammattikorkeakouluun että Tampereen ammattikorkeakouluun. Yleisesti ottaen kuitenkin yhtäläisyyksiä löytyy esimerkiksi siitä, että opetuksen suunnittelun tietyt vaiheet on suoritettu ennen kuin lukujärjestyssuunnittelu aloitetaan. Näiden aiempien suunnitteluvaiheiden perusteella saadaan tietoja, joita hyödynnetään lukujärjestyssuunnittelussa. Siksi on mahdollista (ja täytyy) asettaa tiettyjä vaatimuksia lukujärjestyssuunnittelua edeltäville vaiheille, jotta varsinainen suunnittelu on mahdollista.

...

Vaatimus: Työkalussa (Resurssien hallinta) on pystyttävä rajaamaan tilojen käyttöä (esim. tilan X käyttö vain klo 18-22). Näitä rajoituksia käytetään suunnittelun tukena eli järjestelmä varoittaa jos rajatulle alueelle ollaan tekemässä resurssivarausta. Seuraavissa kappaleissa on kuvattu tarkemmin erilaisia kalenteriin vaikuttavia rajoitteita.

Poistettu / Ei mukana tässä välineessä: Suunnittelijoilla oltava työkalu, jolla voidaan merkitä järjestelmään mm. pyhäpäivät ja muut vastaavat koko kouluun vaikuttavat ”rajoitukset” sekä koulutusohjelma- ja ryhmäkohtaiset rajaukset.

3.1.1 Prosessin aikana tarvittavat tiedot

...

• Luokkatilat ja niiden tiedot (paikkamäärä, tyyppi yms.) sekä mahdolliset aikarajoitteet tilalle -> Tallennetaan tähän järjestelmään (MDS = Peppi)
• Kelluvat lisenssit ym. jotka vaikuttavat mm. ryhmäkokoihin

3.1.1.

...

1 Opetukseen tarvittavat tilat (kapasiteettivaraus)

Opettaja asettaa toteutustenhallintavälineessään (toteutustenhallintaväline kuvattu opettajan palveluissa) jokaiselle omalle toteutukselleen tiedot toteutuksessa tarvittavista tiloista. Opettaja merkitsee

• minkä tyyppisiä tiloja hän tarvitsee (tilatyyppi ja mahdollisesti lisäksi tarkka tilatoive)
• millä aikavälillä (alkaa viikolla X tai päivämäärällä X ja loppuu viikolla Y)
• opetuskertojen määrä (esim. 5 opetuskertaa)
• opetuskerran kesto (esim. 2h per opetuskerta)
• tarvittavat välineet
• lisätieto (avoin tekstikenttä)

Näitä tietoja voi syntyä toteutukselle useita (rivejä) esim. labroille 1 rivi ja luennoille toinen rivi). Kun kaikkiin toteutuksiin on syötetty em. tiedot täydellisinä syntyy tarkka tieto tarvittavasta kapasiteetista joka voidaan suhteuttaa käytettävissä olevaan kapasiteettiin.

3.1.2 Tietolähteet

Alkutietojen kerätään eri lähteistä, alla kuvataan alkutietojen lähteet

Vuosikello tai

Alkutietojen kerätään eri lähteistä, alla kuvataan alkutietojen lähteet

Vuosikello tai muu yhteinen tietolähde yleisille aikatauluille

...

Eli jos suunnittelija esim. valitsee toteutuksen sijoittelun kohteeksi niin lähtökohtaisesti hän itse asiassa tekee sijoittelua kaikille toteutukseen liitetyille resursseille mikäli hän ei klikkaile niitä pois tai lisää muita liitettäviä resursseja kuten esimerkiksi tila, uusi henkilö, uusi ryhmä jne. Lisäksi suunnittelutyökalussa tulee olla tiedot saatavilla olevista muista resursseista kuten tilat ja opetusvälineet.

Poistettu / Ei mukana tässä välineessä: Suunnittelijoilla on oltava työkalu, jolla hän voi laittaa nähtäville / tarkastettavaksi että pohjatiedot on kirjattu oikein. Tällä välineellä kysytään opettajilta heidän opetuksen pohjatietojen oikeellisuus ja koulutusohjelmilta kysytään ryhmien pohjatietojen oikeellisuus.

3.2 Prosessin ajankohta ja kesto

...

Keskitetyssä mallissa suunnittelu aloitetaan usein tekemällä mallipohjat, jotka ovat ikään kuin resurssivarauslomakkeita, joita ei ole vielä täydennetty kaikilla tiedoilla. Mallipohjat helpottavat varausten tekemistä ”ryppäinä” ja nopeuttavat työtä kun ollaan tekemässä resurssivarauksia suurelle massalle. Mallipohjiin kirjataan opetustapahtumaan liittyvä kaikki tieto mikä vaikuttaa sen sijoittamiseen. Mallipohjista lisää tietoa kappaleen lopussa.

Poistettu / Ei mukana tässä välineessä:  Resurssivarausvälineen ei tarvitse tukea keskitettyä suunnittelumallia kaikilta osin. Esim. mallipohjat. Resurssivaraus / Resurssisuunnitteluväline on tarkoitettu ensisijaisesti hajautettuun tai osittain keskitettyyn malliin.

4.2 Osittain keskitetty malli

...

Tässä mallissa ei ole varsinaisia lukujärjestyssuunnittelijoita vaan opettajat suunnittelevat itse (tai ryhmissä, kollegioissa) opetuksen. Opettajat myös itse resursoivat sopivat tilat. Pop/jazzmusiikissa jazz-musiikissa aineiden sijoittelun lukujärjestykseen aloittaa teoriaopettajien kollegio, seuraavaksi lukujärjestystä täydentää ensembleistä ja workshopeista vastaava kollegio, sitten yksittäisistä aineista vastaavat opettajat, lopuksi yksilöohjaus sovitaan opiskelijan kanssa ja sijoitetaan "lukujärjestykseen".  Muodostuneen työjärjestyksen perusteella suunnittelija tekee toteutukset vuosisuunnitteluun (yksilöohjausta lukuun ottamatta).  Yksilöohjauksen toteutukset laaditaan erillään työjärjestyssuunnittelusta.

...

Tarkennusta yksilöopetuksen suunnitteluun: Yksilöopetuksessa lähdetään toteutusten joukon suunnittelussa liikkeelle työ- ja lukujärjestyssuunnittelusta. Työ- ja lukujärjestyssuunnittelussa pitää pystyä tekemään varauksia kalenteriin ja tiloihin, ilman, että niihin on liitettynä vielä mitään toteutusta. Toteutusten joukko syntyy vasta myöhemmässä vaiheessa. Tällöin lukujärjestyksen suunnitteluvälineeseen pitää pystyä tekemään varauksia/opetustapahtumia, joita ei ole vielä kiinnitetty mihinkään ryhmään tai toteutukseen. Varauksen/opetustapahtuman lisätiedoissa pitää kuitenkin pystyä kertomaan, mistä opintojaksosta on kyse, jotta tekijä pystyy toteutusjoukon luomisen jälkeen kiinnittämään oikeat toteutukset aikaisemmin tehtyihin varauksiin.

Mikäli yksilöopetuksen varauksen pitää olla kiinnitetty opintojaksoon, yksittäistä opiskelijaa koskevan varauksen täytyy pystyä linkittymään toteutukseen "automaattisesti" tai siten että opiskelija tekee varauksen opettajan varaamasta tuntiblokista.  Musiikkien koulutusohjelmien opettajien tai suunnittelijoiden työmäärää ei voi lisätä sillä, että jokaiselle opiskelijalle pitää tehdä erikseen varaukset tilanvarausjärjestelmään.  Nyt opettajat varaavat opetusajat blokkeina, joiden sisällä yksilöohjaus toteutuu.

4.5 4.5 Tarkennukset suunnittelumalleihin

Tässä projektissa pyritään tukemaan kaikkia suunnittelumalleja lukuun ottamatta keskitettyä suunnittelua joka ainakin lähitulevaisuudessa tullaan tekemään erillisillä työkaluilla. Erityistä huomiota halutaan kiinnittää hajautetun mallin tukemiseen sekä intuitiiviseen käyttötapaan. Lisäksi yksilöopetuksen suunnitteluun pitää löytää toimintatapa, joka voisi olla esimerkiksi sellainen, että yksilö käsitetään vaikkapa yhtenä yhden hengen pienryhmänä.

Huom. ks. kommenttini yllä opiskelijakohtaisen suunnittelun tai tilavarauksen aiheuttamasta kohtuuttomasta työmäärästä, mikäli jokaiselle opiskelijalle on tehtävä oma toteutus sekä opetusvaraus per yksilöohjausopintojakso! Ehdotukseni on, että opiskelija varaa opettajan antamasta aikabloista oman opetusaikansa ja toteutustiedot kiinnittyisivät lukujärjestykseen sitä kautta.

Lisäksi järjestelmässä tulee olla mahdollista asettaa tapahtumia, joihin ilmoittaudutaan. Tällöin mm. yksilöopetus, tutorajat, ohjausajat, terveydenhuoltajan ajat yms. voidaan hoitaa resurssivarausvälineen tuottamien palveluiden avulla. Palvelun avulla opettaja tai kuka tahansa henkilökuntaan kuuluva henkilö voi asettaa resurssivälineeseen tapahtuman, johon on sidottu eri resursseja (kuten hänet itse ja tila) ja tämä tapahtuma on varattavissa. Tapahtumaan voi syöttää maksimipaikkamäärän ja ilmoittautumisen voi kohdistaa ja/tai rajoittaa tietylle ryhmälle tai henkilöille. Palvelun avulla nähdään myös ketkä ovat ilmoittautuneet ja ilmoittautuneet lisätään automaattisesti tapahtuman/varauksen resurssiksi.

Poistettu / Ei mukana tässä välineessä

Sijoittelua alustava ryhmittely (mallipohjat tai "blokit")

Osa keskitetyn mallin suunnittelijoista aloittaa suunnittelun tekemällä eräänlaisia mallipohjia (Untiksessa blokit). Lähtötietoja hyödyntämällä luodaan yksilöityjä opetustapahtumia siis eräänlaisia varausryppäitä. Tiedot muistuttavat hieman vuosisuunnittelun puolelta tuttuja tehtävärivejä. Mallipohjien tarkoituksena on tuottaa yleensä ryhmään sidottuja opetustapahtumia, joista muodostuu lukujärjestyssuunnittelijan suunnittelualueen sijoitettavien opetustapahtumien joukko. Mallipohjien tarkoitus on helpottaa suunnittelijaa tiedon sijoittamisvaiheessa, sillä siihen kerätty informaatio näyttää/rajoittaa sijoitteluvaiheessa mahdolliset vaihtoehdot. Yleensä mallipohjassa voi kasata yksittäiset varaukset vähän suurempiin ryppäisiin joita on helpompi siirrellä kokonaisuutena sijoittelunäkymissä kuin että aina siirrettäisiin jokaista yksittäistä varausta erikseen.

Mallipohjiin voidaan liittää esim.

• Alku- ja loppupäivämäärä (tehtävälle/toistuvalle varaukselle asetettava päivämääräväli)

§  Lisäksi tulee olla mahdollista lisätä tapahtumaan erillismäärittely alku-loppupäivämäärien sisällä, kuten joka toinen viikko tapahtuva opetus tai tietyn viikon poissulkeva opetus. Tämän määrittely eri paikassa ja vain lisättävissä tässä yhteydessä yhdeksi rajoitteeksi.

• Oppitunnin pituus

§  Jos halutaan tuplatunnit, niin voidaan laittaa esim. 90min

•  Toteutuksen koodi ja nimi + toteutuksen numero (tulee automaattisesti järjestelmästä kun haetaan ko. toteutus)
• Ryhmä(t) ja niiden koko (montako opiskelijaa)
• Sallitut viikonpäivät (ma-su)

§  Sallitut opetusajat eri viikonpäivinä/viikoilla jne.

§  Tietty luokkahuone varattu käyttöön ma-ke.

• Opettaja(t)

§  Rajoitteet ja toiveet sijoittelusta esim. tuntien sijoittelujärjestys

§  Ulkopuolisilla luennoitsijoilla tarkat aikataulurajaukset

• Pienryhmä(t), tieto tarkemmasta ryhmän jaottelusta
• Tila(t)

§  pakollinen resurssi tai mahdollinen resurssi

§  Tietty luokkahuone varattu käyttöön ma-ke.

§  myös ulkopuolisten kiinteistöjen käyttö informatiivisena tietona

• Opetusväline(et)

§  opetukseen liitettävä muu resurssi kuten opetusnukke

• Lisätietoa

§  vapaa tekstikenttä mahdollista muuta informaatiota varten kuten kelluvat lisenssit

Lisäksi

• Tietoja pitää myös pystyä kopioimaan/muuttamaan helposti mallipohjanäkymästä.
• Kun toteutukselle tehdään muutos vuosisuunnittelujärjestelmässä tulee siitä lähteä tieto lukujärjestyssuunnittelijalle, jotta jo tehty mallipohja tulee korjatuksi ennen sijoitteluvaihetta.
  

Mallipohjan tekeminen saattaa lähteä liikkeelle esim. ihan vain ryhmätiedon lisäämisestä ja niitä aletaan sijoittelemaan kalenteriin, myöhemmin voidaan liittää toteutus, jolloin kentät täydentyvät. Samoin tämä malli mahdollistaa sen, että opetus suunnitellaan melkein valmiiksi ilman tiloja (sijoitellaan toteutukset, ryhmät, opettajat jne) ja vasta lopuksi etsitään opetukselle tilat. Mallipohjien suunnittelua varten tarvitaan oma näkymä, joka voi muistuttaa listanäkymiä.

Mallipohjien tärkeä ominaisuus on siinä että ne tuottavat tarkempaa tietoa eri ryhmän, tilan ja opettajien resursseista, joiden tarkastelu on lähtökohta sijoittelutyölle.

Mallipohjat on liitettävä resurssivarauksiin joten jos mallipohjaan tehdään muutoksia sen jälkeen kun siitä on tehty resurssivarauksia - tulee käyttäjältä kysyä aina päivitetäänkö mallipohjan muutokset myös siitä tehtyihin resurssivarauksiin. Jos muutosta ei tehdä aiemmin tehtyihin resurssivarauksiin luodaan tästä muutetusta mallipohjasta itse asiassa uusi mallipohja automaattisesti. Näin säilytetään edelleen se vaihtoehto että muutoksia pystytään tekemään jälkikäteen helposti mallipohjien avulla massamuutoksina.

Sijoittelutyökalun vaatimuksia lyhyesti

• Sijoittelutyötä varten tarvitaan oma sijoittelunäkymä/ -työkalu
• Sijoittelutyökalu näyttää miten mallipohjan/blokin/tapahtuman sijoittaminen onnistuu ja osoittaa jos on sijoittamassa jo varatun resurssin päälle.
• Sijoittelutilanteessa on tarpeen pystyä lukitsemaan tietty sijoitettu tapahtuma.
• Sijoittelutyökalussa on oltava mahdollisuus sijoittaa resursseja päällekkäin.
• Sijoittelutyökalun lisäksi tarvitaan mallinäkymiä joilla seurata sijoittelun etenemistä ryhmän, opettajan sekä tilojen erillisistä näkymistä.
  

...

Mikäli käyttäjä pyrkii tekemään päällekkäisiä varauksia henkilön, ryhmän tai pienryhmän osalta, käyttäjälle tulee ilmoittaa asiasta ja pyytää varmistus (olisi hyvä jos käyttäjän asetuksissa voisi kytkeä jotkut ilmoitukset tarvittaessa pois päältä). Jos käyttäjä on tekemässä päällekkäistä varausta samaan tilaan, tulee käyttäjältä samoin kysyä varmistus. Tilojen päällekkäisiä varauksia voisi tehdä vain suunnittelija, pääkäyttäjä ja varausmestari roolin omaavat henkilöt.

Poistettu / Ei mukana tässä välineessä

Versiointi

Joissain koulutusohjelmissa (kuten musiikki) lukujärjestyksistä tehdään suunnittelun alussa 2-3 eri luonnosta saapumisryhmittäin (vuosikurssi). Luonnoksiin ei usein tässä vaiheessa ole vielä sidottu toteutuksia ja luonnokset eivät ole riippuvaisia toisistaan (eli vuosikurssille 1 tehdään vaikka 2 luonnosta jotka ovat täysin erilaisia). Luonnokset tehdään yhdelle viikolle ja lopulta kun yksi luonnos valitaan se pyritään toistamaan mahdollisimman samanlaisena koko lukuvuoden ajan (eli kopioidaan viikkolukkari muille viikoille). Samalla lukkareihin kiinnitetään toteutukset (tähän asti ovat olleet ryhmälukkareita ilman toteutuksia). Toteutukset vaihtuvat lukukausittain ja mahdollisesti periodeittain mutta saapumisryhmän kannalta ajoitukset pysyvät jotakuinkin samoina. Järjestelmän olisi hyvä tukea tällaisien luonnoksien tekemistä (jonkinlainen luonnos-moodi).

5.7 Kommenttikierros, korjaukset ja varausten statukset

...

Toteutuksien listanäkymä antaa suunnittelijalle kokonaiskuvan toteutuksista, opettajista tai ryhmistä, joille suunnittelija rakentaa lukujärjestystä. Listanäkymästä tulee päästä suoraan vuosisuunnitteluväliseen muokkaamaan ko. tietoja siinä tapauksessa, että ko. henkilöllä on myös vuosisuunnittelijan käyttöoikeusrooli.

Poistettu / Ei mukana tässä välineessä

Edelleen aiemmin kuvatut mallipohjat on pystyttävä listaaman eri kriteerein (esim. toteutuksen, ryhmän, tilan tai koulutusohjelman mukaan).

6.1.2 Resurssivarausnäkymä - varauksiin liitettyjen resurssien listanäkymä

...

• Yksittäisten opettajien tasolla
• Yksittäisten ryhmien tasolla
• Yksittäisten tilojen tasolla
• Em. resursseja voidaan liittää varaukseen määrittelemätön määrä. Resurssien liittämistä varten pitää olla olemassa hakulomake, jolla resursseja haetaan eri kriteereillä ja klikkaillaan osaksi varausta.
  

Poistettu / Ei mukana tässä välineessä:

• yleisellä tasolla (koskee kaikkia – pyhäpäivät jne, nämä selvitetty alkutietokappaleessa) koulutusohjelmatasolla (koulutusohjelman opettajat, koulutusohjelman ryhmät),
• resurssivaraus voi koskea esimerkiksi vain opettajia, listaa pitää pystyä tarkentamaan
• resurssivaraus voi koskea vain esim. 4. vuoden ryhmiä, listaa pitää pystyä tarkentamaan
  

Nämä seikat huomioon ottaen olisi hyvä jos suunnittelija voisi luoda omia "tapahtumia" tai suosikkilistoja sidottavista henkilö/ryhmäresursseista esim. viimeisen vuoden opiskelijaryhmät tai talotekniikan opettajat. Listojen ja raporttien tekemistä varten tarvitaan järjestelmään erilaisia hakutoimintoja.

...

Esimerkki kalenterinäkymästä.

Toinen esimerkki (mallipohjia ei tarvitse huomioida)

Yllä olevassa kalenterinäkymässä ollaan tekemässä varausta toteutukselle. Kalenterinäkymään on kytketty samaan näkymään taustalle ryhmä, opettajan sekä tilan kalenteri -> suunnittelija näkee heti missä kohdin kaikilla resursseilla on vapaata ja pystyy sijoittamaan varauksen tyhjään tilaan. Järkevää olisi näyttää "taustaresurssit" kuten valitun tilan varaukset taustalla ja korostaa nyt tehtävää varausta - tässä tapauksessa siis oletetaan että ollaan tekemässä varausta  kahdelle  toteutukselle, joihin liittyy ryhmiä, pienryhmiä sekä opettajia. Ajatuksena on se, että resurssivaraukseen liitetään eri resursseja ja liitettävien resurssien varaustilanne näytetään suunnittelijalle reaaliaikaisesti. Suunnittelija pystyy tarvittaessa myös lisäämään näkymään vaihtoehtoisia resursseja joita ei kuitenkaan olla liittämässä varaukseen (esim. halutaan nähdä jonkin toisen tilan kalenteri samaan aikaan kuin ollaan tekemässä varausta toiseen). Eri resurssien kalenterit voidaan myös avata omaan ikkunaansa. Lisäksi näkymiä on voitava tarkastella myös ns. julkaisunäkymänä eli näytetään tarvittaessa vain julkaistut varaukset (rajaus esim. varauksien statuksen mukaan). Tässä voidaan hyödyntää myös värikoodausta.

Varaukset saattavat olla toisiinsa liittyviä eli esimerkiksi toistuva varaus maanantaisin klo 10-12 viikoille 1,3,5,7. Eli toistuvuudet pitää pystyä tallentamaan varauksen yhteydessä. Vastaavasti kun tällaista varausta mennään muuttamaan, niin järjestelmän pitäisi kysyä käyttäjältä haluaako hän muuttaa vain kyseistä instanssia vai kaikkia em. varauksia.

Poistettu / Ei mukana tässä välineessä

Myös sijoittelukappaleessa kuvatut mallipohjat liittyvät olennaisesti aikaan sidottuihin näkymiin ja niitä tulee pystyä hyödyntämään kaikissa aikaan sidotuissa näkymissä. Järjestelmän tulee tukea mallipohjien muodostamien varausryppäiden esittämistä ryhmän, opettajan sekä tilan näkökulmasta. Malli näkymään tarvittavasta esitystavasta löytyy Untiksesta ja kuvat niistä tämän projektin projektitilasta. Mallipohjien poiminta listalta tulee tapahtua esim. hiiren klikkauksella, jolloin aktiivisen mallipohjan tietoja voi lähteä sijoittamaan sijoittelutyökalulla.

Oheinen käyttöliittymäkuva on suuntaa-antava ja sitä on kehitettävä mutta edellä kuvatut toiminnallisuudet tulee toteuttaa järjestelmän yhteydessä.

...

Haasteena taulukkonäkymän toteutuksessa on se, että siinä pitäisi näkyä koko viikon varaukset eri resursseille ja tästä johtuen näkymästä tulee väkisinkin melko leveä (käyttäjän pitää pystyä vierittämään näkymää leveyssuunnassa annetulla aikavälillä). Käyttäjän pitää pystyä asettamaan rajauksia viikonpäiville, jotta näkymä ei laajene liikaa esim. näytä yhdeltä päivältä vain klo 8-16. Lisäksi käyttäjän pitää pystyä lisäämään vapaasti eri resursseja (tai mallipohjia) näkymään. Oletuksena kuitenkin voisi olla esimerkiksi toteutuksen taulukkonäkymä jossa toteutukseen sidotut resurssit tulevat automaattisesti listaan (Ryhmät, opettajat toteutuksella) ja tilat, joita toteutus käyttää. Tästä näkymästä pitää pystyä suoraan tekemään varauksia (valittu toteutus -> yksi listatuista tiloista, jonka käyttäjä valitsee).

7.Muita suunnittelun toimintatapoja ja vaatimuksia

6.3 Näkymien käytöstä

Liikkuminen näkymien välillä tulisi olla mahdollisimman helppoa. Eri resursseja koskevia näkymiä tulee myös pystyä avaamaan eri ikkunoihin jolloin käyttäjä voi halutessaan jättää esimerkiksi ryhmän tai muutaman eri tilan kalenterimuotoisen lukujärjestyksen taustalle auki ja siirtyä niihin myöhemmin. Eri ikkunoissa olevia lukujärjestyksiä pitäisi pystyä myös päivittämään käyttäjän niin halutessaa.

7.Muita suunnittelun toimintatapoja ja vaatimuksia

7.1 Viestimet7.1 Viestimet

Suunnittelujärjestelmään halutaan sisäinen viestitysominaisuus, jolla esimerkiksi lukujärjestyssuunnittelija voi lähettää järjestelmän sisältä viestejä suoraan esim. opettajalle tai koulutussuunnittelijalle. Tätä tarvitaan mm. tilanteissa joissa halutaan tarkennuksia tuntien jaksottamiseen tai muutoin tietojen tarkentamiseen. Vastaavasti viestitys voisi toimia toisinpäin eli opettaja voi viestittää toiveitaan suunnittelijalle (esim. muutoksista toteutukseen tms.). Avoimet viestit tulee olla selkeästi näkyvillä käyttäjälle esim. heti järjestelmään kirjauduttaessa.

...

• Lukujärjestyssuunnittelulle on ominaista että tiettyjä ryhmiä/toteutuksia suunnitellaan pieninä kokonaisuuksina ja näiden kokonaisuuksien (esim. toteutuksien) välillä vaihdellaan näkymää jatkuvasti. Siksi on tarpeellista että järjestelmässä on “pika-historia” -toiminto jolla muutaman äsken käsitellyn resurssin välillä voidaan liikkua nopeasti. Esim. jos suunnittelija suunnittelee yhden ryhmän lukujärjestystä kerrallaan ja hän tekee varauksia vaikka 7 toteutukselle niin hän voi nopeasti vaihdella näkymää em. toteutuksien välillä (ja vaikka muutaman tilan välillä). Aina kun suunnittelija valitsee uuden resurssin niin se “tallentuu” ylimmäksi historialistalla ja on sieltä nopeasti valittavissa myös uudelleen käyttöön.
  

Poistettu / Ei mukana tässä välineessä

Järjestelmän pitäisi ilmoittaa selkeästi aina jos varauksia ollaan tekemässä esimerkiksi pyhäpäiville, käyttäjän pitää tuolloin valita haluaako todella tehdä varauksen pyhäpäivälle (oletuksena ei tehdä).

Lukujärjestyssuunnittelulle on ominaista että suunnittelija käyttää tiettyjä näkymiä suunnittelutyötä tehdessään. Pitää olla mahdollista tallentaa tiettyjä ikkunanäkymiä ”omiksi työskentelynäkymikseen”. Näkymää on voitava muokata ja siihen on suotava mahdollisuus useampien ikkunoiden yhteiskäyttöön. Pitää olla myös mahdollisuus eri tyyppisien näkymäryhmien tallentamiseen sen mukaan kuin itse näkymiä työn edistyessä tarvitsee. 18.11.2011 lisätty kappale 6.3 jossa käsitellään osittain tätä asiaa (perustuen lukujärjestystyöryhmän palaveriin 17.11).

Järjestelmässä tulee olla kumoa nappi eli on oltava mahdollista kumota muutama aiempi toiminto.

7.4 Sijoiteltujen opetustapahtumien näkyvyys

...

Väline on lähtökohtaisesti jonkin kiinteistön resurssi eli välineen sijoituspaikka on yleensä jossain kiinteistössä ja siksi niitä on järkevää hallinnoida myös kiintiestötasolla. Välineitä voi myös olla eri tyyppisiä kuten ajoneuvo tai opetusnukke.

7.6

...

Tutoroinnin / tapaamisaikojen varaaminen

Välineessä pitää pystyä tallentamaan varauksia/tapahtumia, jotka ovat opiskelija ja/tai henkilökuntaroolien varattavissa. Tällaisia tapahtumia voivat olla esimerkiksi tutor-tapaamiset, opinnäytetyön ohjaukset, harjoittelun ohjaukset, seminaarit yms. Tapahtuman voi kohdistaa tietylle ryhmälle tai henkilöille ja tapahtumalle voi asettaa maksimimäärän ilmoittautumisia. Opettajan tulee voida merkitä kalenteriinsa aikoja, joita opiskelijat pystyvät varaamaan itselleen. Opettaja myös voi liittää varaukseen esimerkiksi toteutuksen ja tilan (tai ulkopuolisen tilan).  Lisäksi opettaja voi kirjoittaa varaukseen lisätietoja. Opiskelijalle puolestaan tarjotaan omassa palvelussaan (esim. eHops-työpöydällä) palvelu, jonka kautta hän voi varata yhden näistä opettajan tarjoamista tapaamisajoista itselleen. Kun joku ilmoittautuu tapahtumaan, liitetään varaukseen ilmoittautunut henkilö.

Tämä toiminto olisi hyvä ottaa käyttöön myös yksilöopetuksen tai -ohjauksen suunnittelussa ja lukujärjestyksen teossa (ks. kohdat 4.4 ja 4.5).

7.7 Asetukset -sivu

Lukujärjestyssuunnittelijoita varten tarvitaan henkilökohtainen asetussivu, jossa on koottuna käyttäjän oletusasetuksia. Näihin vaikuttavat suoraan eri suunnittelunäkymiin ja vastaavasti eri näkymistä voisi linkittää suoraan näkymän asetuksiin (esimerkiksi kalenterinäkymässä voi olla linkki asetukset -sivulle kohtaan kalenteriasetukset tms.).

...

Lukitus voi myös koskea tiettyä kellonaikaa kellonaikaa eli tila esim. ei käytettävissä klo 18 jälkeen.

7.9 Tiedot vuosikelloon

Ei toteuteta tässä vaiheessa

Kaikille tapahtumille voidaan kertoa, että se tulisi näyttää vuosikellossa. Tällöin tapahtumalle tulee syöttää lisätietoja, jota vuosikello tarvitsee tiedon näyttämiseksi. Tämän jälkeen vuosikello kysyä tapahtumat resurssivarausjärjestelmästä, jotka tulisi julkaisussa näyttää.

Aiemmin toimintatapa on ollut, että vuosikelloon kirjataan tapahtumia ja näistä tapahtumista pyritään tekemään rajoitteita työ- ja lukujärjestyssuunnitteluun. Jatkossa osa näistä tapahtumista voidaan tehdä suoraan resurssivarausjärjestelmään ja näyttää ne vuosikellossa, jolloin prosessi etenee erilaisessa järjestyksessä, kuin aiemmin.

7.10 Kustannuspaikkatiedot

...

• jos olen suoraan liitetty varaukseen (mm. kokoukset) - muu kuin opetuksen varaus
• jos olen suoraan liitetty varaukseen (mm. opettajat) - opetuksen varaus
• jos olen liitetty varauksen opintojaksototeutukseen
• jos olen liitetty varauksen opiskelijaryhmään

Opetuklsen Opetuksen varaukseksi katsotaan varaukset, joihin on liitetty joko opintojaksototeutus tai opiskelijaryhmä. Varaukset lähetetään henkilöiden sähköpostikalenteriin varauksen julkaisun yhteydessä (kun varauksen status ,uuttuu "julkaistu" -muotoon). Vastaavasti opettajapalveluiden puolella aina kun opiskelija lisätään ryhmään tai hyväksytään toteutukselle, tulee järjestelmän päivittää resurssivaraukset ko. henkilön kalentriin. Eli käytännössä esimerkksi kun henkilö hyväksytään toteutukselle niin järjestelmä käy tarkistamassa onko ko. henkilöllä merkittynä että toteutuksen varaukset lähetetään sähköpostikalenteriin - jos on, järjestelmä käy hakemassa ko. toteutuksen julkaistut varaukset ja lähettää ne kyseisen henkilön kalenteriin. Vastaavalla tavalla ryhmien kanssa. Tällä tavalla toimittaessa ei pääse käymään niin että lukujärjestykset on suunniteltu ja julkaistu kesällä ja kun opiskelija ilmoittautuu toteutukselle syksyllä niin aiemmin julkaistut merkinnät päivittyvät hänen kalenteriinsa.

...

...

...

...

...

4) Yksittäinen opetustapahtuma voi olla myös esim. opettajavierailu, joka saattaa liittyä moneen opintojaksototeutukseen. Opettajille ja suunnittelijoille mahdollisuus liittää opetustapahtumaan useiden eri opintojaksojen tunnuksia. Esim. joillekin opiskelijoille vieraileva opetus on osa pedagogiikkaopintoja, toisille ensemble-opintoja, toisille workshop-opintoja ym.

8.1.5 Mallipohjat - Työ- ja Lukujärjestys

Viitteet:

1) (Ns. Keskitetyssä mallissa sijoittelun tekee yksi tai vain muutama lukujärjestyssuunnittelija.)

Mallipohjiin kirjataan opetustapahtumaan liittyvä kaikki tieto mikä vaikuttaa sen sijoittamiseen.

Mallipohjien tarkoituksena on kasata yksittäiset varaukset vähän suurempiin ryppäisiin, joita on helpompi siirrellä sijoittelunäkymissä.

Mallipohjiin voidaan liittää esim.

* Alku pvm. (tehtävälle/toistuvalle varaukselle asetettava päivämääräväli)
* Loppu pvm.
* Sallitut viikonpäivät (ma-su)
* Toteutus, jonka päivittämällä myös seuraavat kentät täydentyvät automaattisesti
* Aihe (toteutuksen nimi)
* Opettaja(t)
* Ryhmä(t)
* Pienryhmä(t)
* Kesto (esim. jos halutaan näistä tuplatunteja niin voidaan laittaa esim. 90min
* Tila(t)
* Opetusväline(et)
* Mallipohjan tekeminen saattaa lähteä liikkeelle esim. ihan vain ryhmätiedon lisäämisestä ja niitä aletaan sijoittelemaan kalenteriin, myöhemmin voidaan liittää toteutus, jolloin kentät täydentyvät. Samoin tämä malli mahdollistaa sen, että opetus suunnitellaan melkein valmiiksi ilman tiloja (sijoitellaan toteutukset, ryhmät, opettajat jne) ja vasta lopuksi etsitään opetukselle tilat. Mallipohjien suunnittelua varten tarvitaan oma näkymä, joka voi muistuttaa listanäkymiä

2) Luonnoksiin ei usein tässä vaiheessa ole vielä sidottu toteutuksia ja luonnokset eivät ole riippuvaisia toisistaan (eli vuosikurssille 1 tehdään vaikka 2 luonnosta jotka ovat täysin erilaisia). Luonnokset tehdään yhdelle viikolle ja lopulta kun yksi luonnos valitaan se pyritään toistamaan mahdollisimman samanlaisena koko lukuvuoden ajan (eli kopioidaan viikkolukkari muille viikoille). Samalla lukkareihin kiinnitetään toteutukset (tähän asti ovat olleet ryhmälukkareita ilman toteutuksia). Toteutukset vaihtuvat lukukausittain ja mahdollisesti periodeittain mutta saapumisryhmän kannalta ajoitukset pysyvät jotakuinkin samoina.

8.1.6 Sijoittelu - Työ- ja Lukujärjestys

...

...

...

Varausasteen listaukset
•    Kiinteistön mukaan
•    Kustannuspaikan mukaan
•    Päivämääräväli
•    Kellonaikaväli (esim 8-16)
•    Tilatyyppi

Raportoinnissa huomioitava se, että välitunteja ei lasketa vapaaksi ajaksi. Ne väärentävät muuten käyttöasteraportointia. Voiko tehdä esimerkiksi niin että yli 15 minuuttia pidemmät tauot määritellään raporteissa tyhjäksi käyttöasteen osalta.

Raportti UntisRaportti Untis-suunnittelua varten

Excel-esimerkki tarvittavasta raportista

Riikka voisitko laittaa lyhyen kuvauksen raportista: 

Ajatus on, että Pepistä voisi ottaa listauksen siten että sinne tehdyt muutokset voi paikallistaa tietyn halutun päivämäärän jälkeen. Eli jos olen jo vienyt tietoja Untikseen niin voisin tulostaa uuden edellisen listauksen jälkeiset muuttuneet tiedot kuitenkin siten että se alkuperäinenkin tieto näkyy. Oleellisia ovat ryhmän tunteihin tai opetustapaan liittyvät tietojen muutokset sekä tietysti opettajamuutokset. Alkuperäisen tiedon näkyminen on tärkeää jotta osaa korjata muutoksen, sillä jos alkuperäistä ei olisi niin muuttuneen tiedon hahmottaminen on hankalaa.Listauksessa tulee olla kaikki perustiedot kuten ryhmä, alkupvm, loppupvm, muutostiedon pvm, muutostiedon tekijä, opintokoodi + toteutusnumero, selväkielinen nimi, opetustyyppi kuten luento, laboratorio jne, tuntimäärä per opetustyypin opetustapa, opintopistemäärä, opettajan nimi (koodi), lisätietosarake, (suunnittelutuntien määrä = ei pakollinen) sekä julkaisutieto.

Tamkin RESKAN kehitys kevät 2012

Määrittelyyn otetaan huomioon Tamkin ja Eduixin sopimat muutostarpeet nyky-reskaan (joulukuu 2011), jotka muutokset toteutetaan jo ensi keväänä.
Tarkennuksia tulee rooleihin sekä ns. kapasiteettilaskentaan.