Johdanto
Voi syntyä tilanne, jossa tehtäville tallentuneet kustannuspaikat on kaikki päivitettävä henkilöiden tehtäviltä. Jäljempänä on ohje, miten kustannustunnisteet päivitetään kaikille valitun ajanjakson tehtäville.
Jäljempänä käytän esimerkkinä tilannetta, jossa
- tehtävät tallennetaan henkilöille seuraavalle kalenterivuodelle edellisen kalenterivuoden syyslukukaudella,
- kaikki kustannustunnisteet muuttuvat kalenterivuoden alussa,
- uusia kustannustunnisteita ei ole olemassa kun tulevan kalenterivuoden tehtäviä tallennetaan.
Kustannustunnisteilla tarkoitetaan jäljempänä
- Kustannuspaikkaa
- Toimintoa
- Projektinumeroa
Lähtötilanne
"Vanhat" kustannustunnisteet on merkitty päättyneiksi:
Kuva 1 Kustannuspaikka on vanhennettu merkitsemällä se päättyneeksi 31.12.2014
Päättyneiksi merkittyjä kustannustunnisteita ei voi käyttää päättymispäivämäärän jälkeen tehtävillä, mutta päättyneiksi merkityt kustannustunnisteet ovat edelleen näkyvissä käyttöliittymässä.
"Päättyneiksi merkityt kustannustunnisteet ovat edelleen näkyvissä käyttöliittymässä." tarkoittaa käyttöliittymässä - että kun mennään esim. henkilön työsuunnitelman kustannuspaikat-välilehdelle:
Kuva 2 Päättyneiksi merkittyjä kustannuspaikkoja henkilön työsuunnitelmassa (vuosimerkintä 2008-2013)
Vanhentuneiksi merkityt kustannuspaikat ovat työsuunnitelmassa näkyvissä vanhentumispäivämäärän jälkeenkin.
"...Päättyneiksi merkittyjä kustannustunnisteita ei voi käyttää päättymispäivämäärän jälkeen tehtävillä... " tarkoittaa käyttöliittymässä:
Tehtävällä (ensimmäinen rivi - vasen reuna) näkyy "vanhentunut" kustannuspaikka ("KP 4090 (2008-2013)...". Toiminnolla "Lisää kustannuspaikka" oikeassa reunassa ei näe eikä voi lisätä vanhentuneiksi merkittyjä kustannuspaikka tehtäväriville.
Alkupäivämäärä ja päättymispäivämäärä, kustannustunniste ja tehtävä
Päivityksessä on kaksi vaihetta: virheellisten tehtävärivien korjaus ja kustannustunnisteiden päivitys.
Ennen kustannustunnisteiden päivitystä on tiedettävä (1) koska kustannustunnisteet astuvat voimaan ja päättyvät. Sekä on (2) tunnettava/löydettävä ne tehtävät joiden alkupäivämäärä on pienempi kuin uusien kustannustunnisteiden alkupäivämäärä ja päättymispäivämäärä on suurempi kuin uusien kustannustunnisteiden alkupäivämäärä.
Tehtävät jotka alkaneet ennen ja päättyvät kustannustunnisteiden päivityksen jälkeen -
Kustannustunnisteiden päivitys
(1) Vanhojen tunnisteiden päättymispäivämäärä on 31.12.2013 ja uusien tunnisteiden alkupäivämäärä on 1.1.2014. Tästä seuraa että kaikillä tehtävillä joiden päättymispäivämäärä on suurempi kuin 31.12.2013 ja alkupäivämäärä pienempi tai yhtä suuri kuin 31.12.2013, on virheellinen kustannustunniste - jos tehtävä on tallennettu henkilölle ennen kustannustunnisteiden päivitystä Pepissä (31.1.2014).
A ad f