Korjauksia ja muutoksia
Esimiestyön näkyvyys työsuunnitelmassa korjattu
Pepin tehtäväkategorioista oli tilapäisesti kadonnut (vuoden alussa) "Esimiestyö"-tehtävätyyppi, mikä on aiheuttanut joissain tapauksissa virheellisen kokonaistuntimäärän näkymisen "Työsuunnitelma"-sarakkeessa. Virhe on korjattu.
Virhe on voinut aiheuttaa virheen työsuunnitelman PDF:n. Työsuunnitelman PDF-tallennus tulee tehdä uudelleen, jos
- henkilöllä on ollut (suunniteltua) esimiestyötä ja
- suunniteltujen tuntien tallennuksen jälkeen suunniteltuja tunteja on editoitu,
- ja esimiestyötä ei ole editoitu (koska editointi ei ole virheen vuoksi ollut mahdollista),
- ja tallennuksen lopputuloksena summa-sarake on virheellinen.
PDF-dokumentissa virheellinen tallennus näyttää kuvan 1 mukaisena tilanteena
Kuva 1 Henkilölle on tallennettu työsuunnitelmaan suunniteltuja tunteja ja suunniteltujen tuntien summa on virheellinen.
Huomaa että mahdollinen virhe voi olla vain henkilöillä joille on tallennettu esimiestyötä (ts. päälliköt ja johtajat).
Työsuunnitelma-näkymän ja yksikön henkilöiden tunnit -näkymän oletus tehtäväkategoria päivitetty
Tehtäväkategoria Metropolia 2016 on asetettu oletukseksi sekä suunnittelijan että opettajan työpöydille.
Metropolian "vanha" organisaatiorakenne on poistettu käytöstä
Vanha organisaatio (2014-2015) yksiköineen on Pepissä otettu pois käytöstä. Osa tehtävistä saattaa olla liitettynä vanhan organisaation yksiköihin. Pääset edelleen käsiksi tehtäviin ja tehtäväpaketteihin, jotka liittyvät vanhennettuun organisaatioon yksittäisen henkilön työsuunnitelman kautta.
Työsuunnitelma ja tehtäväsuunnitelma Pepissä
Pepin työsuunnittelun etusivulla on kaksi taulukkoa ja kuva.
Ylempi taulukko on työsuunnitelma. Taulukkoon tallennetaan henkilön tehtävät työaikasuunnitelmaohjeen määrittelemiin tehtäväkokonaisuuksiin "opetus", "hallinto", "liiketoiminta", "osaamisen kehittäminen", "tki" ja "esimiestyö". Tehtäväkokonaisuustaulukko tallennetaan opettajille (ei muulle henkilökunnalle.) Näistä eri tehtävätyypeille tallennetuista suunnitelluista tunneista syntyy AVAINOTES-työehtosopimuksessa mainittu työaikasuunnitelma, jonka johtaja hyväksyy. Työsuunnitelma on johtajan, henkilön esimiehen ja henkilön yhdessä hyväksymä suunnitelma vuosityöajasta ja arvio tehtävien jakautumisesta tehtäväkokonaisuuksille.
Alempi taulukko on yhteenveto työsuunnitelmasta ja tehtäväsuunnitelmasta. Yhteenvetotaulukkoon sarakkeilla ovat työsuunnitelman ja tehtäväsuunnitelman tunnit. Riveille summataan tehtäväkokonaisuuksilta tunnit. Sen lisäksi uutena ominaisuutena (Peppi-versiosta 1.3 alkaen) ovat sarakkeet luonnos-tilassa olevista tehtävistä ja hyväksytyistä tehtäväistä. Toiminnallisuuden tavoitteena on parantaa (tulevassa Peppi-versiossa 1.4) henkilöesimiesten mahdollisuuksia seurata tehtäväsuunnitelmassa tapahtuvia muutoksia ja mahdollistaa esimiehille toimintatavat, joilla henkilölle tallennettuja tehtäviä voi hyväksyä ja hylätä.
Tehtäväsuunnitelma- väilehdellä oleva tehtävälista ei ole työaikasuunnitelma. Henkilön yksittäisten tehtävät voivat muuttua suunnittelukauden aikana. Tehtäväsuunnitelman tehtävät ja tehtävien muutokset hyväksyy henkilön esimies keskustellen henkilön kanssa tehtävistä muutoksista.
Kun tehtäväsuunnitelman sisältö muuttuu merkittävästi, niin henkilöesimies sopii henkilön kanssa muutoksista ja tallentaa uuden työsuunnitelma-PDF:n. Uutta PDF-dokumenttia ei kierrätetä johtajan kautta. Tehtävillä tapahtuvat muutokset hyväksyvät henkilöesimies ja henkilö yhdessä. Muutoksista tallentuu arkistoituva PDF-dokumentti.
Henkilölle voi siis tallentua useita PDF-suunnitelmia kalenterivuodelle. Johtajan hyväksymä PDFon henkilön työsuunnitelma. Mutta mahdollisten muutosten vuoksi tähän PDF:ään tallentuneet tehtävät eivät välttämättä ole enää henkilön tehtäviä. Jos PDF-suunnitelmia tallentuu useita, niin henkilön tehtävät ovat aina viimeisimmassä PDF-dokumentissa.
Huomaa erityisesti että Peppi-versiossa 1.3 tehtävien tila aiheuttaa sen, että jos henkilölle tallennetaan uusi tehtäviä työsuunnitelman hyväksymisen jälkeen, tehtävät ovat ensin luonnostilassa. Tehtävät muuttuvat luonnoksista hyväksytyiksi vasta sitten, kun esimies on tallentanut uuden PDF-dokumentin! Luonnos-tilassa olevat tehtävät eivät näy opettajan työpöydällä ja opettajan työpöydän työsuunnitleman summataulukossa.