4. OHJAUSRYHMÄT EAKR-OHJELMAN JA ALUEELLISEN ESR-OHJELMAN HANKKEISSA
Hyvä ohjausryhmä on projektin vetäjän paras apu. Se voi edistää ratkaisevasti projektin tavoitteiden toteuttamista ja verkottumista. Hyvä ohjausryhmä koostuu tahoista ja henkilöistä, joille hankkeen toteutuminen on tärkeä ja mielenkiintoinen haaste, ei ylimääräinen velvollisuus ja vaivalloinen lisätyö. Ohjausryhmässä tulee olla myös toiminnan kohteena olevan ryhmän edustus.
Ohjausryhmän nimeää projektia toteuttava organisaatio, jonka tulee tehdä siitä kirjallinen päätös. Päätöksessä nimetään ohjausryhmän puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja tai valtuutetaan ohjausryhmä valitsemaan heidät keskuudestaan. Puheenjohtajana ei voi olla projektipäällikkö eikä rahoittajaviranomaisen edustaja. Suositeltavaa on, ettei puheenjohtaja ole myöskään toteuttajaorganisaatiosta.
Ohjausryhmän tulee kokoontua vähintään kaksi kertaa vuodessa. Käytännössä se kokoontuuyleensä useammin. Hankkeen ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa ohjausryhmälleselvitetään sille annetut tehtävät, nimetään puheenjohtaja ja sihteeri ja sovitaan kokouskäytännöistä, kuten kokouskutsujen ja muistioiden lähettämisestä sekä siitä, maksetaanko ohjausryhmän jäsenille kokouspalkkioita ja/tai korvauksia matkakuluista. Kokouspalkkioita tai korvausta matkakuluista ei makseta henkilöille, joiden työnkuvaan tai virkatehtäviin kuuluvat ohjausryhmätyöskentelyn kaltaiset tehtävät. Ohjausryhmän kokouspalkkion suuruus määritellään yhdenmukaiseksi toteuttajaorganisaation muussa toiminnassa soveltaman käytännön mukaan.
Ohjausryhmällä ei ole päätösvaltaa projekti- tai rahoitussuunnitelman muutoksiin, vaan päätökset niistä tekee lääninhallitus hankkeen hallinnoijan esityksestä. Ohjausryhmän tehtävänä on kuitenkin käsitellä mahdollisia projektisuunnitelman muutosesityksiä ennen niiden esittämistä rahoittajalle.
Ohjausryhmän rooli:
- valvoo ja seuraa projektin edistymistä projektipäätöksen mukaisesti
- seuraa ja ohjaa hankkeen sisällöllisten tavoitteiden saavuttamista
- hyväksyy tarkennetut toimintasuunnitelmat hyväksytyn projektisuunnitelman pohjalta
- luo toiminnalle / yhteistyölle pelisäännöt
- valmistelee suunnitelmiin tulevat muutokset
- arvioi hankkeen etenemistä esim. itsearvioinnin pohjalta
- levittää projektin tuloksia
- seuraa rahankäyttöä hyväksytyn talousarvion rajoissa
- seuraa, että maksatushakemus on tehty asianmukaisesti rahoittajaviranomaisen päätöksessä edellytetyllä tavalla
- käsittelee / hyväksyy projektin väliraportit ja loppuraportin
- antaa asiantuntemuksensa projektin käyttöön
- toimii linkkinä sidosryhmiin
- vastaa osaltaan projektin vaikuttavuudesta ja tuloksellisuudesta
- käy viimeisessä kokouksessa projektin tulokset ja palautteet läpi sekä sopii tulosten levittämisestä myös hankkeen päättymisen jälkeen.
Hyvä ohjausryhmä tukee projektin toteutumista tuomalla siihen asiantuntemuksensa ja verkostonsa.Se ottaa kantaa toteutukseen ja esittää parannuksia ja tarkennuksia suunnitelmiin.Ei riitä, että ohjausryhmä kokoontuu vain käsittelemään raportteja ja toteamaan tapahtunutta.Jotta ohjausryhmästä todella olisi hyötyä projektin toteuttamisessa, se täytyy perehdyttää tehtäväänsä.Ohjausryhmän jäsenillä tulee olla käytettävissään rahoittajan hyväksymä projektisuunnitelma ja projektin etenemistä kuvaavat raportit.
Ohjausryhmän kokousmäärä ja kokoontumistiheys riippuu projektin tarpeista. Investointiprojekteissa kokoontumisia on yleensä harvemmin, sillä jo rahoituksen hakuvaiheessa määritellään hankinnat melko tarkasti. Hyvin hoidetun projektin ohjausryhmä kokoontuu viimeistään mahdollisimman pian sen jälkeen, kun hallinnoija on saanut rahoittajalta rahoituspäätöksen. Ensimmäisessä kokouksessa ohjausryhmälle selvitetään sille annetut tehtävät, nimetään puheenjohtaja ja sihteeri, ellei ohjausryhmän asettaja ole sitä tehnyt, sekä sovitaan kokouskäytännöistä, kuten kokouskutsujen ja muistioiden toimittamisesta. Samalla käydään läpi kokouspalkkioista ja matkakorvauksista annetut ohjeet. Tärkeintä on, että ohjausryhmä tutustuu hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan jarahoituspäätökseen, myös sen ehtoihin. Niiden perusteella voidaan tarkemmin sopia yhteistyökumppaneiden vastuualueista ja mm. raportoinnista ja sen aikatauluista.
Ohjausryhmälle esitetään vuosi- ja loppuraportit ennen niiden toimittamista rahoittajalle. Ohjausryhmän ei tarvitse hyväksyä maksatushakemusta, mutta sille tulee esittää aika-ajoin katsaus hankkeen talouteen. Maksatushakemus antaa tähän hyvän välineen. Ohjausryhmä seuraa, että projektin käyttöön annetut varat tulevat mahdollisimman hyvin käytetyiksi.
Koettua:
Ohjausryhmän kolme tärkeintä kysymystä projektin vetäjälle:
Miksi? Miten? Mitä hyötyä?
Ohjausryhmän tärkein kysymys itselleen:
Mitä me voimme tehdä projektin edistämiseksi?
HUOM:
Päätösvalta projektisuunnitelman ja rahoitussuunnitelman muutoksista on lääninhallituksella, EI ohjausryhmällä eikä hallinnoijalla.
Koettua:
ESR -osarahoitteisen koulutushankkeen ohjausryhmä päätti, että projektinvetäjä ja kaksi ohjausryhmän jäsentä osallistuu suureen kansainväliseen konferenssiin projektin kustannuksella. Yllätys tuli, kun maksatuksessa lääninhallitus hylkäsi matkakulut tukikelvottomina. Miksi näin? Ohjausryhmä teki päätöksen tuntematta rahoituksen ehtoja. Ulkomaan matkoja ei ollut hyväksytyssä suunnitelmassa eikä kustannusarvion täsmennyksessä, vaikkane tulee rahoittajalle ilmoittaa. Lisäksi kustannusten tukikelpoisuusehdoissa erikseen mainitaan, että ohjausryhmän jäsenten ulkomaan matkat eivät ole tukikelpoisia.
Projektin ohjausryhmä voi parhaimmillaan toimia todella hyvänä apuna projektin vetäjälle ja vaikuttaa huomattavassa määrin projektin onnistumiseen. Jotta ohjausryhmä voisi päästämahdollisimman hyvin perille projektista, kannattaa se sitouttaa mm. huolehtimalla perehdyttämisestä jo ensimmäisestä kokouksesta lähtien.