1 Hallinto

Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle). Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimessti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.

1.1 Ohjausryhmä	WIKI	MAPPI	AVOIN	RAJATTU
päätös ohjausryhmän perustamisesta		X	X		Ohjausryhmän kokoonpano wikissä
kokousasiakirjat	X	X	X		Allekirjoitetut kokousasiakirjat mappiin
1.2 Raportit ja maksatushakemukset	WIKI	MAPPI	AVOIN	RAJATTU
projektisuunnitelma	X	X	X
projektipäätös	X	X	X
seurantaraportit	X	X	X
puolivuosiraportit	X	X	X
talouden kuukausiseuranta		X			luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?)
maksatushakemuksen liitteet		X			luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?)
tarjouspyynnöt kilpailutuksen tekemiseksi	X	X	X
tarjoukset, niiden vertailu ja päätösmuistio		X		X
1.3 Kilpailutukset	WIKI	MAPPI	AVOIN	RAJATTU
tiedotussuunnitelma	X	X	X
omat tuotokset (uutiset, viikkokirje, kk-kirje, tiedotteet, infokirjeet, web-sivut, artikkelit, tapaamiset...)	X	X	X
tilatut tuotteet/palvelut: kilpailutusasiakirjat (painot, promot, tiedottajan matkat)	X	X	X
1.4 Operatiivinen tiimi	WIKI	MAPPI	AVOIN	RAJATTU
tapaamisasiakirjat (asialistat, muistiot)	X	X	X
1.5 Lomakkeet	WIKI	MAPPI	AVOIN	RAJATTU
lomakepohjat	X	X	X		lomakkeiden jakelu wikin kautta, mahdollisuuksien mukaan myös palautus
sähköinen palaute/ arviointilomakkeet aineistona		X		X	luottamuksellinen käsittely
yhteenveto saadusta palautteesta	X	X	X
1.6 Työkorit	WIKI	MAPPI	AVOIN	RAJATTU
1.6.1 Projektihallinto
1.6.2 ohjausryhmän muistiot	X	X	X

1.6.6 Tiedottaminen
Omat tuotokset (uutiset, viikkokirje, kk-kirje, tiedotteet, infokirjeet, web-sivut, artikkelit, tapaamiset...)	X	X	X
Tilatut tuotteet/palvelut: kilpailutusasiakirjat (painot, promot, tiedottajan matkat)	X	X	X
1.6.7 Arviointi


1.7 Henkilöstö	WIKI	MAPPI	AVOIN	RAJATTU
sopimukset/työaikasuunnitelmat		X		X	tietosuoja (tieto Wikiin sopimuksen/ työaikasuunnitelman olemassaolosta? voisi helpottaa työajanseurantojen metsästystä)
työajanseurannat		X		X	allekirjoitukset tarvitaan (voisi kirjata WIKIin ja printata sieltä > tarvitaan esimiehen allekirjoitus tarkoituksenmukaisuus?)
perustietolomakkeet		X		X	luottamuksellisuus (yhteystiedot WIKIin? so. sposti+työnumero+työtehtävä+ajanjakso)
verokortit		X		X	Taloushallinnon arkistoon, tarkoituksenmukaisuus
1.8 Projektipäällikkö	WIKI	MAPPI	AVOIN	RAJATTU
1.9 Projektisuunnittelija	WIKI	MAPPI	AVOIN	RAJATTU
1.10 Hallintotiimi	WIKI	MAPPI	AVOIN	RAJATTU
Viikkopalaverien muistiot

2 AMK-valmennus

Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle).Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimessti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.

2.1 Kehittämistiimit	WIKI	MAPPI	AVOIN	RAJATTU
toimintasuunnitelma	X	X	X
aloituskysely	X	X	X
asiantuntija-alustukset	X	X	X
tiimiläisille jaettavat ohjeet	X	X	X
kehittämissuunnitelma	X	X	X
2.2 Pilotoitavat AMK-valmennukset	WIKI	MAPPI	AVOIN	RAJATTU
opetussuunnitelma	X	X	X
aloituskysely	X	X	X
etätehtävät	X	X	X
opiskelijoille jaettavat ohjeet	X	X	X
opiskelijoille ja opettajille jaettava materiaali	X	X	X
2.3 Muu koulutuspäivät	WIKI	MAPPI	AVOIN	RAJATTU
toteutussuunnitelma	X	X	X
aloituskysely	X	X	X
etätehtävät	X	X	X
opiskelijoille jaettavat ohjeet	X	X	X
opiskelijoille ja opettajille jaettava materiaali	X	X	X
2.4 Lukujärjestykset	WIKI	MAPPI	AVOIN	RAJATTU
Lukujärjestykset	X	X	X
2.5 Läsnäoloseuranta	WIKI	MAPPI	AVOIN	RAJATTU
läsnäolonseuranta	X	X	X
2.6 Opintojaksopalautteet	WIKI	MAPPI	AVOIN	RAJATTU
opintojaksopalautteet	X	X	X		sähköinen lomake koulutukseen osallistuneille, (anonyymit?) vastaukset näkyvät opettajalle ja järjestäjille VAI pelkästään avoin keskusteluketju palautteelle?
opintojaksopalautteiden yhteenvedot	X	X	X		palautteista tehdyt yhteenvedot julkaistaan WIKIssä mahdollisimman nopeasti
opettajien palautetta opintojaksoista	X	X	X		sähköinen lomake VAI keskusteluketju?

3 Työelämässä tapahtuvakoulutus

Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle).Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimessti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.

3.1 Työelämässä tapahtuva koulutus	WIKI	MAPPI	AVOIN	RAJATTU
opetussuunnitelma	X	X	X
aloituskysely	X	X	X
etätehtävät	X	X	X
opiskelijoille jaettavat ohjeet	X	X	X
opiskelijoille ja opettajille jaettava materiaali	X	X	X
3.2 Lukujärjestykset	WIKI	MAPPI	AVOIN	RAJATTU
Lukujärjestykset	X	X	X
3.3 Läsnäoloseuranta	WIKI	MAPPI	AVOIN	RAJATTU
läsnäolonseuranta	X	X	X
3.4 Opintojaksopalautteet	WIKI	MAPPI	AVOIN	RAJATTU
opintojaksopalautteet	X	X	X		sähköinen lomake koulutukseen osallistuneille, (anonyymit?) vastaukset näkyvät opettajalle ja järjestäjille VAI pelkästään avoin keskusteluketju palautteelle?
opintojaksopalautteiden yhteenvedot	X	X	X		palautteista tehdyt yhteenvedot julkaistaan WIKIssä mahdollisimman nopeasti
opettajien palautetta opintojakstoista	X	X	X		sähköinen lomake VAI keskusteluketju?

4 Taloushallinto

3.1 Taloushallinto	MAPPI	RAJATTU
laskut	X	X
työajanseurannat	X	X
alkuperäiset maksatushakemukset ja liitteet	X	X

Projektin aineiston kokoaminen ja säilyttäminen

"Projektin kaikki aineisto tulee säilyttää huolellisesti. On erittäin tärkeää koota talteen asiakirjat kilpailuttamisesta, koulutukseen osallistuneista, kopiot ilmoituksista, sopimukset, ohjausryhmän pöytäkirjat, rahoituspäätökset, maksatushakemukset ja -päätökset jne.

Projektin asiakirjat voidaan myös säilyttää sähköisessä muodossa, jolloin on varmistettava niihin pääsy aina tarvittaessa, mm varmennusten ja tarkastusten yhteydessä aina vuoden 2020 loppuun saakka."

Projektimapin tulee sisältää vähintään

rahoituspäätökset, jatkorahoitus- ja muutospäätökset (myös esim. kuntien rahoituspäätökset)
hyväksytty projektisuunnitelma - hankintaluettelo (erityisesti EAKR -hankkeissa)
maksatushakemukset ja -päätökset
ohjausryhmän kokouskutsut ja pöytäkirjat
yhteistyösopimukset
hankintasopimukset (koneet, laitteet, palvelut)
kilpailuttamisasiakirjat: tarjouspyynnöt, pöytäkirjat tai muu selvitys kilpailuttamisesta esim. puhelimitse tehdyistä tarjouspyynnöistä ja vastauksista sekä tarjousten hyväksymisperustelut
koulutusohjelmat, seminaariohjelmat
osallistujaluettelot koulutuksista, tiedotustilaisuuksista yms. projektin tapahtumista mieluiten niin, että osallistuja on itse omalla nimi-kirjoituksellaan vahvistanut osallistumisensa
lehti-ilmoitukset, esitteet, lehtiartikkelit ja muu projektin julkistamiseen liittyvä aineisto
henkilöstö: työaikaseurannat ja työsopimusjäljennökset
selvitykset, ilmoitukset ja yhteenvedot erikseen raportoitavista laskennallisista kustannuksista sekä taustalaskelmat, jolla selitetään kustannuksia
tositekopiot, pääkirjan raportit ja muut talousseurannan dokumentit
vuosi- ja puolivuotisraportit

(Projektiapulainen, luku 12.4 s.24)

VOIMAAn projektimappiin sisältyvät myös (listaa voi täydentää tarpeen mukaan)

Error rendering macro 'excerpt-include'

No link could be created for 'tuottaja2020:logot'.

Child pages

Arkistointisuunnitelma1

1 Hallinto

2 AMK-valmennus

3 Työelämässä tapahtuvakoulutus

4 Taloushallinto

Projektin aineiston kokoaminen ja säilyttäminen