Jaakko Rannila (Omat muokkaukset voi merkitä omalla värillä)

1. Johdanto

Tämä dokumentti perustuu Peppi-projektin ensimmäisen vaiheen Työ- ja lukujärjestyssuunnittelu -määrittelydokumenttiin. Tässä dokumentissa on karsittu aiemman määrittelyn mukaisia keskitetyn suunnittelun osioita sekä muutamia muita ei-välttämättömiä ominaisuuksia.

Dokumentissa kuvataan sekä luku- ja työjärjestysprosessia että resurssivarausvälineeltä (synonyymit: resurssisuunnitteluväline, työ- ja lukujärjestyssuunnitteluväline, resurssivarauspalvelu, resurssivarausmoduuli) vaadittuja ominaisuuksia.

Jaakko Rannila: Mun mielestä tässä olisi hyvä mainita, että (kommentit kannattaa laitta 'Quote' tyyliä hyödyntäen luvun kohtaan, johon kommentti liittyy)

1.1 Lyhenteet

MDS = Master Data Source, Tietolähde jossa tietoa ylläpidetään ja josta se on raportoitavissa

2. Roolit

Käyttäjäroolien oikeuksia tulee pystyä pääkäyttäjän toimesta muuttamaan varausjärjestelmän käyttöliittymässä. Tällä tarkoitetaan sitä, että eri roolien oikeudet tulee olla parametrisoitavissa käyttöliittymässä eikä oikeuksia tule olla kovakoodattuna. Roolien oikeudet on määritelty myös matriisiin.

Varausjärjestelmässä tulee olla seuraavia rooleja ja niiden oikeudet oletuksena tulee olla seuraavat:

• Henkilökunnalla on oikeus suunnitella omaa opetustaan, toteutuksiaan ja muita varauksia. Henkilökuntaroolissa oleva voi muokata ja poistaa varauksia, jotka ovat hänen tekemiään tai johon hänet on liitetty. Henkilökuntaroolissa olevalle henkilölle tulee käyttöliittymissä tarjota ensisijaisesti mahdollisuutta tehdä varauksia omille toteutuksilleen. Roolissa ei kuitenkaan rajoiteta tekemästä varauksia myös muille toteutuksille, kuitenkin huomioiden ne rajoitukset, jota järjestelmässä voidaan asettaa resurssien varaukselle (esim. lukitukset ajan kohdille valituille tiloille ja välineille + rooleille). Roolissa oleva ei voi tehdä päällekkäisiä varauksia tilaresurssien osalta. Henkilökunta roolissa oleva ei näe niiden varausten osalta varauksen nimeä tai toteutusta, jotka on vielä luonnostilassa. Roolissa olevan on kuitenkin nähtävä, jos johonkin resurssiin on tehty varaus, joka on luonnostilassa (mutta ei sen tarkkaa sisältöä). Ts. suunnittelijan tekemillä varauksilla on tällöin etu, koska he voivat tehdä varauksia aiemmin. Opettaja näkee 'ehdotus' statuksella olevat varaukset täysine tietoineen. Henkilökuntaroolissa tehdyt varaukset ovat automaattisesti 'julkaistu' statuksessa.
• Suunnittelija roolissa oleva henkilö näkee kaikkiin varauksiin liittyvät tiedot (myös luonnostilassa olevat). Suunnittelija voi muokata ja poistaa vain niitä varauksia, jotka hän on itse luonut tai johon hänet on merkitty yhdeksi resurssiksi. Suunnittelijan tekemät varaukset voidaan tallentaa 'luonnos', 'ehdotus' ja 'julkaistu' statukselle. Tätä roolia käytetään erityisesti osittain hajautetussa mallissa. Lisäksi tätä voidaan käyttää keskitetyn mallin suunnittelussa periodin ollessa käynnissä (muutosten tekeminen jne).  
• Kiinteistökohtainen varausmestari =  esim. Bulevardi_varausmestari. Tämä tarkoittaa sitä, että henkilölle määritellään varausmestarirooli tiettyyn toimipisteeseen. Roolilla on oikeus tehdä varauksia sekä muokata niitä, kuten henkilökunta tai suunnittelijaroolissa oleva henkilö. Rooli voi omassa toimipisteessään kuitenkin lisäksi muokata ja poistaa kenen tahansa varauksia. Ko. varauksissa tulee tällöin olla merkittynä tila, joka on liitettynä k. toimipisteeseen. Rooli voi lisäksi asettaa lukituksia/avauksia tiloihin tai välineisiin valittuna aikavälinä valituille rooleille (ks. 5.3.4 Muut palvelut).  
• Opiskelijalla on mahdollisuus tehdä varauksia tiloihin, jotka ovat roolin varattavissa. Opiskelija näkee varaukset, jotka ovat 'julkaistu' tilassa.
• Ulkopuolisella käyttäjällä on oikeus liittää varauksiin tiloja, jotka on eri kiinteistöissä ja tiloissa määritelty tämän roolin varattaviksi.
• Raportoijalla on oikeus laatia raportteja mm. tilojen varausasteista
• Isännöitsijällä on oikeudet kaikkiin tiloihin ja välineisiin. Rooli voi lisäksi asettaa lukituksia/avauksia tiloihin tai välineisiin valittuna aikavälinä valituille rooleille (ks. 5.3.4 Muut palvelut). Tämä tarkoittaa sitä, että ko. tiloihin ja välineisiin lukituksen aikana voi varauksia tehdä vain tässä roolille merkityt henkilö.
• Pääkäyttäjällä on oikeus jakaa roolipohjaisia oikeuksia toimipistekohtaisesti.  Rooli voi lisätä, poistaa, muokata ja piilottaa eri resursseja. Roolilla on muutoinkin kaikki oikeudet järjestelmässä. Rooli voi lisäksi asettaa lukituksia/avauksia tiloihin tai välineisiin valittuna aikavälinä valituille rooleille (ks. 5.3.4 Muut palvelut)
  

3 Työ- ja lukujärjestyssuunnittelu prosessi

Lukujärjestyssuunnittelu on prosessina hyvin erilainen riippuen koulutusohjelman luonteesta, tämä pätee sekä Metropolia ammattikorkeakouluun että Tampereen ammattikorkeakouluun. Yleisesti ottaen kuitenkin yhtäläisyyksiä löytyy esimerkiksi siitä, että opetuksen suunnittelun tietyt vaiheet on suoritettu ennen kuin lukujärjestyssuunnittelu aloitetaan. Näiden aiempien suunnitteluvaiheiden perusteella saadaan tietoja, joita hyödynnetään lukujärjestyssuunnittelussa. Siksi on mahdollista (ja täytyy) asettaa tiettyjä vaatimuksia lukujärjestyssuunnittelua edeltäville vaiheille, jotta varsinainen suunnittelu on mahdollista.

Lukujärjestyssuunnittelu voidaan toteuttaa keskitetysti (yksi tai vain muutama lukujärjestyssuunnittelija per koulutusohjelma) tai hajautetusti, jolloin opettajat ovat päävastuussa suunnittelusta. Myös yhdistetty malli on mahdollinen jossa alustavat lukujärjestykset suunnitellaan keskitetysti, mutta tämän jälkeen opettajat itse päivittävät lukujärjestyksiä.

Lähtökohtaisesti siis vaatimuksien asettaminen sekä prosessille että lukujärjestyssuunnittelua tukevalle työkalulle on hyvin haastava koska toimintatavat ovat hyvin moninaiset. Lisäksi järjestelmän kannalta haasteellista on tuottaa työkalut jotka soveltuvat sekä päivittäiseen työskentelyyn (tehokkaat ja monipuoliset työkalut) että satunnaisempaan käyttöön (opettaja ylläpitää oman opetuksensa lukujärjestyksiä, jolloin työkalujen selkeys ja helppokäyttöisyys painottuvat).

Tässä dokumentissa lukujärjestyssuunnittelu ja työjärjestyssuunnittelu tarkoittavat samaa asiaa.

3.1 Prosessikuvaukset

3.1.1 Prosessin aikatauluista

Ennen lukujärjestyssuunnittelun aloittamista seuraavat vaiheet on oltava valmiina ja tiedot saatavissa:

• Opetussuunnittelu, vuosisuunnittelu ja toteutussuunnittelu oltava valmiina
• Opettajan kommentit, jaksotustoiveet yms. lukujärjestyssuunnittelijalle tai hajautetussa mallissa opettajalla / opettajille tiedossa ryhmitys ja jaksotustiedot toteutukselle. Opettaja on täydentänyt toteutussuunnitelmat toteutuksille.
• Muut alkutiedot kuten periodit ja muut päivämäärälliset rajoitteet on asetettu.
• Tieto käytettävissä olevista tiloista ja ajoista on olemassa.
  

Lukujärjestyssuunnittelulle tulee antaa runsaasti aikaa etenkin keskitetyllä suunnittelumallilla toimittaessa. Tätä varten on tärkeää että vuosisuunnittelu saadaan mahdollisimman täydellisenä valmiiksi ennen lukujärjestyssuunnittelua ja että opintojaksototeutuksiin ei tehtäisi merkittäviä muutoksia lukujärjestyssuunnittelun aikana.

Tähän tavoitteeseen ei aina päästä, vaan esimerkiksi musiikin koulutusohjelmassa vuosisuunnittelu ja lukujärjestyssuunnittelu tapahtuu pieninä palasina samanaikaisesti. Tämä puolestaan johtuu pääasiassa tilaresurssien saatavuudesta. Suurimmassa osassa koulutusohjelmia vuosisuunnittelu voidaan kuitenkin tehdä valmiiksi hyvissä ajoin ennen lukujärjestyssuunnittelua. Musiikin koulutusohjelman ja tiettyjen muiden koulutusohjelmien tapauksissa vuosisuunnittelu ja lukujärjestyssuunnittelu tapahtuu samanaikaisesti. Tästä syystä järjestelmän tulee mahdollistaa joustava liikkuminen molempien välineiden välillä.

Lukujärjestysprosessin läpimenoaikaan vaikuttaa ensisijaisesti kolme asiaa: 1. valittu suunnittelumalli, 2. vuosisuunnittelu tietojen (ja muiden alkutietojen) saatavuus (ajankohta koska lukujärjestyssuunnittelu voidaan aloittaa) ja 3. opetustapahtumien monimuotoisuus, yksilöopetuksen määrä sekä muutoksien määrä aikaisempaan vuoteen verrattuna.

Suunnitteluajankohtien (opetussuunnittelu, vuosisuunnittelu ja toteutussuunnittelu) ja lukujärjestyksien julkaisun päivämäärien sopiminen korkeakoulutasolla on suotavaa, jotta voidaan varmistaa se, että lukujärjestyssuunnittelulle jää riittävästi aikaa. Yhteiset päivämäärät korkeakoulutasolla on vaatimuksena, jos halutaan toteuttaa myös käytännössä opiskelijoiden liikkuvuutta korkeakoulun sisällä.

Huomioitavaa on myös se, että kesällä suunnittelu on hyvin hankalaa, koska opettajien ja koulutuspäälliköiden kommentointia tarvitaan usein vielä suunnittelun aikana ja kommentteja saadaan käytännössä kesän jälkeen vasta elokuun aikana.

Miten pitkälle lukujärjestyksiä suunnitellaan

• Lukujärjestyksiä voidaan tehdä hyvin lyhyille aikajaksoille (viikko kerrallaan) tai
• periodi- lukukausi- ja jopa lukuvuosikohtaisesti.
• Lisäksi lukujärjestysmerkintöjä tehdään yksittäisinä ja toistuvina. Joissain koulutusohjelmissa tehdään ns. periodilukujärjestys, jossa opiskelijaryhmän lukujärjestys pysyy koko periodin samana (ainakin lähestulkoon samana joka viikko). Toisissa koulutusohjelmissa puolestaan ryhmälle tehdään jokaiselle viikolle erilainen lukujärjestys.

3.1.2 Prosessin vaiheet

Lukujärjestyssuunnittelu voidaan jakaa karkeasti eri vaiheisiin:

1.Alkutietojen keräys
2.Sijoittelu (ajoitukset)
3.Kommentoinnit / muutokset
4.Julkaisu
5.Ylläpito periodin aikana

Yllä olevassa prosessikuvassa on kuvattuna lukujärjestyssuunnittelun eri vaiheet. Kuten aiemmin on todettu, prosessi ei aina etene täysin yllä olevan esimerkin mukaisesti vaan kyseessä on eräänlainen suunnitteluprosessin prototyyppi joka antaa kokonaiskuvan suunnitteluun vaiheista.

Prosessien tarkempi sisältö on kuvattu seuraavissa kappaleissa.

3.1.3 Alkutietojen kokoaminen, muokkaus ja tallennus

Lukujärjestyssuunnittelu lähtee liikkeelle lähtötiedoista, jotka toimivat rajoitteina suunnittelun sijoitusvaiheelle. Ajoitusrajoitteita tulee sekä organisatoriselta tasolta että toteutus-/ryhmä- sekä opettajakohtaisesti. Organisatoriset aikataulurajoitteet ovat koulun/klusterin/koulutusohjelman etukäteen asettamia päivämääriä, jolloin koulutusta ei pidetä. Tähän kategoriaan voidaan lukea myös pyhäpäivät. Lisäksi eri koulutusohjelmilla on tiettyjä päiviä, jotka on varattu esim. opettajien koulutuspäiviksi tms.

Alkutietojen kokoamiseen kuuluu myös opettajilta saatava tieto opetuksen jaksotustoiveista sekä muista aikatauluttamiseen liittyvistä toiveista. Näitä tietoja hyödynnetään mm. mallipohjien tekemisessä.

Vaatimus: Työkalussa (Resurssien hallinta) on pystyttävä rajaamaan tilojen käyttöä (esim. tilan X käyttö vain klo 18-22). Näitä rajoituksia käytetään suunnittelun tukena eli järjestelmä varoittaa jos rajatulle alueelle ollaan tekemässä resurssivarausta. Seuraavissa kappaleissa on kuvattu tarkemmin erilaisia kalenteriin vaikuttavia rajoitteita.

Poistettu / Ei mukana tässä välineessä: Suunnittelijoilla oltava työkalu, jolla voidaan merkitä järjestelmään mm. pyhäpäivät ja muut vastaavat koko kouluun vaikuttavat ”rajoitukset” sekä koulutusohjelma- ja ryhmäkohtaiset rajaukset.

 

 

3.1.3.1 Lähtötiedot lukujärjestyssuunnitteluun

Kalenterityyppisillä lähtötiedoilla tarkoitetaan tässä etukäteen määriteltyjä päivämääriä, joina opetusta ei järjestetä tain jolloin opetus on muulla tavalla rajoitettua.

Kalenterityyppiset lähtötiedot

• Lukuvuoden (opetuksen) ajoitus, periodin ajoitus (pyhäpäivät sekä aattopäivät kuten vappuaatto) -> Tallennetaan Peppi Pääkäyttäjän asetuksissa (MDS = Peppi)
• Käytettävissä olevat tilat ja ajat (tilaneuvottelut esim. musiikin ko. mitkä tilan ovat käytettävissä ja koska) -> Tallennetaan tähän järjestelmään (MDS = Peppi)
• Valmistumistiedot (kypsyysnäytteet sekä valmistumispäivät eli päivät jolloin tarvitaan tiettyjä tiloja.) -> Resurssivaraukset tallennetaan tähän järjestelmään ja kerrotaan, että tieto tulee näyttää vuosikalenterissa (MDS = Peppi)
• Varatut ajat koulutusohjelmakohtaisesti / klusterikohtaisesti (koulutusohjelman kehittämispäivät, kokoukset tms.) -> Resurssivaraukset tallennetaan tähän järjestelmään ja kerrotaan, että tieto tulee näyttää vuosikalenterissa (MDS = Peppi)
• Harjoittelujaksot (ryhmäkohtainen) -> Resurssivaraukset tallennetaan tähän järjestelmään ja kerrotaan, että tieto tulee näyttää vuosikalenterissa (MDS = Peppi)
• Tentti- ja kurssisuorituspäivät/viikot -> Resurssivaraukset tallennetaan tähän järjestelmään ja kerrotaan, että tieto tulee näyttää vuosikalenterissa (MDS = Peppi)
• projekti- tms. viikot, jolloin rajoitetusti jotakin tiettyä opetusta -> Resurssivaraukset tallennetaan tähän järjestelmään ja kerrotaan, että tieto tulee näyttää vuosikalenterissa (MDS = Peppi)
• Tapahtumat (mm. valintakoepäivät, MetroSport, konserttiviikot) -> Resurssivaraukset tallennetaan tähän järjestelmään ja kerrotaan, että tieto tulee näyttää vuosikalenterissa (MDS = Peppi)
• opettajien työaikasuunnitelma (koskee sekä kalenterityyppisiä että opintoihin liittyviä) ->Tallennetaan Pepin resurssi & tehtävät palveluun (MDS = Peppi)
• Opettajakohtaiset vapaajaksot, päivät yms (koskee sekä kalenterityyppisiä että opintoihin liittyviä) ja muut opettajan aikataulurajoitukset. -> Tallennetaan Pepin resurssi & tehtävät palveluun (MDS = Peppi)          
• Lukuvuoden TES-määritykset vapaajaksoista (tietyssä VES:issä kaikilla samat vapaajaksot) -> Tallennetaan Peppi Pääkäyttäjän asetuksissa (MDS = Peppi)
  

Opintoihin/ryhmiin/opettajiin liittyvät

• Aikuiskoulutuksen opetuspäivät -> Resurssivaraukset tallennetaan tähän järjestelmään
• Opettajakoulutuksen opetuspäivät -> Resurssivaraukset tallennetaan tähän järjestelmään
• Opettajien työaikasuunnitelman/työehtosopimuksen rajoitukset työajalle (esim. ei opetusta klo 18 jälkeen) -> Tallennetaan opettajan työaikasuunnitelmaan lisätiedoksi (MDS = Peppi)
• Koulutusohjelman ryhmätiedot (kaikki ryhmät, montako opiskelijaa/ryhmä) -> (MDS = Peppi)
• Tulevat (pakolliset) toteutukset, joille pitää tehdä lukujärjestys -> (MDS = Peppi)
• Tulevat (vapaasti valittavat) toteutukset, joille pitää tehdä lukujärjestys -> (MDS = Peppi)
• Toteutukset kullekin ryhmälle TAI vuosikurssille (edellisten yhdistelmä) -> (MDS = Peppi)
• Yksittäisiä toteutuksia koskevat tiedot: (MDS = Peppi)
• Ajoitukset
• Opettajat/henkilöt + tarkemmat tiedot (koulutusohjelma, yhteystiedot)
• Ryhmät + niiden tarkemmat tiedot kuten koko
• Yhteinen opetus toisen toteutuksen kanssa
• Opettajan kirjaamat toiveet/tiedot toteutukselle, montako tuntia massaluentoa, montako pienryhmää (ryhmäkoko) ja millä periodeilla, rytmitykset, tilatoiveet
• Tentit, tietokoneohjelmistovaatimukset          
• Uusintatentit -> Resurssivaraukset tallennetaan tähän järjestelmään ja kerrotaan, että tieto tulee näyttää vuosikalenterissa (MDS = Peppi)
• Lopputyöseminaarit -> Resurssivaraukset tallennetaan tähän järjestelmään ja kerrotaan, että tieto tulee näyttää vuosikalenterissa (MDS = Peppi)
  

Muut alkutiedot

• Luokkatilat ja niiden tiedot (paikkamäärä, tyyppi yms.) sekä mahdolliset aikarajoitteet tilalle -> Tallennetaan tähän järjestelmään (MDS = Peppi)
• Kelluvat lisenssit ym. jotka vaikuttavat mm. ryhmäkokoihin

3.1.3.2 Alkutietojen saatavuus

Alkutietojen kerätään eri lähteistä, alla kuvataan alkutietojen lähteet

Vuosikello tai muu yhteinen tietolähde

• Koko koulun tapahtumat
• Periodit
• Tilat
• Henkilöt
  

Vuosikello voi toimia myös välineenä, johon tietoa viedään resurssisuunnitteluvälineestä. Ts. se voi toimia julkaisuvälineenä resurssivarausvälineeseen tallennettuihin tapahtumiin.

Opetussuunnittelu / vuosisuunnittelu (koulutusohjelmien vastuualue)

• Toteutukset, niiden alkamisajat/loppumisajat/periodiajoitus, opettajat, ryhmät
• Ryhmät (ryhmä voi olla sama kuin vuosikurssi, ryhmän koko oltava näkyvissä)
  

Opettajan työaikasuunnitelma

• Vapaajaksot
• TES:n / VES:n liittyvät rajoitteet
  

Klustereilta

• Yleiset tenttipäivät / tenttiviikot yms.
• Lopputyöseminaarit, kokoukset eli muut klusterikohtaiset tapahtumat. Periodien tarkennukset mm. projektiviikkojen sijoittuminen yms.
  

Vaatimus: Suunnittelutyökalun on pystyttävä näyttämään suoraan kaikki vuosisuunnittelun puolella tuotettu tieto kuten ryhmän toteutukset, henkilön toteutukset, suunnittelijan vastuulla olevat toteutukset sekä niihin liittyvät tiedot (toteutuksen periodi, toteutukseen liitetyt resurssit kuten ryhmät, pienryhmät, opettaja(t) jne.

Eli jos suunnittelija esim. valitsee toteutuksen sijoittelun kohteeksi niin lähtökohtaisesti hän itse asiassa tekee sijoittelua kaikille toteutukseen liitetyille resursseille mikäli hän ei klikkaile niitä pois tai lisää muita liitettäviä resursseja kuten esimerkiksi tila, uusi henkilö, uusi ryhmä jne. Lisäksi suunnittelutyökalussa tulee olla tiedot saatavilla olevista muista resursseista kuten tilat ja opetusvälineet.

 

Poistettu / Ei mukana tässä välineessä: Suunnittelijoilla on oltava työkalu, jolla hän voi laittaa nähtäville / tarkastettavaksi että pohjatiedot on kirjattu oikein. Tällä välineellä kysytään opettajilta heidän opetuksen pohjatietojen oikeellisuus ja koulutusohjelmilta kysytään ryhmien pohjatietojen oikeellisuus.

3.2 Sijoittelu

Sijoitteluvaihe voi olla hyvin erilainen riippuen koulutusalasta ja käytettävästä suunnittelumallista. Ajallisesti suunnittelu voidaan aloittaa jo ennen kuin toteutustiedot ovat valmiina esimerkiksi kartoittamalla käytettävissä olevat tilat ja suunnittelemalla tulevat toteutukset käytettävissä olevien resurssien mukaan.

Alla on kuvattu tiivistetysti muutama työryhmässä esille tullut sijoitteluprosessi eriteltynä käytetyn suunnittelumallin mukaan.

3.2.1 Ketkä tekevät lukujärjestyksiä - eri malleja

 

3.2.1.1 Keskitetty malli

Keskitetyssä mallissa sijoittelun tekee yksi tai vain muutama lukujärjestyssuunnittelija. Sijoittelu tehdään ryhmä/koulutusohjelmakohtaisesti. Tässä mallissa lukujärjestyssuunnittelija(t) kokoavat ensin oman osionsa koko koulutusohjelman tulevat toteutukset ja alkavat sijoitella niitä suoraan lukujärjestykseen. Tässä mallissa sijoittelu tehdään suoraan luokkatiloihin ja toteutuksille tehdään täydellinen sijoittelu. Täydellisellä sijoittelulla tarkoitetaan tässä sitä, että mahdolliset usean opettajan toteutukset on jaoteltu oikein, kuka opettaja opettaa minkäkin tunnin jne.

Keskitetyssä mallissa suunnittelu aloitetaan usein tekemällä mallipohjat, jotka ovat ikään kuin resurssivarauslomakkeita, joita ei ole vielä täydennetty kaikilla tiedoilla. Mallipohjat helpottavat varausten tekemistä ”ryppäinä” ja nopeuttavat työtä kun ollaan tekemässä resurssivarauksia suurelle massalle. Mallipohjiin kirjataan opetustapahtumaan liittyvä kaikki tieto mikä vaikuttaa sen sijoittamiseen. Mallipohjista lisää tietoa kappaleen lopussa.

 

Poistettu / Ei mukana tässä välineessä:  Resurssivarausvälineen ei tarvitse tukea keskitettyä suunnittelumallia kaikilta osin. Esim. mallipohjat. Resurssivaraus / Resurssisuunnitteluväline on tarkoitettu ensisijaisesti hajautettuun tai osittain keskitettyyn malliin.

 

3.2.1.2 Osittain keskitetty malli

Tässä mallissa lukujärjestyssuunnittelija(t) kokoavat koulutusohjelman toteutukset ja varaavat niille tilat. Useamman opettajan toteutuksilla opettajille jätetään mahdollisuus sopia työjaosta eli opettajat päättävät/sopivat lopulta mitkä tunnit kukakin pitää ja mahdollisesti voidaan sopia vielä joidenkin tuntien muuttamisesta esim. virtuaaliopetukseksi tms. Lukujärjestyssuunnittelija laatii ryhmäopetuksen lukujärjestyksen (kuullen kollegioiden toiveita), jota opettajat täydentävät lisäämällä lukujärjestykseensä oman henkilökohtaisen ja pienryhmäopetuksen (musiikki).

Osittain keskitettyä mallia käytetään muun muassa sosiaali- ja terveyspuolella, jossa muutaman opettajan kokoonpanolla suunnitellaan lukujärjestyksiä, joita opettajat vielä yksittäin tarkentavat tarpeen mukaan.

 

3.2.1.3 Hajautettu malli

Tässä mallissa ei ole varsinaisia lukujärjestyssuunnittelijoita vaan opettajat suunnittelevat itse (tai ryhmissä, kollegioissa) opetuksen. Opettajat myös itse resursoivat sopivat tilat. Pop/jazzmusiikissa aineiden sijoittelun lukujärjestykseen aloittaa teoriaopettajien kollegio, seuraavaksi lukujärjestystä täydentää ensembleistä ja workshopeista vastaava kollegio, sitten yksittäisistä aineista vastaavat opettajat, lopuksi yksilöohjaus sovitaan opiskelijan kanssa ja sijoitetaan "lukujärjestykseen".  Muodostuneen työjärjestyksen perusteella suunnittelija tekee toteutukset vuosisuunnitteluun (yksilöohjausta lukuun ottamatta).  Yksilöohjauksen toteutukset laaditaan erillään työjärjestyssuunnittelusta.

 

3.2.1.4 Yksilöopetukseen perustuva malli

Koska yksilöohjausta antavien musiikin koulutusohjelmien opetussuunnitelmassa on myös ryhmäopetusta, työjärjestyssuunnittelu perustuu joko osittain keskitettyyn tai hajautettuun malliin, johon liitetään työjärjestyksen valmistumisen jälkeen yksilöohjauksen resurssivaraukset.  Musiikissa suunnittelu aloitetaan koko saapumisryhmää (ensin 1. vuosikurssi, sitten 2. vuosikurssi, viimeisenä myöhemmät vuosikurssit) koskevan opetuksen sijoittelulla edeten kohti pienempiä opetusryhmiä.  Yksilöopetuksen sijoittelun lukujärjestykseen tekee opettaja yhteistyössä ohjattavan opiskelijan kanssa.

Tarkennusta yksilöopetuksen suunnitteluun: Yksilöopetuksessa lähdetään toteutusten joukon suunnittelussa liikkeelle työ- ja lukujärjestyssuunnittelusta. Työ- ja lukujärjestyssuunnittelussa pitää pystyä tekemään varauksia kalenteriin ja tiloihin, ilman, että niihin on liitettynä vielä mitään toteutusta. Toteutusten joukko syntyy vasta myöhemmässä vaiheessa. Tällöin lukujärjestyksen suunnitteluvälineeseen pitää pystyä tekemään varauksia/opetustapahtumia, joita ei ole vielä kiinnitetty mihinkään ryhmään tai toteutukseen. Varauksen/opetustapahtuman lisätiedoissa pitää kuitenkin pystyä kertomaan, mistä opintojaksosta on kyse, jotta tekijä pystyy toteutusjoukon luomisen jälkeen kiinnittämään oikeat toteutukset aikaisemmin tehtyihin varauksiin.

3.2.1.5 Tarkennuksia suunnittelumalleihin

Tässä projektissa pyritään tukemaan kaikkia suunnittelumalleja lukuun ottamatta keskitettyä suunnittelua joka ainakin lähitulevaisuudessa tullaan tekemään erillisillä työkaluilla. Erityistä huomiota halutaan kiinnittää hajautetun mallin tukemiseen sekä intuitiiviseen käyttötapaan. Lisäksi yksilöopetuksen suunnitteluun pitää löytää toimintatapa, joka voisi olla esimerkiksi sellainen, että yksilö käsitetään vaikkapa yhtenä yhden hengen pienryhmänä.

Lisäksi järjestelmässä tulee olla mahdollista asettaa tapahtumia, joihin ilmoittaudutaan. Tällöin mm. yksilöopetus, tutorajat, ohjausajat, terveydenhuoltajan ajat yms. voidaan hoitaa resurssivarausvälineen tuottamien palveluiden avulla. Palvelun avulla opettaja tai kuka tahansa henkilökuntaan kuuluva henkilö voi asettaa resurssivälineeseen tapahtuman, johon on sidottu eri resursseja (kuten hänet itse ja tila) ja tämä tapahtuma on varattavissa. Tapahtumaan voi syöttää maksimipaikkamäärän ja ilmoittautumisen voi kohdistaa ja/tai rajoittaa tietylle ryhmälle tai henkilöille. Palvelun avulla nähdään myös ketkä ovat ilmoittautuneet ja ilmoittautuneet lisätään automaattisesti tapahtuman/varauksen resurssiksi.

Poistettu / Ei mukana tässä välineessä

Sijoittelua alustava ryhmittely (mallipohjat tai "blokit")

Osa keskitetyn mallin suunnittelijoista aloittaa suunnittelun tekemällä eräänlaisia mallipohjia (Untiksessa blokit). Lähtötietoja hyödyntämällä luodaan yksilöityjä opetustapahtumia siis eräänlaisia varausryppäitä. Tiedot muistuttavat hieman vuosisuunnittelun puolelta tuttuja tehtävärivejä. Mallipohjien tarkoituksena on tuottaa yleensä ryhmään sidottuja opetustapahtumia, joista muodostuu lukujärjestyssuunnittelijan suunnittelualueen sijoitettavien opetustapahtumien joukko. Mallipohjien tarkoitus on helpottaa suunnittelijaa tiedon sijoittamisvaiheessa, sillä siihen kerätty informaatio näyttää/rajoittaa sijoitteluvaiheessa mahdolliset vaihtoehdot. Yleensä mallipohjassa voi kasata yksittäiset varaukset vähän suurempiin ryppäisiin joita on helpompi siirrellä kokonaisuutena sijoittelunäkymissä kuin että aina siirrettäisiin jokaista yksittäistä varausta erikseen.

Mallipohjiin voidaan liittää esim.

• Alku- ja loppupäivämäärä (tehtävälle/toistuvalle varaukselle asetettava päivämääräväli)

§  Lisäksi tulee olla mahdollista lisätä tapahtumaan erillismäärittely alku-loppupäivämäärien sisällä, kuten joka toinen viikko tapahtuva opetus tai tietyn viikon poissulkeva opetus. Tämän määrittely eri paikassa ja vain lisättävissä tässä yhteydessä yhdeksi rajoitteeksi.

• Oppitunnin pituus

§  Jos halutaan tuplatunnit, niin voidaan laittaa esim. 90min

•  Toteutuksen koodi ja nimi + toteutuksen numero (tulee automaattisesti järjestelmästä kun haetaan ko. toteutus)
• Ryhmä(t) ja niiden koko (montako opiskelijaa)
• Sallitut viikonpäivät (ma-su)

§  Sallitut opetusajat eri viikonpäivinä/viikoilla jne.

§  Tietty luokkahuone varattu käyttöön ma-ke.

• Opettaja(t)

§  Rajoitteet ja toiveet sijoittelusta esim. tuntien sijoittelujärjestys

§  Ulkopuolisilla luennoitsijoilla tarkat aikataulurajaukset

• Pienryhmä(t), tieto tarkemmasta ryhmän jaottelusta
• Tila(t)

§  pakollinen resurssi tai mahdollinen resurssi

§  Tietty luokkahuone varattu käyttöön ma-ke.

§  myös ulkopuolisten kiinteistöjen käyttö informatiivisena tietona

• Opetusväline(et)

§  opetukseen liitettävä muu resurssi kuten opetusnukke

• Lisätietoa

§  vapaa tekstikenttä mahdollista muuta informaatiota varten kuten kelluvat lisenssit

Lisäksi

• Tietoja pitää myös pystyä kopioimaan/muuttamaan helposti mallipohjanäkymästä.
• Kun toteutukselle tehdään muutos vuosisuunnittelujärjestelmässä tulee siitä lähteä tieto lukujärjestyssuunnittelijalle, jotta jo tehty mallipohja tulee korjatuksi ennen sijoitteluvaihetta.
  

Mallipohjan tekeminen saattaa lähteä liikkeelle esim. ihan vain ryhmätiedon lisäämisestä ja niitä aletaan sijoittelemaan kalenteriin, myöhemmin voidaan liittää toteutus, jolloin kentät täydentyvät. Samoin tämä malli mahdollistaa sen, että opetus suunnitellaan melkein valmiiksi ilman tiloja (sijoitellaan toteutukset, ryhmät, opettajat jne) ja vasta lopuksi etsitään opetukselle tilat. Mallipohjien suunnittelua varten tarvitaan oma näkymä, joka voi muistuttaa listanäkymiä.

Mallipohjien tärkeä ominaisuus on siinä että ne tuottavat tarkempaa tietoa eri ryhmän, tilan ja opettajien resursseista, joiden tarkastelu on lähtökohta sijoittelutyölle.

Mallipohjat on liitettävä resurssivarauksiin joten jos mallipohjaan tehdään muutoksia sen jälkeen kun siitä on tehty resurssivarauksia - tulee käyttäjältä kysyä aina päivitetäänkö mallipohjan muutokset myös siitä tehtyihin resurssivarauksiin. Jos muutosta ei tehdä aiemmin tehtyihin resurssivarauksiin luodaan tästä muutetusta mallipohjasta itse asiassa uusi mallipohja automaattisesti. Näin säilytetään edelleen se vaihtoehto että muutoksia pystytään tekemään jälkikäteen helposti mallipohjien avulla massamuutoksina.

Sijoittelutyökalun vaatimuksia lyhyesti

• Sijoittelutyötä varten tarvitaan oma sijoittelunäkymä/ -työkalu
• Sijoittelutyökalu näyttää miten mallipohjan/blokin/tapahtuman sijoittaminen onnistuu ja osoittaa jos on sijoittamassa jo varatun resurssin päälle.
• Sijoittelutilanteessa on tarpeen pystyä lukitsemaan tietty sijoitettu tapahtuma.
• Sijoittelutyökalussa on oltava mahdollisuus sijoittaa resursseja päällekkäin.
• Sijoittelutyökalun lisäksi tarvitaan mallinäkymiä joilla seurata sijoittelun etenemistä ryhmän, opettajan sekä tilojen erillisistä näkymistä.
  

3.2.2 Suunnittelijan tehtävät

Suunnittelijan tehtävät voidaan nähdä kahdesta eri näkökulmasta.

Opettajasuunnittelijalla (henkilökuntarooli) on lähtökohtaisesti oikeuksia suunnitella vain omaa opetustaan (ja usein tiettynä aikana eli periodin kuluessa esim. muutoksien tekeminen omaan opetukseen). Tätä tulee tukea käyttöliittymätasolla siten, että opettajalle näytetään aina oletuksena hänelle kuuluvat toteutukset kun varauksia/opetustapahtumia suunnitellaan.

Koulutusohjelman/klusterin suunnittelijalla (suunnittelijarooli ja tarpeen mukaan varausmestari) on laajemmat oikeudet suunnitella muiden opettajien (esimerkiksi saman koulutusohjelman tai tiettyjen koulutusohjelmien) toteutuksia. Tätä roolia käytetään erityisesti osittain hajautetussa mallissa. Lisäksi tätä voidaan käyttää keskitetyn mallin suunnittelussa periodin ollessa käynnissä (muutosten tekeminen jne.).

3.2.3 Sijoittelun eteneminen käytännössä

3.2.3.1 Sijoittelun lähtökohta

Opetuksen suunnittelun lähtökohtana toimii vuosisuunnitteluprosessin aikana tuotettu tieto opetustarjonnasta. Vuosisuunnittelun puolella on luotu opintojaksototeutukset ja niihin on kiinnitetty resursseja kuten ryhmiä (saapumisryhmät, hallinnolliset ryhmät), toteutuskohtaisia pienryhmiä (labraryhmät), opettaja(t) jne.

Resurssien varaaminen voi alkaa ennen vuosisuunnitteluprosessia, jolloin varataan tila opintojaksolle tai merkitään ryhmälle ”tyhjä varaus”. Tätä tapausta käytetään erityisesti silloin, kun suunnittelun kannalta kriittistä resurssia (usein tila) käytetään paljon.

3.2.3.2 Suunnittelu ja sijoittelu toteutuksien avulla

Suunnittelijan on pystyttävä tuomaan helposti saataville hänen haluamansa toteutusten joukko, joille hän alkaa tekemään opetustapahtumia tai muita aikaan sidottuja tapahtumia.

Suunnittelijan haluama toteutusten joukko voi olla

• Omat toteutukset (mikäli suunnittelija on opettaja)
• Koulutusohjelman (koulutusohjelmien) toteutukset
• Ryhmän toteutukset
• Henkilön (jonkin opettajan) toteutukset
• Yksittäinen toteutus (nimi- tai koodihaulla)
• Em. listoille voidaan antaa myös lisäehtoja kuten oletuksena esimerkiksi että näytä vain toteutukset, jotka ovat menossa tai alkamassa 3. periodilla tai ajanjaksolla X-Y.
• Toimipisteen toteutukset
  

Kun suunnittelija valitsee jonkin toteutuksen sijoitettavaksi, näkymän tulee päivittyä niin, että suunnittelija näkee samaan aikaan kaikkien valittujen resurssien varaukset ”päällekkäin” eli hän näkee samaan aikaan toteutuksen ryhmien, opettajien, pienryhmien kalenterin päällekkäin. Samalla hän myös näkee koska valituilla resursseilla on yhteistä tyhjää tilaa johon voi vielä sijoitella uusia tapahtumia. Suunnittelija voi tässä vaiheessa (tai aiemmin) kokeilla eri tiloja liitettäväksi resurssiksi. Kun tila (tai muu resurssi kuten opetusväline) valitaan, myös se päivittyy kalenterinäkymän resurssiksi ja näkyy eri värillä ”päällekkäin” muiden resurssien kanssa. Suunnittelija voi lisätä/poistaa valittuja resursseja mielensä mukaan esimerkiksi valita vain yhden pienryhmän toteutuksesta ja toisen opettajan -> näkymä päivittyy. Samoin opetustiloja tulee pystyä ”kokeilemaan” helposti mistä löytyy vapaata tilaa. Tila voi myös olla ulkopuolinen tila esimerkiksi vierailukäynti Kiasmassa, jolloin suunnittelijan pitää pystyä kirjaamaan tilan nimi käsin.

Tilojen listaus suunnittelijalle. Suunnittelijalle ei ole järkevää näyttää kaikkia koulun tiloja vaan tiloja voidaan kategorisoida lyhyemmiksi listoiksi käyttäjän haluamalla tavalla kuten

• Omat suosikkitilat
• Tietyn kiinteistön tilat
• Yhdistettynä edellisiin tietyntyyppiset tilat (kuten luentosali, auditorio, ATK-luokka jne.)
  

3.2.3.3 Sijoittelu muun kuin toteutuksien avulla

Suunnittelija voi valita resurssiksi minkä tahansa saatavilla olevan resurssin kuten ryhmän, tilan, opetusvälineen tai vaikka henkilön. Sijoittelu eli varauksen tekeminen onnistuu samalla tavalla kuin toteutuksien sijoittelu eli valitaan sijoitteluun haluttu resurssi ja klikataan tai drag&drop:taan kalenteriin sopivaan kohtaan valittu merkintä.

3.2.3.4 Sijoittelun vahvistaminen

Edellä kuvatuilla tavoilla tehdyillä varauksilla voi olla erilaisia statuksia joilla kontrolloidaan varauksien näkyvyyttä. Suunnittelija ei välttämättä halua täysin keskeneräistä suunnittelutietoa näkyväksi opiskelijoille eikä edes välttämättä opettajille. Statuksista lisää myöhemmin mutta olennaista on se, että myös suunnitteluasteella olevat tilavaraukset tulee näkyä karsitussa muodossa (”tila varattu”) muissa suunnittelu- ja tilavarausnäkymissä siksi ettei kukaan muu suunnittele näille päällekkäisiä varauksia (tämä etenkin mikäli tiloja ei ole lukittu muilta käyttäjiltä suunnittelun ajaksi).

3.2.3.5 Priorisointi / sijoittelujärjestys

Kun tehdään muutoksia suurelle massalle, on järkevää priorisoida suunnittelua. Käytännössä siis sijoitellaan ensin kaikkein hankalimmat tapaukset. Alla on listattuna joitain priorisointiin vaikuttavia tekijöitä:

1.Harjoittelun ajankohta, tarkemmin harjoitteluviikot (terveysala)
2.Erityisluokkahuoneet, jotka ovat käytettävissä vain tiettyinä päivinä. Esim. 1a ryhmä voi käyttää harjoitusluokkia vain maanantai-iltapäiväisin.
3.Tuntiopettajien pakolliset varaukset
4.Luokkahuoneeseen sijoitettavien tuntien iso määrä.
5.Opettaja opettaa useassa yksikössä, jolloin pitää huomioida siirtymisiin varattava aika.
6.Iltaryhmien sijoittelu ja siitä johtuva opettajien tuntien päiväsijoittelu kohtuulliseen alkamisaikaan
7.Usealle vuosikurssille/ryhmälle yhtä aikaa suunnattu opetus: yhteisen ajan löytämisen vaikeus
8.Opettajalla on runsaasti tunteja ja käytössä vain tietyt luokkahuoneet

Suunnittelutyökalussa on otettava huomioon että joissain koulutusohjelmissa suunnittelu tehdään siten, että aluksi tehdään resurssivaraukset saatavilla oleviin tiloihin ja vasta jälkikäteen kiinnitetään niihin toteutukset. Järjestelmän tulee ottaa huomioon myös tämän tyyppinen suunnittelu, jossa lähtökohtana ei ole opintojaksototeutus ja siihen liitetyt resurssit.

Edellä mainitussa tapauksessa (toteutus liitetään jälkikäteen varaukseen) järjestelmän tulisi kysyä käyttäjältä päivitetäänkö toteutuksen resurssitiedot varaukseen (ja mitkä niistä) kuten esimerkiksi opettajat, ryhmät, pienryhmät.

Vastaavasti järjestelmän tulisi tukea useamman toteutuksen liittämistä yhteen varaukseen.

 

3.2.3.6 Päällekkäisyydet

Mikäli käyttäjä pyrkii tekemään päällekkäisiä varauksia henkilön, ryhmän tai pienryhmän osalta, käyttäjälle tulee ilmoittaa asiasta ja pyytää varmistus (olisi hyvä jos käyttäjän asetuksissa voisi kytkeä jotkut ilmoitukset tarvittaessa pois päältä). Jos käyttäjä on tekemässä päällekkäistä varausta samaan tilaan, tulee käyttäjältä samoin kysyä varmistus. Tilojen päällekkäisiä varauksia voisi tehdä vain suunnittelija, pääkäyttäjä ja varausmestari roolin omaavat henkilöt.

Poistettu / Ei mukana tässä välineessä

 

Versiointi

Joissain koulutusohjelmissa (kuten musiikki) lukujärjestyksistä tehdään suunnittelun alussa 2-3 eri luonnosta saapumisryhmittäin (vuosikurssi). Luonnoksiin ei usein tässä vaiheessa ole vielä sidottu toteutuksia ja luonnokset eivät ole riippuvaisia toisistaan (eli vuosikurssille 1 tehdään vaikka 2 luonnosta jotka ovat täysin erilaisia). Luonnokset tehdään yhdelle viikolle ja lopulta kun yksi luonnos valitaan se pyritään toistamaan mahdollisimman samanlaisena koko lukuvuoden ajan (eli kopioidaan viikkolukkari muille viikoille). Samalla lukkareihin kiinnitetään toteutukset (tähän asti ovat olleet ryhmälukkareita ilman toteutuksia). Toteutukset vaihtuvat lukukausittain ja mahdollisesti periodeittain mutta saapumisryhmän kannalta ajoitukset pysyvät jotakuinkin samoina. Järjestelmän olisi hyvä tukea tällaisien luonnoksien tekemistä (jonkinlainen luonnos-moodi).

3.2.3.7 Kommenttikierros, korjaukset ja varausten statukset

Varauksilla tulee olla eri statuksia, jotta suunnittelu voidaan erottaa julkaisusta. Suunnitteluvaiheessa varauksen status pidetään luonnoksena (1=luonnos), joka tarkoittaa että varaukset (lukujärjestykset) näkyvät vain suunnittelijoille. Kommentointikierrosta varten lukujärjestyssuunnittelija klikkaa toteutuksen/ryhmän/opettajan varaukset uudelle statukselle (2=ehdotus), joka tarkoittaa sitä että ne näkyvät koulutuspäälliköille sekä opettajille (henkilökuntarooli). Opettajalle annetaan deadline kommentointia varten (näistä voisi tulla opettajille jokin ilmoitus opettajan sähköisen työpöytään). Tässä vaiheessa opettaja ehdottaa mahdollisia korjauksia tai vaihtoehtoisesti merkitä osan varauksista olevan ok. Korjauksien jälkeen varaukset siirtyvät seuraavalle statukselle (3=julkaistu), joka tarkoittaa samaa kuin vahvistettu varaus nykyisissä tilavarausjärjestelmissä.

Statuksilla pystytään siis hallitsemaan sitä, kenellä on oikeus nähdä tietoja.

Järjestelmän tulee lähettää muistutus viestejä varauksen tekijöille, jos varaus on ehdotus tai luonnostilassa lähempänä kuin x päivää ennen varausta. Tätä aikaväliä voi käyttäjät muuttaa omista asetuksistaan.

Vaatimus: Resurssivarauksilla (ei liity välttämättä tilaan tai toteutukseen) pitää olla eri statuksia, joilla määritetään resurssivarausten näkyvyyttä. Statuksia pitää olla vähintään 3 (luonnos, ehdotus, julkaistu).

 

Vaatimus: Statuksia on pystyttävä muuttamaan massamuutoksina eri ehdoilla. Esim. minun tekemien varaukset, tietyn toteutuksen varaukset, opettajan tai ryhmän varaukset, kiinteistön varaukset tai kaikkien tietyn koulutusohjelman toteutusten/ryhmien 2. periodin (aikaväli X-Y) varaukset. Varauksia tehtäessä on pystyttävä lisäksi valitsemaan mille statukselle varaus tehdään eli halutessaan varauksen voi tallentaa suoraan julkaistuna ilman kommentointikierroksia. Tämä voi olla esim. normaaliopettajilla oletusasetuksena. Järjestelmässä tulee olla datagrid tyyppisiä näkymiä, jossa voi muuttaa haetun joukon varauksen tietoja tai osaa niistä.

 

4. Palvelut ja palvelukuvaukset

4.1 Näkymät

Näkymät toimivat lukujärjestyssuunnittelijan perustyökaluina. Näkymillä koostetaan suunnittelijalle tietoa resurssien käytettävyydestä ja suunnittelija käyttää resurssinäkymiä opetustapahtumien suunnittelun toteuttamiseen (sijoitteluun). Näkymien avulla suunnittelija saa kaikki suunnitteluun tarvittavat tiedot koostettuna ja jäsenneltynä

• Mitä pitää suunnitella (esim. lukujärjestykset tietyn koulutusohjelman ryhmille/toteutuksille)
• Mitä resursseja tiettyyn suunnittelun osaan vaaditaan (esim. toteutustiedot/ryhmätiedot yms.)
• Suunnittelun seuranta, mitä on jo suunniteltu ja mitä on vielä suunnittelematta
• Muutoksien/korjauksien hallinta
  

4.1.1 Listanäkymät

Listanäkymillä saadaan paljon jäsenneltyä tietoa yhdelle näytölle. Listanäkymät voivat olla raporttimuotoisia hakuja tai listanäkymää voidaan käyttää työkaluna muokkaamaan listattuja tietoja. Esimerkkejä eri listauksista voi olla

• Listaus jonkin kiinteistön tiloista (voi olla myös tilatyypin mukaan)
• Listaus koulutusohjelman tai opettajan toteutuksista tietyllä aikavälillä
• Listaus toteutuksista hakusanalla
• Tietyn koulutusohjelman opettajat
  

Listauksia voidaan lisäksi tarkentaa lisäämällä näkymään mm. resurssivarauksia. Esim. 1. hae toteutukset, joissa esiintyy sana ”matematiikka” -> tuloksena lista toteutuksista (joissa eri sarakkeissa tarkempia tietoja toteutuksesta) 2. äskeisestä listasta klikataan yhden toteutuksen kohdalta ”näytä resurssivaraukset toteutukselle” -ikonia, jolloin listassa näytetään kaikki resurssivaraukset ko. toteutukselle eli käytännössä toteutuksen lukujärjestys. Alla on tarkennettuja esimerkkejä listanäkymien käytöstä.

4.1.1.1 Toteutukset (listanäkymä)

Lukujärjestyssuunnittelijan tulee saada (jos ei itse tee vuosisuunnittelua) ajoissa koulutuspäällikön hyväksymä lista tulevan lukukauden toteutuksista sisältäen toteutukseen liittyvistä erityisehdoista (opettajat, opettajan rytmitys-/tilatoiveet, toteutuksen ajoitus, ryhmät, massatunnit + pienryhmä- tai labraryhmätunnit jne.). Toteutuksien listanäkymä sisältää kaikki kyseisen koulutusohjelman tulevat/meneillään olevat toteutukset, tässä näkymässä suunnittelijan tulee pystyä rajaamaan alkavien toteutusten ajanjakso eli halutessaan suunnittelija pystyy listaamaan vaikkapa meneillään oleva toteutukset tai elokuussa alkavat toteutukset. Listaa pitää pystyä myös lajittelemaan kaikkien sarakkeiden mukaan: koulutusohjelma, alku- tai loppupäivämäärä, opettaja, ryhmä, vuosikurssi, eri suuntautumisten opinnot, ops-jäsentely (esim. onko kyse teoria- tai pedagogiikkaopinnosta musiikissa).

Esimerkki musiikin koulutusohjelman listan opintojaksototeutuksista, jotka täydentyvät pikkuhiljaa reunaehtojen ympärille esim. toteutusnumeron, opettajan ja tilatietojen osalta:

Listanäkymä vastaa joiltain osin nykyisiä Toisusta saatavia Excel-listoja. Listanäkymä pitää saada esim. koulutusohjelmakohtaisesti eli listataan kyseisen koulutusohjelman toteutukset (mahdollisin aikakriteerein). Toinen listaesimerkki on hakea toteutukset koulutusohjelman saapumis- tai hallinnollisen ryhmän mukaan tai opettajan nimellä. Toteutusta tai ryhmää klikkaamalla pitäisi päästä valitun objektin sijoittelunäkymään (lukujärjestysnäkymään).

Toteutuksien listanäkymä antaa suunnittelijalle kokonaiskuvan toteutuksista, opettajista tai ryhmistä, joille suunnittelija rakentaa lukujärjestystä. Listanäkymästä tulee päästä suoraan vuosisuunnitteluväliseen muokkaamaan ko. tietoja ja vain siinä tapauksessa, että ko. henkilöllä on myös vuosisuunnittelijan käyttöoikeusrooli.

Poistettu / Ei mukana tässä välineessä

Edelleen aiemmin kuvatut mallipohjat on pystyttävä listaaman eri kriteerein (esim. toteutuksen, ryhmän, tilan tai koulutusohjelman mukaan). Olennaista listanäkymissä on se, että niistä pääsee suoraan muokkaamaan listattuja tietoja.

 

4.1.1.2 Resurssivaraukset (listanäkymä)

Alla olevassa esimerkkinäkymässä (datagrid) listataan tehdyt resursoinnit listamuodossa. Tässä esimerkissä resurssinäkymä muistuttaa tilavarauslistaa vaikka resurssi ei välttämättä ole liitetty mihinkään tilaan eli hakuresurssina voi olla muutakin kuin tila. Resursoinnin (listauksen) perusteena voi olla esimerkiksi:

• Henkilöt (Opettajat)
• Tila(t)
• Toteutus / toteutukset (eri hakukriteerein)
• Ryhmä tai vuosikurssi (yksi kerrallaan tai vaikka koulutusohjelman mukaan, ryhmän koko nähtävissä)
• Yllä olevia esimerkkejä pystyttävä rajaamaan päivämäärän mukaan
  

Resursoinnin listanäkymässä tulee näkyä sarakkeina ainakin

• Alku- ja loppupäivämäärä + viikonpäivä (selkeä erottelu jos kyseessä toistuva varaus)
• Kellonaika alkaa/loppuu
• Tila (myös jos tilaa ei ole vielä resursoitu)
• Henkilö(t) (yleensä opettaja)
• Käytettävissä olevat tuntiresurssit (lähiopetus)
• Ryhmä(t) (ryhmän nimeä klikkaamalla näkyy ryhmän tarkemmat tiedot kuten koko)
• Pienryhmät
• Toteutuskoodi
• Toteutuksen nimi (sillä kielellä millä toteutus pidetään)
• Varauksen lisätieto opiskelijalle
• Suunnittelija (joka resursoinut varauksen)
• Tallennusaika
  

Listaa pitää pystyä myös lajittelemaan em. ehtojen avulla. Alla esimerkki listanäkymästä

Näillä näkymillä voidaan helposti listata esim. yhden toteutuksen varaukset tai vaikkapa tilan varaukset tai jonkin ryhmän lukujärjestys listamuodossa. Listalta on pystyttävä muuttamaan varauksen tietoja suoraan, esimerkissä on monivalintatyyppinen vaihtoehto eli voidaan klikata X määrä toteutuksia muutettavaksi. Tällä tavalla voidaan muuttaa usean varauksen tietoja nopeasti (esim. tilan vaihto tms.). Varsinainen muutosnäkymä riippuu siitä mitä tietoja ollaan muuttamassa eli esim. jos em. varauksille halutaan tila-, päivämäärä- tai kellonaikamuutos niin se voisi olla kalenterinäkymänä tai vaikkapa taulukkotyyppisenä (GANTT) näkymänä.

Listauksissa oltava lisäksi rivin kopiointimahdollisuus jonka avulla saadaan nopeasti lisättyä resurssivarauksia suoraan listanäkymästä.

Yleisesti ottaen eri listaukset eivät ole välttämättä sidottu aikaan (esim. listataan jonkin koulutusohjelman toteutukset tai ryhmät). Käytännössä listanäkymät ovat siis raportteja joita (tai joista) tietoja pääsee muokkaamaan. Seuraavissa kappaleissa selvitetään tarkemmin erityisesti aikaan sidottuja näkymiä.

4.1.2 Aikaan sidotut resurssinäkymät

Aikaan sidotuilla näkymillä tarkoitetaan tässä yhteydessä resurssien näkymiä, joihin on liitetty päivämäärä ja kellonaika tai niitä ollaan liittämässä ko. resursseihin. Näitä näkymiä käytetään siis resurssien ajoittamiseen. Näkymät voivat olla esimerkiksi kalenterinäkymiä tai taulukkomuotoisia Gantt-näkymiä.

Lukujärjestyssuunnittelu on suurimmaksi osaksi resurssien varaamista ja suunnittelussa eri resursseille yritetään löytää yhteisesti sopivia (ja pedagogisesti toimivia) ajoituksia. Esimerkiksi ryhmä on resurssi (se on varattu / ei ole varattu tiettynä aikana), tila on toinen resurssi, toteutus kolmas resurssi, henkilö neljäs resurssi, väline viides resurssi ja pienryhmä / toteutusryhmä kuudes resurssi. Nämä kaikki kytketään yhteen tiettynä aikana josta syntyy lukujärjestystieto tiettyyn tilaan johon on silloin kytketty ryhmä (toteutuksen yksittäiset opiskelijat), tila, toteutus ja opettaja.

Resursseja ovat mm.

• Tila
• Henkilö (yleensä opettajat, joilla rajauksena voi olla paitsi kalenteriin sopivuus, myös työaikasuunnitelma)
• Ryhmä (tai vuosikurssi tai yksittäinen opiskelija)
• Väline
• Pienryhmä / toteutusryhmä
• Toteutus
  

Tässä dokumentissa aikaan sidottuja näkymiä kutsutaan myös sijoittelunäkymiksi. Sijoittelunäkymien avulla resursseja sidotaan johonkin aikaan ja mahdollisesti paikkaan (paikkatieto voi olla myös tyhjä). Resursseja pitää pystyä varaamaan mm. alkutietoja varten samoin kuin sellaisia toteutuksia varten, joiden paikkaa ei tiedetä. Alkutietoja varten resursseja pitää pystyä varaamaan mm.:

• Yksittäisten opettajien tasolla
• Yksittäisten ryhmien tasolla
• Yksittäisten tilojen tasolla
• Em. resursseja voidaan liittää varaukseen määrittelemätön määrä. Resurssien liittämistä varten pitää olla olemassa hakulomake, jolla resursseja haetaan eri kriteereillä ja klikkaillaan osaksi varausta.
  

Poistettu / Ei mukana tässä välineessä:

• yleisellä tasolla (koskee kaikkia – pyhäpäivät jne, nämä selvitetty alkutietokappaleessa) koulutusohjelmatasolla (koulutusohjelman opettajat, koulutusohjelman ryhmät),
• resurssivaraus voi koskea esimerkiksi vain opettajia, listaa pitää pystyä tarkentamaan
• resurssivaraus voi koskea vain esim. 4. vuoden ryhmiä, listaa pitää pystyä tarkentamaan
  

Nämä seikat huomioon ottaen olisi hyvä jos suunnittelija voisi luoda omia "tapahtumia" tai suosikkilistoja sidottavista henkilö/ryhmäresursseista esim. viimeisen vuoden opiskelijaryhmät tai talotekniikan opettajat. Listojen ja raporttien tekemistä varten tarvitaan järjestelmään erilaisia hakutoimintoja.

4.1.2.1 Kalenterinäkymä

Kalenterinäkymillä visualisoidaan vapaiden ja varattujen aikojen yhdistelmiä kalenterimuodossa (esim. viikkokalenteri). Yhdistelmällä tarkoitetaan sitä, että samassa kalenterinäkymässä voi olla useita aikaan sidottuja resursseja, joita voidaan näyttää yhdessä näkymässä päällekkäin esim. ryhmän näkymä, toteutuksen näkymä, henkilön/opettajan näkymä ja tietyn tilan näkymä.

• Näkymästä on pystyttävä tarvittaessa myös erottamaan jokin tietty resurssi omaksi näkymäkseen omaan ikkunaan (eri resurssit eri ikkunoissa).
• Näkymästä on pystyttävä säätämään valittua ajanjaksoa (sekä päivämäärä että kellonaikaväliä ja lisäksi näytetäänkö viikonloppu). Jos varauksia on tehty valituille resursseille esim. lauantaille - näkymän tulee tuolloin automaattisesti näyttää myös viikonloppu.
  

Esimerkki kalenterinäkymästä.

Toinen esimerkki

Yllä olevassa kalenterinäkymässä ollaan tekemässä varausta toteutukselle. Kalenterinäkymään on kytketty samaan näkymään taustalle ryhmä, opettajan sekä tilan kalenteri -> suunnittelija näkee heti missä kohdin kaikilla resursseilla on vapaata ja pystyy sijoittamaan varauksen tyhjään tilaan. Järkevää olisi näyttää "taustaresurssit" kuten valitun tilan varaukset taustalla ja korostaa nyt tehtävää varausta - tässä tapauksessa siis oletetaan että ollaan tekemässä varausta  kahdelle  toteutukselle, joihin liittyy ryhmiä, pienryhmiä sekä opettajia. Ajatuksena on se, että resurssivaraukseen liitetään eri resursseja ja liitettävien resurssien varaustilanne näytetään suunnittelijalle reaaliaikaisesti. Suunnittelija pystyy tarvittaessa myös lisäämään näkymään vaihtoehtoisia resursseja joita ei kuitenkaan olla liittämässä varaukseen (esim. halutaan nähdä jonkin toisen tilan kalenteri samaan aikaan kuin ollaan tekemässä varausta toiseen). Eri resurssien kalenterit voidaan myös avata omaan ikkunaansa. Lisäksi näkymiä on voitava tarkastella myös ns. julkaisunäkymänä eli näytetään tarvittaessa vain julkaistut varaukset (rajaus esim. varauksien statuksen mukaan). Tässä voidaan hyödyntää myös värikoodausta.

Varaukset saattavat olla toisiinsa liittyviä eli esimerkiksi toistuva varaus maanantaisin klo 10-12 viikoille 1,3,5,7. Eli toistuvuudet pitää pystyä tallentamaan varauksen yhteydessä. Vastaavasti kun tällaista varausta mennään muuttamaan, niin järjestelmän pitäisi kysyä käyttäjältä haluaako hän muuttaa vain kyseistä instanssia vai kaikkia em. varauksia.

Poistettu / Ei mukana tässä välineessä

Myös sijoittelukappaleessa kuvatut mallipohjat liittyvät olennaisesti aikaan sidottuihin näkymiin ja niitä tulee pystyä hyödyntämään kaikissa aikaan sidotuissa näkymissä. Järjestelmän tulee tukea mallipohjien muodostamien varausryppäiden esittämistä ryhmän, opettajan sekä tilan näkökulmasta. Malli näkymään tarvittavasta esitystavasta löytyy Untiksesta ja kuvat niistä tämän projektin projektitilasta. Mallipohjien poiminta listalta tulee tapahtua esim. hiiren klikkauksella, jolloin aktiivisen mallipohjan tietoja voi lähteä sijoittamaan sijoittelutyökalulla.

Oheinen käyttöliittymäkuva on suuntaa-antava ja sitä on kehitettävä mutta edellä kuvatut toiminnallisuudet tulee toteuttaa järjestelmän yhteydessä.

Alla vielä pari esimerkkinäkymää.


Em. näkymät havainnollistavat hieman niitä toimintoja mitä suunnitteluvälineeltä halutaan.

 

4.1.2.2 Taulukkonäkymä (Gantt-näkymä)

Asion esimerkki: http://www.asio.fi/ppt/opetuksensuunnittelu/img37.html

Taulukkonäkymillä tarkoitetaan näkymää, jossa X-akselilla on aikajana ja Y-akselilla listana eri resursseja sekä niiden varauksia aikajanalla. Tämän näkymän avulla voidaan helposti visualisoida useamman resurssin varaustilannetta yhtäaikaisesti (enemmän kuin kalenterinäkymässä).

 
Yllä kaksi esimerkinomaista taulukkonäkymää. Alemmassa kuvassa on valittuna toteutus XXYYZZ/1234 ja sen alla automaattisesti listatut ko. toteutukseen liitetyt resurssit "Opettaja1" sekä Ryhmä 1 ja Ryhmä 2. Lisäksi käyttäjä on valinnut neljä tilaa listaan, joita hän haluaisi käyttää toteutuksen tilavarauksiin. Punaisella on merkitty tämän toteutukset varaukset. Vihreällä näkyy "vapaat ajat". Käyttäjä pystyisi suoraan siirtymään tilavaraukseen klikkaamalla esim. tiistain klo 11.30 "Tila 2" -kohdasta ja tehdä varauksen vaikka klo 14 asti. Kuvasta huomataan että toteutukselle on tehty varauksia näihin tiloihin ma, to ja pe (punaiset).

Haasteena taulukkonäkymän toteutuksessa on se, että siinä pitäisi näkyä koko viikon varaukset eri resursseille ja tästä johtuen näkymästä tulee väkisinkin melko leveä (käyttäjän pitää pystyä vierittämään näkymää leveyssuunnassa annetulla aikavälillä). Käyttäjän pitää pystyä asettamaan rajauksia viikonpäiville, jotta näkymä ei laajene liikaa esim. näytä yhdeltä päivältä vain klo 8-16. Lisäksi käyttäjän pitää pystyä lisäämään vapaasti eri resursseja (tai mallipohjia) näkymään. Oletuksena kuitenkin voisi olla esimerkiksi toteutuksen taulukkonäkymä jossa toteutukseen sidotut resurssit tulevat automaattisesti listaan (Ryhmät, opettajat toteutuksella) ja tilat, joita toteutus käyttää. Tästä näkymästä pitää pystyä suoraan tekemään varauksia (valittu toteutus -> yksi listatuista tiloista, jonka käyttäjä valitsee).

5.Muita suunnittelun toimintatapoja ja vaatimuksia

5.1 Viestimet

Suunnittelujärjestelmään halutaan sisäinen viestitysominaisuus, jolla esimerkiksi lukujärjestyssuunnittelija voi lähettää järjestelmän sisältä viestejä suoraan esim. opettajalle tai koulutussuunnittelijalle. Tätä tarvitaan mm. tilanteissa joissa halutaan tarkennuksia tuntien jaksottamiseen tai muutoin tietojen tarkentamiseen. Vastaavasti viestitys voisi toimia toisinpäin eli opettaja voi viestittää toiveitaan suunnittelijalle (esim. muutoksista toteutukseen tms.). Avoimet viestit tulee olla selkeästi näkyvillä käyttäjälle esim. heti järjestelmään kirjauduttaessa.

5.2 Opetustapahtumien tallentamiseen liittyviä seikkoja

Tässä yhteydessä opetustapahtumalla tarkoitetaan yksittäistä opetustapahtumaa kuten yhden luentotunnin tai harjoitustunnin pitämistä.

5.2.1 Opetustapahtuman sitominen

• Opetustapahtuma pitää pystyä sitomaan useampaan

o   opettajaan / muuhun henkilöön

o   toteutukseen, eli yhteen opetustapahtumaan voi sisältyä useampi toteutus

o   tilaan, eli voi olla esim. väliverholla eritelty tila joka tila tunnuksen mukaan esitetään kahtena tilana, mutta joskus tila yhdistetään yhdeksi isommaksi tilaksi

• Opetustapahtuma pitää pystyä tekemään ulkopuoliseen tilaan tai paikkaan. Ulkopuolinen tila voi olla url osoite ja katuosoite. Toivottavaa olisi, että katuosoite voitaisiin esittää kartalla.
• Opetustapahtuma pitää pystyä sitomaan toisiinsa esim. toistuvuuden perusteella, joten jälkeenpäin muutoksia pystytään kohdistamaan suoraan toistuviin opetustapahtumiin.
• Opetustapahtumat eivät aina ole sidottavissa edes ulkopuoliseen tilaan esim. harjoittelujaksot jne. kuitenkin niitä pitää pystyä merkitsemään ryhmien/opettajien kalenteriin koska ne ovat samalla tavalla aikaa rajoittavia tekijöitä kuin normaalit opetustapahtumat.
  

5.2.2 Käyttötapauksia opetustapahtuman tallentamisesta

• Yleensä opetustapahtuma kohdistuu opintojaksototeutukseen, mutta ei aina. Tästä esimerkkinä opettajapalaverit, jotka sitovat opettajat (ei voida heillä merkitä opetusta samaan aikaan).
• yksittäinen opetustapahtuma voi olla myös esim. opettajavierailu, joka saattaa liittyä moneen opintojaksototeutukseen.  Työjärjestykseen pitää voida liittää tunnuksettomia varauksia, jotka kohdennetaan opiskelijoille.  Opettajille ja suunnittelijoille mahdollisuus liittää opetustapahtumaan useiden eri opintojaksojen tunnuksia. Esim. joillekin opiskelijoille vieraileva opetus on osa pedagogiikkaopintoja, toisille ensemble-opintoja, toisille workshop-opintoja ym.
• Yksittäinen opetustapahtuma toteutukselle - käyttäjä hakee valikoiden tai hakutoiminnon kautta koulutusohjelman -> ryhmän -> ryhmän toteutukset -> valitsee yhden toteutuksen (sisältään toteutuksen opettajat, toteutuksen ryhmät ja pienryhmät) -> valitsee tietyn tilan -> valitsee kalenterinäkymästä em. resursseille vapaan ajan ja merkitsee sen kalenteriin.
• Edellä mainittu tapaus voitaisiin tehdä myös niin että valitaan toteutus samalla tavalla kuin edellisessä, mutta ei vielä valita tilaa vaan klikataan kalenterista opettajille ja ryhmille sopiva tyhjä aika ja etsitään sille sopiva tila eli merkitään esim. to 1.1 klo 8-10 ja sen jälkeen "etsi tyhjä tila", jossa kriteereinä voisi olla toimipiste sekä tilan tyyppi esim. ATK-luokka ja lisäksi voisi olla minimipaikkamäärä minkä toteutus vaatisi.
• Toistuva varaus: sama kuin edellä, mutta valitaan päivämääräväli esim. 1.1 - 1.3 ja klikataan tuo to klo 8-10 niin varaus tehdään tässä tapauksessa kaikille torstaille klo 8-10 päivämäärävälillä 1.1 - 1.3.
• Toistuva varaus joka toinen viikko. Voisi mennä samoin kuin edellisessä mutta edellä mainitulla systeemillä voisi järjestelmä antaa vielä varmistuksen että tehdään varaukset to 1.1, to 8.1, to 15.1 jne. ja käyttäjä voisi vielä rastia pois osan varauksista esimerkiksi joka toisen.
  

Poistettu / Ei mukana tässä välineessä

• Järjestelmän pitäisi ilmoittaa selkeästi aina jos varauksia ollaan tekemässä esimerkiksi pyhäpäiville, käyttäjän pitää tuolloin valita haluaako todella tehdä varauksen pyhäpäivälle (oletuksena ei tehdä).
  
• Lukujärjestyssuunnittelulle on ominaista että tiettyjä ryhmiä/toteutuksia suunnitellaan pieninä kokonaisuuksina ja näiden kokonaisuuksien (esim. toteutuksien) välillä vaihdellaan näkymää jatkuvasti. Siksi on tarpeellista että järjestelmässä on “pika-historia” -toiminto jolla muutaman äsken käsitellyn resurssin välillä voidaan liikkua nopeasti. Esim. jos suunnittelija suunnittelee yhden ryhmän lukujärjestystä kerrallaan ja hän tekee varauksia vaikka 7 toteutukselle niin hän voi nopeasti vaihdella näkymää em. toteutuksien välillä (ja vaikka muutaman tilan välillä). Aina kun suunnittelija valitsee uuden resurssin niin se “tallentuu” ylimmäksi historialistalla ja on sieltä nopeasti valittavissa myös uudelleen käyttöön.
  

5.3 Muita palveluita ja ominaisuuksia

 

Välineessä pitää pystyä tallentamaan varauksia/tapahtumia, jotka ovat opiskelija ja/tai henkilökuntaroolien varattavissa. Tällaisia tapahtumia voivat olla esimerkiksi tutor tapaamiset, opinnäytetyön ohjaukset, harjoittelun ohjaukset yms. Tapahtuman voi kohdistaa tietylle ryhmälle tai henkilöille ja tapahtumalle voi asettaa maksimimäärän ilmoittautumisia.

Poistettu / Ei mukana tässä välineessä

Lukujärjestyssuunnittelulle on ominaista että suunnittelija käyttää tiettyjä näkymiä suunnittelutyötä tehdessään. Pitää olla mahdollista tallentaa tiettyjä ikkunanäkymiä ”omiksi työskentelynäkymikseen”. Näkymää on voitava muokata ja siihen on suotava mahdollisuus useampien ikkunoiden yhteiskäyttöön. Pitää olla myös mahdollisuus eri tyyppisien näkymäryhmien tallentamiseen sen mukaan kuin itse näkymiä työn edistyessä tarvitsee.

Järjestelmässä tulee olla kumoa nappi eli on oltava mahdollista kumota muutama aiempi toiminto.

5.3.1 Sijoiteltujen opetustapahtumien näkyvyys

 

Statuksien käyttö

Sijoittelutietojen (lukujärjestyksien) näkyvyyttä eri käyttäjille voidaan hallita statuksilla. Jokaisella merkinnällä pitää siis olla statustaso jonka mukaisesti eri käyttöliittymissä voidaan hallita tietojen näkyvyyttä. Tämä siksi että suunnittelun alkuvaiheessa merkintöjen ei välttämättä haluta näkyvän kaikille, jos suunnittelu on kesken. Esim. Opettaja (henkilökuntarooli) ei näe varauksia joiden status on luonnos (1). Lisää statuksista on kerrottu kappaleessa 3.2.3.7 Kommenttikierros, korjaukset ja varausten statukset sekä Rooli-matriisissa (liite)

 

5.3.2 Väline resurssina

Järjestelmässä voi tulla tarpeen resursoida tilojen lisäksi myös välineitä kuten opetusnukke. Nämä välineet ovat joskus kriittinen tekijä resursoinnille eli opetustapahtumaa ei voida pitää ilman ko. opetusvälinettä. Järjestelmään tulisi olla mahdollista lisätä resursseiksi tilojen lisäksi myös opetusvälineet, kuten tietyissä opetustiloissa olevat tietokoneohjelmat (musiikeissa esim. Sibelius- nuotinnusohjelma). Välinehuoltajien tulee saada palvelusta tällöin myös välineiden varaukset ja tiedot tapahtumista, johon välineet on liitettynä.

5.3.3 Tuutoroinnin / tapaamisaikojen varaaminen

(ks. 5.3.) Opettajalle tarvitaan järjestelmään uusi varaustyyppi jolla hän voi merkitä kalenteriinsa aikoja, joita opiskelijat pystyvät varaamaan itselleen. Käytännössä opettaja merkitsee itselleen varauksen jonka tyyppi on ”tapaamisaika”. Opettaja myös voi liittää varaukseen esimerkiksi toteutuksen ja tilan (tai ulkopuolisen tilan kuten oma työhuone jota ei välttämättä löydy resurssivarausjärjestelmästä).  Lisäksi opettaja voi kirjoittaa varaukseen lisätietoja. Opiskelijalle puolestaan tarjotaan omassa palvelussaan (esim. eHops-työpöydällä) palvelu, jonka kautta hän voi varata yhden näistä opettajan tarjoamista tapaamisajoista itselleen. Tällöin varaukseen liitetään myös opiskelija.

5.3.4 Asetukset -sivu

Lukujärjestyssuunnittelijoita varten tarvitaan henkilökohtainen asetussivu, jossa on koottuna käyttäjän oletusasetuksia. Näihin vaikuttavat suoraan eri suunnittelunäkymiin ja vastaavasti eri näkymistä voisi linkittää suoraan näkymän asetuksiin (esimerkiksi kalenterinäkymässä voi olla linkki asetukset -sivulle kohtaan kalenteriasetukset tms.).

Mitä asetussivu voi pitää sisällään:

Suosikkilistat, joita hyödynnetään suunnittelunäkymissä -> suosikit suoraan pudotusnäkymissä.

• Toteutukset -suosikkilista
• Opettajat -suosikkilista
• Ryhmät -suosikkilista
• Tila- ja opetusvälineet -suosikkilista
• Koulutusohjelmat -suosikkilista
  

Oletuskoulutusohjelma - Listattaessa esimerkiksi toteutuksia, suunnittelija ei useinkaan tarvitse kuin tietyn koulutusohjelman toteutuslistauksia

Oletuskiinteistö - Suunnittelija ei aina sijoitta tunteja vain yhteen kiinteistöön: suunnittelijan pitäisi voida valita mitkä kiinteistöt ja tilat näkee (turha näyttää aina koko koulun kaikkia tiloja listoissa).  Esim. musiikilla neljä luokkaa Bulevardi 31:n toimipisteessä; ei tarvetta nähdä koko kiinteistön luokkavalikoimaa.

Kalenteri- / taulukkonäkymiin liittyvät:

Suunnitteluaikaväli (oletus), käyttäjä voi määritellä esim. 1. periodi tai periodit 1-2. Käyttäjän on pystyttävä määrittelemään aikaväli sellaiseksi kuin itse haluaa.

Kalenterin aikaväli- Käyttäjän on voitava määritellä että oletuksena kalenterissa/taulukkonäkymässä näytetään esimerkiksi aikaväli 8-16 tai 8-20, käyttäjän itse määriteltävissä

Näytetään la-su - Käyttäjän määriteltävissä näytetäänkö suunnittelunäkymissä oletuksena la ja su.  Tämä voisi olla valittavissa myös sijoittelunäkymissä.. Yleisesti: jos näytettäville resursseille tehty varauksia la-su niin voisi siinä tapauksessa tulla la-su näkyviin automaattisesti.

Eri listauksien asetukset - mitä sarakkeita halutaan näkyviin eri listauksissa esim. tilalistauksissa näytetäänkö tilan koodi vai nimi vai molemmat, sama juttu kun listataan toteutukselle suunniteltuja opetustapahtumia (yleensä tilavarauksia) jne.

 

5.3.5 Tilojen lukitustoiminto

Tilat pitää pystyä lukitsemaan kiinteistö-/ tilakohtaisesti ja roolikohtaisesti aina siihen asti kunnes lukujärjestykset on julkaistu. Käytännössä siis vain ylläpitäjät, suunnittelijat (ja vahtimestarit) pystyvät varaamaan tiloja ennen lukituksen avaamista. Käyttäjäroolit, jotka voivat tehdä lukituksia ovat Kiinteistökohtaiset varausmestarit, Isännöitsijä ja Pääkäyttäjä. Tilat pitää pystyä lukitsemaan valituksi aikaväliksi halutuilta rooleilta. Kaikissa kiinteistöissä/tiloissa ei tarvita lukitusta joten sen on oltava kiinteistötasolla (avaa/lukitse kiinteistö) ja tilatasolla. Lukitus perustuu roolipohjaisuuteen sekä aikamääreeseen (koska lukitus on voimassa).

Lukitus voi myös koskea tiettyä kellonaikaa eli tila esim. ei käytettävissä klo 18 jälkeen.

5.3.6 Tiedot vuosikelloon

Kaikille tapahtumille voidaan kertoa, että se tulisi näyttää vuosikellossa. Tällöin tapahtumalle tulee syöttää lisätietoja, jota vuosikello tarvitsee tiedon näyttämiseksi. Tämän jälkeen vuosikello kysyä tapahtumat resurssivarausjärjestelmästä, jotka tulisi julkaisussa näyttää.

Aiemmin toimintatapa on ollut, että vuosikelloon kirjataan tapahtumia ja näistä tapahtumista pyritään tekemään rajoitteita työ- ja lukujärjestyssuunnitteluun. Jatkossa osa näistä tapahtumista voidaan tehdä suoraan resurssivarausjärjestelmään ja näyttää ne vuosikellossa, jolloin prosessi etenee erilaisessa järjestyksessä, kuin aiemmin.

6.Käyttötapaukset

6.1 Asiantuntijoiden käyttäjätarinat

Millaisia näkymiä on Untiksessa? Mitä näkymiä tulisi uudessa lukujärjestyssuunnitteluvälineessä olla?

6.2 Käyttäjätarinat

6.2.1 Lähtötiedot - Työ- ja Lukujärjestys - (Organisatoriset aikarajoitteet)

5.4.5.2 Lähtötiedot - Työ- ja lukujärjestys - (Vuosisuunnittelusta tulevat)

 

6.2.2 Lähtötiedot - Työ- ja Lukujärjestys - (Muut)

6.2.3 Varausten tekeminen - Työ- ja Lukujärjestys

 

Viitteet*:*

1) Järjestelmässä voi tulla tarpeen resursoida tilojen lisäksi myös välineitä kuten opetusnukke. Nämä välineet ovat joskus kriittinen tekijä resursoinnille eli opetustapahtumaa ei voida pitää ilman ko. opetusvälinettä. Järjestelmään tulisi olla mahdollista lisätä resursseiksi tilojen lisäksi myös opetusvälineet, kuten tietyissä opetustiloissa olevat tietokoneohjelmat (musiikeissa esim. Sibelius- nuotinnusohjelma).

2) Varauksen/opetustapahtuman lisätiedoissa pitää kuitenkin pystyä kertomaan, mistä opintojaksosta on kyse, jotta tekijä pystyy toteutusjoukon luomisen jälkeen kiinnittämään oikeat toteutukset aikaisemmin tehtyihin varauksiin.

 

3) a) valitaan päivämääräväli esim. 1.1 - 1.3 ja klikataan tuo to klo 8-10 niin varaus tehdään tässä tapauksessa kaikille torstaille klo 8-10 päivämäärävälillä 1.1 - 1.3.

b) Toistuva varaus joka toinen viikko. Voisi mennä samoin kuin edellisessä mutta edellä mainitulla systeemillä voisi järjestelmä antaa vielä varmistuksen että tehdään varaukset to 1.1, to 8.1, to 15.1 jne. ja käyttäjä voisi vielä rastia pois osan varauksista esimerkiksi joka toisen.

4) Yksittäinen opetustapahtuma voi olla myös esim. opettajavierailu, joka saattaa liittyä moneen opintojaksototeutukseen. Opettajille ja suunnittelijoille mahdollisuus liittää opetustapahtumaan useiden eri opintojaksojen tunnuksia. Esim. joillekin opiskelijoille vieraileva opetus on osa pedagogiikkaopintoja, toisille ensemble-opintoja, toisille workshop-opintoja ym.

 

6.2.4 Mallipohjat - Työ- ja Lukujärjestys

 

Viitteet:

1) (Ns. Keskitetyssä mallissa sijoittelun tekee yksi tai vain muutama lukujärjestyssuunnittelija.)

Mallipohjiin kirjataan opetustapahtumaan liittyvä kaikki tieto mikä vaikuttaa sen sijoittamiseen.

 

Mallipohjien tarkoituksena on kasata yksittäiset varaukset vähän suurempiin ryppäisiin, joita on helpompi siirrellä sijoittelunäkymissä.

Mallipohjiin voidaan liittää esim.

○       Alku pvm. (tehtävälle/toistuvalle varaukselle asetettava päivämääräväli)

○       Loppu pvm.

○       Sallitut viikonpäivät (ma-su)

○       Toteutus, jonka päivittämällä myös seuraavat kentät täydentyvät automaattisesti

○       Aihe (toteutuksen nimi)

○       Opettaja(t)

○       Ryhmä(t)

○       Pienryhmä(t)

○       Kesto (esim. jos halutaan näistä tuplatunteja niin voidaan laittaa esim. 90min

○       Tila(t)

○       Opetusväline(et)

○       Mallipohjan tekeminen saattaa lähteä liikkeelle esim. ihan vain ryhmätiedon lisäämisestä ja niitä aletaan sijoittelemaan kalenteriin, myöhemmin voidaan liittää toteutus, jolloin kentät täydentyvät. Samoin tämä malli mahdollistaa sen, että opetus suunnitellaan melkein valmiiksi ilman tiloja (sijoitellaan toteutukset, ryhmät, opettajat jne) ja vasta lopuksi etsitään opetukselle tilat. Mallipohjien suunnittelua varten tarvitaan oma näkymä, joka voi muistuttaa listanäkymiä

2) Luonnoksiin ei usein tässä vaiheessa ole vielä sidottu toteutuksia ja luonnokset eivät ole riippuvaisia toisistaan (eli vuosikurssille 1 tehdään vaikka 2 luonnosta jotka ovat täysin erilaisia). Luonnokset tehdään yhdelle viikolle ja lopulta kun yksi luonnos valitaan se pyritään toistamaan mahdollisimman samanlaisena koko lukuvuoden ajan (eli kopioidaan viikkolukkari muille viikoille). Samalla lukkareihin kiinnitetään toteutukset (tähän asti ovat olleet ryhmälukkareita ilman toteutuksia). Toteutukset vaihtuvat lukukausittain ja mahdollisesti periodeittain mutta saapumisryhmän kannalta ajoitukset pysyvät jotakuinkin samoina.

 

 

6.2.5 Sijoittelu - Työ- ja Lukujärjestys

 

Viitteet:

1) Tässä yhteydessä opetustapahtumalla tarkoitetaan yksittäistä opetustapahtumaa kuten yhden luentotunnin tai harjoitustunnin pitämistä.* Opetustapahtuma pitää pystyä tekemään ulkopuoliseen tilaan tai paikkaan* Opetustapahtuma pitää pystyä sitomaan toisiinsa esim. toistuvuuden perusteella, joten jälkeenpäin muutoksia pystytään kohdistamaan suoraan toistuviin opetustapahtumiin* Opetustapahtumat eivät aina ole sidottavissa edes ulkopuoliseen tilaan esim. harjoittelujaksot jne. kuitenkin niitä pitää pystyä merkitsemään ryhmien/opettajien kalenteriin koska ne ovat samalla tavalla aikaa rajoittavia tekijöitä kuin normaalit opetustapahtumat.

 

2) Priorisointiin vaikuttavia tekijöitä:

• Harjoittelun ajankohta, tarkemmin harjoitteluviikot (terveysala)
• Erityisluokat, jotka ovat käytettävissä vain tiettyinä päivinä. Esim. 1a ryhmä voi käyttää harjoitusluokkia vain maanantai-iltapäiväisin.*
• Tuntiopettajien pakolliset varaukset* Luokkahuoneeseen sijoitettavien tuntien iso määrä.
• Opettaja opettaa useassa yksikössä, jolloin pitää huomioida siirtymisiin varattava aika.
• Iltaryhmien sijoittelu ja siitä johtuva opettajien tuntien päiväsijoittelu kohtuulliseen alkamisaikaan* Usealle vuosikurssille/ryhmälle yhtä aikaa suunnattu opetus: yhteisen ajan löytämisen vaikeus
• Opettajalla on runsaasti tunteja ja käytössä vain tietyt luokkahuoneet.

6.2.6 Tiedon listaukset - Työ- ja Lukujärjestys

Viitteet:

1)  Listanäkymillä saadaan paljon jäsenneltyä tietoa yhdelle näytölle. Listanäkymät voivat olla raporttimuotoisia hakuja tai listanäkymää voidaan käyttää työkaluna muokkaamaan listattuja tietoja. Esimerkkejä eri listauksista voi olla

○       Listaus jonkin kiinteistön tiloista (voi olla myös tilatyypin mukaan

○       Listaus koulutusohjelman tai opettajan toteutuksista tietyllä aikavälillä

○       Listaus toteutuksista hakusanalla

○       Tietyn koulutusohjelman opettajat

○       Listauksia voidaan lisäksi tarkentaa lisäämällä näkymään mm. resurssivarauksia. Esim. 1. hae toteutukset, joissa esiintyy sana ”matematiikka” -> tuloksena lista toteutuksista (joissa eri sarakkeissa tarkempia tietoja toteutuksesta) 2. äskeisestä listasta klikataan yhden toteutuksen kohdalta ”näytä resurssivaraukset toteutukselle” -ikonia, jolloin listassa näytetään kaikki resurssivaraukset ko. toteutukselle eli käytännössä toteutuksen lukujärjestys. Alla on tarkennettuja esimerkkejä listanäkymien käytöstä.

2)  Toteutuksien listanäkymä sisältää kaikki kyseisen koulutusohjelman tulevat/meneillään olevat toteutukset, tässä näkymässä suunnittelijan tulee pystyä rajaamaan alkavien toteutusten ajanjakso eli halutessaan suunnittelija pystyy listaamaan vaikkapa meneillään oleva toteutukset tai elokuussa alkavat toteutukset. Listaa pitää pystyä myös lajittelemaan kaikkien sarakkeiden mukaan: koulutusohjelma, alku- tai loppupäivämäärä, opettaja, ryhmä, vuosikurssi, eri suuntautumisten opinnot, ops-jäsentely (esim. onko kyse teoria- tai pedagogiikkaopinnosta musiikissa). Listanäkymä vastaa joiltain osin nykyisiä Toisusta saatavia Excel-listoja.

3) Resursoinnin listanäkymässä tulee näkyä sarakkeina ainakin* Alku- ja loppupäivämäärä + viikonpäivä (selkeä erottelu jos kyseessä toistuva varaus)* Kellonaika alkaa/loppuu* Tila (myös jos tilaa ei ole vielä resursoitu)* Henkilö(t) (yleensä opettaja)* Käytettävissä olevat tuntiresurssit (lähiopetus)* Ryhmä(t) (ryhmän nimeä klikkaamalla näkyy ryhmän tarkemmat tiedot kuten koko)* Pienryhmät* Toteutuskoodi* Toteutuksen nimi (sillä kielellä millä toteutus pidetään)* Varauksen lisätieto opiskelijalle* Suunnittelija (joka resursoinut varauksen)* Tallennusaika. Listaa pitää pystyä myös lajittelemaan em. ehtojen avu

4) Aikaan sidotuilla näkymillä tarkoitetaan tässä yhteydessä resurssien näkymiä, joihin on liitetty päivämäärä ja kellonaika tai niitä ollaan liittämässä ko. resursseihin. Näitä näkymiä käytetään siis resurssien ajoittamiseen. Näkymät voivat olla esimerkiksi kalenterinäkymiä tai taulukkomuotoisia Gantt-näkymiä. Resursseja ovat mm.* Tila* Henkilö (yleensä opettajat, joilla rajauksena voi olla paitsi kalenteriin sopivuus, myös työaikasuunnitelma)

○       Tila

○       Henkilö (yleensä opettajat, joilla rajauksena voi olla paitsi kalenteriin sopivuus, myös työaikasuunnitelma)

○       Ryhmä (tai vuosikurssi tai yksittäinen opiskelija)

○       Toteutus

Sidottuja näkymiä kutsutaan myös sijoittelunäkymiksi. Sijoittelunäkymien avulla resursseja sidotaan johonkin aikaan ja mahdollisesti paikkaan (paikkatieto voi olla myös tyhjä). Resursseja pitää pystyä varaamaan mm. alkutietoja varten samoin kuin sellaisia toteutuksia varten, joiden paikkaa ei tiedetä. Alkutietoja varten resursseja pitää pystyä varaamaan mm.

○       yleisellä tasolla (koskee kaikkia – pyhäpäivät jne., nämä selvitetty alkutietokappaleessa

○       koulutusohjelmatasolla (koulutusohjelman opettajat, koulutusohjelman ryhmät),* resurssivaraus voi koskea esimerkiksi vain opettajia, listaa pitää pystyä tarkentamaan* resurssivaraus voi koskea vain esim. 4. vuoden ryhmiä, listaa pitää pystyä tarkentamaan

○       Yksittäisten opettajien tasolla

○       Yksittäisten ryhmien tasolla* Yksittäisten tilojen tasolla

Nämä seikat huomioon ottaen olisi hyvä jos suunnittelija voisi luoda omia "tapahtumia" tai suosikkilistoja sidottavista henkilö/ryhmäresursseista esim. viimeisen vuoden opiskelijaryhmät tai talotekniikan opettajat. Listojen ja raporttien tekemistä varten tarvitaan järjestelmään erilaisia hakutoimintoja.

5) Kalenterinäkymillä visualisoidaan vapaiden ja varattujen aikojen yhdistelmiä kalenterimuodossa (esim. viikkokalenteri). Yhdistelmällä tarkoitetaan sitä, että samassa kalenterinäkymässä voi olla useita aikaan sidottuja resursseja, joita voidaan näyttää yhdessä näkymässä päällekkäin esim. ryhmän näkymä, toteutuksen näkymä, henkilön/opettajan näkymä ja tietyn tilan näkymä.

○       Näkymästä on pystyttävä tarvittaessa myös erottamaan jokin tietty resurssi omaksi näkymäkseen omaan ikkunaan (eri resurssit eri ikkunoissa).

○       Näkymästä on pystyttävä säätämään valittua ajanjaksoa (sekä päivämäärä että kellonaikaväliä ja lisäksi näytetäänkö viikonloppu). Jos varauksia on tehty valituille resursseille esim. lauantaille - näkymän tulee tuolloin automaattisesti näyttää myös viikonloppu.

6) Taulukkonäkymillä tarkoitetaan näkymää, jossa X-akselilla on aikajana ja Y-akselilla listana eri resursseja sekä niiden varauksia aikajanalla.

Käyttäjän pitää pystyä asettamaan rajauksia viikonpäiville, jotta näkymä ei laajene liikaa esim. näytä yhdeltä päivältä vain klo 8-16. Lisäksi käyttäjän pitää pystyä lisäämään vapaasti eri resursseja (tai mallipohjia) näkymään. Oletuksena kuitenkin voisi olla esimerkiksi toteutuksen taulukkonäkymä jossa toteutukseen sidotut resurssit tulevat automaattisesti listaan (Ryhmät, opettajat toteutuksella) ja tilat, joita toteutus käyttää. Tästä näkymästä pitää pystyä suoraan tekemään varauksia (valittu toteutus -> yksi listatuista tiloista, jonka käyttäjä valitsee).

6.2.7  Asetukset - Työ- ja Lukujärjestys

Viitteet:

1) Tämä siksi että suunnittelun alkuvaiheessa merkintöjen ei välttämättä haluta näkyvän kaikille koska suunnittelu on vaikkapa pahasti kesken. Eli esim. opettaja ei näe varauksia joiden status on 1 joka voisi tarkoittaa samaa kuin "luonnos" tms. Tässä järjestelmässä niin suunnitellut kuin julkaistutkin varaukset on hyvä tallentaa yhteen paikkaan ja työkaluissa/julkaisujärjestelmässä yms. kontrolloidaan noiden statuksien ja muiden sääntöjen avulla sitä kuka niitä pääsee katsomaan/muokkaamaan. Säännöillä tarkoitan esim. päivämääräsääntöjä eli päivän X jälkeen voidaan olettaa että suunnittelu on tehty ja muillakin on oikeus mennä muuttamaan/tekemään varauksia vaikkapa toimipisteessä Y.  Näissä tulee tosin se ongelma että kuka ne päivämäärät milloinkin määrittää (ja muistaako/osaako määrittää kaikissa toimipisteissä).

Statuksia on pystyttävä muuttamaan massamuutoksina eri ehdoilla (esim. tietyn toteutuksen varaukset, opettajan tai ryhmän varaukset tai vaikkapa koulutusohjelman varaukset). Varauksia tehtäessä on pystyttävä lisäksi valitsemaan mille statukselle varaus tehdään eli halutessaan varauksen voi tallentaa suoraan julkaistuna ilman kommentointikierroksia. Tämä voi olla esim. normaaliopettajilla oletusasetuksena.

2) Näkymää on voitava muokata ja siihen on suotava mahdollisuus useampien ikkunoiden yhteiskäyttöön. Pitää olla myös mahdollisuus eri tyyppisten näkymäryhmien tallentamiseen sen mukaan kuin itse näkymiä työn edistyessä tarvitsee.

Järjestelmässä tulee olla kumoa nappi eli on oltava mahdollista kumota muutama aiempi toiminto.

3) Suunnittelujärjestelmään halutaan sisäinen viestitysominaisuus, jolla esimerkiksi lukujärjestyssuunnittelija voi lähettää järjestelmän sisältä viestejä suoraan esim. opettajalle tai koulutussuunnittelijalle. Tätä tarvitaan mm. tilanteissa joissa halutaan tarkennuksia tuntien jaksottamiseen tai muutoin tietojen tarkentamiseen. Vastaavasti viestitys voisi toimia toisinpäin eli opettaja voi viestittää toiveitaan suunnittelijalle (esim. muutoksista toteutukseen tms.). Avoimet viestit tulee olla selkeästi näkyvillä käyttäjälle esim. heti järjestelmään kirjauduttaessa.

4) Käyttäjäroolit (ks. myös Ylläpitopalvelut U8 )

Keskitetty suunnittelija:

○       oikeus käsitellä kaikkien toteutusten tietoja

○       oikeus nähdä kaikki (myös luonnosasteella olevat) resurssivaraukset

○       julkaisuoikeudet

○       Opettaja

○       Oikeus nähdä julkaistut resurssivaraukset (ei itse tehdyt)

○       Oikeus nähdä kaikki ehdotusaiheessa olevat resurssivaraukset

○       Oikeus nähdä itse tekemät luonnokset

○       Oikeus tehdä resurssivarauksia omille opintojaksoille (toteutuksille)

○       Koko henkilökunta

○       Oikeus nähdä kaikki julkaistut resurssivaraukset sekä ehdotustilassa olevat varaukset

○       Oikeus tehdä resurssivarauksia kaikille instansseille (jos tilat eivät lukittuina)

7. Raportointi, tieto ja seuranta

Järjestelmän omat raportit tuotetaan yhtenäisellä tavalla siten, että sama raportti saadaan ulos erilaisissa muodoissa niin paperitulosteena kuin tiedostoina. Tiedostomuodoista pitää olla tuettuina vähintään PDF/A, XML/HTML, CSV, REST/json ja Excel.  Raportit tuotetaan palveluväylän kautta, ei suoraan tietokannoista tai tietovarastosta. Jokainen raportti käyttää tietolähteenään joko palveluväylään määriteltyjä palveluita tai erikseen tiettyä raporttityyppiä varten määriteltyjä palveluita. Raportointiin voidaan lisäksi käyttää tarvittaessa valmista raportointiohjelmistotuotetta, joka kykenee hyödyntämään palvelukerroksen rajapintoja.

Järjestelmään tuotavia ulkopuolisia raportteja varten tulee tehdä rakenteet, joilla voidaan käsitellä raportteja niin valmiina tulosteina kuin tietovaraston kautta tuotettavina raportteina. Rakenteiden avulla tulee pystyä käsittelemään jakeluun liittyvät kysymykset kuten raporttien käyttöoikeudet.

On huomattava, että historia- tai seurantatietoa vaativat raportit ja mittarit tulee tuottaa pääasiassa tietovaraston kautta. Peppiin ei tule rakentaa muista tietojärjestelmistä tuotavalle trenditiedolle tietokantaa muuten kuin erityisen painavista syistä.

7.1 Tuotettavat tiedon listaukset, raportit, mittarit ja seuranta

Peppi järjestelmän eri osissa tuotettavien listauksien, raporttien ja mittareiden määrittelyt ovat kerrottu ao. osan määrittelyissä:

[http://wiki.metropolia.fi/pages/viewpage.action?pageId=30249123
]

7.2 Tiedon omistajuus ja tietolähteet

Tiedon omistajuuden pääasiallisena määrittäjänä on ao. tiedon lähdejärjestelmä: tiedon omistaa tiedon lähdejärjestelmän omistajaprosessi. Tiedon omistajuuksia on määritelty Palvelut - Tiedot matriisissa:

[https://docs.google.com/spreadsheet/pub?hl=en_US&hl=en_US&key=0AmMTrVpE7tkwdHhiVV9LVHlVUnNRaHdBNHQ4b1NzNnc&output=html
]