2.2.1.0 Opetustapahtumiin liittymättömien tehtävien suunnittelu

Jos aikavälille periytyy aiemmalta kaudelta tallennettu tehtävärivi, jonka osa kohdentuu kuluvalle kaudelle, niin em. tehtävärivit tulevat näkyviin

Aiemmin tallennetut ja hyväksytyt tehtävät jotka jatkuvat kuluvalla kaudella on oltava valmiin näkyvissä

Koska työaikasuunnitelma tehdään kalenteri/lukuvuodeksi, niin aiemmalta vuodelta perityvät tehtävärivit ovat seuraavalla kaudella luonnokis (ts. edellisen kauden työaikasuunnitelman hyväksyminen, hyväksyy vain ao. kauden tehtävän keston).

Tallenna tulevan lukuvuoden tehtävä yhdelle henkilölle

Tehtävillä on tyyppi. Tehtävätyyppi on amk:n tiedonkeruuseen liittyvä : opetus, tutkimus, hallinto.


Tehtävätyyppien kategoriat eivät synny ammattikorkeakoulussa vaan viranomaismääräyksin.
Amk voi tarvitessaan hienojakoistaa kategorioita, ei kuitenkaan muuttaa kategoriajakoa.

Kategoriajako voi muuttua viranomaispäätöksellä kesken amk:n toimintakautta.
Kategorioita ovat tällä hetkellä taloushallinnon “toiminto” ja henkilöstöhallinnon “tehtävätyyppi”.

Tallenna tulevan lukuvuoden yksi tehtävä usealle henkilölle

On oltava mahdollista tallentaa yksi tehtävä joukolle ”omia” opettajia yhtä aikaa käyttöliittymässä

Tehtävä on vuosittain toistuvat vakiotapahtuma. Esim. : valintakoe

Tehtävä se on määrittelemätön: projekti.

Tehtävä on yksikkönäkymässä määritelty projekti

Tehtävä kaikille yksikön henkilöille tallennettava ”peruspaketti” jonka sisältö ei määritellä tarkemmin (TAMK työt, 
koulutusohjelman yhteiset tapahtumat yms.). 

Tehtävä kopioidaan edellisvuoden tehtävistä kaikille yksikön henkilöille

Tehtävä kopioidaan edellisvuoden tehtävistä yhdelle yksikön henkilöille

Lisää tehtävälle nimi

Tehtävärivien nimillä ei ole en_En kenttää

Lisää tehtävälle tehtävään sidotut tunnit

Liitä tehtävä toiseen tehtävään (projektiin)

Liitä tehtävään henkilö

Liitä tehtävään useita henkilöitä

Määrittele tehtävä yhdelle henkilön sopimukselle

Sopimus -käsitteellä tarkoitetaan tässä henkilön ja yksikön välistä sopimusta, jolla henkilö työskentelee yksikössä: näitä sopimuksia voi olla useampia kuin yksi ja sopimuksilla ovat eri kustannukset

Poista tehtävärivi

Tallenna, muokkaa, poista tehtävää määrittelevä tyypittely

kategoria (tyypittely - tagi), kustannuspaikka(t), toiminto(nnot), projektinumero, sisäinen tilaus

Tallenna, muokkaa, poista tehtävän huomautus

Lisätietorivejä voi olla useita

Päivitä tehtäväriviä

Arkistoi tehtävärivi

Muuttaa tehtävän kustannuspaikkaa tai kustannuspaikkajakoa

Suunnitelluista tehtävistä syntyy töiden suunniteltu kustannuspaikkajako ja tehtävien sijoittuminen toiminnoille. Kustannuspaikkoja käytetään arvioitaessa tehtävien kustannuksia yksikkökohtaisesti. Toimintoja käytetään talous- ja henkilöstöhallinnossa tehtävien kustannusten sijoittelussa tehtävätyypeille.

Tehtävälle tallentuu oletusarvoisesti budjetin kustannuspaikka, kustannuspaikkaa voidaan muuttaa toiseksi tai jakaa usealle kustannuspaikalle samanaikaisesti.

Kustannuspaikkoja voi syntyä kesken suunnittelu, seurantakauden ja kustannuspaikkoja voi poistua käytöstä kesken suunnittelu, seurantakauden.

Kustannuspaikkojen syntyminen ja käytöstä poistumisessa ei ole (ilmeisesti) tarkkoja sääntöjä, koska syntyy tilanteita, joissa jo tallennettujen tehtävien kustannuspaikat poistuvat käytöstä tai syntyy uusia kustannuspaikkoja kesken tehtävän keston. Ts. tehtävien kesto ei määrittele kustannuspaikan kestoa vaan kesto määritellään taloushallinnon järjestelmissä. Tästä seuraa vaatimus, että resursseilla, kustannuspaikoilla, toimipisteillä ja tiloilla tulee olla voimassaoloajat. Jos voimassaoloaika esimerkiksi kustannuspaikalla ei ole aktiivinen suunniteltavalle ajanjaksolle, ei tehtävää jolle on määritelty ko. kustannuspaikka voida sijoittaa tai tallentaa. Ei-aktiivisia eli voimassaolon ulkopuolella olevia resursseja, kustannuspaikkoja jne. esitetä esimerkiksi vetovalikoissa.

Vuosisuunnittelu käyttää toisen prosessin ja tietojärjestelmän omistamia kustannuspaikkoja. Kun taloushallinnon prosesseissa syntyy muutoksia kustannuspaikoista on vuosisuunnittelussa ylläpidettävä muutosten mukaisesti tietoja. Ylläpidon aikana historiatietoja muutoksista ei saa kadottaa vuosisuunnittelussa.
 
Tehtävätyyppien seurannassa on päällekkäisyyttä: tilastokeskus seuraa tehtävien jakoa omalla jaottelullaan ja Opetushallitus (OKM) omallaan. Taloushallinnon toimintojaottelu on yksityiskohtaisempi ja tarkempi kuin henkilöstöhallinnon toteuttama OKM:n tiedonkeruu.

Lue toisen yksikön  tehtäviä

Jos tehtävät ovat yhteisiä (projekti) kahdelle yksikölle, toisen yksikön on "nähtävä" projekti jotta projektista ei synny tuplia

Määrittele tehtävälle kesto

Muut tehtävät varaavat henkilön kalenterista aikaa, jonka päälle ei saa tulla muita tehtäviä

Tehtävän kesto projekteissa voi olla pidempi kuin yksi  lukuvuosi tai kalenterivuosi. Kuluvalle suunnittelukaudelle on voinut periytyä aiemmalta kaudelta töitä ja kuluvalta kaudelta periytyy seuraaville kausille töitä. Jos ylläpitäjä jakaa tehtävän aikajanalle, tehtävä jakautuu tasaisesti kaudelle. Tehtävät voivat tarvittaessa jakautua kaudelle osiin niin että tehtävä alkaa 1.1. ja päättyy 31.12.. 1.1. ja 1.2 välisenä aikana varatuista käytetään 20 % ja 1.12.-31.12. käytetään 80 %.

Tarkastelee suunnittelunaikaista ja sen tuloksia eri näkökulmista

Raportointia tehdään usean organisaatiorakenteen mukaisesti. Taloushallinnon määritelmä kohdennus ei ole aina sama kuin organisaatiorakenteen mukainen rakenne.

Organisaatiorakenteen puolella luetaan "oman"  organisaation kustannuksia tai luetaan esimiesten muodostaman organisaatiorakenteen raporttia - yksi esimies voi omistaa useista organisaatiorakenteita ja kustannuspaikkoja, jolloin syntyy tilanne ettei hän näe "oman" vastuualueensa kokonaisuutta.

Taloushallinnon lukee amk:n hallinnollisesti päätetyn ja/tai viranomaispäätösten mukaista organisaatiorakennetta mukaista raportointia. Taloushallinnon lisäksi mukana on henkilöstöhallinnon toimijat, jotka seuraavat kustannuksia maksettujen palkkojen näkökulmasta.

Taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon intressit eivät ole samoja tietojen raportoinnissa. Taloushallinto raportoi esimiehille ja tilastokeskukselle, henkilöstöhallinto esimiehille ja OKM:lle. Molemmat raportoivat esimiehille samaa dataa mutta eri näkökulmista. Raportoinnin näkökulmasta ilmeisesti ymmärrys siitä että mikä ovat raportin taustaoletukset on puutteellinen (budjetti, työsuunnitelma, toteutuma, palkkahallinnon sovellukset, kirjanpito)

Avoimet liityntäpinnat asiakkaisiin suunnitteluprosessin aikana

Vuosisuunnittelun aikana on syntynyt yhden tai useamman yksikön projekteja joissa on yhteistyökumppanina amk:n ulkoinen asiakas

Yhteistyökumppaneilla ei ole ammattikorkeakoulun palveluihin käyttöoikeuksia. Raportointi yhteistyökumppaneille ja yhteistyökumppaneilta on voitava toteuttaa siten että käyttöoikeuksien puute ei estä yhteistyötä