Toimin lukuvuonna 2010-2011 kahdeksan kuukauden ajan Metropolian kulttuurituotannon koulutusohjelman päällikön sijaisena. Toimi tuli minulle ja koulutusohjelmalle yllättäen ja pyytämättä, joten kovin kummoista perehdytystäkään ei ollut antaa. Metropolian järjestelmäviidakossa sain kollegoilta luonnollisesti tukea, mutta melko pitkälle ymmärsin myös, että mikäli haluan ymmärtää järjestelmien päälle, niihin on käytävä itse käsiksi.
Jos olisin voinut pari vuotta sitten päättää, päällikkötason sijaistajan perehdytysoppaan olisin kyllä toivonut olleen Metropolialla HR- tai muun palvelun hallussa. Sain kyllä luettavakseni mainion esimiehen oppaan. Ehkä perehdytysopasta sijaisille olisi työläs laatia. Koska kun kesken lukuvuoden hyppää puikkoihin, pukkaa ylläreitä varmasti jossain välissä vastaan.
Esimiehenä tarvittuja järjestelmiä, mitä niillä tehdään ja mikä on sähköisissä ympäristössä vastuiden ja hyväksyntöjen kierto, olisi ollut lystiä ymmärtää. Esimiehen sijaistajan tuli ottaa pikaisesti haltuun:
- HR / henkilöstöhallinnon työväline
- TEM / matkasuunnitelmat ja -laskut
- WORKFLOW / kululaskut, niiden hyväksyntä
- INTIME / kuukausitasoinen talousraportti, vuosibudjetin toteuma
- HELPDESK / palvelupyynnöt moneen tarpeeseen, tunnukset
- TUUBI / intra-tyyppinen asia, jossa useita välineitä saman katon alla (TilanVarausJärjestelmä, Tuubi-työtilat tiedotukseen, jne)
- STTS / strateginen vuosisuunnittelu
- TOISU / opettajien vuosityöajansuunnitteluväline
- AMKOTA / valmistuneet, TKI-pisteet, julkaisut
Mutta ei hätää! Ajat ja järjestelmät muuttuvat,kehitys kehittyy ja kohta meillä on Peppi.