Seurantaraporttia (puolivuosittain täytettävä) varten projektista kerätään tietoa siitä, montako / keitä kohderyhmän edustajia on osallistunut projektin tapahtumiin. Tapahtumia voi olla esimerkiksi koulutukset, työpajat, messut ja erilaiset tiedotustilaisuudet. Tilaisuuksissa on kierrätettävä nimilistaa (allekirjoitukset), kuten koulutuksissa / työpajoissa.
TÄÄLLÄ ELYSTÄ TULLUT OHJE TIETOJEN KERÄÄMISEKSI
Kohderyhmä
Projektin kohderyhmää ovat ne henkilöt, joille projektin toimenpiteet kohdistuvat. Kohderyhmää eivät ole projektissa työskentelevät tai opiskelijat / työttömät. Esimerkiksi koulutuksiin osallistuvat henkilöt ovat kohderyhmää (jolleivat ole opiskelijoita /työttömiä).
...
Tilaisuuteen osallistuvat täyttävät taustatietolomakkeen, jos kouluttaminen on pitkäkestoista (yli 7 tuntia). Huom. OPM on lisännyt omat erityiskysymyksensä "kuinka moni henkilöistä on opetushenkilöstöä tai työpaikkaohjaajia", joten näiden ammattien harjoittajat pitää eritekseen erikseen mainita.
Henkilöiden lisäksi tarvitaan heidän työpaikkansa tiedot myös, eli mukaan tulleet yritykset tai organisaatiot ( *). Lasketaan että koko yritys tai organisaatio on tullut mukaan silloin kun väh. 1 hlö sieltä on mukana. Raporttiin pitää laittaa onko kyseessä yritys VAI organisaatio ja yrityksestä henkilöstön lukumäärä.
...
Myös projektin keskeyttäneet henkilöt tulee merkitä seurantaraporttiin!
* Tähän merkitään mukaan tulleet muut organisaatiot kuin yritykset. Organisaation on osallistuttava konkreettisella tavalla projektin toimintaan samoilla periaatteilla kuin yritystenkin kohdassa 6.1. Mukaan tulleella organisaatiolla tarkoitetaan organisaatiota, joka osallistuu konkreettisella tavalla projektin toimintaan, esim. organisaatio, jonka henkilöstö osallistuu projektissa järjestettävään koulutukseen tai joka on mukana projektissa kehitettävän menetelmän, palvelun, tuotteen tms. kehitystyössä tai organisaatio osallistuu projektin rahoittamiseen. Organisaatiota EI lasketa mukaan tulleeksi, mikäli se ainoastaan myy palveluja tai tuotteita projektille, eikä ole muulla tavalla projektissa toimivana osapuolena.