Blog

Työnantajan tarjoama koulutuspäivä SCRUMista on juuri päättynyt. Ketterän kehityksen kouluttaja ja valmentaja Lare Lekman luennoi, harjoitutti ja sparrasi metropolialaisia koko päivän.

Tuo empiriaan perustuva, hyvin palasteltu projektityön viitekehys on tämän päivän ITC-maailmassa jo tuttu työkalu. Tärkein muutos "vanhaan" projektiajattelumalliin liittyy siihen, että projektin alkaessa lukitaan ainoastaan työn kesto ja sen hinta. Projektin sisällöllistä lopputulosta ei lyödä lukkoon ennen projektin aloittamista. Tämä sallii jatkuvan uuden oppimisen ja oivaltamisen projektin edetessä.

Tavoitteellinen työskentely SCRUM-metodissa keskittyy vahvasti itseohjautuvaan tiimiin. Sen työn edistymistä avittaa tiimin jäsen, joka on valittu Scrum Masteriksi. Tavoitteisiin liittyvät priorisoinnit tekee tiimin ulkopuolinen tuoteomistaja. Tiimi työskentelee kahden-neljän viikon sprinteissä, joiden aikana tehtävään työhön liittyviin tavoitteisiin tai vaatimuksiin ei voi eikä saa edes yrittää tehdä muutoksia.Tämä antaa ns. työrauhan tiimille. Muutoksia ja keskeytyksiä tulee vähemmän.

En avaa sen tarkemmin koulutuksen ja menetelmän sisältöjä, sillä sitä varten on paljon fiksuja linkkejä, joista ketteryys ja SCRUM tulevat tutummiksi. Luennoitsijalta saatuja vinkkejä ovat esimerkiksi Scrum.org ja kirjallisuudesta Agile Estimating and Planning (Robert C Martin series).

SCRUM-ajattelun siirtäminen ammattikorkeakoulumaailmaan ja siellä yksittäisen asiantuntijan työskentelyyn voi vaatia hieman soveltamiskykyä. Onneksi koulutuksen lomassa saatiin myös kokeilla hieman SCRUMmaamista tiimissä. Alumnikoordinaattorille harvinainen herkku, tiimityö, tuotti yhdessä entisten kollegojen kanssa (alumneja hekin) työstetyn "tuotevision", joka voidaan siirtää suoraan käytännön jatkotyöstöön alumniportaali -tuotteen kehittämiseksi. Yksin puurtamalla tätä alumniportaaliin liittyvää projektointia, pilkkomista ja priorisointia voisi tehdä vielä ensi vuonnakin.

Suosittelen tutustumaan!

Alumni Tuukka Männistö on valmistunut sairaanhoitajaksi (AMK) vuonna 2011. Hän on 80-luvun puolivälissä syntynyt espoolainen, joka on vahvasti työllistettynä HUSin Silmäklinikalla. Minkälainen on hänen tavallinen työpäivänsä ja mikä saa sairaanhoitajan toimimaan yhdistysaktiivina?

"Koskaan ei ole kahta samanlaista työpäivää. Tilanne voi olla rauhallinen aamupäivällä ja hektinen iltapäivällä, tai toiste päin. On ollut myös päiviä, jolloin ei ole ehtinyt oikein hengähtääkään. Hommat kuitenkin sujuvat pääsääntöisesti hymy kasvoilla työkavereiden ansiosta. Kaveria autetaan, jos omilta töiltä ehditään. Ja jos jokin asia on epäselvä tai arveluttaa, niin voi ja pitää kysyä kaverilta neuvoa. Mutta pääsääntöisesti työtehtävät sisältävät sekä potilaan ohjausta kasvotusten ja puhelimitse että työkavereiden ja opiskelijoiden neuvomista. Hyvin paljon aikaa kuluu koneella tietoja etsiessä ja kirjoitellessa.", kertoo alumni Tuukka Männistö. Työhönsä hän päätyi harjoittelujakson kautta.

Tuukka toimii myös Metropolia Alumnit ry:n hallituksen puheenjohtajana sekä toimii TEHYn ammattiosasto 161:ssä. Lisäksi hän mentoroi mahdollisuuksien mukaan ystäviään, jotka ovat myös yhdistys- tai järjestötoiminnassa mukana. Yhdistystoimintaan on vetänyt mukaan mahdollisuus päästä kehittämään toimintaa ja vaikuttamaan asioihin.

”Vapaa-aika menee, mutta mielenkiintoista on”, hän toteaa haastattelijan epäillessä ajan riittävyyttä.

Metropolia Alumnit ry:n roolin hallituksen puheenjohtaja näkee tärkeänä. Yhdistyksen kautta voi vaikuttaa toiminnan kehittämiseen ja tiiviimmälle yhteistyölle oppilaitoksen kanssa. Yhdistys tavoittelee kaikkien alojen alumneja mukaan toimintaan ja voi kouluttaa jäseniään esimerkiksi kulttuurisissa asioissa. Tuukka ei muista, että hänen oma koulutusohjelmansa olisi järjestänyt alumnitoimintaa.

”Olisi positiivinen yllätys, jos tulisi joskus jokin virallinen kutsu”, hän yllyttää. Sen sijaan opiskeluaikaisten kavereiden epäviralliset tapaamiset järjestyvät oman aktiivisuuden ansiosta sopivan säännöllisesti.

Jatkokoulutussuunnitelmia Tuukalle on jo ehtinyt muodostua. Ylemmän AMK-tutkinnon suorittaminen kiinnostaa. Mahdollisuus oman tiedon syventämiseen ja erikoistuminen tiettyyn erityisalaan ovat motivaatiotekijöitä jatkokoulutukseen hakeutumiselle. Täydennyskoulutusta puolestaan tarjoaa työnantaja.

Omista opiskeluajoistaan Tuukalle on jäänyt mieleen muutamia kehittämiskohteita - edelleen tulisi päästä opettajavetoisesta, luokkamuotoisesta ja pakollisesta istumisesta kohti opetustapaa, jossa opiskelija otettaisiin mukaan paremmin oppimisprosessiin. AMK-koulutus on tarjonnut hyvät pohjatiedot.

Tuukan mielestä tutkintoon valmistuva on ehtinyt saada valmiudet lääke- ja kulttuurisen kohtaamisen osaamiseen. Kuitenkin siirryttäessä erikoissairaanhoidon tehtäviin, asiat vain on opeteltava käytännön tekemisellä. Esimerkiksi sairaalan työskentelykulttuuri vaatii kokemuksen kautta oppimista.

Palautteen antamisen ja saamisen osaamiseen voisi Tuukan mielestä valmistella opiskelijoita nykyistä paremmin jo tutkintoa suoritettaessa. Kommunikaatiotaitojen merkitys sairaanhoitajan työssä on valtava. Jokainen potilaskohtaaminen on ainutlaatuinen tilanne, joka vaatii sairaanhoitajalta harkittua kommunikaatiota.

Yhdistystoiminnassa menestymisen puolestaan takaavat sitoutuneet yhdistystoimijat, jotka ovat valmiita hoitamaan hommat sovitulla tavalla. Sitoutuminen vapaaehtoiseen tekemiseen ja oman vapaa-ajan uhraaminen yhteisten asioiden edistämiseen on Tuukalle mielekästä. Muun vapaa-aikansa hän käyttää säännöllisen epäsäännölliseen urheiluun, kaverien ja sukulaisten tapaamiseen, moottoripyöräilyyn sekä muihin harrasteisiin, joissa voi kohdata uusia ihmisiä.

Muistilistaa tapahtumantuottajalle 

1. Tapahtuman suunnittelu - mitä halutaan saavuttaa tuottamalla tapahtuma

• miksi tapahtuma (tavoitteet)
• milloin tapahtuma (aikataulutavoitteet)
• kenelle tapahtuma (yleisö, -profiilit ja määrälliset tavoitteet)

2. Kenen nimissä tuotetaan - mikä yksikkö, organisaatio, ryhmä

• ketkä osallistuvat tuotantoon (näiden kesken myös: sisäisestä viestinnästä sopiminen)
• ketkä tekevät päätökset sisällöistä (keneltä kysytään mielipide ennen julkaisua)
• kenen äänen tulee kuulua viestinnässä (tavoiteltava tyyli viestinnälle)
  
  • mikä on pääviesti?

3. Kuka on tuottaja eli tapahtumalle nimetty vastuuhenkilö

• vastaa resurssien varmistamisesta
• vastaa resurssien käytön suunnittelusta
• vastaa resurssien mukaisesta toteutuksesta

4. Mitkä ovat tämän tapahtuman resurssit

• Raha (summa ja kustannuspaikka)
• Aika (paljonko kalenteriaikaa käytettävissä)
• Ihmiset (paljonko työvoima-aikaa ja keiden osaaminen käytettävissä)

5. Käytännön toteutus

A. tuotanto/toteutussuunnitelman laatiminen, jossa huomioidaan

• aikataulu
• budjetti
• työntekijät

B. tuotantosuunnitelman jakaminen pienempiin osiin

• viestintä & markkinointi
• hankinnat
• logistiikka
• tekniikka
• sisällönluominen
• muut vastuut

C. yksittäiset tehtävälistat kullekin työosiolle, tämä vain esimerkkilista:

• yleisöpalvelu
  
  • aula/info
  • tervetulotoivotus
  • kyltitys
  • muu neuvonta
• viestintä
  
  • kutsut
  • kutsutekstit
  • kutsuttavien listat
  • graafinen ilme
  • webbisivut
  • tiedotus
  • tuubi
  • facebook-ryhmä
  • emai
• kuljetukset
  • kuljetustarpeet
  • kuljetusratkaisut
• tila
  
  • tapahtumatila(-t)
  • auditorio
  • aula
  • luokkahuoneet
  • ruokailu/kahvitus
  • siivous/varasto
  • ulkoalueet: parkki, kuljetukset, lastaus/purku
• tekniikka
  
  • esitystekniikka
  • valkokangas
  • tykki
  • läppäri
  • nettiyhteys
• ääni
  
  • puheenvuorot - mikitykset
  • paneelikeskustelu - mikitykset
  • taustamusiikki - kaiuttimet
• lainattava tekniikka
  
  • erityiset, muualta lainattavat tekniset välineet
• valaistus
  
  • tilan oma valaistus
  • mahdolliset lisävalaistustarpeet
• webcasting
  
  • etäosallistumismahdollisuudet
  • tekniset ratkaisut
    
    • teknisten reatkaisujen edellyttämät välineet
• muu dokumentointi/taltiointi
  
  • valokuvaus
  • videointi

D. yksittäisten tehtävien vastuuttaminen, edellä laadittujen listojen mukaisesti kullekin tehtävälle vastuuhenkilö.

• Esimerkiksi: Viestintä
  
  • • • Kutsut
        
        • kutsutekstit - N.N. laatii
        • kutsulistat - X ja Y laativat
        • Z hyväksyy kutsutekstit

6. Tapahtuman aikatauluttaminen

• Kunkin tehtäväkokonaisuuden aikatauluttaminen päiväkohtaisesti
• Kunkin yksittäisen tehtävän deadlinen asettaminen (Ganttin käyrä auttaa)
• Tapahtumapäivän aikataulurungon laatiminen ja hyväksyttäminen
  • Tapahtumapäivän aikataulu hyvä laatia minuutti minuutilta
  • (joskus myös sitä edeltäviltä päiviltä hyvin tarkka aikataulutus)

7. Tapahtuman toteuttaminen

• ennen tapahtuman käynnistymistä
  
  • tilan yleisilmeen tarkistaminen
  • tilan tekniikan varmistaminen
  • yleisön vastaanotto aulatiloissa
  • puhujien tai muiden vieraiden vastaanotto ja hostaus
• tapahtuman käynnistyttyä
  
  • tervetulotoivotus
  • puheenvuorot
  • muut sisällöt, keskustelut
• tapahtuman päättäminen
  • kiittäminen
  • tervetulleeksi uudelleen toivottaminen (jos tiedossa, milloin seuraavan kerran tapahtuu)

8. Tapahtuman purku, arviointi ja jälkimarkkinointi

• Fyysinen purku
  
  • yleisö ja vieraat saateltu ulos
  • lainattujen tavaroiden palautus
  • tilapäisten tila/teknisten ratkaisujen purkaminen
  • siivoaminen jne.
• Palaute ja henkinen purku
  
  • yleisöpalautteen keruu (jos mahdollista)
  • puhujien / yhteistyökumppaneiden palautteen pyytäminen ja vastaanottaminen
  • työryhmän palautekeskustelu - miten meni?
    
    • yleensä erillinen tilaisuus, muutama päivä tapahtuman päätyttyä
    • mitä opittiin, mitä tehdään jatkossa toisin
• Jälkimarkkinointi
  
  • kiitokset puhujille ja heille mahdollista palautetietoa (yleisöltä & järjestäjiltä)
  • kiitokset yhteistyökumppaneille ja heille mahdollista palaute/kävijätietoa tai -tilastoa
  • kiitokset yleisölle ja heille yhteistyökumppanien mahdolliset markkinointiviestit
• Hallinnollinen paketoiminen
  
  • laskut maksettu, kuitit kopioitu
  • aineistot mapitettu, palkat maksettu
  • palautteet kerätty ja analysoitu
  • mitä opittiin -keskustelut laadittu muistioksi
  • ...jne

Jussi Linkola on valmistunut vuonna 2012 mediatuotannon YAMK -tutkintoon Metropolia Ammattikorkeakoulusta. Minkälainen on tavallinen digiviestijän päivä korkeakoulutuksen kehittämisen kentällä?

Maaliskuun alussa Linkola esitteli Sulautuva opetus ja oppiminen 2013 -seminaarissa Sähköisten jumppakerhojen konseptia. Kävijöitä tapahtumassa oli kaikkiaan noin 180, innokasta ja aktiivista SULOP-teemoista kiinnostunutta osallistujaa korkeakouluista ympäri Suomen.

Oman luentonsa otsikkona Linkolalla oli Sähköiset jumppakerhot - SOME-taitoja luoville mikroyrittäjille. Salissa istui kymmenkunta kuulijaa. Aikaa esitellä oma työ annettiin kaksikymmentäviisi minuuttia.

Linkola kertoi puheenvuorossaan sähköisten välineiden koulutuskonseptista, joka on syntynyt Vyyhti-projektissa. Konseptin tavoitteena on perehdyttää luovan alan mikroyrittäjiä ja yrittäjämäisesti toimivia kaupunginosa-aktiiveja sosiaalisen median välineiden hyödyntämiseen omassa yritys-, yhdistys- tai vapaaehtoistoiminnassa.

Niukin resurssi yrittäjillä on aina oma aika. Siksi kouluttautuminen on haasteellista.

“Lyhyet perehdytykset johtavat usein siihen, että osallistuttuaan yhteen kurssipäivään ihmiselle ei kuitenkaan synny rutiinia välineiden säännölliseen hyödyntämiseen, ja näin lopulta mitään jää mieleen. Oppimista ei syvällisesti tapahdu”, Linkola kertoo.

Oppimiseen motivoiminen haasteena

Sähköiset jumppakerhot perustuvat sosiaalisen median systemaattiseen harjoittamiseen. Analogiassa hyödynnetään fyysisen harjoittelun terminologiaa kestävyysharjoittelusta intervalleihin. Konseptin tavoitteena on tarjota nopea, tehokas ja joustava, sekä käytännöllinen ja osallistujan omassa arjessa hyödynnettävissä oleva tapa oppia SOME-prosessien tuntemista. Tärkeintä on, että osallistujan itsensä antamalle aikapanokselle koulutukseen osallistumisessa syntyy konkreettinen hyödyn tunne. Tarvitaan fiilistä, että tähän kannatti osallistua. Tässä oli järkeä juuri minun kannaltani.

Lyhyet välineperehdykset johtavat harvoin pysyviin muutoksiin, koska välineen omaksumiselle on useita haasteita. Aluksi väline saatetaan kokea epämiellyttävänä ja hyödyt sen käytön aloittamiseen ovat nähtävissä vasta myöhemmin. Sähköiset jumppakerhot pyrkivät hakemaan käytännön hyötyjä uusien välineiden käyttöön henkilökohtaisesti.

Motivointi on oppimisessa avainasemassa. Kokeilemiseen innostumisen kynnystä on laskettu leikillisellä otteella ja humoristisella analogialla. Hankalan asian käsittelyä helpottaa myös se, että oppimistilanteen vetäjä on helposti lähestyttävä ohjaaja, ei kaikkitietävä pönöttäjä.

Jokaisella jumppakerralla tutustutaan eri välineeseen kolmen tunnin ajan. Aloitussessio on kuusituntinen ja se perehdyttää Facebookiin, jossa puolestaan toimii Sähköisten jumppakerhojen ryhmä, jossa opettaja on tavoitettavissa personal trainerina.

Osallistujat ovat käyttäneet halutessaan jumppakerhoaikansa käytännön työskentelyyn. Osa heistä on luonut suoraan omalle yritykselleen esimerkiksi blogipohjan tai FB-sivun. Näin välineen opettelemisen hyöty on konkretisoitunut välittömästi.

Pilottiryhmä jumppasi jo keväällä 2012. Tällöin kokeiltiin mallia, jossa koulutusistuntoja oli kuuden viikon ajan, kerran viikossa. Tämä ei tuntunut palvelevan tarkoitustaan; muistijäljet hävisivät nopeasti. Syksyllä 2012 tiivistettiin ohjelmaa neljään viikkoon, jolloin ryhti parani. Keväällä 2013 vuorossa oli kolmen viikon kunto-ohjelma. Siitä saatavat tulokset ovat mitattavissa vasta hieman myöhemmin.

Luennon kuuntelijat eri puolilta Suomea ammattikorkeakouluista ja yliopistoista, kyselevät esityksen jälkeen tuloksista ja jatkosta. 

“Eikö tämä malli olisi sovellettavissa muuhunkin opetukseen?”  “Aiotaanko Metropoliassa opettaa tällä metodilla myös omia opiskelijoita ja henkilöstöä?”  

Vaikka yksittäisten kehittämisprojektien tulosten vakiinnuttaminen on aina haasteellista, tässä on malli, joka on moneen suuntaan soveltamiskelpoinen. Kuten Linkola toteaa, mallin levittäminen vaatisi luonnollisesti myös useampien jumppaohjaajien kouluttamista. Pelkällä luennoinnilla ei kouluttaja saa välttämättä motivoitua osallistujia. Täytyy kyetä fasilitoimaan oppimistilannetta jokaisen osallistujan lähtökohdista käsin.

Some-välineiden tulevaisuus?

Linkola on kouluttanut erilaisia ryhmiä sähköisiin välineisiin usean vuoden ajan. Minkä tahansa sähköisen välineen, myös sosiaalisen median välineiden opettamisessa Linkolan kokemuksen mukaan perehdytys on varsin usein luennointia, jossa kouluttaja käy läpi erilaisia omakohtaisia kokemuksia ja onnistuneita tapausesimerkkejä verkkovälineiden käyttöön liittyen. Lisäksi hänen mukaansa koulutuksissa yleensä keskitytään paljon ylätason työkaluihin, kuten esimerkiksi sosiaalisen median strategian luomiseen.

"Itse olen havainnut, että noviisikäyttäjät tarvitsevat hyvin perustason ohjausta palvelujen käyttöönottoon, erilaisten asetusten ja toimintojen ymmärtämiseen sekä tarkoituksenmukaisten käyttötapojen löytämiseen,” Linkola toteaa.

Pitkäjänteisen kehittämistyön tuloksena syntyneen Sähköisten jumppakerhojen saama palaute on ollut hyvää. Konsepti on levittämisen arvoinen.

“Aluksi mallia voisi käyttää ainakin Metropoliassa oman henkilökunnan kouluttamisessa, kenties opiskelijoiden tietoteknisten opintojen osana sekä täydennyskoulutuksen koulutustuotteena”, arvioi Linkola.

Sosiaalisen median hyödyntäminen omassa työssä on mahdollisuus jokaiselle pienyrittäjälle ja freelancerille. Heillä on kuitenkin (elleivät ole some-alan ammattilaisia) usein aikapula, jolloin haasteellista pitää osaamistaan ajan tasalla. Sosiaalisen median välineitä on paljon, ja koko ajan tulee uutta.

Linkolan mielestä olisi hyvä ottaa tuntumaa eri palveluihin siinä määrin, että voi arvioida mahdolliset hyödyt omalle toiminnalle.

"Esimerkiksi LinkedIn-palveluun keskittyvässä jumppakerhossa osallistujilla oli konkreettisia esimerkkejä siitä, kuinka he olivat hyödyntäneet palvelua verkostoitumisessa ja asiakkaiden hankkimisessa. Verkkovälineet soveltuvatkin luontevasti verkostoitumiseen ja yhteydenpitoon, mutta myös yhteistoimintaan ja oman alan kehittymisen seurantaan voi harjaantua melko pienillä ponnistuksilla. Näkisin myös, että varsinkin luovan alan toimija voi löytää verkosta paljon inspiroivia sisältöjä ja nostaa esille myös omaa ammattiosaamistaan”, hän kertoo.

Oman osaamisen jatkuvaa kehittämistä

Koulutuskonseptin kehittäminen on ollut Linkolalle suuri ja antoisa ponnistus, jossa hän on saanut toimia oman osaamisensa rajoilla tukevassa, luottavassa ja kannustavassa työyhteisössä.

"Olen saanut paneutua perehdytettäviin välineisiin ja toimintatapoihin pintaa syvemmältä muodostaakseni niistä käsityksen, jonka perusteella kykenen välittämään havaintoni eteenpäin varsin heterogeeniselle osallistujajoukolle. Olen siis oppinut paljon opetettavasta asiasta, perehdytysten valmistelusta ja pohjatyöstä sekä itse opetustilanteen hallinnasta. Kehittämisprojekti on hyvä mahdollisuus päästä tekemään tällaista ketterää kehittelyä, jollaiseen ei ammattikorkeakoulun arjessa välttämättä muuten olisi mahdollisuutta”, Linkola kertoo.

Seminaaripuhujana toimiessa oma ammatillinen osaaminen kasvaa. Mutta mitä muuta hyötyä siitä on?

Linkola kokee, että:“Oman tekemisen esille tuominen on tietysti jännittävää, mutta mielestäni tällaiset seminaarit ovat keskeinen tapa tavoittaa aihepiiriin vihkiytyneitä ammattilaisia. Kehittämistoiminnan tavoitteena on luonnollisesti levittää tietoa tuloksista, ja siksi oman alan osaajien vertaisarvioille altistuminen on tärkeää. Itselleni tämä oli yksi uusi kokemus ja oppimistilanne, ja aiheesta herännyt positiivinen keskustelu tuntui luonnollisesti palkitsevalta.”

Linkit
Lisää jumppakerhojen sisällöistä täältä: http://bit.ly/Vyyhti-Jumppakerhot.
Jumppakerhot numeroiden valossa: http://vyyhti.metropolia.fi/blogi/sahkoisten-jumppakerhojen-antia-kevaalla-2013/

Alumnikoordinaattorina julkaisen keväällä 2013 alumniaiheisia blogipostauksia / henkilöhaastatteluja sarjana.

Tuon esiin Metropolia Ammattikorkeakoulun (ja sitä edeltävien oppilaitosten) alumnien ammatillista osaamista vierailemalla yhdessä heidän työpäivistään kevään 2013 aikana. Sarja käynnistyy itselle tutuimman, kulttuurin ja luovan alan alumnien haastatteluin.

Vinkkaa oman alasi mielenkiintoisesta alumnista meilitse - milla piste hakkarainen ät metropolia piste fi

Note to self: kolmen, kahden työn hoitaminen yhtäaikaisesti ei ole kovin järjellistä. Joskus se on kuitenkin pakollista. Se vaatii tehokasta työajan käyttöä sekä kykyä puristaa itsestään viimeisetkin mehut. Se ei ole suositeltavaa eikä kovin mukavaakaan. Se altistaa stressille ja alentaa vastustuskykyä, mikä johtaa sairastumisiin.

En usko olevani ainoa, jolla on siirtymävaiheita työelämässään. En ole ainoa, joka joutuu repeytymään useampaan rooliin saman päivänkin aikana.

Tein viimeksi vuonna 2011 kolmea työtä lähes yhtäaikaisesti samalle työnantajalle. Vai oliko niitä peräti neljä, jos sivutoiminen tuntiopettajan keikka lasketaan mukaan. Sovittelemista riitti kalenterimerkintöjen kanssa. Nyt olen toiminut itseni sijaisena viimeiset kaksi viikkoa. Ilman erillistä korvausta, itse asiassa. Toisaalta tilanne voidaan tulkita niinkin, ettei hankkeella ole kahteen viikkoon ollut vastuullista projektipäällikköä. Silti asiat ovat rullanneet eteenpäin. Näkymätöntä työtä, sitä varmasti on muuallakin.

Ylihuomenna pitäisi vapauden koittaman ja uuden Vyyhti-projektipäällikön aloittaman. Mutta silti edellisen työn päättäminen ei lopu osaltani siihen. Täytyyhän uusi päällikkö perehdyttää toimeensa. Luotan hänen kykyynsä omaksua uusia asioita nopeasti. Niinhän meidän kaikkien on toimittava. Itse perehdytän parhaillani itseäni uuteen tehtävääni alumnikoordinaattorina. Toistaiseksi suurempia yllätyksiä ei ole ilmennyt, mutta joka päivä oppii jotain uutta.

Jäljelle jää kaksoispesti: koordinaattori Metropolialle, toiminnanjohtaja Metropolia alumnit ry:lle. Duaalimalli on mielenkiintoinen. Ehkä tulevina vuosina siitä siirrytään erilaiseen ratkaisuun. Toistaiseksi täytyy vain jatkaa taiteilua useamman kuin yhden hatun kanssa.

Muuttohaukkojen laatikoita ammattikirjallisuudella täyttäessäni se konkretisoitui. Olen lähtemässä tästä ja siirtymässä toisaalle. En kovin kauas organisatorisesti enkä edes fyysisesti. Mutta henkisesti sitäkin kauemmas. Bulevardille, palvelemaan koko Metropoliaa, en vain yhtä sen klusteria tai koulutusohjelmaa.

Miksi lähdet, muutama kysyi. Sain vakituisen työpaikan. Sellaista olen haaveillut jo seitsemän vuotta työnantajaltani. Nyt tapahtui se mitä toivoin, ja olen innoissani uudesta tehtävästä sekä sen antamista mahdollisuuksista päästä kehittämään Metropolian alumnitoimintaa eteenpäin.

Mutta miten oikeasti voit lähteä, joku kysyi. Kesken hankkeen. Kesken kaiken. Noin yllättäen. Työelämässä tilaisuuksia toteuttaa haaveitaan ei kävele joka päivä, viikko eikä edes kuukausi vastaan. Muutokset ovat nopeita. Lähtijän on tehtävä päätös. On riski lähteä, on riski olla lähtemättä. Riskeistä huolimatta aika kulkee eteenpäin ja päätöksiä on pakko tehdä. Aika näyttää, olivatko ratkaisut oikeita.

Mutta entä me, jotka jäämme, kuinka meidän käy, kuulin kysyttävän. Tapahtuu muutos. Ihminen vaihtuu. Tehtävä vaihtuu. Tekemisen tavoitteet käsillä olevassa työssä eivät vaihdu.

Muutos kirpaisee. Ehkä eniten heitä, jotka luulivat. Ajattelivat, että näillä mennään ja tällä porukalla loppuun asti. Ei se tunnu lähtijästäkään hyvältä. Ei oikeasti, kun on ollut hyvä henki ja tehty hyvää työtä.

Lähtijä tuntee itsensä itsekkääksi. Tietää jäävänsä vaille sitä henkeä, joka täällä on vallinnut. Tietää joutuvansa sopeutumaan uuteen ja erilaiseen. Tietää olevansa valmis uuteen. Mutta ei tiennyt, miten lähtö tästä vaikuttaa itseen. Se riipaisee.

Lähtijä joutuu muistuttamaan itseään, että tätä hän on halunnut jo niin kauan. Toivomaansa lähtijälle ei ole voitu tarjota täällä. Täytyy mennä muualle saadakseen tietää, miltä se tuntuu. Työ, joka voi oikeastaan loppua vielä nopeammin kuin määräaikainen työsuhde, mutta joka optimitilanteessa kuitenkin jatkuu hamaan tulevaisuuteen. Työ, johon voi sitoutua ennalta määräämättömäksi ajaksi. Työ, jossa voi hyödyntää kaikkia täällä oppimiaan taitoja, mutta joiden lisäksi täytyy vielä hankkia uusia.

Kiitos opiskelunaikainen Hämeentie 159, sijaistettu Hämeentie 135, kansainvälinen ja kehittävä Hämeentie 161, yllättävästi sijaistettu Hämeentie 153B ja lopulta päälliköity ja luennoitu Hämeentie 153A.

Kuinka jäänkään teitä -- hienoine ihmisineen, tapahtumineen ja tunnelmineen -- kaipaamaan.

Rahoitusperusteisiin ja arviointikriteereihin tulee nousemaan vahvemmin mukaan ulkopuolinen rahoitus, jolloin katse kohdistuu oletettavasti entistä intensiivisemmin hanketyöhön. Olemmeko tähän valmiita?

Muutama haastava asiakokonaisuus nousee mieleen ruohonjuuritasolta katsellen.

Päivitys: Metropolian TKI-hankkeiden viestinnästä ohjeistetaan täällä.

Hankkeen identiteettihaaste emo-organisaation kainalossa
Jokainen hanke on ainutlaatuinen, erillisen ulkopuolisen rahoituksen saanut työkokonaisuus. Projektille tunnusomaisesti mukaan kuuluvat tietty tavoite, elinkaari ja tulokset. Projekti alkaa ja päättyy määräaikana, sen puitteissa tehdään tietyt, ennalta sovitut toimenpiteet, jotka tähtäävät tiettyihin, ennalta määriteltyihin tuloksiin.

Hankkeen lopussa julkaistaan tulokset ja arvioidaan projekti. Paperilla hanketyö on hyvinkin selkeää, mielenkiintoista, hyödyllistä ja helppoa. Käytännössä hankkeissa tehdään monenlaista mielenkiintoista ja hyvää työtä.

Metropolian kulttuurin ja luovan alan hankkeisiin voi tutustua täällä. Hanketyötä tekevät - ainakin meillä kulttuurin ja luovan alan klusterissa - monet määräaikaisissa työsuhteissa toimivat projektisuunnittelijat, -assistentit ja -päälliköt. He edustavat ammattiroolissaan yhtäaikaisesti monta eri tahoa: hanketta, sen ydintiimiä, hanketta koordinoivaa koulutusohjelmaa ja oppilaitosta.

Hankkeissa työtä tekee myös ammattikorkeakoulun vakituinen henkilöstö: lehtoreita, tuntiopettajia, yliopettajia, kehittämis- ja koulutuspäälliköitä.

Meitä kaikkia tarvitaan. Mutta näkökulmamme tekemiseen ovat erilaiset.

Hankkeen tarve kurkottaa kohderyhmiin
Hankkeisiin haetaan ulkopuolista rahoitusta eri tarpeisiin. Esimerkiksi voidaan etsiä rahoitusta, jolla päästään kokeilemaan ja kehittämään koulutusta, sisältöjä ja menetelmiä. Saadakseen rahoituksen, hankkeissa täytyy kuitenkin olla laajemmin yhteiskuntaan vaikuttavia tavoitteita. Hankkeissa halutaan vaikuttaa organisaatioihin, alueeseen, kaupunkiin, ihmisiin, asukkaisiin. Tavalla tai toisella. Syystä tai toisesta.

Hankkeet ovat ainutkertaisia, mutta usein ulkopuolisen katsojan silmin vaikeasti hahmotettavissa. Koska hankkeen elinkaari on rajallinen, sen tulisi kyetä viestimään itsestään, jopa brändäämään itsensä mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, jotta tavoittaisi täsmällisesti rahoitushakemuksessaan määritellyt kohderyhmänsä nopeasti ja tehokkaasti.

Hankeviestinnän vastuunjaon haasteet
Hankeviestintä on tärkeä osa työtä, jossa pyritään saamaan mukaan aivan uutukaisen asian äärelle emo-organisaation ulkopuolisia toimijoita ja henkilöitä.

Parhaimmillaan hankeviestintä toteutetaan emo-organisaation ja rahoittajan ohjeiden mukaisesti ja hankkeen yhteistyökumppaneiden yhteisenä ponnistuksena. Parhaimmillaan emo-organisaatio tukee hankkeen pyrkimyksiä ainutlaatuisen viestinsä luomisessa.

Parhaimmillaan hankeviestintä on helppoa ja kaunista: kaikkien osallisten organisaatioiden logot löytävät mukavasti paikkansa aineistoista, joissa niitä tarvitaan. Tämän jälkeen sisältö ja muu ulkoasu, kuin myös viestintäkanavien ja -välineiden valinta, jäävät hankkeen huolehdittavaksi. Copywritereiksi tai graafikoiksi kaikista ei ole, mutta sisältöosaamisen on löydyttävä hanketiimistä. Muuhun toteutukseen voidaan etsiä ulkopuolisen ammattilaisten apua.

Kun hanke näyttää hyvältä ja viestii helposti ymmärrettäviä ja mielenkiintoisia asioita, se useimmiten onnistuu houkuttamaan myös toivottuja osallistujia hanketoiminnan piiriin.

Aina se ei kuitenkaan ole helppoa. Emo-organisaatiolla on luonnollisesti tarve, oikeus ja ylpeys esitellä, mitä kaikkea upeaa se keksii ja kehittää eli toimii ja tuottaa yhteiskunnan hyväksi. Silloin tällöin hankkeiden niputtaminen yhteisiin esitteisiin, tapahtumiin ja muuhun yhteiseen viestintään, on välttämätöntä. Se onnistuu hienosti, kun halutaan uutisoida tai raportoida saavutuksista.

Joskus emo-organisaatiolle voi tulla kiusaus tasapäistää hankkeet ja niputtaa ne oman brändinsä alle siten, että emo-organisaatio määrittelee, miltä hankkeen pitää näyttää, tuntua ja maistua. Mielestäni usean erinäköisen ja eri asioita tavoittelevan hankkeen valjastaminen yhtenäistä, emo-organisaation sanelemaa viestiä toistavaan muottiin, ei tule palvelemaan kokonaisuutta. Hankkeella on oltava oikeus luoda uniikki ydinviestinsä itse. Sen tuottaminen muualla kuin hanketiimin sisällä tuntuu järjettömältä ajatukselta.

Hankkeen ja emo-organisaation viestintäyhteistyö
Usean yhtäaikaisesti käynnissä olevan hankkeen organisaatiossa jokaisen hanketoimijan tulisi myös nähdä oma vastuunsa viestinnän tekijänä ja brändin rakentajana. Hanketyötä tekevien on miellettävä paitsi omien kohde- ja sidosryhmien kirjo, muistettava kysyä neuvot rahoittajalta ja emo-organisaatiolta, myös määriteltävä hankkeen rooli emo-organisaation toiminnan osallisena.

Ponnisteluja saattaa teettää esimerkiksi oikeansävyisen viestin löytäminen; mikä on emo-organisaatiossa helposti sisäistettävää ammattikorkeakoulujargonia, ei välttämättä avaudu hankkeen kohderyhmille. Tarvitaan monien eri kohderyhmien kieltä taitavia viestijöitä. Erilaisten viestintäkanavien valinnassa hanke voi olla uranuurtaja, joka kokeilee, miten kohdeyleisöä tavoitetaan eri väylien kautta. Myöhemmin emo-organisaatio voi liittyä viestimään uudessa kanavassa - vaikkei muuttaisikaan omaa viestintätyyliään.

Olen ilahtuneena ollut mukana rakentamassa Metropolian kulttuurin ja luovan alan hankkeille yhteistä traditiota, jossa klusterin hankkeet osallistetaan yhdessä tuottamaan tapahtuma ulkopuoliselle yleisölle. Tapahtuman tavoitteena on avata klusterin hanketoimintaa yhden päivän ajan, kerran vuodessa. Toteutustavan muodot ovat olleet monenlaiset, eikä täydellistä konseptia olla vielä löydetty. Ne eivät ole messut, eivät ammattilaistapahtumakaan... Ehkä pysyvä konsepti ei ole mahdollistakaan - hankkeiden loppuessa myös monet toimijat, yhteistyökumppanit ja tavoitteet vaihtuvat.

Yhteistyötä tekemällä kaikesta on mahdollisuus saada hiukan parempaa -ajattelu ei ole väärin, siihen vain sisältyy haaste. Koska "tehdään yhdessä!" on passiivimuotoinen lause, siitä puuttuu täsmällinen tieto, kenellä on vastuu mistäkin asiasta. Yhteisymmärrystä ei voida saavuttaa, ellei asioita käsitellä yhdessä, opita kuulemaan toisen osapuolen sanomaa avoimin mielin ja kaikkien näkemyksiä arvostaen. Onneksi Metropoliassa tällaisiakin sisäisen viestinnän tilaisuuksia on erilaisilla foorumeilla ja toimintaa pyritään alati kehittämään.

Yhteistoiminnallisuuden perusedellytyksiä on, että jokainen on valmis antamaan pikkiriikkisen myöten omista, sinällään oikeista ja arvokkaista näkemyksistään. Mikäli tarvetta ilmenee, kohti yhteistoiminnallisuutta johdattaa muun muassa Vyyhti-hanke. Meillä ratkotaan ongelmia paitsi puhumalla, myös pelaamalla - lautapeliä!

Olen työskennellyt Vyyhti-hankkeen projektipäällikkönä jo yli vuoden ajan. Oman osaamisen kehittyminen projektin aikana on ollut tempoilevaa. Koko projektin eteneminen on ollut mielekästä työtä. Kirjaan tässä vaiheessa muutamia havaintoja kuluneesta taipaleesta.

Toimintaympäristö haltuun

Projektipäällikkö on luonnollisesti kokonaisvastuussa projektin etenemisestä hankesuunnitelman mukaisesti. Hanketyössä noudatetaan rahoittajan ja emo-organisaation ohjeita ja sääntöjä, sekä edetään rahoituksen saaneessa projektisuunnitelmassa mainittujen tavoitteiden, aikataulujen ja budjettien raameissa. Toimintaympäristön hahmottaminen nopeuttaa työskentelyn saamista alkuun, etenkin mammuttikokoisen ammattikorkeakoulun sisäiset byrokraattiset kiekurat ja muun muassa tukivälinevalikoima voivat sokauttaa ulkopuolelta yhtäkkiä puikkoihin hyppäävän.

Projektissamme työskentelee sen alusta loppuun vakituisesti määräaikaisina kolme henkilöä. Muu henkilöstö vaihtuu osaprojekteittain. Mukana Vyyhti-työssä on niin Metropolian lehtoreita, opiskelija-assistentteja kuin ulkopuolisia asiantuntijoita. Projektipäällikkö ei ole Vyyhti-hankkeen työntekijöiden esimies hallinnollisesti, vaan tuo vastuu on koulutusohjelman esimiehellä, tässä tapauksessa viestinnän koulutuspäälliköllä. Tämä on ymmärrettävää, koska projektipäällikkö ei välttämättä ole edes organisaation vakituista henkilöstöä. Toisaalta, järjestely tuo käytännön hidasteita esimerkiksi erilaisiin dokumentteihin allekirjoitusten keräämisessä.

Kun projektipäällikkö lähtee emo-organisaationsa ulkopuolelle hahmottamaan "oikeaa" maailmaa, jossa hankkeen pitäisi toimia ja kukoistaa, törmätään monenlaisiin tiedonhaku-, selvitys- ja verkostoitumistarpeisiin. Ne vievät aikaa. Mikään ei ole valmiina.

Alkuideoinnista eteenpäin

Hankkeen alkaessa projektipäälliköllä on tieto vain siitä, mitä hankesuunnitelmassa on mainittu hankkeen aikana toteutettavan. Siksi projektien alkumetrit ovat tärkeitä suunnittelutyötä varten. Usein myös aikaa kuluu pohdiskeluun ja ratkomiseen - tehdäkö niin vai näin. Alkuvaiheen aprikoimiseen käytettävää aikaa tulee arvostaa, sillä alussa tehdyt ratkaisut vaikuttavat vahvasti koko hankkeen kehittymiseen ja onnistumiseen.

Tavoitteet

Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeessa ei ennakkoon voi aivan täsmällisesti tietää, millä toimenpiteillä luvatut tulokset saavutetaan. Projektin toteuttamiseksi on annettu ennalta määritelty tavoite, aika ja raha, joiden tulee riittää hanketyön tekemiseen. Lopullisena tavoitteena on luvattujen tulosten saavuttaminen.

Vyyhti-hankkeen kohdalla hankesuunnitelmassa on luvattu laaja kirjo erilaisia tuloksia. Toteutuneiden toimenpiteiden, kuten luotujen koulutusten osallistujien lukumäärien ja taustatietojen, raportoiminen on EU-hankkeessa pilkuntarkkaa. Hankesuunnitelmassa luvattujen hankkeen aikana saavutettavien tulosten osalta toteuma on kuitenkin jossain määrin tulkinnanvaraista.

Yhteistyöverkosto

Miten toteutus käytännössä tapahtuu, on projektin aikana neuvottelemista eri tahojen välillä. Neuvottelut voivat olla monenlaisia: ketkä tulevat mukaan, miten motivoida kiireisiä asiantuntijoita irrottamaan pala ajastaan juuri tälle hankkeelle? Millä edellytyksin saadaan jäsenet kootuksi ohjausryhmään? Miten pää- ja osatoteuttajien välinen yhteistyö toteutetaan? Kuka neuvoo ja auttaa, jos ratkaistavana on tärkeitä periaatekysymyksiä? Miten rahoittaja osallistuu päätöksentekoon? Kuka tekee lopullisen päätöksen, jos vaihtoehtoja on useita ja niistä kukin tuntuu yhtä mahdolliselta toteuttaa? Projektipäällikkö neuvottelee silläkin riskillä, että työaikaa valuu hukkaan. Projektipäällikkö on hankkeensa myyntitykki. Yleisesti neuvottelut onnistuvat, silloin kun paikalla ovat oikeat ihmiset oikean asian äärellä eli kaikille löytyvät hyvät perustelut osallistua toimintaan. Joskin joskus voi käydä niinkin, että säätilakin vaikuttaa niin organisaatioiden kuin yksilöiden sitoutumishalukkuuteen.

Yhteistyöverkostoon eksyvät vastahankaiset tahot ovat hankalia myöhemmin tipauttaa kyydistä. Vaikka ehdotus yhteistyöstä kuulostaisi hyvältä ja perustellulta, mutta sitoutuminen on hankalaa, silloin hyvä organisaation edustaja, sano vain suoraan, ettette juuri tällä kertaa voi sitoutua. Se on todella helppoa - sano EI. Tämä lyhyt viesti helpottaa elämää molemmin puolin. Projektipäällikön tehtävä on kiittää ja siirtyä seuraaviin kumppani- tai yhteistyöneuvotteluihin.

Työyhteisö

Projektipäällikön tehtävistä tärkein on projektin olemassaolon ja sen muodostaman työkokonaisuuden perinpohjainen ymmärtäminen sekä kyky ohjata työskentelyä tavoitteellisesti.

Toimintaympäristön hahmotuttua ja yhteistyökumppaneiden löydyttyä alkaa mielenkiintoinen hankevaihe, toteutusosuus. Ensimmäinen kysymys tietysti on, keitä ja minkälaista osaamista tarvitaan toteuttajiksi mihinkin osakokonaisuuteen? Olemme kirjoittaneet Vyyhti-hankkeen työvaiheita Vyyhti-blogiin. Sieltä on luettavissa valtava kirjo hienoa tekemisen meininkiä.

Tällaisessa suhteellisen nopeasykkeisessä hanketyössä, jossa pääasiallinen työskentelytapa on vaihdella ketterästi eri menetelmiä ja kirjata niistä käyttäjäkokemuksia, on äärimmäisen tärkeää löytää oikea tasapaino työyhteisön sisällä. Se ei ole välttämättä kaikista helpoin tehtävä, etenkin jos tiimin jäsenet ovat ennalta määrätyt. Vyyhti-tapauksessa työyhteisö on muotoutunut enimmälti tuoreista osaajista.

Mielestäni Vyyhti-projektissa työskentelevät henkilöt täydentävät osaamisprofiililtaan ja työskentelytavoiltaan toisiaan. Erilaisia persoonallisuustyypittelyjä löytyy psykologian ja käyttäytymistieteiden alalta, mutta niihin syvemmin sukeltamatta voin todeta, että omassa työyhteisössäni tulisieluinen innovaattori ja pohdiskeleva analyytikko sopivat erinomaisesti tiimiin, jossa etsitään nopeasti uutta ja arvioidaan löydöksiä.

Siinä missä hallinnollinen rutiini kehittyy vain hallintotehtävissä, myös projektiosaaminen kasvaa kokemuksen kautta. Eri intressiryhmien tarpeiden palvelu ja projektirahoituksen reunaehtojen ymmärtäminen ovat projektipäällikön peruskauraa.

Ei ole haitaksi, jos projektipäälliköllä on visiointikykyä ja ihmisten johtamisen taitoa. Tärkeintä on kuitenkin oman työn, itsensä johtaminen. Projektipäällikölle tekee hyvää ymmärtää, että hän on hankkeensa keulakuva muuallakin kuin edustustilaisuuksissa. Päällikön asettamaa esimerkkiä työtapojen ja -asenteen osalta myös tiimi väistämättä jollain tapaa seuraa, niin itsenäisiä aikuisia asiantuntijoita kuin työntekijät ovatkin.

Toisin sanoen, projektipäälliköksi ei kannata ryhtyä, mikäli ei löydä sisältään aitoa innostusta asialle, jota projekti edistää.

Viestintä ja kohderyhmät
Projektissa toteutettaviin kokonaisuuksiin, esimerkiksi koulutuksiin, haetaan osallistujia oikeasta elämästä. He ovat luonnollisesti hankesuunnitelmassa jo ennakkoon määriteltyjen kohderyhmien edustajia. Kuinka heidät tavoitetaan, on projektin onnistumisen kannalta oleellista.

Hanketyön alkuvaiheissa haasteena on aina oikeiden viestintäkanavien etsiminen ja löytäminen. Paitsi oikeat kanavat, myös hankkeen markkinointiin ja viestintään liittyvät ulkoasu- ja ilmaisutyylilliset seikat muotoutuvat osaksi hankkeen persoonallisuutta jo varhaisessa vaiheessa.

Usein hankeviestintä leimataan tylsäksi, ja monesti syynä siihen on hanketta toteuttavan organisaation asema kunnallisena, virasto- tai muuna byrokraattina.

Iloisia poikkeuksiakin löytyy, rahoittajien taholtakin nykyisin kannustetaan entistä enemmän hankkeen brändäämiseen. Hanke voi puhua kieltä, jonka ihmiset ymmärtävät. Hanke voi näyttää mukavalta ja helposti lähestyttävältä. Silloin kohderyhmien jäseniäkin saattaa tavoittaa helpommin. Projektipäällikön on hankkeensa liiderinä hyvä muistaa, että hankkeen sisäinen työskentelykulttuuri välittyy työtä tekevistä hankkeen ulkopuolellekin. Tällä tunnelmalla on suuri merkitys hankkeen yhteistyöverkostojen ja brändin kannalta.

Oma osaaminen kasvaa?

Johtamalla puolentoista vuoden Vyyhti-hankkeen toimintaa olen yllättäen löytänyt sisältäni jonkinlaisen päällikön prototyypin: kannustajan, sparraajan, joka pyrkii huomioimaan kaikkien tarpeet, osallistumaan käytännön työhön ja antamaan nostetta tekemiselle milloin milläkin tilanteeseen soveltuvalla tavalla. Silti jämptinä pysyen. Eritoten olen yllättynyt löytäessäni sisältäni rauhallisen neuvottelijan, jollaiseksi ehkä tässä tehtävässä on vähitellen pakkokin kasvaa.

Pohdinnat jatkuvat.

Vyyhti-hankkeen elinaikaa on jäljellä vielä 14 kuukautta. Loppu on kuitenkin jo horisontissa. Suurimmat päätökset siitä, mitä hankkeessa tullaan vielä tekemään, on jo lyöty lukkoon.

Hankkeet vaativat aina hyvää projektinhallintaa ja ovat ainakin itselle mielekkäitä työkokonaisuuksia juuri ennakoitavuutensa ansiosta. Hankkeen elämänkaaren eteneminen on hallittavissa, kun hankevalmistelut on suoritettu asianmukaisesti, projektisuunnittelma tehty, tavoitteet asetettu, työsuunnitelmat laadittu.

Hankkeen etenemisen hallinta ei kuitenkaan ole tosielämässä täysin yhteneväinen laadittujen suunnitteludokumenttien kanssa. Riskienhallintakartoituksista huolimatta toiminnan päivätasoinen ennakointi ei koskaan pääse käsiksi kaikkiin niihin tekijöihin, jotka ovat riippuvaisia ihmisten toiminnasta. Onneksi näin. Muuten työskentely projekteissa olisi kuin koneistettua.

Projektipäällikkönä toimiessani olen ollut hämmästynyt siitä, miten helppoa hanketyötä on edistää, kun oikeat kumppanit ja projektityöntekijät ovat löytyneet. Alkuinnostus on ollut motivoivaa ja uudet avaukset vieneet toimintaa oikeisiin suuntiin. Päivittäistä työtä edistetään yhdessä osatoteuttajien kanssa. Ohjausryhmän jäsenet ovat kullanarvoisia, kun he ovat aidosti kiinnostuneet hankkeen toiminnasta. Silti päätoteuttajalla on suurin vastuu onnistumisesta.

Projektinhallinnan rakenteen mukaisesti erityyppiset vaiheet projektissa vaativat erityyppistä työpanosta. Päällikkönäkökulmasta eri vaiheesta määrän ohjaamista ja kannustusta.

Olemme Vyyhtinä vaiheessa, jossa uudesta innostuvat kehittäjähenkilöt eivät enää saa iduttaa yhtään uutta ideaa. On syvennyttävä jo alulle pantujen versojen hoitamiseen. Niistä kasvaa vahvoja välineitä, joita hanke käyttää kohderyhmiensä toiminnan kehittämisessä. Nyt tarvitaan kykyä motivoitua toisentyyppisistä työvaiheista ja tehtävistä. Tarvitaan syventymistä, keskittymistä, toimintamallien kuvantamista, tehdyn ideointi- ja kokeiluvaiheen analysointia. Viimeisen vaiheen koittaessa tarvitaan jälleen laajempaa ja pitemmälle tähtäävää analysointia, johtopäätösten vetämistä sekä hienosäätöä.

Miten projektipäällikkö voi motivoida ihmisiä, jotka eivät välttämättä nauti suuresti hankkeen uudesta vaiheesta? Miten muistuttaa hellästi läpi projektin juoksevista hallintotöistä? Miten tukea heitä, jotka ajoittain yllättyvät siitä, että hanketoiminnallakin on joitain rajoitteita, kaikkea ei voi tehdä, niin kivaa kuin se olisikin.

Monenlaisia projektipäällikön arkea auttavia artikkeleja ja palveluja on netistä löydettävissä, kuten mukavan käyttäjäystävällinen, joskin syventävää tietoa vain maksullisesti jakava Mindtools-sivusto.

Open source-tietoakin on. Sain kollega Linkolalta linkin How to Get Motivated: A Guide for Defeating Procrastination, joka sisältää myös hienon graafisen esityksen asiasta. Suosittelen lämpimästi.

Suosittelen oman motivaation pohtimista itse kullekin, koska jokainen työpäivä ei vain voi olla loputtoman innostava. Hankaliin, ärsyttäviin tai itselleen merkityksettömiin tehtäviinkin on tartuttava, kun on niiden aika.

Työyhteisöissä fasilitointia tapahtuu sekä virallisesti että epävirallisesti. Fasilitoija, fasilitaattori voi olla jonkun työnimike. Joku saattaa luontevasti ottaa fasilitoijan roolin itselleen, ilman että siitä erillistä määräystä annetaan. Se ei välttämättä sovellu kaikille aloille, kaikille organisaatiohierarkian portaille eikä jokaisen persoonallisuuden piirteille, mutta fasilitoivaan otteeseen perustuvaan työkulttuuriin on sujahdettu vaikeuksitta (ainakin alkuvaiheessa) Vyyhti-hankkeessa. Toimintatavan valinta on tapahtunut ehkä enemmän luonnostaan ja vähemmän tarkoitushakuisen tiedostavasti.

Vyyhti-hankkeen tiimissä Metropolia ammattikorkeakoulun kulttuurin ja luovan alan tulosyksikössä työskentelevät projektipäällikkö Milla ja projektisuunnittelijat Jussi ja Susanna. Kerron tässä mikroartikkelissa Vyyhti-tiimin toimintaa ja pohtimaan, mitä iloa toimintatavasta on hankkeelle.

Käytännön tekeminen auttaa hahmottamaan kokonaisuutta

Ensimmäisten kolmen kuukauden aikana projektissa työskenteli kaksi ihmistä osa-aikaisesti. Nämä olivat projektipäällikkö ja hankkeen verkkosivut toteuttanut opiskelija, jonka tehtävä oli luoda teknisesti toimivat pohjat hankkeen verkkosivuiksi, jotta niitä voitaisiin täydentää sisällöllisesti ja kehittää eteenpäin hankkeen edetessä. Opiskelija ja Milla ideoivat vaihtoehtoja aluksi yhdessä, jonka jälkeen opiskelija sai vetäytyä työstämään kokonaisuutta itsenäisesti eteenpäin.

Hankkeen neljännellä toimintakuukaudella projektisuunnittelija Jussi astui mukaan tiimiin. Projektisuunnittelija ja -päällikkö olivat tehneet töitä yhdessä aiemminkin. Tutustumisvaihetta ei käyty lävitse, vaan voitiin siirtyä suoraan uuden hankkeen pariin ja käytännön toimintaan.

Aikaa kului toiminnan suunnitteluun, ideointiin ja kokonaisuuden hahmottamiseen. Pyrittiin hakemaan yhteistä käsitystä siitä, mistä hankkeessa on kyse. Käytännön toimina Jussi auttoi opiskelijaa viimeistelemään verkkosivut, jonka jälkeen päästiin tuottamaan verkkoon tietoa hankkeen toiminnasta.

Hankkeen operationaalisen työn vaiheistamista ja sisältökokonaisuuksien palastelua auttoi se, että ensimmäisenä käytännön tehtävänä oli tuottaa toimiva verkkosivusto täysin nollasta. Konkreettisen viestintäkanavan rakentaminen auttoi mallintamaan laajempia kokonaisuuksia ja niiden osatavoitteita.

Ketterästi oman tehtävän rajojen ulkopuolelle

Hankkeen viidennellä kuukaudella tiimin jäseneksi liittyi projektisuunnittelija Susanna, jonka kanssa Milla ja Jussi eivät olleet aiemmin työskennelleet. He olivat olleet mukana rekrytoimassa, haastatelleet ja todenneet tehtävään päteväksi, kokeneeksi sekä persoonaltaan sopivasti ryhmädynamiikkaa täydentäväksi. Susannan tiimiin saapuminen oli siis iloinen, odotettu tapahtuma.

Projektisuunnittelijoiden ja projektipäällikön toimenkuvat ja vastuut on lueteltu työsopimuksissa ja hanketoimintaa kuvaavassa tehtäväluettelossa. Kullakin on selkeästi määrätyt alueensa hankkeessa. Pienen tiimin jäsenten osaamisalueissa on paljon päällekkäisyyksiä.

Yhteisen tekemisen meiningistä kumpuavaa toimintakulttuuri, jossa pyritään ketteryyteen. On luontevaa, ettei ennalta määritellyistä työtehtävistä muodostu ylittämätöntä raja-aitaa. Hyvin toimiva Vyyhti-tiimi on organisoitu selkeästi. Jokainen siinä työskentelevä ymmärtää omat päävastuualueensa, mutta kykenee tarvittaessa auttamaan muita. Tiimissä ei kuulla lausetta "ei kuulu toimenkuvaani".

Koko tiimi on orientoitunut työstämään hanketta tietyn ajan. Suuria periaatekysymyksiä ei ole tarvinnut ratkoa. Työote on tavoitteellinen, työkulttuuri on neuvotteleva ja toisia tukeva. Koska koko tiimi tavoittelee samaa päämäärää, on hyvin luontevaa, että tiimin sisällä annetaan tehtäväroolien rajojen yli tarvittaessa ideoita, ehdotuksia ja apua toisille.

Vyyhti-hankkeen tiimiin onkin muodostunut motto "kaikki tekevät".

Projektipäällikkö fasilitoijana

Millalla ja Susannalla on yhteinen koulutustausta, joka auttaa heitä ymmärtämään toistensa näkemyksiä käytännön tekemisessä, prosesseissa ja menetelmissä. Projektipäällikön tehtävä on tukea entuudestaan toisilleen vieraiden suunnittelijoiden keskinäistä tutustumista ja yhteistyön luontevaa sujumista. Yhtä lailla projektipäällikön ja myöhemmin mukaan tulleen suunnittelijan välinen tutustuminen on lähtenyt käyntiin työnteon lomassa.

Projektipäällikkö on yksi tiimin jäsenistä, mutta kuitenkin johtaa operationaalista työtä ja vastaa kokonaisuudesta. Fasilitoivan otteen toteuttamista helpottaa Vyyhti-hankkeessa se, että projektipäällikkö ei ole virallisesti suunnittelijoiden tai muiden hankkeessa työskentelevien esimies. Tämä vapauttaa projektipäällikön organisaatiohierarkian mukanaan tuomasta asemavallan paineesta.

Projektipäälliköllä on hanketyössä vastuunsa ja selkeä oma roolinsa. Titteli ei silti vapauta käytännön toimien tekemisestä; päällikkö roudaa pöytiä kickoff-tilaisuutta varten, siinä missä muutkin. Päällikön velvollisuus on toki tarvittaessa delegoida ja priorisoida tekemistä. Tämä vaatii päälliköltä oman työn organisoimista ja itsensä johtamista.

Fasilitoivaan työotteeseen projektipäällikön roolissa voi päästä (Vyyhti-hankkeen kokemusten perusteella):

1. Olemalla peloton epäonnistumisten edessä.

Jos mokaa, yleensä saa luvan yrittää uudelleen.

2. Pyrkimällä aitouteen ja rehellisyyteen, sekä itseään että tiimiään kohtaan.

Työrooli voi vaatia tietynlaista käyttäytymistä erilaisissa tilanteissa.

Työyhteisössä samojen ihmisten kanssa pitempään toimiessa on kuitenkin melko hyödytöntä yrittää suorastaan valehdella esimerkiksi osaamistaan paremmaksi kuin on.

Jokaisessa on hitusen säröjä, vaivoja tai puutteita. Kukin tietysti paljastaa työyhteisössä persoonastaan vain sopivimmaksi katsoman määrän. Ihmisen kokonaistyytyväisyyden kannalta lie epäedullista, jos työroolin identiteetti ja "aito minä" ovat kovin etäällä toisistaan. Surullista on, jos työyhteisössä ei syystä tai toisesta voi antaa persoonansa lainkaan näkyä.

3. Välttämällä Suuren Johtajan roolia. Sitä ei voi ottaa, se annetaan tiiminjäsenten ja sidosryhmien toimesta, jos sen on tekemisellään ansainnut.

Projektipäällikkö ei välttämättä aina osaa sanoa parasta ratkaisua joka tilanteessa, eikä hän koskaan ole paras sisältöasiantuntija, vaan pikemminkin yleispätevä osaaja, joka tietää kaikesta vähän, muttei mistään erityisestä kovin syvällisesti. Omien kompetenssiensa puutteiden myöntäminen itselle on tärkeintä.

Kommunikaation merkitys työyhteisössä

Projektipäällikön ja tiimissä toimivien on voitava kommunikoida avoimesti. Päällikön on kyettävä luottamaan tiiminsä asiantuntijoiden osaamiseen ja motivaatioon. Toimivassa tiimissä annetaan aikaa suunnitelmille ja ihmisten ideoille kypsyä. Päällikön on neuvoteltava sopivan säännöllisesti tiiminjäsentensä kanssa, näin voi varmistaa, että tekemisen suunta pysyy oikeana.

Päällikön on rehellisesti ja avoimesti voitava ottaa vastaan palautetta omasta työstään. Erityisen tärkeää on kommunikaation vastavuoroisuus, päällikön on myös annettava palautetta tiiminsä jäsenille. Ansaittu, kannustava palaute lisää intoa tekemiseen. Innostunut ilmapiiri tuottaa hyvää mieltä ja hyvä mieli kasvattaa tiimin yhtenäisyyden tunnetta. Yhtenäinen ja innostunut tiimi saa aikaiseksi paljon, mutta vahvistuu sietämään myös epäonnistumisia tai hetkiä, jolloin rakentava palaute on tarpeen.Tärkeää on siis huomioida paitsi osaaminen ja tieto, myös työskentelevien ihmisten tunneulottuvuudet.

Hienointa on, kun hyvin toimiva, motivoitunut ja osaava tiimi viestii myös ulospäin tekemisen iloaan. Sen myötä myös ulkopuolisten toimijoiden kiinnostus osallistua hankkeen toimintaan kasvaa ja hankkeen vaikutuspiiri laajenee entisestään.

Yhteiskunnat murroksessa ja etsimässä kestävämpää tulevaisuutta. Luovat alat, sosiaalinen yrittäminen ja poikkisektoriaalisen yhteistoiminnan toteuttaminen vihdoinkin käytännössä, nämäkö ovat pelastus?

Asiaa on pohdittu viikon aikana TallinnassaCreative Entrepreneurship -konferenssissa. Vyyhti raportoi tapahtumista paikan päältä.

Kuluneet kaksi kuukautta ovat olleet aktiivista Vyyhti-hankkeen työstöaikaa. On kokoustettu, verkostoiduttu, järjestetty ensimmäinen kickoff (montako niitä voi olla, joku saattaa kysyä) ja hahmoteltu tulevia vuosia. Ohjausryhmä on muodostettu ja maksatushakemus laadittu. Suunnittelua ja yhteistyön luomista jatketaan yhä.

Viimeisimmät Vyyhti-terveiset voi aina lukea täältä

Vyyhti -hanke alkoi jo 1.5.2011, mutta projektipäällikön tehtäviin pääsen syventymään täysipäiväisesti vasta nyt elokuun alussa. Paljon työtä on tiedossa, mutta toivottavasti myös riemukkaita oivalluksen hetkiä. Metropolian wikiä tullaan käyttämään Vyyhti -hankkeen aikana joustavasti, mutta päätiedotuskanavaksi on valikoitunut webbisivu. Nyt tuottamaan sisältöä ja perehtymään aihepiireihin tarkemmin. Hyvää alkavaa lukuvuotta kaikille!