Loppuraportin työstötila:
4. PROJEKTIN LÄHTÖKOHTA, TAVOITTEET JA KOHDERYHMÄ ( Mihin tarpeeseen projektilla on haettu ratkaisua?
Mitä henkilöitä tai yrityksiä/organisaatioita on ollut kohderyhminä? Välittömät ja välilliset kohderyhmät.
5. PROJEKTIN TOTEUTUS JA YHTEISTYÖ Osallistujien ja yritysten/organisaatioiden valinta.
Projektin toteutus ja eri tahojen yhteistyö projektissa.Työn- ja vastuunjako yhteistyökumppaneiden kesken.Kansainvälinen yhteistyö.
6. JULKISUUS JA TIEDOTTAMINEN Julkisuuden ja tiedotuksen toteutuminen suunnitelmaan verrattuna. Miten ja kenelle projektista, sen sisällöstä ja tuloksista on tiedotettu? Mitä välineitä tiedottamisessa on käytetty? Onko projektia tai sen tuloksia muutoin esitelty julkisuudessa - miten?
Yleistä
Viestinnän varsinaisena kohderyhmänä ovat olleet Uudenmaan ammattikorkeakoulut ‒ Metropolia, Haaga-Helia, Laurea, Diak, Novia, Arcada ja Humak sekä niiden yritysyhteistyökumppanit. Välillistä kohderyhmään ovat kuuluneet muut ammattikorkeakoulut (erityisen aktiivisessa rooleissa olleet Hämeen ammattikorkeakoulu ja Lahden ammattikorkeakoulu) ja oppilaitokset, kunnalliset työvoimapalveluiden tuottajat sekä Uudenmaan alueen yrittäjät.
Hankkeen viestinnän lähtökohtana on alusta asti ollut avoimuus sekä näkyvyys- ja julkisuusperiaate. Tämä on näkynyt erityisesti siinä, että hankkeen avoimet wiki-pohjaiset verkkosivustot ovat olleet kaikkien nähtävillä, kommentoitavissa ja tarvittaessa muokattavissa. Hankkeesta on myös pyritty tiedottamaan monipuolisten kanavien kautta: Verkkosivujen uutiskirjeellä, sähköpostimarkkinoinnilla, intranet-tiedotteilla, sosiaalisen median päivityksillä, jaettavilla mainoslehtisillä ja seinään kiinnitettävillä julisteilla sekä AMK-lehteen sekä Akavan Erityisalojen Yhteenveto-lehteen tarjotulla asiantuntija-artikkelilla.
Päämääränä on ollut aktiivinen ja vuorovaikutteinen tiedotus koko projektin ajan: Sisäisen tiedottamisen tavoitteena on ollut seurata hankkeen etenemistä tavoitteiden mukaisesti, ja ulkoisen tiedottamisen päämääränä on ollut varmistaa projektin ja sen tapahtumien näkyvyys Uudenmaan alueen korkeakoulukentässä sekä tulosten näkyvyys ja hyvien käytäntöjen levittäminen. Myös työpajojen osallistujarekrytointi on ollut keskeinen ulkoisen tiedotuksen toimenpide.
Alkuvaiheen viestinnässä on keskitytty hankkeesta ja sen tavoitteista tiedottamiseen, työpajatoiminnan markkinointiin sekä työpajojen osallistujarekrytointiin. Myöhemmässä vaiheessa keskeistä on ollut hankkeen toiminnasta sekä tuloksista ja jatkosuunnitelmista tiedottaminen ja hyvien käytäntöjen levittäminen. Tiedotustoimenpiteitä ja niiden onnistumista seurataan ja raportoidaan rahoittajalle ja ohjausryhmälle.
Opossum-hankkeen ulkopuolisten viestintäpalvelujen ja -materiaalien hankinta on tapahtunut rahoittajan hankintaohjeiden mukaisesti. Ainoa ulkopuolelta hankittu palvelu on projektin loppujulkaisun taitto ja paino, jonka on toimittanut Metropolia Ammattikorkeakouluun kuuluva Mediakeskus Valovirta, jonka suorahankinnan rahoittaja on hyväksynyt, sillä opiskelijatyönä tuotettu palvelu on selvästi yleistä hintatasoa alhaisempi. Tarvittaessa rahoittajalle kuitenkin osoitetaan palvelujen yleinen hintataso.
Viestinnän organisointi ja vastuujako
Päävastuu hankkeen viestinnästä on ollut projektisuunnittelija-tiedottaja Aleksandra Meyerillä, joka on koordinoinut hankkeen viestinnän yhdenmukaisuutta ja huolehtinut viestintämateriaalien visuaalisesta ilmeestä, sisällöistä ja hankinnasta. Muu projektiryhmä on osallistunut viestinnän toteutukseen tilannekohtaisesti esimerkiksi ohjausryhmäkokouksissa ja sähköpostitse.
Metropolia Ammattikorkeakoulun Viestintäyksikkö ja tukevat tarvittaessa hanketta viestintään liittyvissä asioissa. Loppujulkaisuun liittyvissä viestintäasioissa on tukenut myös Metropolian mediakeskus Valovirta, joka on osa Metropolian viestinnän sekä mediatekniikan oppiaineita.
Vastuujako on ollut seuraava:
Projektipäällikkö
- On osin vastannut viestintäsuunnitelman toteutumisesta sekä raportoinut siitä hankkeen ohjausryhmälle ja rahoittajalle
Projektisuunnittelija/tiedottaja
- on koordinoinut sisäistä ja ulkoista tiedottamista
- on laatinut hankkeen uutiskirjeen 1-2 kertaa kuukaudessa
- on laatinut tiedotteita hallinnoijan ja kohderyhmien intranetiin sekä mediaan
- on laatinut sisällöt viestintämateriaaleihin (mm. esitteisiin ja www-sivuille)
- on seurannut tiedotusvälineitä ja hankkeen näkyvyyttä niissä
- on osin vastannut viestintäsuunnitelman toteutumisesta sekä raportoinut siitä hankkeen ohjausryhmälle ja rahoittajalle
Metropolian sisäinen viestintä
- on tukenut hankkeiden verkkosivujen teknisessä toteutuksessa
- on tukenut TKI-hankeviestinnän toteutusta tilannekohtaisesti (uutisjuttu intranet Tuubiin, Facebook- ja Twitter-päivitykset)
Visuaalinen ilme ja graafinen ohjeisto
Kaikessa projektiviestinnässä on noudatettu rahoittajalta saatua ohjeistusta viestinnästä ja graafisista ohjeista. Lisäksi on noudatettu soveltuvilta osin Metropolia ammattikorkeakoulun hallinnoimilleen hankkeille antamaa projektiviestinnän ohjetta, joka löytyy Metropolian intranetistä.
Visuaalisen ilmeen on laatinut projektisuunnittelija-tiedottaja konsultoiden tarvittaessa muita hanketyöntekijöitä. Laadittavassa materiaalissa huomioitiin erityisesti rahoittajan ohjeet ja lisäksi Metropolian viestintäohjeisto.
Viestintämateriaalit ja -kanavat
Hankkeelle laadittiin seuraavat viestintämateriaalit:
- Hankkeen oma wiki-verkkosivusto (maaliskuu 2014)
- Verkkosivuilla kahdesti kuussa ilmestyvä uutiskirje
- Hankkeen visuaalinen ilme (maaliskuu 2014)
- Hanke-esite/flyer (huhti-/toukokuu 2014)
Uudenmaan ammattikorkeakoulujen viestintäkanavien hyödyntäminen
- Tiedotteet hankkeesta ja työpajoista on toimitettu kohderyhmien suoralle sähköpostilistalle sekä tiedotusvastaaville jaettavaksi
- Sidosryhmälehdet: Oppisopimustyyppisestä koulutuksesta ja Opossum-proejktista kertovaa asiantuntija-artikkeli ilmestynyt joulukuun 2014 AMK-lehden numerossa
- Metropolian intranetissä on julkaistu tiedote hankkeen alkamisesta ja sen sisällöstä, tapahtumakutsut työpajoihin, uutisartikkeli oppisopimustyyppisestä koulutuksesta sekä tiedote selvitysraportin ilmestymisestä ja sitä kautta hankkeen tuloksista. Muiden Uudenmaan ammattikorkeakoulujen tiedotusvastaaville on lähetetty tiedot työpajoista ja hankkeesta, jotka on julkaistu kunkin oppilaitoksen intranetissä.
- Sosiaalinen media: Metropolia Ammattikorkeakoulun Facebook- ja Twitter-tilejä on hyödynnetty projektin työpajojen markkinointiin.
- Esittelyt yksiköiden kokouksissa ja tilaisuuksissa ONKO OLLUT?
6.1 Projektin mahdollinen internet-osoite Syötetään mahdollinen projektien omien kotisivujen internet-osoite. Osoite julkaistaan internetissä julkisessa rakennerahastotietopalvelussa. Mikäli projektilla on jo aiemmin toimitettuja väliraportteja, esitetään kentässä oletuksena viimeisimmässä väliraportissa ilmoitettu osoite, joka voidaan tarvittaessa muuttaa.
7. ONGELMAT JA SUOSITUKSET Ongelmat projektin toteutuksessa. Suositukset projektien toimeenpanon kehittämiseksi.
8. PROJEKTIN TULOKSET Yleinen arvio tavoitteiden toteutumisesta ja tärkeimmistä tuloksista. Vaikutukset eri kohderyhmiin, esimerkiksi
- työttömiin
- työssä oleviin
- muihin välittömiin kohderyhmiin
- välillisiin kohderyhmiin.
9. PROJEKTIN INNOVATIIVISUUS Uudet menetelmät ja sisällöt projektin toimeenpanossa, uudet yhteistyörakenteet jne. Mitä uutta on kehitetty, esim. tuotteet, toimintatavat, palvelut?
10. PROJEKTIN TASA-ARVOVAIKUTUKSET Esim. tasa-arvon edistyminen mukana olevissa organisaatioissa. Uusia menetelmiä tai muita tasa-arvoa edistäviä tuloksia.
11. HYVÄT KÄYTÄNNÖT Mitä hyviä käytäntöjä projektissa kehitettiin? Miten hyviä käytäntöjä on levitetty tai aiottu levittää?
12. TOIMINNAN JATKUVUUS Mitä pysyvää saatiin aikaan ja kuka vastaa uudesta tai pysyvästä toiminnasta projektin päättymisen jälkeen?
Mitä voidaan siirtää tai saattaa muiden toimijoiden, esim. pk-yritysten, oppilaitosten tai viranomaisten käyttöön?
Suunnitelmat tulosten hyödyntämiseksi, onko jo hyödynnetty?
