1 Hallinto
Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle). Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimessti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.
|| *1.1* *[Tuottaja2020:Ohjausryhmä]* || WIKI
|| MAPPI
|| AVOIN
|| RAJATTU
||
||
| päätös ohjausryhmän perustamisesta | | X
| X |
| Ohjausryhmän kokoonpano wikissä |
| kokousasiakirjat | X | X
| X |
| Allekirjoitetut kokousasiakirjat mappiin
|
|| *1.2* *[Tuottaja2020:Raportit ja maksatushakemukset]* || WIKI
|| MAPPI
|| AVOIN
|| RAJATTU
||
||
| projektisuunnitelma | X | X
| X
|
|
|
| projektipäätös | X | X
| X
|
|
|
| seurantaraportit | X | X
| X
|
|
|
| puolivuosiraportit | X | X
| X
|
|
|
| talouden kuukausiseuranta | X | X
| X |
|
|
| maksatushakemuksen liitteet |
| X |
|
|
|
|| *1.3* *[Tuottaja2020:Kilpailutukset]* || WIKI
|| MAPPI
|| AVOIN
|| RAJATTU
||
||
| tarjouspyynnöt | X | X
| X |
|
|
| tarjoukset |
| X
|
| X
| luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?)
|
| tarjousten vertailu
|
| X
|
| X
| luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?)
|
| päätösmuistio tms. asiakirja
|
| X
|
|
|
|
|| *1.4* *[Tuottaja2020:Tutkijaklubi]* || WIKI
|| MAPPI
|| AVOIN
|| RAJATTU
||
||
| tapaamisasiakirjat (asialistat, muistiot)
| X
| X
| X
|
|
|
|| *1.5* *[Tuottaja2020:Lomakkeet]* || WIKI
|| MAPPI
|| AVOIN
|| RAJATTU
||
||
| lomakepohjat
| X
| X
| X
|
| lomakkeiden jakelu wikin kautta, mahdollisuuksien mukaan myös palautus
|
| sähköinen palaute/ arviointilomakkeet
| X
| X
| X
| (X)
| * palautteenanto/ arviointi avoin kaikille, vai rajattu osallistuneille?
* palautteiden käsittely ja näkyminen
* yhteenveto saadusta palautteesta avoimeen jakeluun
* VAI/JA palautteen antaminen normaalin WIKI-työskentelyn yhteydessä? |
|| *1.6 Työkorit* || WIKI
|| MAPPI
|| AVOIN
|| RAJATTU
||
||
| *1.6.1* *[Projektihallinto|Tuottaja2020:Hankehallinnointi]*
|
|
|
|
|
|
| *1.6.2* *[voimaa:Työnantajaselvitys]*
|
|
|
|
|
|
| Kokousmuistiot
| X
| X
| X
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| *1.6.3* *[Tiedottaminen|Tuottaja2020:Tuottaja2020-tiedotus]*
|
|
|
|
|
|
| Omat tuotokset (uutiset, viikkokirje, kk-kirje, tiedotteet, infokirjeet, web-sivut, artikkelit, tapaamiset...)
| X
| X
| X
|
|
|
| Tilatut tuotteet/palvelut: kilpailutusasiakirjat (painot, promot, tiedottajan matkat)
| X
| X
| X
|
|
|
| *1.6.4* *[Tuottaja2020:Arviointi]*
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|| *1.7* *[Tuottaja2020:Henkilöstö]* || WIKI
|| MAPPI
|| AVOIN
|| RAJATTU
||
||
| sopimukset/työaikasuunnitelmat
|
| X
|
| X
| tietosuoja (tieto Wikiin sopimuksen/ työaikasuunnitelman olemassaolosta? voisi helpottaa työajanseurantojen metsästystä)
|
| työajanseurannat
|
| X
|
| X | allekirjoitukset tarvitaan (voisi kirjata WIKIin ja printata sieltä > tarvitaan esimiehen allekirjoitus tarkoituksenmukaisuus?)
|
| perustietolomakkeet
|
| X
|
| X
| luottamuksellisuus (yhteystiedot WIKIin? so. sposti+työnumero+työtehtävä+ajanjakso)
|
| verokortit
|
| X
|
| X
| Taloushallinnon arkistoon, tarkoituksenmukaisuus
|
|| *1.8 Projektipäällikkö* || WIKI
|| MAPPI
|| AVOIN
|| RAJATTU
||
||
|| *1.9 Projektisuunnittelija* || WIKI
|| MAPPI
|| AVOIN
|| RAJATTU
||
||
|| *1.10 Hallintotiimi* || WIKI
|| MAPPI
|| AVOIN
|| RAJATTU
||
||
| Viikkopalaverien muistiot |
|
|
|
|
|
2 Tutkimusprosessi
Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle).Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimessti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.
|| *2.1 Tutkijaklubi* || WIKI
|| MAPPI
|| AVOIN
|| RAJATTU
||
||
| toimintasuunnitelma
| X
| X
| X
|
|
|
| aloituskysely
| X
| X
| X
|
|
|
| asiantuntija-alustukset
| X
| X
| X
|
|
|
| tiimiläisille jaettavat ohjeet
| X
| X
| X
|
|
|
| kehittämissuunnitelma
| X
| X
| X
|
|
|
|| *2.2 Klusterianalyysi* || WIKI
|| MAPPI
|| AVOIN
|| RAJATTU
||
||
| aineistonkeruusuunnitelma
| X
| X
| X
|
|
|
| aineistonkeruumateriaali
| X
| X
| X
|
|
|
| raportit
| X
| X
| X
|
|
|
|| *2.3 Skenarointi* || WIKI
|| MAPPI
|| AVOIN
|| RAJATTU
||
||
| toteutussuunnitelma
| X
| X
| X
|
|
|
| kehyskertomukset
| X
| X
| X
|
|
|
| aineistonkeruusuunnitelma
| X
| X
| X
|
|
|
| raportit
| X
| X
| X
|
|
|
|| *2.4 Osaamistarveselvitys* || WIKI
|| MAPPI
|| AVOIN
|| RAJATTU
||
||
| muistiot
| X
| X
| X
|
|
|
| raportit
| X
| X
| X
|
|
|
3 Taloushallinto
|| *3.1 Taloushallinto* || WIKI
|| MAPPI
|| AVOIN
|| RAJATTU
||
||
| laskut
|
| X
|
| X
|
|
| työajanseurannat
|
| X
|
| X
|
|
| alkuperäiset maksatushakemukset ja
liitteet
|
| X
|
| X
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Projektin aineiston kokoaminen ja säilyttäminen
_"Projektin kaikki aineisto tulee säilyttää huolellisesti. On erittäin tärkeää koota talteen asiakirjat kilpailuttamisesta, koulutukseen osallistuneista, kopiot ilmoituksista, sopimukset, ohjausryhmän pöytäkirjat, rahoituspäätökset, maksatushakemukset ja -päätökset jne._
_Projektin asiakirjat voidaan myös säilyttää sähköisessä muodossa, jolloin on varmistettava niihin pääsy aina tarvittaessa, mm varmennusten ja tarkastusten yhteydessä aina vuoden 2020 loppuun saakka."_
*Projektimapin tulee sisältää vähintään*
* _[rahoituspäätökset, jatkorahoitus
- ja muutospäätökset|VOIMAA-rahoituspäätökset]_ _(myös esim. kuntien rahoituspäätökset)_
* _[hyväksytty projektisuunnitelma|VOIMAA-projektisuunnitelma]_ _
- hankintaluettelo (erityisesti EAKR -hankkeissa)_
* _[maksatushakemukset ja -päätökset|Raportit ja maksatushakemukset]_
* _[ohjausryhmän kokouskutsut ja pöytäkirjat|Ohjausryhmä]_
* _[yhteistyösopimukset|Yhteistyösopimukset]_
* _[hankintasopimukset|Hankintasopimukset]_ _(koneet, laitteet, palvelut)_
* _[kilpailuttamisasiakirjat|Kilpailutukset]__: tarjouspyynnöt, pöytäkirjat tai muu selvitys kilpailuttamisesta esim. puhelimitse tehdyistä tarjouspyynnöistä ja vastauksista sekä tarjousten hyväksymisperustelut_
* _[koulutusohjelmat, seminaariohjelmat|VOIMAA-tapahtumien ohjelmat]_
* _[osallistujaluettelot|Läsnäolonseuranta]_ _koulutuksista, tiedotustilaisuuksista yms. projektin tapahtumista mieluiten niin, että osallistuja on itse omalla nimi-kirjoituksellaan vahvistanut osallistumisensa_
* _[lehti-ilmoitukset, esitteet, lehtiartikkelit ja muu projektin julkistamiseen liittyvä aineisto|Julkistamisaineisto]_
* _[henkilöstö|Henkilöstö]__: työaikaseurannat ja työsopimusjäljennökset_
* _selvitykset, ilmoitukset ja yhteenvedot erikseen raportoitavista laskennallisista kustannuksista sekä taustalaskelmat, jolla selitetään kustannuksia_
* _tositekopiot, pääkirjan raportit ja muut talousseurannan dokumentit_
* _[vuosi
- ja puolivuotisraportit|Raportit ja maksatushakemukset#vuosiraportit]_
_(__[Projektiapulainen|http://www.laaninhallitus.fi/lh/etela/siv/home.nsf/files/8B7108977F492ED4C22574D30022CABF/$file/PROJEKTIAPULAINEN%2011.9.pdf]__, luku 12.4 s.24)_
* Tuottaja2020n projektimappiin sisältyvät myös* (listaa voi täydentää tarpeen mukaan)
* [Operatiivisen tiimin asialistat ja muistiot|Operatiivinen tiimi]
* [Projektin sisäiset lomakkeet|Lomakkeet#VOIMAA-lomakkeisto]