Kokemuksia webinaari-verkostoseminaarista

Järjestimme Sakariina Heikkasen kanssa CoINNO-hankkeessa 5.4.2017 kansainvälistä verkostoitumisen tavoitteita tukevan verkostoseminaarin Companies, students and teachers: co-creating service innovations, joka toteutettiin webinaarimuodossa. Webinaarin tehtävä oli osaltaan vahvistaa kansainvälistä yhteistyöverkostoa, jota voisi hyödyntää myös hankkeen päättymisen jälkeen. Webinaariprojekti osoittautui yllättävän laajaksi ja vei enemmän aikaa kuin osasimme ennakoida. Pienistä palasista kuitenkin syntyi lopulta tapahtumapäivään mennessä kokonaisuus, johon olimme tyytyväisiä.

Verkostoseminaarin valmisteluvaihe

Webinaarin järjestelyn alkuvaiheessa lähdimme kartoittamaan mahdollisuuksia tekniikan kanssa. Meille tuli yllätyksenä, kuinka monenlaisia vaihtoehtoja toteutukseen oli ja olimme aluksi hieman hukassa nähtyämme studion kamerat, esityskoneet ja vimpaimet. Olimme ajatelleet, että tekniikka hoitaa webinaarin avaimet käteen -ratkaisuna. Pian kävi kuitenkin ilmi, että meidän oli myös itse ymmärrettävä melko tarkkaan, mitä suoran lähetyksen aikana tapahtuu ja osattava valita erilaisista toteutustavoista. Webinaarin teknisen toteutuksen periaatteista oppi väkisinkin paljon matkan varrella.

Halusimme rohkaista lähetyksen katsojia keskustelemaan, joten otimme käyttöön chat-mahdollisuuden. Keskustelua seuraamaan ja viestejä käsittelemään tarvittiin osaava moderoija ja tässä kohtaa pyysimme apua viestinnästä. Moderointi oli yksi niistä taustalla tapahtuvista asioista, joita ei järjestelyn alussa osannut ajatella.

Yksi prosessi, joka kulki taustalla koko kevättalven ajan, oli webinaarin aiheen ja ohjelman suunnittelu. Ideoita oli hauska pallotella ja oli mukavaa päästä tekemään suunnittelutyötä vapaasti. Toisaalta tuntui haastavalta löytää aihe, joka olisi samaan aikaan tarpeeksi kiinnostava ja hankkeen teeman kannalta keskeinen - ja näiden lisäksi riittävän laaja-alainen ja monenlaisille puhujille sopiva. Pohdintojen jälkeen webinaarin lopulliseksi teemaksi valikoitui Companies, students and teachers: co-creating service innovations. Aihetta olisi voinut vielä tarkentaa, sillä lopulta webinaarin puheenvuoroissa käsiteltiin jonkin verran sosiaalisia innovaatioita ja näkökulma laajeni paikoin koulumaailman ulkopuolelle.

Ohjelman suunnittelu webinaariin oli yllättävän tarkkaa työtä, sillä aikataulu piti saada laadittua minuutilleen. Toki tositilanteessa aikataulu aina hieman elää, mutta siitä huolimatta esitysten ja väliaikojen pituus ja ajoitus oli mietittävä huolellisesti. Seuraavalla kerralla väliaikojen ohjelmaa voisi pohtia enemmän, sillä myös esitysten välisellä keskustelulla on hyvä olla omia aiheitaan ja oma fokuksensa. Vapaa jutustelu ei aina lähde luonnollisesti käyntiin esitysten väliajoilla ja siksi myös väliajoilla puhuvalle juontajalle olisi tärkeää tarjota joitakin valmiita puheenaiheita, joista juontaja voi alustaa pientä keskustelua yleisön ja esiintyjien kanssa.

Puhujien houkuttelu osoittautui haastavaksi ja aikaa vieväksi tehtäväksi. Sähköposteja tuli lähetettyä matkan varrella lukuisia. Webinaari tuntuu vielä ilmeisesti monesta vähän vieraalta tavalta toteuttaa seminaareja. Jälkikäteen ajateltuna olisimme voineet rajata aiheen tarkemmin jo ennen kuin aloimme kysellä puhujia paikalle, sillä moni puhujaehdokas koki aiheemme hieman epäselväksi. Puhujia paikalle kutsuessa huomasimme, että monille nauhoitettu tallenne oli live-puheenvuoroa mieluisempi vaihtoehto. Varmasti suora lähetys jännitti monia, sillä kameralle puhuminen on tavallisesta esityksestä poikkeava kokemus. Saimme webinaariin kaksi mielenkiintoista nauhoitettua puheenvuoroa Haaga-Helian yliopettaja Vesa Heikkiseltä ja Metropolian tutkija Heikki Rannikolta. Olimme hyvin tyytyväisiä, että saimme mukaan webinaariimme myös kaksi erittäin hyvää ja asiantuntevaa live-puhujaa: yli-innovaatioaktivisti Anssi Tuulenmäen MIND-verkostosta ja asiantuntija Riina Pulkkisen Sitrasta. Webinaarin sujuvuuden ja tunnelman kannalta oli tärkeää, että paikalla oli asiantuntevia puhujia ja kokeneita esiintyjiä.

Kutsulistojen kerääminen sekä kutsujen teko ja lähettäminen olivat oma prosessinsa, johon kului webinaariprojektimme loppuvaiheessa paljon työtunteja. Kutsujen lähetyslistoille haluttiin saada mahdollisimman kattava ja kansainvälinen yhteistyöverkosto, joten kokosimme listat yhteistyönä Metropolia ammattikorkeakoulun CoINNO-projektitiimin kanssa. Lopulliselle kutsulistalle tuli hieman yli 80 henkilöä. Kutsun suunnitteluvaiheessa tarkensimme myös webinaarin lopullista ohjelmaa useita kertoja ja puhujien aiheiden varmistuessa myös tilaisuuden otsikko tarkentui. Pyrimme saamaan tehtyä mahdollisimman selkeän kutsun, mutta lopulta kutsussa taisi olla vähän liikaakin tekstiä ja linkkejä. Kutsun pelkistämiseen voisi jatkossa panostaa enemmän, sillä pitkä ja moniosainen kutsu jää monelta lukematta loppuun. Kutsun ilmettä voisi myös kehittää houkuttelevammaksi.

Verkostoseminaaripäivä ja palautteen keruu

Webinaaripäivänä meitä molempia jännitti, sillä kokemus oli uusi ja yhteen sovitettavia palasia paljon. Viime hetken järjestelyissä tuli lopulta kiire ja tuoleja siirrellessä, koneita kytkiessä, käytännön kysymyksiä kysellessä ja roll upeja pystytellessä meinasi iskeä pieni paniikki. Tämän olisi voinut ehkä välttää, jos olisimme tajunneet kutsua esiintyjät, juontajan, tiedottajan ja tekniikan väen paikalle jo tuntia ennen webinaarin alkua ja saaneet pienen kenraaliharjoituksen vedettyä läpi koko porukalla. Suora lähetys kuitenkin sujui hyvin omalla painollaan ja olimme tyytyväisiä lopputulokseen. Webinaaria katseli keskimäärin 15 ihmistä kerrallaan ja katsojissa oli myös jonkin verran vaihtuvuutta. Vasta lähetystä katsellessa huomasi, kuinka tärkeä juontaja oli kokonaisuuden sujuvuuden kannalta. Anssi Tuulenmäki oli osuva valinta juontajaksi, sillä hän veti lähetyksen läpi varmalla otteella ja pyrki myös herättämään keskustelua.

Chatissa esitettiin suoran lähetyksen aikana jonkin verran kysymyksiä liittyen innovaatioihin koulumaailmassa ja yritysmaailmassa, mutta vuorovaikutteisuutta olisi voinut olla enemmänkin. Tähän olisimme voineet panostaa itse vielä enemmän aloittamalla keskusteluja ja myös juontaja olisi voinut itse alkaa keskustella chatissa yleisön kanssa jostain hänelle läheisestä teemasta. Webinaaria paikan päältä katsellessa huomasimme, että kiinnostavimpia kuunnella ja katsella olivat ne osuudet, joissa livepuhujat keskustelivat keskenään tai vastailivat heille esitettyihin kysymyksiin. Tällaisia keskusteluosuuksia voisi lisätä seuraavalla kerralla ottamalla mukaan useamman esiintyjän ryhmiä tai vaikkapa pitämällä paneelikeskustelun jostakin webinaarin ydinkysymyksestä.

Webinaarin jälkeen lähetimme kiitosviestit ja keräsimme palautetta. Palautteen antamisen ajankohta juuri ennen pääsiäistä oli ilmeisesti hiukan huono, sillä emme saaneet ollenkaan palautetta. Seuraavalla kerralla palautelomakkeesta voisi yrittää tehdä mahdollisimman yksinkertaisen, jotta vastaaminen olisi nopeampaa. Nyt palautelomakkeessa oli ehkä liikaa kysymyksiä ja vastaajat jättivät siksi vastaamisen kesken.

Kokonaisuutena webinaarin järjestäminen oli meille oivallinen oppimiskokemus. Oli kiinnostavaa päästä itse näkemään, miten webinaari käytännössä toteutetaan ja mitä kaikkea matkan varrella pitää ottaa huomioon. Webinaarin kasaan saaminen edellytti paljon taustalla tehtävää näkymätöntä työtä, jota ei ole aikaisemmin muiden webinaareja katsellessaan edes tullut ajatelleeksi. Matkan varrelle mahtui paljon pienten palasten kokoamista ja käytännön järjestelyä, mutta toisaalta myös luovaa työtä, kuten tapahtumakutsujen sisällön suunnittelua. Seuraavalla kerralla kaikki sujuisi varmaankin jouhevammin, kun yksittäisiä asioita ei enää tarvitsisi pohtia yhtä pitkään kuin ensikertalaisena.

Teksti: Maria Alanko, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
Kuva: Sanna Leporanta

_{Tunnelmia webinaarista. Sitran asiantuntija Riina Pulkkinen piti puheenvuoron. Kuvassa myös webinaarin juontanut MINDin innovaatioaktivisti Anssi Tuulenmäki.}

KUTSU JA WEBINAARIN OHJELMA