7.1 Edistymisen seuranta
Projektin edistymistä seurataan säännöllisesti ohjausryhmän kokouksissa ja asiat kirjataan kokousmuistioihin.
7.2 Edistymisestä tiedottaminen
7.2.1 Raportointi
Toimittaja raportoi toteutuksen kulusta jokaisessa ohjausryhmän kokouksessa.
7.2.2 Kokoukset
Ohjausryhmän kokoukset järjestetään säännöllisesti. Tarkka aikataulu määritellään lopulliseen projektisuunnitelmaan.
7.3 Alihankkijoiden ja toimittajien hallinta
Toimittaja vastaa raportoinnista ja hallinnasta myös alihankkijoiden osalta. Mahdolliset tarkennukset määritellään lopulliseen projektisuunnitelmaan
7.4 Projektisuunnitelman ylläpito
Projektisuunnitelman ylläpidosta vastaa toimittajan projektipäällikkö.
7.5 Tulosten hyväksyminen
Ohjausryhmä hyväksyy projektin tulokset.
7.6 Muutosten, virheiden ja ongelmien hallinta
Projekteissa tulee usein esiin erilaisia muutos- ja kehitystarpeita. Tärkeää muutosten hallinnassa on niiden järjestelmällinen käsittely sovittavan prosessin mukaisesti. Jos muutoksia ei esitellä ja käsitellä prosessin mukaisesti, aiheutuu siitä virheitä, aikataulu- ja versionhallintaongelmia ja tätä kautta koko palvelun laadun heikkenemistä.
Muutokset ja virheet määrittelyssä:
- Muutoksen tai virheen havaitsija tuo ongelman välittömästi projektipäällikölle tiettäväksi joko kirjallisesti tai suullisesti. Projektipäällikkö varmistaa tapauksen ja kirjaa sen käsiteltäväksi viimeistään projektiryhmän seuraavassa suunnitellussa tapaamisessa.
- Projektiryhmä valmistelee muutosehdotuksen kirjalliseen muotoon.
- Toimittaja ja projektiryhmä arvioivat muutoksen merkityksen suhteessa projektin aikatauluun, tavoitteisiin ja resursseihin.
- Toimittaja esittelee ohjausryhmässä muutoksen sekä sen vaikutukset projektiin. Esittely sisältää päätösehdotuksen tai vaihtoehtoisia ehdotuksia.
- Ohjausryhmä päättää muutosten toteuttamisesta. Päätös sisältää priorisoinnin. Ohjausryhmän päätös on muutos tilaukseen ja sopimukseen.
- Asiakkaan ja toimittajan vastuuhenkilöt voivat sopia keskenään sellaisista pienistä muutoksista, jotka eivät vaikuta projektin työmäärään, aikatauluun tai tavoitteeseen.
Virheet ja ongelmat tuloksissa:
- Ongelma kuvataan lyhyesti ja se kirjataan erilliseen virheidenhallintajärjestelmään (Jira). Kirjaamisen menettelyt täsmennetään lopulliseen projektisuunnitelmaan.
- Ongelman selvittely aloitetaan välittömästi tyäajan puitteissa, tai erikseen sovittavan aikataulun mukaan.
- Toimittaja arvioi ongelmaan korjauksen keston ja kirjaa arvion virheidenhallintajärjestelmään.
- Poikkeuksen raportoidaan projektiryhmän palaverissa tai erikseen sovitulla tavalla (kustannukset, aikataulu).
- Jos poikkeus johtuu määrittelyn virheestä, menetellään kuten määrittelyvirheiden ja -muutosten osalta on sovittu.