Käyttäjäkuvaukset
Tapaus 1
Metropolian alumnikoordinaattori.
Koordinaattorin tehtävään kuuluu rekisterin ylläpito ja rekisterin käyttäminen asiakkaiden (=Metropolian koulutusohjelman päällikkö, suunnittelija tai muu alumniasioita hoitava, yksittäinen alumni tai esimerkiksi rekrytointipalvelu) tarpeiden mukaan.
Alumnikoordinaattorin rekisterinkäyttötilanteita:
a) Metropolian hoitotyön koulutusohjelma haluaa listan kaikista heiltä valmistuneista, jotka ovat ilmoittaneet olevansa kiinnostuneita tulemaan luennoimaan kätilönä työskentelystä. Koordinaattori etsii rekisteristä kaikki hoitotyön koulutusohjelman alumnit kaikilta vuosilta, suodattaen erikseen kätilötyötä opiskelleet ja heistä ne, jotka ovat kiinnostuneet luennointikeikkatarjouksista. Koordinaattori poimii rekisteristä sopivien henkilöiden yhteystiedot, ja luovuttaa sähköpostin / puhelinnumeron koulutusohjelman käyttöön.
b) Metropolian kulttuurituotannon koulutusohjelma haluaa tietää, montako alumnia heillä on. Koordinaattori suodattaa tiedot kaikista rekisteriin liitetyistä kulttuurituottajista, sekä AMK että YAMK ja toimittaa numeraalisen tiedon kysyjälle. Kysyjä hämmästyy määrän vähyyttä. Koordinaattori muistuttaa, että rekisteri on ollut voimassa vasta syksystä 2013 alkaen ja kehottaa koulutusohjelmaa lähettämään tuntemilleen alumneille liittymispyynnön toimintaohjeineen, jotta vanhatkin alumnit saadaan liitetyksi rekisteriin.
c) Metropolian sidosryhmäviestinnästä vastaava kontaktoi alumnikoordinaattoria selvittääkseen, keille saa lähettää Focus-lehteä ja mihin osoitteeseen. Koordinaattori suodattaa tiedon rekisteristä ja toimittaa (toivottavasti) excel-taulukkona osoitetiedot (ellei sitten jonain muuna tiedostonsiirtona Microsoft Dynamics / CRM -ohjelman välityksellä) säännöllisin väliajoin.
d) Haasteena koordinaattorille on se, että alumnit muistaisivat päivittää itse muuttuneet osoitetietonsa. Henkilötunnuksien perusteella Väestörekisterikeskuksesta saadaan aina uusimmat osoitetiedot, mutta se maksaa eikä ole tarkoituksenmukaista pieniin yhteystietotarpeisiin. Kätevämpää koordinaattorin mielestä olisi, jos järjestelmä lähettäisi omien tietojen päivittämismuistutuksen alumnille esimerkiksi puoli vuotta alumnitunnuksen aktivoitumisen jälkeen.
e) Metropoliasta valmistuva haluaa saada alumnitoiminnasta tietoa valmistumisen jälkeenkin. Hän antaa luvan tulla liitetyksi alumnirekisteriin. Tämä tapahtuu automaattisesti valmistumisjärjestelmän kautta.
f) Koordinaattori vastaa rekisteriin liittyvästä sisällön luomisesta ja hänellä on oltava päivitysoikeus rekisteriselosteeseen, rekisterin käyttöohjeisiin ja järjestelmän lähettämiin muistutusviesteihin, koska ne vuosien varrella väistämättä vaativat uudistamista (etenkin, jos näihin sisältöihin liittyy linkkejä nettisivuille tai muuta vaihtuvaa tietoa).
g) Koordinaattori palvelee rekisterissä olevia alumneja siten, että hän tarvittaessa antaa teknistä tukea käyttötilanteissa (puhelimitse ja emailitse) sekä poistaa tarvittaessa, alumnin niin pyytäessä, tämän tiedot kokonaan rekisteristä. Täysin teknisissä virhetilanteissa koordinaattori pyytää apua helpdeskiltä. Ulospäin kuitenkin koordinaattori on palvelun yhdyshenkilö.
h) Koordinaattori kouluttaa koulutusohjelmien / klustereiden nimeämät alumnivastaavat rekisterin käyttöön, johon liittyvät sekä tekniset ominaisuudet, rekisterin käyttötavat että käytön lailliset oikeudet, velvollisuudet ja Metropolian käytänteet. Tukena koulutusaineiston luomisessa voi olla rekisterin teknisesti toteuttanut tietohallinnon edustaja sekä sidosryhmäviestinnästä vastaavat henkilöt.
i) Alumnikoordinaattori saa palautetta, että jostain koulutusohjelmasta on lähetetty vastaanottajan mielestä hänelle kuulumatonta mainostusta. Alumnikoordinaattorin olisi tällaisten mahdollisten väärinkäyttötapausten vuoksi hyvä (nähdä tai saada tarvittaessa) rekisterinkäyttäjien kirjautumisajankohdat tai hakutiedot, joilla voi helpommin tutkia, kenen vastuulla väärinkäyttö on. Ja kenelle käyttäjistä tulee antaa tarkempaa, yksityiskohtaista ohjeistusta rekisterinkäytön rajoista.
Tapaus 2
Metropolian alumnitoiminnasta klusteri/koulutusohjelmatasolla vastaava.
Käytännössä esimerkiksi koulutusohjelman päällikkö tai -suunnittelija, tai muu henkilöstöön kuuluva henkilö. Rekisterinkäyttökoulutukseen osallistunut eli järjestelmän käyttöoikeuden omaava henkilö. Yleisin tarve on listaus "omista alumneista" ja heidän yhteystiedoistaan tietyiltä vuosilta.
Tulisi miettiä, voiko heidän käyttäjäkuvauksiin kuulua muut kuin oman koulutusalan / koulutusohjelman tietojen haku ja suodatus omatoimisesti (tietosuoja) ja miten tällainen rajaus rekisterissä onnistuu.
Mahdollisia käyttötapauksia:
a) Koulutusohjelma järjestää alumnijuhlat ja koulutusohjelman alumnivastaava etsii rekisteristä kaikkien juhliinkutsumisluvan antaneiden alumnien yhteystiedot. Näitä hyödyntämällä koulutusohjelma voi lähettää kutsuja pieniin, alakohtaisiin tapahtumiin.
b) Koulutusohjelman alumnivastaava etsii oman alansa harjoittelupaikkoja tarjoavia alumneja rekisteristä. Hän pystyy suodattamaan tällaiseen toimintaan kiinostuksensa ilmaisseet alumnit kaikista muista ja näkee rekisteritiedoista alumnin yhteystiedot. Hän kontaktoi itse sopivat henkilöt.
c) Koulutusohjelman alumnivastaava etsii, muttei löydä ainoatakaan harjoittelupaikkaa tarjoavaa alumnia oman koulutusohjelmansa rekisteristä. Koulutusalalla on useampi koulutusohjelma, joissa voi olla sopivia harjoittelupaikkoja tarjoavia alumneja. Kun omat oikeudet hakuihin eivät riitä, koulutusohjelman alumnivastaavan velvollisuudeksi jää kontaktoida suoraan Metropolian alumnikoordinaattoria, joka auttaa etsimään laajemmalla haulla sopivia kontaktihenkilöitä. Koulutusohjelman alumnivastaava kontaktoi itse sopivat henkilöt.
Tapaus 3
Metropolian viestintää, täydennyskoulutusta tai työelämäyhteyksiä edustava henkilö. Työnkuvaan voi liittyä sidosryhmäviestintä, rekrytointipalvelu, täydennyskoulutus, jatkokoulutus, työnimike voi olla mikä vain.
Mahdollisia käyttötapauksia:
a) Metropolian sidosryhmäviestinnästä vastaava henkilö haluaa tietää, keille alumneille saa lähettää Focus-lehteä ja mihin osoitteeseen lähetys tehdään. Kuten tapaus 1 kohdassa c, alumnikoordinaattori tuottaa tiedon viestintäyksikön tarpeisiin keskitetysti. Asiaan liittyy excel-taulukko ja Microsoft Dynamics / CRM -ohjelma.
b) Kulttuurituotannon koulutusohjelma haluaa markkinoida YAMK-tutkintoaan kaksi vuotta sitten valmistuneille alumneilleen. Koulutusohjelman nimetty, rekisterinkäyttöön koulutuksen ja käyttöoikeudet saanut alumniyhdyshenkilö pääsee hakemaan yhteystiedot markkinointiluvan antaneista suoraan rekisteristä itse.
c) Rekrytointipalvelut haluaa kutsua työelämäpäiville alumneja puhumaan omista työelämäkokemuksistaan. Rekisteristä voi suodattaa yhteystiedot niistä alumneista, jotka ovat halukkaita tulemaan puhujiksi. Suodatuksen voi tehdä alumnikoordinaattori pyynnöstä tai rekrytointipalvelun henkilö, jos tällä on käyty koulutus ja saatu käyttöoikeudet. Rekrytointipalvelun henkilö kontaktoi itse suoraan puhujakandidaatit.
Tapaus 4
Metropoliasta 2013 valmistuva menee valmistumisjärjestelmään, jossa on kappaleen verran informaatiota Metropolian alumnirekisteristä, sen merkityksestä ja käyttötavasta. Kappaleen yhteydessä valmistuvalla opiskelijalla on mahdollisuus valita, kieltääkö hän alumnirekisteriin liittämisensä.
Käyttötapaukset
a) Valmistuva opiskelija havaitsee valmistumisjärjestelmässä checkboxin, jossa lukee "minua ei saa liittää Metropolian alumnirekisterin jäseneksi". Hän ruksaa sen. Hänestä ei tule automaattisesti alumnirekisterin jäsentä. Sen sijaan hänelle annetaan tieto: jos haluat myöhemmin liittyä rekisteriin, ota yhteys alumnikoordinaattoriin.
b) Valmistuva opiskelija havaitsee valmistumisjärjestelmässä checkboxin, jossa lukee "minua ei saa liittää Metropolian alumnirekisterin jäseneksi". Hän ei ruksaa sitä. Hänestä tulee automaattisesti alumnirekisterin jäsen ja hän saa tunnukset alumnirekisterijärjestelmään. Niitä käyttämällä hän pääsee päivittämään tietojaan (yhteistiedot, yhteydenpitotavat) rekisteriin.
Tapaus 5
Metropoliasta ennen vuotta 2013 valmistunut
Tapaus 6
Metropoliassa kansainvälisessä vaihdossa ollut opiskelija
Tapaus 7
Metropolia Alumnit ry:n jäsen
Tapaus 8
Metropolian ja sitä edeltävien oppilaitosten työntekijäalumnit / entiset työntekijät / eläköityneet