10.1 Yleistä
eHOPS-projektin laadunvarmistuksessa tärkein mitattava kriteeri on projektin tavoitteen toteutuminen kaikilla osa-alueilla sovitussa aikataulussa ja kokonaistyömäärän pitävyys sekä tilaajalla että toimittajalla.
Projektipalavereissa käydään aina läpi kunkin osa-alueen asetettujen tavoitteiden tilanne ja tehdään tarvittavat päätökset tai päätösehdotukset, jotta kokonaistavoite pystytään saavuttamaan. Asiat kirjataan kunkin kokouksen muistioon ja muistio käydään läpi aina seuraavan kokouksen alussa ja hyväksytään joko sellaisenaan tai muutoksin.
Projektiryhmän tulee priorisoida kokouksissaan projektissa toteutettavia asioita, mikäli todetaan etteivät alkuperäiset määritykset ole riittäviä tai tavoitteet olennaisilta osin muuttuvat projektin aikana.
Työskentely pyritään pitämään mahdollisimman avoimena ja saamaan opiskelijat ja opettajat/muu henkilökunta mukaan ja sitoutumaan projektiin projektin wiki-ympäristöä ja sen kommentointiominaisuuksia hyödyntämällä.
10.2 Kokouskäytännöt
Projektiryhmän ja ohjausryhmän kokousten ajankohdat päätetään projektin alkuvaiheessa, suhteessa projektin tavoitteiden ja tarkistuspisteisiin. Kokousaikataulu määritellään sellaiseksi, että eri vaiheiden hyväksymiset voidaan joustavasti toteuttaa. Mikäli projektin aikataulu viivästyy ja viivästyminen on käsitelty kokouksessa, niin yksittäinen kokous voidaan jättää kokonaan väliin ja siirtää se projektin viimeisen kokouksen perään.
Kokousaikatalun päälle tulevia ylimääräisiä projektiryhmän kokouksia tulee välttää ja niistä tulee päättää varsinaisessa projektiryhmän kokouksessa.
10.3 Muutoshallinta
Projektin aikana tulleet muutostarpeet kirjataan projektin seurantasivulle. Projektiryhmän kokouksissa muutokset käsitellään ja priorisoidaan. Muutokset aikataulu- ja resurssivaikutuksineen esitetään ohjausryhmälle, joka päättää muutosten toteuttamisesta.