1 Hallinto

Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle). Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimesti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.

1.1 Ohjausryhmä

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


kokousasiakirjat

X

X


X

Allekirjoitetut kokousasiakirjat mappiin. Wikissä nähtävillä vain asianosaisille.

1.2 Raportit, talous ja maksatushakemukset

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


puolivuosiraportit

X

X

X



väliraportit


X




kustannusseuranta

X

X


X

Wikissä saatavilla projektihenkilöstölle

maksatushakemuksen liitteet


X




1.3 Kilpailutukset

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


tarjouspyynnöt


X

 



tarjoukset


X




tarjousten vertailu


X




päätösmuistio tms. asiakirja


X




1.4 Operatiivinen tiimi

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


tapaamisasiakirjat: kokouskutsut

X

X

X



tapaamisasiakirjat: muistiot

X

X

(X)

X

Muistiot rajattu asianosaisille, mutta harkinnan mukaan, jotkut muistiot mahd. avoimena

1.4 Kehitystiimit

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


tapaamisasiakirjat: kokouskutsut

X

X

X



tapaamisasiakirjat: muistiot

X

X

(X)

X

Muistiot rajattu asianosaisille, mutta harkinnan mukaan, jotkut muistiot mahd. avoimena

1.5 Lomakkeet

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


lomakepohjat

X

X

X


lomakkeiden jakelu wikin kautta, mahdollisuuksien mukaan myös palautus

(sähköinen palaute/ arviointilomakkeet ? )

X

X

X

(X)

  • palautteenanto/ arviointi avoin kaikille, vai rajattu osallistuneille? 
  • palautteiden käsittely ja näkyminen
  • yhteenveto saadusta palautteesta avoimeen jakeluun
  • VAI/JA palautteen antaminen normaalin WIKI-työskentelyn yhteydessä?

1.6 Työkorit

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


1.6.1 Projektin hallinnointi

X

X

X

X

Kaikki muut sivulla avoimena paitsi kustannusseuranta. Osa materiaalista myös mapissa.

1.6.2 Tiedottaminen

X

X

X


Kaikki sivuilla avoimena

1.6.3. Ohjausryhmä

X

X

X


Kokoonpano ja ohjeet avoimena. Allekirjoitettu kokoonpanolista mapissa.

1.6.4. Sosiaalinen media

X


X


Linkkejä

1.6.5. Arviointi

X

X

X


Arvioinnin perusteet ja suunnittelu wikissä. Arviointien tulokset luultavasti myös avoimesti wikiin sekä mappiin.

1.7 Henkilöstö

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU

 

sopimukset/työaikasuunnitelmat

(X)

X

(X)

X

tietosuoja (tieto Wikiin sopimuksen/ työaikasuunnitelman olemassaolosta? voisi helpottaa työajanseurantojen metsästystä) Tietyt henkilöstön ajankäyttösuunnitelmat ovat avoimena wikissä.

työajanseurannat (kokonaistyöajanseuranta rahoittajalle + Metropolian oma palkanmaksulomake)


X


X

allekirjoitukset tarvitaan, lomakepohjat saatavilla wikissä

perustietolomakkeet


X


X

luottamuksellisuus (yhteystiedot WIKIin? so. sposti+työnumero+työtehtävä+ajanjakso)

verokortit

 

X

 

X

Talous-/henkilöstöhallinnon arkistoon. Luottamuksellisuus.

2 Osaprojektit

Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle).Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimesti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.

2.1 Digitarinatyöpajat

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU

 

Osallistujalistat

 

X

 

 

Allekirjoitettu lista on paperimuodossa

Palautteet

X

X



Työpajoissa kerätty palaute on paperimuodossa, mahdollisuus jättää palautetta myös wikissä jälkikäteen

Digitarinat

X

X

X

X

Kaikkia, jotka ovat saaneet digitarinansa valmiiksi, pyydetään täyttämään "julkista esittämistä koskeva lupa". Jos tekijä antaa luvan työnsä esittämiseen verkossa, se laitetaan wikiin (mikäli tekniikka sen sallii). Mikäli tekijä ei salli julkista esittämistä (esim teoksen henkilökohtaisuuden takia), se arkistoidaan pelkästään mappiin.

Digitarinaopas

X

X

X

 

Opas on saatavilla ja tulostettavissa wikissä

Koulutuskutsut

X

X

X

 

Sikäli kun niitä on olemassa, kaikista ei lähetetä kutsua. Työpajojen ajankohdat ja paikat ovat kuitenkin aina nähtävillä Digitarina-sivulla.

Digitiimin kokouskutsut ja muistiot

 

X

 

 

Kutsut avoimesti projektin sivuilla, jotkut muistiot mahdollisesti rajattuina; näkymä vain asianosaisille

2.2 Käsikirjoitustyökalu

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


Osallistujalistat koulutuksiin

 

X

 

 

 

Käsikirjoitukset / kirjoittajien tekstit

X

 

X

X

Projektin aikana syntyneet käsikirjoitukset ja yksittäiset tekstit ovat avoimesti selattavissa verkossa viimeistään käsikirjoitusprosessin päätyttyä. Kirjoittajilta pyydetään kirjallinen hyväksyntä.

Palautteet (työkalusta + koulutuksista)

X

 

 

 

 

Suunnitteludokumentit

X

X

X

 

 

Kuvaukset / Ohjeet

X

X

X

 

 

Oppimateriaali



X

 

Oppimateriaali on tällä hetkellä wikissä, mutta tulevaisuuden sijoituspaikkaa mietitään vielä

2.3 Flossmanuals

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


Tärkeimmät sähköpostit

x

x

 

x

Tärkeimmät sähköpostit joissa sovitaan jotain merkittävää (kansainvälisen listan avoimet keskustelut http://lists.flossmanuals.net/pipermail/discuss-flossmanuals.net/ joskin suurin osa teknisestä lokalisaatiokeskustelusta piilossa...)

Markkinointi/PR-materiaali

x

x

x

 

Wikiin

Palautteet

x

x

 

 

Wikiin

Manuaalit/Käyttöoppaat

x

x

x

 

Kaikki käyttöoppaat osoitteessa: http://fi.flossmanuals.net

Osallistujalistat


x




3 Taloushallinto

3.1 Taloushallinto

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


laskut


X


X


työajanseurannat


X


X


maksatushakemus


X


X




















Projektin aineiston kokoaminen ja säilyttäminen

"Projektin kaikki aineisto tulee säilyttää huolellisesti. On erittäin tärkeää koota talteen asiakirjat kilpailuttamisesta, koulutukseen osallistuneista, kopiot ilmoituksista, sopimukset, ohjausryhmän pöytäkirjat, rahoituspäätökset, maksatushakemukset ja -päätökset jne.

Projektin asiakirjat voidaan myös säilyttää sähköisessä muodossa, jolloin on varmistettava niihin pääsy aina tarvittaessa, mm varmennusten ja tarkastusten yhteydessä aina vuoden 2020 loppuun saakka."

Projektimapin tulee sisältää vähintään

(Projektiapulainen, luku 12.4 s.24)

Medioksen projektimappiin sisältyvät myös (listaa voi täydentää tarpeen mukaan)

  • No labels
You must log in to comment.