Työsuunnitelma

Tiivistelmä

Työsuunnitelmassa on tarkasteluhetken tilanne työsuunnitelmasta. Tallennetuissa PDF-dokumenteissa on tallennettu työsuunnitelma. PDF-dokumentin voi tulostaa selaimeen tarkasteluhetken mukaisesta tilanteesta.

Valittu aikaväli vaikuttaa siihen mitä PDF-dokumentteja työsuunnitelmassa näytetään. Jos valitulle aikavälille ei ole tallennettu työsuunnitelmaa, niin PDF-dokumenttia ei välilehdellä "Hyväksyminen" ole.

Selaajan rooli

Työsuunnitelman sisältö näytetään sekä opettajan työpöydällä että suunnittelijan työpöydällä.

Kuva 1 Työpöytä - opettajan rooli

Opettajan työpöydän tausta on sininen, rooli ”Opettaja” lukee oikeassa yläkulmassa.

Kuva 2 Työpöytä - suunnittelijan rooli

Opettajan työpöydällä työsuunnitelmassa näytetään vähemmän tietoja kuin suunnittelijan työpöydällä. Välilehdet "Tehtäväkokonaisuudet", "Työaikasuunnitelma" ja "Vapaajaksot".

Kuva 3 Työsuunnitelma -  opettajan rooli

Roolin voi vaihtaa roolinimen valitsemalla pudotusvalikosta. Suunnittelijan roolissa työsuunnitelman sisältöä on laajempi.  Välilehdet "Tehtäväkokonaisuudet", "Työaikasuunnitelma", "Vapaajaksot", "Kustannuspaikat", "Hyväksyminen".

Kuva 4 Työsuunnitelma - suunnittelijan rooli

Henkilön työsuunnitelman haku

Työsuunnitelma haetaan henkilöhaun (yläpalkki, henkilöt) kohdassa "Työaikasuunnitelmat".

Kuva 5 Työsuunnitelma -  hae henkilön työsuunnitelma

Henkilön työsuunnitelman välilehdet

Välilehti "Tehtäväkokonaisuudet"

Välilehdellä esitetään yhteenveto valitulta aikaväliltä henkilön tehtäväkokonaisuuksista. Tehtäväkokonaisuudet ovat työsuunnitelmaohjeen tehtäväkokonaisuuksia. Etulehdellä näkyvät tunnit ovat valitun aikavälin karkean tason suunnitelman tunteja ja tehtävätasoisen suunnitelman tunteja.

Välilehti "Työaikasuunnitelma"

Välilehdellä esitetään yksityiskohtainen erittely valitulta aikaväliltä henkilön tehtäväkokonaisuuksista. Näkymän tehtävät ovat valitun aikavälin opetustehtäviä toteutuksilla ja muita tehtäviä.

Välilehti "Vapaajaksot"

Henkilölle tallennetut vapaajaksot valitulla aikavälillä.

Välilehti "Kustannuspaikkaerittely"

Valitulta aikaväliltä henkilölle tallennettujen tehtävien erittely kustannuspaikoittain, toiminnoittain. Kustannuspaikat luetaan henkilölle kohdennetuilta tehtäviltä toteutuksilta ja muista töistä. Sarakkeet: kustannuspaikan tunniste,  toiminto, tunnit jotka kohdentuvat kustannuspaikalle, toiminnolle, prosenttiosuus; tuntien summa, prosenttiosuuksien summa.

Kustannuspaikkajaon toteutus näkymässä

Henkilön työsuunnitelmissa voi olla tehtäviä joille ei ole tallennettu kustannuspaikkaa.

Näkymä toimii siten että

• "Tunnit"-sarakkeeseen lasketaan kaikki tehtävien tunnit yhteensä,
• "Prosentti"-sarakkeeseen lasketaan kustannuspaikalle kohdennettujen tehtävien osuus kaikista tehtävistä.

Huomaa että jos henkilöllä on tehtäviä joilla ei ole kustannuspaikkaa niin "Tunnit" rivien summa ei ole yhteensä rivien summa ja siitä huolimatta "%"-sarakkeen summa on 100%.

Kustannuspaikkaerittely-näkymässä ei hyväksytä että on tehtäviä joilla ei ole kustannuspaikkaa - jokaisen tehtävän on kohdennettava kustannuspaikalle.

• Jos henkilöllä on tehtävä tai tehtäviä, joille ei ole tallennettu kustannuspaikkaa, niin tehtävän tai tehtävien kustannukset kohdennetaan tallennetuille kustannuspaikoille sarakkeessa "%",
• "Kustannuspaikattomat tunnit" jaetaan tallennettuille kustannuspaikoille.

Välilehti "Hyväksyminen"

Välilehti tarjoaa pienimuotoisen workflow-tyyppisen palvelun esimiehelle ja työsuunnitelman henkilölle hyväksymisprosessiin.

(Seuraavassa ei käsitellä hyväksymisprosessia - ohje löytyy toisaalta >>)

Kuva 6 Työsuunnitelman "Hyväksyminen"-välilehti

Työsuunnitelma tallentuu hyväksymisprosessissa PDF-dokumenttina "Hyväksyminen"-välilehdelle. Henkilöllä voi olla työsuunnitelmia valitulla aikavälillä useampi.

Kuva 7 Tallennettu työsuunnitelma

Työsuunnitelman PDF-dokumentti rivillä ovat sarakkeet: tallennusaika, linkki työsuunnitelmaan ("Työaikasuunnitelma") ja "Poista työaikasuunnitelma".

Työsuunnitelman alla näkyvät rivit liittyvät henkilön ja esimiehen, esimiesten väliseen hyväksymisprosessiin ("Valmis hyväksyttäväksi", "...hyväksyi",...").

Kuva 8 Työsuunnitelman hyväksymisprosessiin liittyvät rivit

Välilehden ensimmäisellä rivillä on pudotusvalikko ("Työaikasuunnitelma"), linkki ("Työaikasuunnitelma" ja nappi ("Lähetä...")

Kuva 9 PDF-dokumenttien hallinta

Työsuunnitelman PDF-dokumenteista voi olla useita tulostuspohjia. Pudotusvalikosta valitaan useista tulostuspohjista yksi.

Linkistä avautuu tämän hetkisen työsuunnitelman PDF-dokumentti.

"Lähetä..." napista painamalla tallentuu uusi työsuunnitelman PDF-dokumentti järjestelmään. .

Miten työsuunnitelman toimintoja käytetään (työsuunnitelmien selaaja)

(Tämä ohje on työsuunnitelmien selaajalle - ei suunnittelijalle (esimiesasema) joka vastaa työsuunnitelmien hyväksymisprosessista. Suunnittelijan ohje on toisaalla >>).

Työsuunnitelmasta on useita versioita. Tietojen haun ja tarkistuksen yhteydessä on luettava tietoja oikeasta kohdin.

1. Valitse aikaväli

Ensimmäisessä sarakkeessa on lukukausivalinnat ja toisessa sarakkeessa voi valita tarkasteltavan aikavälin päivämäärien tarkkuudella.

Lukukausi-valinta

Ajanjakso - päivän tarkkuudella - valinta

Aikaväli vaikuttaa hakutuloksiin

• • työsuunnitelman reaaliaikaisesta versiosta näytetään valitun aikavälin työsuunnitelma,

• • tallennetuista työsuunnitelmista näytetään valitun aikavälin tallennettu työsuunnitelma.
    
    

2. Tallennettu työsuunnitelma ja reaaliaikainen työsuunnitelma

Rivijärjestyksessä ensimmäisestä työsuunnitelma -linkista tulostuva PDF-dokumentti on reaaliaikainen tilanne henkilön tehtävistä valitulla aikavälillä.

PDF-dokumentin sisältö vastaa välilehtien "Tehtäväkokonaisuus", "Työaikasuunnitelma", "Vapaajaksot", "Kustannuspaikkaerittely" sisältöä.

Välilehden ensimmäinen rivi, toinen sarake "Työaikasuunnitelma" - reaaliaikainen PDF-työsuunnitelma on reaaliaikainen työsuunnitelman tehtävistä, vapaajaksoista ja kustannuspaikkajaosta.

Metropoliassa on käytössä yksi työsuunnitelman tulostuspohja - pudotusvalikossa ei siksi näe kuin yhden tulostuspohjan.

Seuraava rivi  (ja sitä mahdollisesti seuraavien muiden dokumenttien)  työsuunnitelma-linkistä tulostuva työsuunnitelma on tallennusajankohdan mukainen tilanne työsuunnitelman sisällöstä. Tallennusajankohta on rivin ensimmäisessä sarakkeessa.

Rivin versio työsuunnitelmasta on tallennushetken työsuunnitelma tehtävistä, vapaajaksoista ja kustannuspaikkajaosta.

Rivejä voi olla useita, jos työsuunnitelmia on tallennettu aikavälille useita. Yleensä tarve on katsoa viimeisintä versiota (tarkista päivämäärä).

Virhetilanteet

"Henkilöltä ei löydy tallennettua PDF-työsuunnitelmaa"

• Työsuunnitelmaa ei ole tallennettu
• Työsuunnitelma on tallennettu, mutta ei valitulle aikavälille

Jälkimmäinen tilanne voi olla hämmentävä. Esimies ilmoittaa että työsuunnitelma on tallennettu ja hyväksytty, selaaja hakee työsuunnitelmaa eikä sitä löydy. Esimerkiksi jos työsuunnitelmat on ohjeistettu tallentamaan syyslukukaudelle 2013 ja työsuunnitelma on tallennettu lukuvuodelle 2013-2014, niin haulla "syyslukukausi 2013" ei löydy työsuunnitelmaa.