Raportointi ja talous

Osallistujatietojen kerääminen ja ESR-henkilörekisteri:

Katso suunnitelma osallistujatietojen keräämisestä täältä.

Hankkeen toimenpiteisiin osallistuvista kerätään henkilö- ja taustatietoja aloitus- ja lopetustilanteissa sekä osallistuttaessa hankkeen tapahtumiin.

Lisäksi osallistujilta kerätään luvat hankkeessa kerätyn aineiston käyttämiseen tutkimus- ja hankkeen tiedotustarkoituksissa.

OSALLISTUJALISTAT:

ESR hankkeen osallistujalista erikseen raportoitavien kustannusten keräämiseksi.xlsx

ALOITUS- JA LOPETUSLOMAKE:

ESR osallistujan seurantatietolomake, kesä 2015.xlsx

TULOSSA: TEINIMINNOTALKOIDEN PIKAOHJE LOMAKKEIDEN TÄYTTÄMISESTÄ

Maksatushakemus (talous ja kirjallinen seurantaraportti):

Tehdään tässä hankkeessa neljän kuukauden välein seuraavasti:

tammi-huhti seurantatiedot 31.5. mennessä tiedot  Metropolialle, maksatushakemus jätetään Metropolian toimesta 30.6.  mennessä
touko-elo 30.9. mennessä  tiedot Metropolialle, maksatushakemus jätetään Metropolian toimesta  31.10.  mennessä
syys-joulu 31.1. mennessä, maksatushakemus  jätetään  Metropolian toimesta 28.2.  mennessä

HUOM! POIKKEUS  AIKATAULUUN HANKESUUNNITELMAN MUUTOKSEN  VUOKSI:

syys-marraskuu   2016 --> 31.12.2016  mennessä tiedot Metropolialle, Metropolia jättää maksatushakemuksen  31.1. mennessä

joulukuu 2016-huhtikuu 2017 --> 31.5.  mennessä tiedot Metropolialle, Metropolia jättää maksatushakemuksen  30.6.  mennessä

Seurantatiedot toimitetaan kumppaneiden (Omnia & Innovaatiomestarit) pääkoordinaattorille Metropolialle seuraaville  henkilöille: 

yhteyshenkilö Tarja Häkkinen 040 336 1382 / tarja.hakkinen@metropolia.fi  sekä projektituottaja Elina Ala-Nikkolalle elina.ala-nikkola@metropolia.fi ja projektipäällikkö Laura-Maija Herolle laura-maija.hero@metropolia.fi 

Kumppaneiden talousyhteyshenkilöt:
Omnia Kirsi Tenkanen 040 126 7217 / kirsi.tenkanen@omnia.fi
Innovaatiomestarit Mikko Järvilehto +358405086265 / mikko.jarvilehto@innovaatiomestarit.fi

Metropolia hakee maksatuksen kaikkien kumppaneiden puolesta EURA-järjestelmässä. Tuki maksetaan Metropolialle, joka maksaa tuen sen tultua kumppaneille maksatushakemuksen mukaisesti.

Maksatushakemukseen tulee liittää seuraavat asiat (eli nämä toimitetaan Metropolialle):

• seurantaraportti (kirjallinen kuvaus siitä mitä on tehty verrattuna hankesuunnitelmaan) Seurantaraportti kuvaa hankkeen toimintaa ja saavutettuja tuloksia. Raportissa verrataan tuloksia asetettuihin tavoitteisiin ja seurataan niiden toteutumista. Kumppanit täyttävät raportista kohdan 5  (kysymykset  1-4 kukin erikseen) ja kohdan 7  tarvittaessa. Muut raportin osat täyttää Metropolia. Pohja  raportille alla. Hyödynnä raporttia kirjoittaessasi hankeseurantaa ja hankesuunnitelmaa, jokta on koostettu tänne. RAPORTIN TULEE  VASTATA SIIHEN, MITEN  HANKESUUNNITELMASSA  KIRJOITETUT ASIAT OVAT TOTEUTUNEET!
  
  • ESR seurantaraporttipohja
    
    
• tiedot hankkeen toteutuneista kustannuksista kirjanpidosta (HUOM! Flat ratesta ei toimiteta kirjanpidon tositteita erikseen, katso alempaa tietoa FLAT RATESTA). Toimitetaan seuraavat dokumentit:
  
  • Palkkayhteenveto
  • Maksatus yhteenveto osatoteuttajille
  • Työajanseurantalomake ESR 2016 (kts. ohjeet työajanseurantaan täältä)
  • ostopalveluista  oma  ohjeensa

Maksatushakemuksen tulee perustua tässä päätöksessä vahvistettuun kustannusarvioon ja kustannusmalliin. Maksatushakemuksessa muiden kuin prosenttimääräisinä korvattavien kustannusten (Flat rate) tulee perustua hankkeen kirjanpitoon. Maksatushakemuksessa tulee ilmoittaa maksatuskauden kustannukset kustannuslajeittain eriteltynä.

Maksatushakemuksessa on ilmoitettava maksatuskaudella toteutunut tuensaajaorganisaation ulkopuolelta hankkeelle osoitettu kunta-, muu julkinen ja yksityinen rahoitusosuus. Hankkeen rahoitussuunnitelmaan nähden suurempana toteutunut rahoitusosuus vähentää maksettavaa tukea viimeisessä maksatuksessa. Myös hyväksytyssä hankesuunnitelmassa mainitsemattomat mahdolliset muut tulo- ja rahoituslähteet on ilmoitettava ja ne vähentävät maksettavaa tukea.

Omarahoitusosuutta ei ilmoiteta maksatushakemuksessa, vaan EURA 2014 -järjestelmä laskee omarahoituksen määrän maksatuspäätökseen rahoituspäätöksen ja muiden toteutuneiden rahoitusosuuksien perusteella.

Maksatushakemuksen liitteenä on toimitettava hankkeen toteutuneita kustannuksia, tuloja ja rahoitusosuuksia koskeva kirjanpidon ote maksatuskaudelta. Prosenttimääräisinä korvattavista kustannuksista ei esitetä kirjanpidon otetta. Maksatushakemukseen tulee liittää hankkeessa osa-aikaisesti työskentelevien päiväkohtaiset kokonaistyöajan seurantalomakkeet, joiden perusteella osa palkkakustannuksista kohdennetaan hankkeelle. Maksatushakemukseen tulee liittää myös selvitys tai laskelma hankkeessa osa-aikaisesti työskentelevien henkilöiden palkkakustannusten kohdentamisesta hankkeelle.

Flat rate:

Hankkeessa on sovittu 17 % flat rate-osuudesta.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että erilaiset juoksevat kulut, kuten toimistokulut, krijallisuus, puhelin, postitus, matkat jne. eivät ole erikseen tositteilla rakennerahastoille ilmoitettavaa osuutta. Sen sijaan palkkakuluista lasketaan automaattisesti 17 % osuus, joka kattaa nämä kustannukset. Lisätietoja näistä flat ratesta eli yksinkertaistetuista kustannusmalleista täällä.

Itsearviointi:

Toteutetaan hankkeessa syksyllä 2016 määritellyn tavan (3x3-malli) mukaan. Arvioinnissa arvioidaan hankkeen toteutumista ja tuloksia suhteessa tavoitteisiin ja voidaan sen perusteella tarvittaessa suunnata hanketta uudella tavalla rahoittajan kanssa sopien.

Katso tarkemmin arviointisuunnitelma ja arvioinnin tulokset (sivu vaatii käyttöoikeuden Teiniminnon projektituottajalta).