1          Työskentelyn yleiskuvaus

1.1         Työskentelyn tavoitteet

Työskentelyn tavoitteena on määritellä ja toteuttaa Metropolian ja TAMKin Ahotointiporsessia tukevat tietojärjestelmäpalvelut, jotka korvaavat nykyisin käytössä olevat palvelut. Palvelut tullaan liittämään osaksi Metropoliassa ja TAMKissa käytössä olevaa Peppi-ekosysteemiä ja ovat tarvittaessa jaettavissa edelleen muille korkeakouluille.

Prioriteettijärjstyksessä osatavoitteet ovat:

1. Winha integraation korvaaminen Perusrekisteri-integraatiolla
2. Käyttöliittymien uusiminen ja uusien toiminnallisuuksien lisääminen (tarjkistetaan voidaanko köäyttöliittymät uusia vaikka Alfresco pohjalla)
3. Teknologia pohjan vaihtaminen Alfrescosta Peppi-ekosysteemin mukaiseen teknologiaan

1.2         Työskentelyn lopputulokset

Työskentelyn lopputuloksena syntyvät seuraavat tulokset:

• • Määrittelydokumentaatio
    • Vaatimusluettelo
    • Näyttökuvaukset ((kuvaukset nykyisestä palvelusta ja siinä kehitysehdotukset + kenttien sisällön kuvaaminen  - kuten sähköiset työpöydät -määrittelyssä))
  • 1.8.2016 (TAMK)  ja 1.11.2016 (Metropolia)  käyttöönotettava järjestelmäpalvelu
  • (Ylläpitosuunnitelma)

1.3         Rajaukset

• • Prosessia ei tarvitse kuvata
  • Käyttötapauksia ei tehdä olemassaolevista toiminnallisuuksista
  • Käyttöohjeet tehdään projektin ulkopuolella uusien olemassaolevat
  • MAhdollinen käyttööonttosuunnitelma tehdäään erikseen projektin ulkopuolella

1.4         Menetelmät ja työkalut

Toimeksiannon läpiviennissä käytetään seuraavia välineitä ja menetelmiä:

Välineet

• • MS Office 2013
  • Metropolia-wiki:n tarjoamat työvälineet
  • Google apps for Education
  • Jira
    
    

Menetelmät

• • Agile (sovellettu Scrum)

Dokumentaatio tallennetaan projektille perustettavaan työtilaan osoitteessa https://wiki.metropolia.fi/

2          Tehtäväkokonaisuudet

Projektin kokonaisaikataulu on dd.mm.yyy. - dd.mm.yyy. Tehtävien tarkempi aikataulutus, sovitaan yhdessä työskentelyn alussa. Metropolian työmäärissä on ilmoitettu henkeä kohti minimityömäärä, joka tarvitaan toimittajan arvion mukaan työn laadukkaan läpiviennin takaamiseksi. Lisäksi olennaista on, että työskentelyyn osallistuu kaikkein olennaisten näkökulmien edustajat. Metropolian osalta työmääräarvioissa ei ole huomioitu työpajoja edeltävää perehtymistä. Työmäärät on ilmoitettu henkilötyöpäivinä.

Työmäärää voidaan asiakkaan niin toivoessa lisätä, mikäli tehtävien tarkkuustasoa halutaan syventää tai projektiin sisällyttää uusia tehtäviä. Nämä muutokset käsitellään luvussa 6 kuvatun muutostenhallintamenettelyn mukaisesti

3          Työskentelyn ohjaus ja organisaatio

3.1         Projektin ohjaus

Projektin ohjauksesta vastaa Pakki/eHOPS -projektin ohjausryhmä

Tehtävät ja vastuut:

• Hyväksyy laaditun projektisuunnitelman ja siihen tehtävät muutokset
• Seuraa projektipäällikön ja toimittajan tekemän raportoinnin pohjalta työskentelyn edistymistä tavoitteisiin ja määriteltyihin tuloksiin nähden
• Päättää projektin aikana työskentelyn sisältöä, työmäärää ja aikataulua koskevista muutoksista
• Hyväksyy työskentelyn väli- ja lopputulokset
• Päättää työskentelyn lopettamisesta sovittujen hyväksymisehtojen mukaisesti

3.2         Projektiryhmä

Projektille muodostetaan säännöllisin väliajoin kokoontuva projektiryhmä.

Tehtävät ja vastuut:

• • Projektin tehtävien suorittaminen projektisuunnitelman ja projektin ohjauksesta vastaavien tahojen päätösten mukaisesti
  • Projektiryhmän jäsen vastaa hänelle osoitetun työn toteuttamisesta laadullisesti ja ajallisesti tavoitteiden mukaisesti
  • Ryhmän jäsen raportoi projektipäällikölle tehtävistään

Projektipäällikön tehtävät ja vastuut:

• • 'Riskien seuranta yhdessä toimittajan kanssa
  • Etenemisen seuranta (työmäärät, laajuus ja aikataulu) yhdessä toimittajan kanssa
  • Päätöksenteon valmistelu.
  • Tiedottaminen omassa organisaatiossaan

Projektiryhmä käyttää työskentelynsä tukena tarvittaessa muita asiantuntijoita

3.3         Sidosryhmät

Sidosryhmien edustajat eivät varsinaisesti osallistu työskentelyn suunnitteluun mutta heitä informoidaan työskentelyn etenemisestä

3.4         Seurattavia kehityshankkeita

4          Raportointi ja seuranta

Toimittaja raportoi tekemänsä työn toteutuneen mukaisesti kuukausittain projektipäällikölle ja projektin ohjaustahoille. Toimittaja seuraa säännöllisesti työn etenemistä ja raportoi välittömästi mikäli aikataulussa tai työmäärissä ilmenee muutostarpeita aiemmin sovittuihin aikatauluihin tai työmääriin liittyen.

5          Projektin riskit

Riskienhallintasuunnitelma on liitteenä.

6          Muutosten hallinta

Mahdollisesti esiin tulevat aikatauluun, työmääriin ja sisältöön liittyvät muutosehdotukset käsitellään asiakkaan ja toimittajan projektipäällikön kanssa yhdessä ja viedään projektin ohjauksesta vastaavien tahojen käsiteltäväksi.

7          Hyväksymismenettely

Projekti päätetään, kun kaikki projektin tuotokset ja muut hyväksytyn projektisuunnitelman mukaiset tehtävät on hyväksytty ohjaustahojen toimesta.