Avoin ja suljettu Vyyhti eli Vyyhdin ydin ja periferia (vaikuttavuustutkimuksen osa)

AVOIN KEHITTÄMISMALLI HANKETYÖSSÄ (työnimenä sen määrittelylle, miten muutoin kuin kohderyhminä voidaan vaikuttavuutta eritellä)

Vyyhti-hankkeen toiminnan keskeinen tavoite/arvo on avoimuus.  Avoimuus liittyy toimintatapoihin ja tulosten jakamiseen.

Avoimen verkoston synnyttäminen hankkeen ympärille

Vyyhdin avoimet toimintatavat ovat luoneet Vyyhdille hankkeen oman sosiaalisen verkoston http://vyyhti.metropolia.fi/tuloksia/artikkelit/hankkeen-fasilitiointi-ja-yhteisomanagerointi-verkossa/

 (tässä lyhyt kooste miten; Jussin haastattelu 5.3.2014)

• Vyyhti-webin tilastoja vuodelta 2012
• Vyyhti-webin tilastoja vuodelta 2013

Saadaanko kuva vyyhdin verkosto visualisoituna? esim http://www.slideshare.net/hponka/luoti-yhteisollisyys-harto170812

(kuva)

Aiheeseen liittyvää dokumentaatiota (Jussi Linkolan bloggausViikkokirje viikolla 10 2014)

• Hankkeen yhteisömanagerointi verkossa
• Tavoitteellinen verkkoläsnäolo -seminaarivideo
• Hankkeen fasilitiointi ja yhteisömanagerointi verkossa
• Taustakartoitusta ja verkkojen kokemista
• Projektin verkkoidentiteettiä rakentamassa
• Projektin verkkoviestinnän vaiheet ja painopisteet

• Keskustelu: vaikka Vyyhdin blogeissa ja facebookissa on paljonkin kommentteja, varsinaisen verkkokeskustelun synnyttämiseen hankeympäristö ei ole suotuisa. Keskustelua syntyy helpommin henkilökohtaisen viestinnän ympärille (Jussi Linkola, haastattelu 5.3.2014)
• jatkuu

Avoin ja suljettu toiminta - Vyyhti ydinryhmän ja periferian yhteispelinä

Avoin ja suljettu toimintamalli arvoketjun eri vaiheissa

VYYHTI IDEAMARKKINOIDEN VÄLITTÄJÄNÄ

Hankkeen arvoketjussa vuorottelee avoin ja suljettu toimintamalli.

Tarpeet  ja tavoitteet > resurssit > osatoteutukset > tuotokset ja tulokset > vaikutukset > vaikuttavuus

Vaikuttavuuden tarkasteleminen on osoittautunut hyvin erilaiseksi riippuen siitä, onko toimintamalli avoin vai suljettu. Suljetussa toimintamallissa on tunnettu ja melko vakaa joukko sisäpiirin ydintoimijoita, avoimessa puolestaan vaikuttavuus saattaa levitä laajllekin mutta etäältä seuraavien henkilöiden tavoittaminen voi olla mahdotonta.

Vaikuttavuuden kuvaamista ja arviointia varten tässä osiossa pohditaan toimintamallin luonnetta (avoin vai suljettu) arvoketjun eri vaiheissa sekä osallistujien ja osatoteuttajien rooleja eri vaiheissa.

Tarpeet ja tavoitteet

Hankkeen tarpeet ja tavoitteet ovat hankkeen arvoketjun ensimmäinen osa ja vaikuttavuustutkimuksen lähtökohta.  Haasteet, jotka hankkeella pyrittiin ratkaisemaan, liittyivät hankerahoituksen yleisiin linjauksiin, erityisesti yrittäjyyden edistämiseen luovilla aloilla.

SULJETTU

Projektisuunnitelman laatimisessa päävastuu oli pienellä, entisen Voimaa-hankkeen toimijoista koostuvalla tiimillä. Pieni tiimi oli tarkoituksenmukainen, jotta alkuperäinen hankeidea saatiin tiiviissä aikataulussa muokattua vastaamaan hankehaun suuntaviivoja. Pieni tiimi oli myös tarpeen toiminnan aloituksessa, toimintakulttuurin rakentamisessa ja verkoston kokoamisessa.

Projektipäälliköllä  ja johtoryhmällä oli keskeinen rooli tavoitteiden jatkuvassa seuraamisessa. Toiminnan tuli olla hyväksytyn projektisuunnitelman tavoitteiden mukaista.

AVOIN

Hankkeen vuorovaikutteiset verkkosivut avattiin jo ennen kuin hanke varsinaisesti käynnistyi kesällä 2011.

Projektisuunnitelman tulkitsemisen tehtiin osatoteuttajien kanssa yhdessä ja kehittelyä tehtiin avoimessa verkossa. Avoimelle toiminnalle luonteenomaisesti pyrittiin siihen, että samat toimijatahot eli osatoteuttajat saattoivat määritellä sekä toiminnan tavoitteen (ratkaistavat haasteet) että tavat, jolla tavoite pyrittiin saavuttamaan.

MITEN KÄVI

+ Panostaminen verkkoviestintään ja avoimen toimintakulttuurin rakentamiseen …

+ Sitoutuminen heti alkuvaiheessa projektisuunnitelman tulkintaan ja hankkeen toiminnan suunnitteluun osoittautui kriittiseksi tekijäksi. Esimerkiksi ideavaiheessa aktiivinen TEM (Teatteri …) ei osallistunut tähän vaiheeseen ja jäikin taka-alle kaikessa hankkeen toiminnassa.

- Avoimet organisaatiot ovat sitoutumisen kannalta haavoittuvampia ja kenties henkilösidonnaisempia kuin suljetut, joissa tehtävät siirtyvät toimen mukana henkilöltä toiselle. HUB Helsingin toiminnanjohtajan vaihtuminen kaksi kertaa hankkeen aikana aiheutti ylivoimaisen vastuksen HUB Helsingin toiminnan jatkuvuudelle hankkeen osatotuettajana, huolimatta siitä, että kaikki toiminnanjohtavat suhtautuivat myönteisesti Vyyhtiin.

Resurssit

Vyyhdin tapainen hanke voidaan ymmärtää eräänlaiseksi ideamarkkinoiden välityspaikaksi, joissa hanke tuottaa ideoita, osaamista ja teknologioita luovan alan yrittäjien käyttöön (Mikkonen 2011). Vyyhdin tavoitteena oli auttaa luovan alan yrittäjiä ja opiskelijoita hyödyntämään hankkeessa kehitelyä osaamista ja välineitä. Näin ajateltuna Vyyhdissä resursseja oli kaikki se, minkä ympärille muodostui vaihdantaa. 

Vyyhdin resursseiksi hahmottui välineet, joilla luodaan hankkeen toimintoja: raha, toimijoiden osaaminen ja toimintaan käytetty aika (haastatteluaineistot).

Resurssien kannalta yksi Vyyhdin haasteista oli kaksisuuntaisten markkinoiden luominen. Kaksisuuntaisilla markkinoilla tarkoitetaan toimintaa, jossa hankkeessa tarjotut ratkaisut (myyjät) kohtaat ne tahot, joiden toiminnan haasteisiin ratkaisuja haettiin (ostajat).

Vyyhdin resursseista erityisesti raha ja aika olivat pullonkauloja. Yksi osatoteuttaja (HUB Helsinki) ei sopeutunut hanketoiminnan säädöksistä johtuviin rahaliikenteen rajoituksiin, toiselta kohderyhmältä (alueelliset yrittäjät) puolestaan puuttui aikaa osallistua hankkeen järjestämiin tilaisuuksiin. Ajanpuutteeseen palataan vielä myöhemmin, motivaation pohdinnassa.

SULJETTU

Hankkeessa rahoituksen käyttö on tiukasti säädeltyä. Henkilöstön rekrytointi ja hankinnat tehdään valvotun prosessin ja kilpailutuksen kautta. Säätely ulottuu tiukasti kaikkeen rahaliikenteeseen ja rahoituksen käyttöä seurataan jatkuvasti. Rahalla ostettiin osatoteuttajien työaikaa hankkeen käyttöön, mutta

AVOIN

Vyyhdin toimintaa voi pitää hankkeen, koulutusorganisaation ja siihen osallistuneiden yhdistysten symbioosina, jossa toimijoiden omaehtoisuus ja autonomia säilyivät erityisesti osaamisen ja osin myös ajankäytön resurssoinnissa.

MITEN KÄVI

+ Ideamarkkinoita ja ideoiden välittämistä tukevassa viestinnässä onnistuttiin erinomaisesti. Hankkeen verkkosivut, suunnittelukäytössä ollut wiki sekä palautteen keräämiseen käytetyt google docsin työkalut olivat tarkoituksenmukaisia ja saivat varauksettoman hyvää palautetta kaikilta osatoteuttajilta ja hanketta seuranneilta tahoilta.

+ “Innovaatioiden syntyminen, kehittäminen ja käyttöönotto on monien itsenäisten toimijoiden välinen kommunikatiivinen prosessi” (Koivisto, Mikkonen, Valkokari & Vadén 2011, 201). Sekä kriittisyys että kommunikaation rakentavuus ovat keskeisiä. (jatkuu)

-       Kompastuskiveksi muodostui HUB Helsingin kohdalla koferenssiin suuntautuneen opintomatkan rahoitus. Matkakuluja saatettiin maksaa vainyhdelle, hankkeeseen palkatulle henkilölle. HUBin kannalta vain yhden ihmisen lähettämistä opintomatkalle ei nähty mielekääksi yhteisöllisen osallistumisen ja hyvän keskustelun herättämisen kannalta.

-       Aluellisten yrittäjien osallistumista sääteli haastatteluaineiston mukaan (Tulikoura & Savolainen) yrittäjien aikapula.

Kooste: mitä Vyyhdin verkostossa on tehty avoimesti ja yhteisöllisesti?

 Ehkä myös taulukkona?

• Yhteisölliseen tiedon ja menetelmien kokoaminen ja jalostaminen, josta voi ottaa mallia ja kehittää luovaan yrittäjyyteen hyviä käytänteitä (Vadén 2011, 90).
• Yhteinen kehittely ydintiimin ja osatoteuttajien kanssa: Vyyhdin wiki
• Tiedon jakaminen:
  • Hankkeen arkisto, pöytäkirjat yms.
  • Bloggaus eli henkilökohtaiset tunnelmakuvat
  • Viikkokirjeet, myös osatoteuttajien tiedotus blogimerkintöjen kautta
  • Muu hankkeen tapahtumista tiedottaminen
  • Kommentteihin ja kysymyksiin vastaaminen
  • Tulosten julkistaminen (koulutusten materiaalit, artikkelit, ääniartikkelit, videot)