1. Taustaa

Lukujärjestyssuunnittelu on prosessina hyvin erilainen riippuen koulutusohjelman luonteesta, tämä pätee sekä Metropoliaan että TAMKiin. Yleisesti ottaen kuitenkin yhtäläisyyksiä löytyy esimerkiksi siitä, että opetuksen suunnittelun tietyt vaiheet on suoritettu ennen kuin lukujärjestyssuunnittelu aloitetaan. Näiden aiempien suunnitteluvaiheiden perusteella saadaan tietoja, joita hyödynnetään lukujärjestyssuunnittelussa. Siksi on mahdollista (ja täytyy) asettaa tiettyjä vaatimuksia lukujärjestyssuunnittelua edeltäville vaiheille, jotta varsinainen suunnittelu on mahdollista.

Lukujärjestyssuunnittelu voidaan hoitaa keskitetysti (yksi tai vain muutama lukujärjestyssuunnittelija per koulutusohjelma) tai hajautetusti, jolloin opettajat ovat päävastuussa suunnittelusta. Myös yhdistetty malli on mahdollinen jossa alustavat lukujärjestykset suunnitellaan keskitetysti, mutta tämän jälkeen opettajat itse päivittävät lukujärjestyksiä.

Lukujärjestyksiä voidaan tehdä hyvin lyhyille aikajaksoille (viikko kerrallaan) tai periodi- lukukausi- ja jopa lukuvuosikohtaisesti. Lisäksi lukujärjestysmerkintöjä tehdään yksittäisinä ja toistuvina. Joissain koulutusohjelmissa tehdään ns. periodilukujärjestys, jossa opiskeljaryhmän lukujärjestys pysyy koko perioditason samana (ainakin lähestulkoon samana joka viikko). Toisissa koulutusohjelmissa puolestaanryhmälle tehdään joka viikolle eri lukujärjestys.

Lähtökohtaisesti siis vaatuimuksien asettaminen sekä prosessille että lukujärjestyssuunnittelua tukevalle työkalulle on hyvin haastava koska toimintatavat ovat hyvin moninaiset. Siksi on järkevää eritellä vaatimukset kahteen päätasoon: 1. Vaatimukset, jotka ovat yhteisiä kaikille suunnittelutavoille 2. vaatimukset, jotka eroavat toisistaan riippuen suunnittelutavasta.

2. Suunnitteluprosessi

Lukujärjestyssuunnittelu voidaan jakaa muutamaan karkeaan vaiheeseen

1. Alkutietojen keräys

2. Sijoittelu (ajoitukset)

3. Kommentoinnit / muutokset

4. Julkaisu

5. Ylläpito periodin aikana

2.1 Alkutietojen keräys

Lukujärjestyssuunnittelu lähtee liikkeelle lähtötiedoista, jotka toimivat rajoitteina suunnittelun sijoitusvaiheelle. Ajoitusrajoitteita tulee sekä organisatoriselta tasolta että toteutus-/ryhmä- sekä opettajakohtaisesti. Organisatoriset aikataulurajoitteet ovat koulun/klusterin/koulutsohjelman etukäteen asettamia päivämääriä, jolloin koulutusta ei pidetä, lisäksi tähän kategoriaan voidaan lukea myös pyhäpäivät. Lisäksi eri koulutusohjelmilla on tiettyjä päiviä, jotka on varattu esim. opettajien koulutuspäiviksi tms.

Muut ajoitusrajoitteet koskevat tiettyjä ryhmiä tai opettajia, mutta ne on otettava myös huomioon suunniteluvaiheessa ja nämä tiedot tulee pystyä syöttämään suunnittelutyökaluun ennen varsinaisen sijoittelun aloittamista.

2.1.1 Yhteiset lähtötietovaatimukset lukujärjestyssuunnitteluun

Kalenterityyppisillä lähtötiedoilla tarkoitetaan tässä etukäteen määriteltyjä päivämääriä, joina opetusta ei järjestetä tain jolloin opetus on muulla tavalla rajoitettua. Muut lähtötiedot ovat aikamääreisesti epätarkkoja tai enemmän harkinnan varaisia. Lisäksi muihin lähtötietoihiin kuuluu tietoja, jotka vaikuttavat olennaisesti suunnittelutyöhön.

Kalenterityyppiset lähtötiedot

• Lukuvuoden (opetuksen) ajoitus, periodin ajoitus 
• Valmistumistiedot (joku voisi selventää tähän)
• Varatut ajat koulutusohjelmakohtaisesti / klusterikohtaisesti
• Harjoittelujaksot
• Tenttipäivät/viikot
• Tapahtumat
• opettajien työaikasuunnitelma (koskee sekä kalenterityyppisiä että opintoihin liittyviä)
• Opettajakohtaiset vapaajaksot, päivät yms (koskee sekä kalenterityyppisiä että opintoihin liittyviä)

Opintoihin/ryhmiin/opettajiin liittyvät

• Opinnäytetyöajoitukset
• Aikuiskoulutuksen opetuspäivät
• Toteutusten edeltävyydet (jotain suoritettuna ennen seuraavaa)
• Koulutusohjelman ryhmätiedot (kaikki ryhmät, montako opiskelijaa/ryhmä)
• Opintojaksot ja niiden osat
• Tulevat (pakolliset) toteutukset, joille pitää tehdä lukujärjestys  (kuinka pitkälle asti nämä??, seuraava lukukausi?)
• Tulevat (vapaasti valittavat) toteutukset, joille pitää tehdä lukujärjestys  (kuinka pitkälle asti nämä??, seuraava lukukausi?)
• Toteutukset kullekin ryhmälle (edellisten yhdistelmä)
• Yksittäisiä toteutuksia koskevat tiedot:
  • Ajoitukset
  • Opettajat
  • Ryhmät
  • Yhteinen opetus toisen toteutuksen kanssa
  • Opettajan kirjaamat toiveet/tiedot toteutukselle, montako tuntia massaluentoa, montako labraa (ryhmäkoko?) ja millä periodeilla, rytmitykset, tilatoiveet
• Uusintatentit

2.1.2 Alkutietojen saatavuus

Alkutietojen kerätään eri lähteistä, alla kuvataan alkutietojen lähteet

Vuosikello

• Koko koulun tapahtumat
• Periodit?
• ???? jatkakaa

OPS-suunnittelu / vuosisuunnittelu

• Toteutukset, niiden alkamisajat/loppumisajat/periodiajoitus, opettajat, ryhmät
• Ryhmät
• ???? jatkakaa

Opettajan työaikasuunnitelma

• Vapaajaksot
• ???? jatkakaa

Mistä tulee tenttipäivät, uusintatentit yms.

2.2 Sijoittelu

Tähän voisitte kuvata sijoitteluprosessia ja perään sitten noita näkymiä ja muita järjestelmävaatimuksia... Nyt kuitenin alkuun pitäisi saada kuvattua tuon sijoittelun perusperiaattees

Sijoitteluvaihe voii olle hyvin erilainen riippuen koulutusalasta alla on kuvattu tiivistetysti muutama työryhmässä esille tullut sijoitteluprosessi sen mukaan kuka sijoittelun tekee.

Keskitetty malli

Keskitetyssä mallissa sijoittelun tekee yksi tai vain muutama lukujärjestyssuunnittelija. Sijoittelu tehdään koulutusohjelmakohtaisesti. Tässä mallissa lukujärjestyssuunnittelija(t) kokoavat ensin koko koulutusohjelman tulevat toteutukset ja alkavat sijoitella niitä suoraan lukujärjestykseen. Tässä mallissa sijoittelu tehdään suoraan luokkatiloihin ja toteutuksille tehdään täydellinen sijoittelu. Täydellisellä sijoittelulla tarkoitetaan tässä sitä, että mahdolliset usean opettajan toteutukset on jaoteltu oikein, kuka opettaja opettaa minkäkin tunnin jne.

Osittain keskitetty malli

Tässä mallissa lukujärjestyssuunnittelija(t) kokoavat koulutusohjelman toteutukset ja varaavat niille tilat. Useamman opettajan toteutuksilla opettajille jätetään keskenäisen sopimisen vara eli opettajat päättävät/sopivat lopulta mitkä tunnit kukakin pitää ja mahdollisesti voidaan sopia vielä joidenkin tuntien muuttamisesta esim. virtuaaliopetukseksi tms.

Hajautettu malli

Tässä mallissa ei ole varsinaisia lukujärjestyssuunnittelijoita vaan opettajat suunnittelevat itse (tai ryhmissä) opetuksen. Opettajat myös itse resursoivat sopivat tilat. (tarkennuksia kiitos).

Yksilöoptetukseen perustuva malli

Tässä mallissa rajaavina tekijöinä on usein muut seikat kuin toteutus/opettaja. Tätä mallia käytetään esim. musiikin koulutusohjelmissa, joissa tilojen / välineiden (kuten piano) saatavuus määrää järjestetäänkö koko toteutusta. Käytännössä siis selvitetään ensimmäisenä paljonko tiloja/välineitä on käytettävissä ja sen jälkeen päätetään toteutuksien järjesteämisestä. Poikkeuksena muista koulutusohjelmista tässä lukujärjestystä suunnitellaan usein yksilölle (opiskelija) eikä ryhmille. Tämä malli on käänteinen verrattuna muihin eli prosessi menee pääpiirteissään näin: Tila-/välineresursit -> toteutukset -> sijoittelu (opiskelijakohtaisesti) ??? meneekö näin ???

TÄHÄN KAIVATAAN ESIMERKKEJÄ KUKA TEKEE, MISSÄ JÄRJESTYKSESSÄ ja MITEN

Muita malleja????

2.2.X Priorisointi / sijoittelujärjestys

Kertokaa minkälaisista lähtökohdista joudutaan lähteä sijoittelemaa, mitkä ovat niitä kriteereitä mikä tekee joistain opintojen sijoitteluista "vaikeampia"

• Harjoittelun ajankohta, tarkemmin harjoitteluviikot (terveysala)
• Erityisluokat käytettävissä ryhmälle vain tiettyinä päivinä. Esim 1a ryhmä voi käyttää harjoitusluokkia vain maanantai iltapäivisin.

2.2.X Näkymät

Listanäkymät

Listanäkymillä saadaan paljon jäsenneltyä tietoa yhdelle näytölle.

Toteutukset (listanäkymä)

Lukujärjestyssuunnittelijan tulee saada ajoissa lista tulevan lukukauden toteutuksista sisältäen toteutukseen liittyvistä erityisehdoista (opettajat, opettajan rytmitys-/tilatoiveet, toteutuksen ajoitus, ryhmät, massatunnit + pienryhmä-/labraryhmätunnit jne). Toteutuksien listanäkymä sisältää kaikki kyseisen koulutusohjelman tulevat/meneillään olevat totetusukset, tässä näkymässä suunnittelijan tulee pystyä rajaamaan alkavien toteutusten ajanjakso eli halutessaan suunnittelija pystyy listaamaan vaikkapa meneillään oleva toteutukset tai elokuussa alkavat toteutukset. Listaa pitää pystyä myös sorttaamaan eri ehdoin TÄHÄN NÄKYMÄÄN KAIVATAAN ESIMERKKIÄ.

Listanäkymä vastaa nykyisiä TOISUsta saatavia Excel-listoja. Listanäkymä pitää saada esim. koulutusohjelmakohtaisesti eli listataan kyseisen koulutusohjelman toteutukset (mahdollisin aikakriteerein). Toinen listaesimerkki on hakea toteutukset koulutusohjelman saapumis- tai hallinnollisen ryhmän mukaan tai opettajan nimellä. Toteutusta tai ryhmää klikkaamalla pitäisi päästä valitun objektin sijoittelunäkymään (lukujärjestysnäkymään).

Toteutuksien listanäkymä antaa suunnittelijalle kokonaiskuvan toteutuksista, opettajista tai ryhmistä, joille suunnittelija rakentaa lukujärjestystä.

!! Heikki pystytkö laittamaan jonkun screenshotin Untiksesta tuohon esimerkiksi -Mika !!

Kommenttia edelliseen (Heikki Visti):  En oikein tiedä minkä välineen näkymiä edellä tarkoitetaan.  Oletan nyt, että se on se väline, jota lukujärjestysten laatija käyttää, eli joka esimerkiksi allekirjoittaneelle tällä hetkellä on Untis.  Siinä työssä tärkein ja mielestäni melkein ainoa tarvittava listamuotoinen näkymä on näkymä opetusjaksoista.  Vastaa Untiksen Oppitunnit-näkymää.  Siinä pitäisi olla sarakkeet ainakin seuraaville asioille:  viikkotuntimäärä, opettaja(t), ryhmä(t), tila, toteutus, oppiaineen nimi, alkamispäivämäärä, päättymispäivämäärä, lisätietoa.  Joku muu keksii ehkä lisää. Kaikissa kohdissa ei välttämättä tarvitse mitään olla. Yksi rivi yhtä opetusjaksoa kohti.  Rivejä pitää voida vaivattomasti lisätä ja niillä olevia tietoja pitää voida suoraan muokata ja kopioida.  Listanäkymä pitää voida hakea ensisijaisesti ryhmätunnuksella ja opettajatunnuksella, lisäksi myös opintojakson tunnuksella (ehkä tässä hyödyllisempi kuin yksittäisen toteutuksen tunnus) ja miksei myös tilan tunnuksella.  Tästä listanäkymästä pitää suoraan voida laittaa tavaraa lukujärjestykseen.  Ihan suoraan hiirellä kalenteriin.  Ja pitää voida liikutella siellä paikasta toiseen. Ja nimenomaan kalenteriin, ei tilaan. Tilatietoa ei edes tarvitse siinä vaiheessa olla. Näitä opetusjaksoja esimerkiksi minulle tulee tuhansia. Jos kaikkia kalenterivarauksia varten pitää jotain kellonaikoja näpytellä, niin siinä nyt varmasti menee ikä ja terveys.

Kyllä tähän näkymään jonkinlaiset pohjatiedot voi tulla suoraan jostakin suunnitteluvälineestä.  Lukujärjestysten laatijan pitää niitä tietoja voida vaivattomasti muokata.  Ei kaikkea tietoa tarvitse tähän tunkea, kyllä esimerkiksi opetusjärjestelyjä koskevat tiedot voi olla kerrottu jossain muualla.  Olettakaamme esimerkiksi, että periodilla 3 on toteutus XXYYZZ/2000, johon on laitettu opettajat Kalle Karttakeppi ja Lasse Laskutikku ja johon on liitetty ryhmät Lu1 ja Lu2.  Tästä toteutuksesta voisi suunnitteluväline antaa kaksi riviä, joissa kummassakin on sama toteutus ja opintojakson nimi sekä ryhmät-kohdassa molemmat ryhmät Lu1,Lu2.  Toisella rivillä on opettaja Karttakeppi ja toisella opettaja Laskutikku.  Toteutus-kohdassa voi olla joku hipsukka, josta pääsee katsomaan toteutuksen tarkempia tietoja.  Siellä voi olla esimerkiksi kerrottu, että Kalle Karttakeppi pitää 4 viikkotuntia luentoja yhdessä kummallekin ryhmälle jossakin luokkahuoneessa ja Lasse Laskutikku 3 viikkotuntia labroja tilassa Lab1 kummallekin ryhmälle erikseen.  Lukujärjestysten laatijan pitää sitten voida täydentää ja muokata näitä tietoja vaivattomasti.

Minulle tulee tämän tapaisia ajatuksia mieleen omien tarpeitteni ja tähänastisten kokemusteni perusteella, joku muu voi keksiä jotain parempaa tai ihan toisenlaista, kun on erilaiset käytännöt.  Pitää kyllä miettiä ettei yritetä haukata liian suurta palaa, ei tuollaisen työvälineen rakentaminen ihan helppoa ole.  Ainakaan jos siitä halutaan myös käyttökelpoinen.

Lukujärjestykset (listanäkymä)

Tässä näkymässä listataan tehdyt resurssoinnit listamuodossa. Resurssoinnin (listauksen) perusteena voi olla:

• Opettaja
• Tila
• Toteutus
• Ryhmä

Näkymässä tulee näkyä sarakkeina ainakin

• Aika
• Tila (myös jos tilaa ei ole vielä resurssoitu)
• Opettaja(t)
• Ryhmä(t)
• Toteutuskoodi
• Toteutuksen nimi (sillä kielellä millä toteutus pidetään)
• Varauksen lisätieto opiskelijalle
• Suunnittelija (joka resurssoinut varauksen)
• Tallennusaika

Listaa pitää pystyä sorttaamaan em. ehtojen avulla. Alla karkea esimerkki

Näillä näkymillä voidaan helposti listata esim. yhden toteutuksen varaukset tai vaikkapa tilan varaukset. Listalta on pästävä muuttamaan varauksen tietoja, esimerkissä on monivalintatyyppinen vaihtoehto eli voidaan klikata X määrä toteutuksia muutettavaksi. Tällä tavalla voidaan muuttaa usean varauksen tietoja nopeasti (esim. tilan vaihto tms.). Varsinainen muutosnäkymä riippuu siitä mitä tietoja ollaan muuttamassa eli esim. jos em. varauksille halutaan tila-, päivämäärä- tai kellonaikamuutos niin se voisi olla kalenterinäkymänä tai vaikkapa taulukkotyyppisenä näkymänä.

Aikaan sidotut (resurssi) näkymät

Aikaan sidotuilla näymillä tarkoitetaan tässä yhteydessä eri resurssien näkymiä. Näkymät voivat olla esimerkiksi kalenterinäkymiä tai taulukkomuotoisia GANTT-näkymiä. Suunnittelija hyödyntää aikaan sidottuja näkymiä sijoitellessaan uusia varauksia resursseile. Lukujärjestyssuunnittelu on tietyllä tavalla resurssien varaamista ja tietyt resurssit kytketään yhteen suunnittelussa esim. ryhmä on resurssi (se on varattu / ei varattu tiettynä aikana), tila on toinen resurssi,  toteutus kolmas resurssi ja opettaja neljäs -> nämä kaikki kytketään yhteen tiettynä aikana josta syntyy lukujärjestystieto tiettyyn tilaan johon on silloin kytketty ryhmä,tila,toteutus ja opettaja.

Resursseja ovat mm.

• Tila
• Opettajat
• Ryhmä
• Toteutus
• (Opiskelija) tietyissä tapauksessa vaihtoehtona ryhmälle

Kalenterinäkymät

Kalenterinäkymillä visualisoidaan vapaiden ja varattujen aikojen yhdistelmiä kalenterimuodossa (esim. viikkokalenteri). Yhdistelmällä tarkoitetaan sitä, että samassa kalenterinäkymässä voi olla useita aikaan sidottuja resursseja, joita voidaan näyttää yhdessä näkymässä päällekäin esim. Rymän näkymä, toteutuksen näkymä, opettajan näkymä ja tietyn tilan näkymä.
Esimerkki kalenterinäkymästä.
Ylläolevassa kalenterinäkymässä ollaan tekemässä varausta toteutukselle. Kalenterinäkymään on kytketty samaan näkymään taustalle ryhmä,opettajan sekä tilan kalenteri -> suunnittelija näkee heti missä kohdin kaikilla resursseilla on vapaata ja pystyy sijoittamaan varauksen tyhjään tilaan. Järkevää olisi näyttää "taustaresurssit" kuten valitun tilan varaukset taustalla ja korostaa nyt tehtävää varausta - tässä tapauksessa siis oletetaan että ollaan tekemässä varausta toteutukselle, johon liittyy ryhmä ja opettaja (nämä kuuluvat automaattisesti toteutukseen). Toteutuksella voi olla varauksia myös muissa luokkahuoneissa eli ne näytetään edelleen taustalla. Aktiivisena näkyy toteutus/aktiivinen tila -yhdistelmä. Käyttäjä pystyy vaihtamaan tilaa "lennosta" eli selailemaan missä tilassa olisi vielä vapaata sellaiseen aikaan kun myös ryhmällä/opettajalla on tilaa kalenterissa.

Varaukset saattavat olla toisiinsa liittyviä eli esimerkiksi toistuva varaus maanantaisin klo 10-12 viikoille 1,3,5,7. Eli toistuvuudet pitää pystyä tallentamaan varauksen yhteydessä. Vastaavasti kun tällaista varausta mennään muuttamaan niin järjestelmän pitäisi kysyä käyttäjältä haluaako hän muuttaa vain kyseistä instanssia vai kaikkia em. varauksia.

Taulukkonäkymät (resursseista)

Taulukkonäkymillä tarkoitetaan näkymää, jossa X-akselilla on aikajana ja Y-akselilla listana eri resurssien varauksia aikajanalla. Tämän näkymän avulla voidaan helposti visualisoida useamman resurssin varaustilannetta yhtäaikaisesti (enemmän kuin kalenterinäkymässä).

Yllä esimerkinomainen taulukkonäkymä. Valittuna on toteutus XXYYZZ/1234 ja sen alla automaattisesti listatut ko. toteutukseen liitetyt resurssit "Opettaja1" sekä Ryhmä 1 ja Ryhmä 2. Lisäksi käyttäjä on valinnut neljä tilaa listaan, joita hän haluaisi käyttää toteutuksen tilavarauksiin. Punaisella on merkitty tämän toteutukset varaukset. Vihreällä näkyy "vapaat ajat". Käyttäjä pystyisi suoraan siirtymään tilavaraukseen klikkaamalla esim tiistan klo 11.30 "Tila 2" -kohdasta ja tehdä varauksen vaikka klo 14 asti. Kuvasta huomataan että toteutukselle on tehty varauksia näihin tiloihin ma,to ja pe (punaiset).

Haasteena taulukkonäkymän toteutuksessa on se, että siinä pitäisi näkyä koko viikon varaukset eri resursseille ja tästä johtuen näkymästä tulee väkisinkin melko leveä. Käyttäjän pitää pystyä asettamaan rajauksia viikonpäiville, jotta näkymä ei laajene liikaa esim. näytä yhdeltä päivältä vain klo 8-16. Lisäksi käyttäjän pitää pystyä lisäämään vapaasti eri resursseja näkymään. Oletuksena kuitenkin voisi olla esimerkiksi toteutuksen taulukkonäkymä jossa toteutukseen sidotut resurssit tulevat automaattisesti listaan (Ryhmät, opettajat totetusuksella) ja tilat, joita toteutus käyttää. Tästä näkymästä pitää pystyä suoraan tekemään varauksia (valittu toteutus -> yksi listatuista tiloista, jonka käyttäjä valitsee).

2.3 Kommenttikierros / korjaukset

Tähän tekstiä kiitos, kuinka etenee

Varauksilla tulee olla eri statuksia, jotta suunnittelu voidaan erottaa julkaisusta. Suunnitteluvaiheessa statusksen arvo on alhainen (esim. 1) joka tarkoittaa että varaukset (lukujärjestykset) näkyvät vain suunnittelijoille. Kommentointikierrosta varten lukujärjestyssuunnittelija klikkaa toteutuksen/ryhmän/opettajan varaukset uudelle statukselle (esim. 2), joka tässä tarkoittaisi sitä että ne näkyvät koulutuspäälliköille sekä opettajille. Opettajalle annetaan deadline kommentointia varten (näistä voisi tulla opettjille jokin ilmoitus). Tässä vaiheessa opettaja ehdottaa mahdollisia korjauksia. Korjauksien jälkeen varaukset siirtyvät seuraavalle statukselle (esim. 3), joka tarkoittaa samaa kuin "valmis julkaistavaksi". Koska tämä vaihe etenee vaiheittain ja lukujärjestykset halutaan julkaista yleensä kaikki kerralla, tarvitaan vielä ainakin yksi status joka tarkoittaa julkaistua varausta. Tämä voitaisiin hoitaa massana eli kaikki merkinnät siirretään koulutusohjelman kohdalla kerralla statukseen 4, joka olisi "julkaistu".

Statuksilla pystytään siis hallistemaan sitä, kenellä on oikeus nähdä tietoja.

2.4 Julkaisu

Tähän tekstiä kiitos, kuinka etenee

Kun kommenttikierros on käyty ja deadline kommentoinnille on ohi, lukujärjestyksien status muutetaan "julkaistu" -tilaan jonkä jälkeen lukujärjestykset näkyvät opiskelijoille valitussa julkaisuvälineissä (verkkopalvelut tms.)

2.5 Ylläpito periodin aikana

Tähän tekstiä kiitos, kuinka etenee